Cree una carta de proyecto: una guía paso a paso

• Una carta de proyecto es un documento de alto nivel que proporciona una descripción general de un proyecto.
• Por lo general, los estatutos del proyecto se utilizan como presentaciones para las partes interesadas e inversores.
• Los estatutos del proyecto responden a las preguntas de las partes interesadas y eliminan las conjeturas de su parte.

Un estatuto de proyecto es un documento importante en el ciclo de vida de un proyecto. En un estatuto de proyecto, un gerente de proyecto describe los aspectos generales del proyecto, como sus objetivos, cronograma y alcance. Un estatuto del proyecto bien desarrollado aumenta la probabilidad de que las partes interesadas acepten y promueve la alineación entre las partes interesadas antes de que comience el trabajo. Continúe leyendo para obtener más información sobre los estatutos del proyecto y cómo redactar uno.

Tabla de contenido

¿Qué es una carta de proyecto?

Propósito de una carta de proyecto

Elementos clave de una carta de proyecto

Pasos para crear una carta de proyecto

Mejores prácticas

Preguntas frecuentes sobre la carta del proyecto

¿Qué es una carta de proyecto?

Una carta de proyecto es un documento que actúa como una guía de alto nivel para un próximo proyecto. A menudo, sigue a una propuesta de proyecto, que es un documento que presenta un proyecto a las partes interesadas. Si se aprueba la propuesta, el siguiente paso es un estatuto del proyecto, que proporciona detalles sobre cómo se estructurará y gestionará el proyecto.

En la gestión de proyectos, los estatutos del proyecto son importantes porque marcan el tono de la relación de trabajo entre las partes interesadas, el director del proyecto y el equipo que completa el trabajo.

Carta del proyecto versus plan del proyecto

Por lo general, un plan de proyecto sigue un estatuto del proyecto.

Se presenta un estatuto del proyecto a las partes interesadas para guiarlos a través del proyecto. No entra en detalles como fechas de hitos o responsabilidades individuales de los miembros del equipo; más bien, actúa como un discurso de presentación para un proyecto al mostrar sus objetivos y beneficios.

Un plan de proyecto es un documento más detallado. Aquí es donde encontrará los detalles de un proyecto, incluido cómo y cuándo el director del proyecto se comunicará con las partes interesadas. Un plan de proyecto no necesita "vender" a nadie un proyecto; su propósito es mantener alineados al equipo, las partes interesadas y el gerente del proyecto.

Carta del proyecto vs. caso de negocio

Mientras que un estatuto de proyecto describelo queimplicará un proyecto, un caso de negocio respaldapor quélas partes interesadas deberían aprobar el proyecto. Un caso de negocio es una propuesta de valor que analiza el problema que resolverá el proyecto y cualquier retorno adicional de la inversión que las partes interesadas puedan esperar. Generalmente, los casos de negocios detallan los aspectos financieros de un proyecto.

Propósito de una carta de proyecto

Una carta de proyecto brinda a las partes interesadas una visión clara de la dirección de un proyecto. Cuando se les presenta, les brinda la oportunidad de dar su opinión y sugerir cambios en el proyecto. Estos cambios podrán incorporarse al plan del proyecto.

En última instancia, un estatuto del proyecto es el documento que las partes interesadas aprueban para que el proyecto pueda avanzar. Siempre es posible que opten por no aprobarlo, en cuyo caso puede que sea hora de reconsiderarlo. Un estatuto de proyecto aprobado es una luz verde para que un director de proyecto tome las riendas y comience a trabajar.

Elementos clave de una carta de proyecto

Título y descripción del proyecto.

La carta del proyecto comienza con un título y una descripción de lo que está por venir. Grammarly puede ayudarte con este paso al redactar un título y una descripción concisos después de haber escrito el resto del documento. Pruebe con un mensaje como "Escribe un título y una descripción para los estatutos de este proyecto".

Ejemplo:

• Desarrollar un nuevo sitio web
• Desarrollar y lanzar un nuevo sitio web de comercio electrónico que respalde el crecimiento de la marca e impulse mayores ventas.

Objetivos y metas

Incluya objetivos y metas claros en la carta del proyecto. No es necesario que sean cuantificables en esta etapa, pero deben expresarse claramente y ser realistas. Asegúrese de que cumplan con los criterios de los objetivos SMART: específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. Más sobre esto más adelante.

