Optimización del éxito: una guía paso a paso para crear documentación de procesos para su empresa

Puede que no sea la tarea de redacción comercial más glamorosa, pero la documentación de procesos es una parte importante de la gestión de proyectos y las operaciones comerciales. Tener manuales de operaciones comerciales y procedimientos operativos estándar optimizados y bien redactados puede ahorrarle a su equipo tiempo, energía y problemas de comunicación en el lugar de trabajo en el futuro, y ayudarlo a destacarse como un comunicador eficiente y eficaz. La creación de guías de procesos ya no tiene por qué ser el dolor de cabeza que alguna vez fue gracias a las herramientas de documentación empresarial y a los socios de redacción de IA. Continúe leyendo para obtener una guía paso a paso para crear las mejores prácticas de documentación organizacional y documentación de procesos.

¿Qué es la documentación del proceso?

La documentación del proceso se refiere al registro y descripción detallados de los pasos, procedimientos y actividades involucradas en un proceso comercial particular. Su objetivo es proporcionar una comprensión integral de cómo se realizan las tareas, la secuencia de acciones y los roles y responsabilidades de las personas involucradas en el proceso.

Elementos clave de una documentación de proceso eficaz

Objetivos y alcance claros

Como toda buena comunicación empresarial, el objetivo de la documentación del flujo de trabajo debe quedar claro antes de empezar a redactar el contenido. Empiece por ser específico acerca de los beneficios empresariales de crear un mapeo de procesos empresariales.

Los objetivos comerciales para el mapeo de procesos comerciales pueden incluir:

• Mejorar la eficiencia operativa agilizando un proceso.
• Facilitar la formación y la incorporación de nuevos empleados.
• Para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la industria.

A continuación, defina el alcance de su documento preguntándose qué debería ganar su lector al seguir la documentación de su flujo de trabajo. Los mejores documentos de proceso no intentan abarcar todo a la vez. En su lugar, comience de manera específica y mantenga su alcance manejable para crear un proceso de documentación comercial que pueda crecer con su negocio.

Descripciones detalladas paso a paso

Lo que diferencia la documentación de procesos de otros documentos comerciales es su nivel de detalle. Es importante no saltarse ningún paso del proceso y escribir específicamente a su audiencia, que puede no tener la experiencia o el conocimiento institucional que usted tiene como alguien familiarizado con el proceso. Documentar el flujo de trabajo implica dividir todo el flujo de trabajo en pasos granulares, dilucidar entradas y salidas y delinear responsabilidades y dependencias para cada etapa.

Considere el ejemplo de la creación de documentación del proceso de incorporación. Los primeros tres pasos en el documento de flujo de trabajo podrían parecerse al ejemplo siguiente, que se creó con la IA generativa de Grammarly y desglosa de manera concisa cada paso y nombra el departamento o la persona responsable de cada acción.

1. Preincorporación

a. RR.HH. recibe la carta de oferta firmada del nuevo empleado.

b. RR.HH. prepara el paquete de incorporación del empleado, incluidos los formularios y documentos requeridos.

do. El departamento de TI configura las cuentas, el correo electrónico y los permisos de acceso necesarios.

2. Correo electrónico de bienvenida

a. RR.HH. envía un correo electrónico de bienvenida personalizado al nuevo empleado.

b. El correo electrónico incluye una descripción general del cronograma de incorporación, los documentos requeridos y un mensaje de bienvenida del equipo.

3. Día 1: Orientación

a. Un nuevo empleado llega a la oficina y es recibido por Recursos Humanos.

b. RR.HH. lleva a cabo una sesión de orientación, presentando la cultura, la misión y los valores de la empresa.

do. TI proporciona una breve descripción general de los sistemas y herramientas tecnológicos de la empresa.

Inclusión de imágenes

Las ayudas visuales como diagramas de flujo, diagramas e imágenes pueden transformar información compleja en un formato fácil de entender. Sirven como referencias rápidas y pueden mejorar significativamente la comprensión del proceso, especialmente para los estudiantes visuales.

Puede utilizar capturas de pantalla comentadas para guiar al lector o crear un vídeo de formación como parte de la documentación. Un diagrama de flujo para el proceso de cumplimiento de un pedido puede ofrecer una hoja de ruta visual, aclarando los puntos de decisión y las actividades en cada etapa. Al aprovechar estas herramientas visuales, las organizaciones pueden mejorar significativamente la comprensión y hacer que la documentación sea accesible para una audiencia más amplia.