Por ejemplo, podría indicar que el objetivo de su proyecto es lanzar una campaña de marketing que aumente las ventas en un 40% durante los próximos dos años.

Los objetivos podrían ser:

• Lanzar nuevo sitio web en el segundo trimestre
• Incrementar la presencia en las redes sociales a 1 publicación/día por plataforma
• Lanzar el programa Recomendar a un amigo que ofrece reembolsos en efectivo a compradores existentes para finales del tercer trimestre.
• Capacite al equipo en análisis de ventas de Shopify antes de que se publique el nuevo sitio web.

Definición de alcance

Indique claramente el alcance del proyecto. Estos son los entregables específicos que proporcionará su equipo. Eche un vistazo a este ejemplo:

Los equipos internos de diseño y desarrollo crearán y lanzarán un sitio web nuevo y totalmente optimizado que presente la marca de una manera renovada y emocionante. El sitio web estará equipado con un panel de análisis al que todos los miembros del equipo podrán acceder y revisar. El sitio web funcionará como la tienda en línea de la marca y presentará una página de producto para cada artículo que vendemos. Los entregables incluyen copia del producto y fotografía para cada página del producto.

Identificación de partes interesadas

El formato estándar del estatuto del proyecto incluye los nombres y títulos de las partes interesadas. Inclúyalos en su estatuto para que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a la lista.

He aquí un ejemplo:

• Kiara Rodríguez, jefa de marketing
• Sal Perrone, vicepresidente de ventas

Funciones y responsabilidades

En el estatuto de su proyecto, indique el papel y las responsabilidades de cada parte involucrada. Esto establece expectativas y facilita que las personas mantengan debates productivos.

Por ejemplo:

• David Heredia, Senior UX Designer: Supervisar el diseño y desarrollo de la UX del nuevo sitio web.
• Mona Yosco, coordinadora de marketing: cree un plan de contenido social para las semanas previas al lanzamiento, el período de lanzamiento y los meses siguientes.

Requisitos de alto nivel

Los requisitos de alto nivel son requisitos amplios que deben cumplirse. Por ejemplo, una parte interesada podría exigir un retorno de la inversión del 20 %. Inclúyalos en el estatuto de su proyecto.

• Aumento de ventas del 40% proyectado para el tercer trimestre
• El sitio web debe estar localizado en todos los mercados principales en el momento del lanzamiento.

Supuestos y limitaciones

Incluir suposiciones en el estatuto de su proyecto puede ser prudente, ya que puede ayudar a las partes interesadas y a los miembros del equipo a anticipar los riesgos. De manera similar, incluir restricciones da forma a la visión de las partes interesadas sobre el proyecto terminado, ayudándoles a comprenderlo. Por ejemplo, se puede suponer que un cambio de marca sería más eficaz si se implementara en etapas, y una limitación puede ser que la empresa se encuentra actualmente en la mitad de un contrato de publicidad en vallas publicitarias de tres años.

Riesgos del proyecto

Tenga en cuenta cualquier riesgo potencial, como dificultades de localización, en el estatuto del proyecto. Grammarly puede ayudar con un mensaje como "Determine los posibles riesgos con este estatuto del proyecto".

Ejemplos de riesgos del proyecto incluyen:

• Dificultades técnicas con el pago del comercio electrónico
• Desafíos de localización al diseñar versiones internacionales del sitio web

Calendario de hitos

El cronograma de hitos es el cronograma que especifica cuándo las partes interesadas pueden esperar resultados. Escriba un cronograma realista que proporcione suficiente margen de maniobra en caso de retrasos, como la enfermedad de un miembro del equipo.

• 10 de febrero: reunión inicial de todos los equipos
• 7 de marzo: primeros borradores de la copia del sitio web enviados para revisión de las partes interesadas
• 8 de marzo: maquetas de sitios web enviadas para revisión de las partes interesadas
• 12 de marzo: todos los comentarios de las partes interesadas deben enviarse a los equipos creativos
• 20 de mayo: sitio web listo para probar
• 30 de junio: fecha de lanzamiento oficial

Resumen del presupuesto

La descripción general del presupuesto es una de las partes más importantes de la carta del proyecto, porque el presupuesto puede significar la diferencia entre la aprobación y el rechazo. Incluya una descripción general del presupuesto que necesita y cómo se asignarán los fondos.