Crear guías de procesos en 7 pasos

1 Identificar los procesos a documentar.

Identificar qué procesos documentar es crucial para priorizar sus esfuerzos de manera efectiva. Comience centrándose en las funciones comerciales centrales y las operaciones críticas que impactan la eficiencia, la satisfacción del cliente o el cumplimiento. Consulte con los miembros del equipo y las partes interesadas para identificar los puntos débiles y las áreas que necesitan claridad. Considere los procesos propensos a errores o aquellos críticos para la incorporación de nuevos empleados como principales prioridades para la documentación.

2 Involucrar a expertos en la materia.

Recopilar información de expertos en la materia es esencial para crear una documentación de proceso integral. Puede utilizar el organigrama de su empresa para identificar contribuyentes y partes interesadas y realizar entrevistas o encuestas con aquellos que son expertos en el proceso para recopilar información sobre el flujo de trabajo, las entradas, las salidas y las dependencias.

3 Defina los formatos que utilizará.

Los mejores documentos de proceso son visuales y ricos en información. Probablemente necesitarás emplear una variedad de tipos de contenido, desde diagramas de flujo hasta videoclips. Determine si las capturas de pantalla anotadas serán ayudas visuales suficientes o si el proceso requiere tutoriales en vídeo o herramientas de capacitación interactivas.

4 Redactar el documento con la ayuda de AI.

Escribir la documentación del proceso probablemente será la parte del proceso que llevará más tiempo, pero hay un par de formas de aliviar la carga. Por ejemplo, puede redactar el documento a medida que realiza el proceso, de modo que pueda realizar el doble de trabajo. También existen varias herramientas en el mercado que ayudan a los gerentes de proyectos y equipos de operaciones comerciales a crear e implementar documentación de procesos. Muchas de estas herramientas aprovechan la inteligencia artificial para ayudarlo a crear estos documentos esenciales en una fracción del tiempo.

Herramientas para la documentación de procesos:

• Microsoft Visioes una herramienta de diagramación y diagramas de flujo que permite a los usuarios crear representaciones visuales de procesos. Ofrece una amplia gama de formas y plantillas para facilitar la creación de diagramas de proceso detallados.
• Lucidchartes una herramienta de colaboración y diagramación basada en la nube. Proporciona una plataforma intuitiva para crear diagramas de flujo, diagramas y otras representaciones visuales de procesos.
• Grammarlyes un socio de escritura de IA, diseñado para ayudarte en cada etapa del proceso de escritura. Úselo para generar texto y hacer que cada documento comercial sea conciso, claro, gramaticalmente correcto y acorde con la marca. También le permite integrar la documentación de procesos en aplicaciones y documentos comunes del lugar de trabajo, gracias a sus funciones de intercambio de conocimientos y guía de estilo para equipos. En lugar de equipar a los equipos con enormes guías de estilo o documentos de marca, Grammarly puede ofrecer la misma orientación directamente en línea mientras escriben los compañeros de equipo.
• Tallyfyes una herramienta de gestión de flujo de trabajo y documentación de procesos diseñada para simplificar los procesos comerciales. Permite a los usuarios documentar procesos, realizar un seguimiento del progreso y gestionar flujos de trabajo en una plataforma centralizada.
• Process Streetes una herramienta de automatización de flujos de trabajo y listas de verificación que permite a los usuarios documentar, ejecutar y realizar un seguimiento de procesos recurrentes. Está diseñado para mejorar la eficiencia de tareas y procesos recurrentes.

Incluso con los mejores socios de IA del mercado, sus documentos de proceso aún necesitan su toque humano y su experiencia. Para ello, utilice las mejores prácticas de redacción comercial para la documentación del flujo de trabajo:

• Utilice oraciones cortas y lenguaje sencillo.
• Opte por verbos activos y precisos y oraciones declarativas concisas.
• Escriba para su público objetivo, utilizando un lenguaje común a su función y nivel de experiencia. Evite la jerga siempre que sea posible y asegúrese de definir los términos.
• Emplee la voz activa para que su guía sea más fácil de entender y anime al lector a realizar acciones específicas.
• Utilice verbos específicos para ayudar a la claridad. Por ejemplo, "Marque la casilla en la columna 4" es más útil que "Asegúrese de que todos los campos estén completos".
• Encuentre el tono apropiado para el documento. Un estado de ánimo amigable y agradecido puede aumentar el compromiso con los empleados y hacer que las tareas tediosas sean más agradables, mientras que un tono más audaz y formal puede transmitir seriedad o urgencia en los procesos relacionados con el cumplimiento legal y la seguridad.
• Emplee la voz y el estilo de la marca de su empresa en su documentación. Incluso la documentación interna debe sonar y verse como la marca de su empresa.