He aquí un ejemplo:

• Proyecto de rediseño del sitio web: $60,000
  • Gestión: $10.000
  • Desarrollo: $25,000
  • Creativo: $20,000
  • Recursos: $5,000

Pasos para crear una carta de proyecto

1 Empezar

El primer paso para redactar la carta del proyecto es interactuar con las partes interesadas. Entrevístelos para comprender sus necesidades y perspectivas. A través de estas entrevistas, recopile información que utilizará para definir los objetivos, suposiciones, limitaciones y riesgos del proyecto.

2 Definir objetivos y alcance

Establezca objetivos INTELIGENTES antes de empezar a escribir:

• Específico:¿Están enfocados en un desafío u objetivo específico?
• Medible: ¿Puede cuantificar el progreso hacia los objetivos? ¿Cómo?
• Asignable: ¿Existen funciones claras que se puedan delegar a personas específicas?
• Realista: crear-proyecto-carta
• Con plazos determinados: ¿Existe un cronograma claro para lograr los objetivos establecidos?

En esta etapa, determine también el alcance de su proyecto. Un alcance claramente establecido puede ayudarle a evitar cambios en el alcance, un escenario en el que el proyecto crece y se vuelve más complejo una vez que el trabajo ha comenzado.

3 Establecer hitos y presupuesto

Desarrollar un cronograma de alto nivel para el proyecto. Indíquelo ampliamente en la carta. Tenga en cuenta los recursos y costos involucrados en el logro del objetivo asociado con cada paso.

4 Documentar riesgos y supuestos

Aquí es donde entra en juego la información que recopiló de las partes interesadas. Identifique los posibles desafíos del proyecto y escríbalos en el estatuto. Además de estos, incluya supuestos realistas y limitaciones relevantes.

5 Escribe tu borrador

El último paso es redactar la carta del proyecto. Puede resultar útil encontrar una plantilla de estatuto del proyecto y utilizarla para elaborar su estatuto.

Grammarly puede ayudar a identificar lagunas o posibles objeciones a su estatuto. También puede corregir su escritura y hacer sugerencias para corregir errores gramaticales o lograr el tono perfecto.

Una vez que su borrador esté listo, preséntelo a las partes interesadas y solicite comentarios. Aquí es donde el tono correcto puede marcar una diferencia significativa. Si las partes interesadas tienen sugerencias, revise la carta en consecuencia. Luego, estará listo para comenzar a trabajar con una versión finalizada.

Mejores prácticas

En el estatuto de un proyecto, es fundamental priorizar la claridad y la concisión. Generalmente, el estatuto de un proyecto tiene solo unas pocas páginas y rara vez supera las 15 páginas, por lo que debe resumir puntos, no proporcionar explicaciones detalladas.

Antes de redactar el estatuto del proyecto, colabore de forma proactiva con las partes interesadas clave. De esta manera, sabrás cuáles son sus necesidades y cómo planificar proyectos que les ayuden a alcanzar sus objetivos.

Obtenga todas las aprobaciones necesarias antes de seguir adelante con un proyecto. Utilice el estatuto de su proyecto para obtener estas aprobaciones y asegurarse de que todas las partes involucradas estén alineadas antes de comenzar a trabajar.

Preguntas frecuentes sobre la carta del proyecto

¿Cuál es el propósito principal de la carta del proyecto?

El objetivo principal de un estatuto de proyecto es resumir un proyecto próximo. Puede usarse como discurso de presentación para las partes interesadas y como guía para que los gerentes de proyectos eviten cambios en el alcance.

¿En qué se diferencia un estatuto de proyecto de un plan de proyecto?

Un estatuto de proyecto resume en gran medida aspectos de un plan de proyecto. Si bien un plan de proyecto es una guía completa de cada aspecto de un proyecto, un estatuto del proyecto es una mirada breve y de alto nivel.

¿Quién es responsable de crear la carta del proyecto?

El director del proyecto es responsable de redactar los estatutos del proyecto. Pueden utilizar herramientas como Grammarly para escribir un documento conciso y eficaz.

¿Cuáles son los desafíos comunes al desarrollar una carta de proyecto?

Algunos desafíos comunes que pueden surgir al redactar un estatuto de proyecto incluyen:

• Incluir demasiados detalles, en lugar de resumir
• Contenido vago que no brinda a las partes interesadas una visión clara del proyecto.
• Falta información como pasos específicos

¿Puede un proyecto continuar sin un estatuto del proyecto?

Sí, es posible que un proyecto avance sin un estatuto del proyecto. Sin embargo, una carta de proyecto es una herramienta valiosa para mantener los proyectos encaminados.