5 Revise y recopile comentarios.

Revisar el borrador de la documentación va mucho más allá de la corrección de errores de puntuación, aunque una revisión exhaustiva de la concisión, la gramática y la claridad debe ser una parte clave del proceso de revisión. Una vez que su documento esté libre de errores de escritura, solicitar comentarios sustanciales de las partes interesadas y expertos le ayudará a ofrecer el mejor producto final posible.

6 Distribuir e implementar la documentación del proceso.

Los mejores documentos de proceso son inútiles si nadie los utiliza. La implementación de la documentación del proceso finalizada implica capacitar a los empleados y comunicar de manera efectiva los cambios en los procesos dentro de la organización. Si es necesario, realice sesiones de capacitación para los equipos relevantes, enfatizando los cambios y beneficios. Comunique los cambios en los procesos a través de múltiples canales, incluidos correos electrónicos, reuniones e intranet, para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas y alineadas.

Utilice herramientas, como Knowledge Share de Grammarly y las funciones de la guía de estilo, para integrar la documentación de procesos en los flujos de trabajo diarios de los empleados. Por ejemplo, Knowledge Share permite a los administradores decodificar acrónimos y jerga de la empresa y vincularlos a información relevante, lo que sería una forma inteligente de incorporar documentos de proceso o instrucciones rápidas dondequiera que trabaje su equipo. Las guías de estilo son documentos de proceso comunes que, desafortunadamente, pueden perderse en los discos duros o acumular polvo en los cajones. Pero cargar tu guía de estilo en Grammarly le brindará a tu equipo capacitación en tiempo real dondequiera que escriban para que puedan mantenerse dentro de la marca con menos capacitación.

7 Programe revisiones y actualizaciones periódicas.

Actualizar y mantener periódicamente la documentación del proceso es fundamental para mantenerla actualizada y relevante. Programe revisiones periódicas de la documentación del proceso para reflejar los cambios en la tecnología, las regulaciones o la estructura organizacional. Reserve días de proceso y sesiones de trabajo para todo el equipo para alentar a los empleados a actualizar la documentación del proceso del que están a cargo. Establezca un proceso de gestión de cambios para actualizaciones para garantizar la coherencia y precisión en todos los documentos.

La documentación de procesos bien estructurada sirve como piedra angular para el éxito organizacional, brindando claridad, coherencia y eficiencia en las operaciones diarias. Los beneficios van desde experiencias de incorporación mejoradas y flujos de trabajo optimizados hasta una mayor colaboración y adaptabilidad a los cambios. Invertir tiempo en la creación y mantenimiento de la documentación de procesos es una inversión en el éxito a largo plazo de una empresa. No solo fomenta una cultura de mejora continua, sino que también permite a los equipos afrontar los desafíos de forma eficaz y garantiza una transición perfecta para los nuevos miembros del equipo. Al adoptar el poder de una documentación de procesos clara y completa, las empresas sientan las bases para un crecimiento sostenido, excelencia operativa y resiliencia en un panorama empresarial en constante evolución.

Preguntas frecuentes sobre documentación de procesos

¿Con qué frecuencia se debe actualizar la documentación del proceso?

La documentación del proceso debe actualizarse periódicamente, normalmente de forma trimestral a anual, o con mayor frecuencia en respuesta a cambios significativos en los procesos, la tecnología o las regulaciones, asegurando su precisión y relevancia continuas.

¿Cuáles son los desafíos comunes en la creación de documentación de procesos?

Los desafíos comunes en la creación de documentación de procesos incluyen obtener información precisa de las partes interesadas, alinear la documentación con los cambios organizacionales, mantener la claridad sin complejidad innecesaria y garantizar una relevancia continua a lo largo del tiempo.

¿Qué tan detallada debe ser la documentación del proceso?

La documentación del proceso debe lograr un equilibrio entre ser lo suficientemente detallada como para proporcionar una comprensión integral de cada paso, incluidos los insumos, resultados y responsabilidades, y evitar una complejidad innecesaria para satisfacer las necesidades de su público objetivo.

¿Existen herramientas específicas recomendadas para la documentación de procesos?

Las herramientas recomendadas para la documentación de procesos incluyen Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy y Process Street. La elección de la herramienta depende de factores como las preferencias organizativas, las necesidades de colaboración y la complejidad de los procesos documentados.