Esta es la razón por la que debe revisar su correo electrónico por la mañana

¡No revises tu correo electrónico! Muchas personas con credenciales elegantes le dirán que evite su correo electrónico a toda costa por la mañana. La consultora de gestión del tiempo Julie Morgenstern escribió un libro completo al respecto. Ella le dijo a The Huffington Post que si cedes a la tentación, “nunca te recuperarás”. El escritor de desarrollo personal Sid Savara da siete razones para no comprobarlo. Para empezar, las solicitudes en su correo electrónico aún no están en su agenda de "cosas por hacer". Si los agrega a su plato, se distraerá de las cosas importantes que ya están en su lista de tareas pendientes. ¿Quieres perder la dicha que acompaña a la ignorancia? Por otro lado, al igual que muchos expertos te dirán que revises tu correo electrónico al comienzo del día. Esto es lo que tienen que decir.

Por qué deberías revisar el correo electrónico

Sácalo del camino

La principal razón para revisar su correo electrónico por la mañana es simplemente quitarlo de en medio. Lifehacker informa sobre la experiencia personal de la colaboradora de Harvard Business Review, Dorie Clark: “Llevando la correspondencia por correo electrónico hasta el final del día, descubrí que siempre evitaba responder ciertos mensajes porque requerían decisiones difíciles que mi cerebro encontraba agotadoras. Me di cuenta de que si finalmente quería acabar con esos mensajes dispersos en el fondo de mi bandeja de entrada, lo que más necesitaba no era simplemente tiempo para responder; fue la fuerza de voluntad y el discernimiento para hacer buenos juicios y responder en consecuencia”. Ella recomienda reservar períodos de veinte minutos a lo largo del día para manejar la correspondencia por correo electrónico.

Entrena a otros para que respeten tu tiempo

¿Alguna vez alguien te llamó o te envió un mensaje preguntándote si recibiste el correo electrónico que enviaron hace cinco minutos? En el mundo actual de la tecnología, la gente quiere las cosas rápido. ¿Pero no es la paciencia una virtud? Cuando no respondes al instante, podrías irritar a los demás al principio. Sin embargo, cuando reciben una respuesta reflexiva, pueden aprender a apreciar su diligencia. Si su costumbre es responder a los correos electrónicos por la mañana, puede responder dentro de las veinticuatro horas. Ese es un marco de tiempo razonable que le da tiempo para responder adecuadamente. Eventualmente, sus contactos frecuentes se familiarizarán con su rutina. Verán que está demasiado ocupado para estar a su entera disposición, pero se comunicará con ellos a su debido tiempo. Para emergencias reales, pueden llamarte por teléfono.

Date tiempo para hacer frente

Si lee sus correos electrónicos temprano, tiene tiempo para reaccionar. Si espera demasiado tarde un correo electrónico urgente, es posible que pierda una oportunidad o que no tenga suficiente tiempo para cumplir con una fecha límite. Una revisión matutina de los correos electrónicos le impide retrasar a los demás. Si alguien necesita su respuesta para progresar, puede ayudar a la productividad de su equipo haciendo su parte lo antes posible.

Puedes evitar la “presión del correo electrónico”

Según un artículo de The Guardian, los investigadores de Londres del Future Work Centre informaron que los trabajadores se sienten presionados por el flujo constante de correos electrónicos exigentes. Los empleados que reciben correos electrónicos en sus dispositivos móviles a través de aplicaciones están aún más estresados. En Alemania, el problema se volvió tan preocupante que el ministro de empleo comenzó a considerar una legislación "antiestrés" para prohibir a las empresas contactar a los empleados fuera del horario laboral en situaciones que no sean de emergencia. Aunque revisar el correo electrónico al principio y al final del día tuvo la correlación más fuerte con el estrés del correo electrónico, el informe sugirió desactivar las notificaciones automáticas de mensajes nuevos. Si revisa su cuenta por la mañana, maneja los mensajes más importantes de inmediato y luego cierra la aplicación, es posible que se mantenga al tanto de sus correos electrónicos sin sentirse abrumado. Curiosamente, la personalidad también influyó en cómo se sentían las personas presionadas. Lo que un psicólogo y un escritor científico descubrieron sobre los efectos de la fuerza de voluntad puede sorprenderlo.

La fuerza de voluntad es finita

En el libro Fuerza de voluntad, Roy F. Baumeister y John Tierney defienden la fuerza de voluntad como una de las mayores hazañas humanas. Según Tierney, "solo tienes una cantidad finita [de fuerza de voluntad] a lo largo del día, por lo que debes tener cuidado de conservarla y tratar de guardarla para las emergencias". ¿Cómo se aplica esto a los correos electrónicos? Es fácil posponer responderlas si las respuestas requieren investigación o una respuesta larga. Retrasa demasiado y pareces grosero. Responder a las difíciles requiere fuerza de voluntad y se aprovecha al máximo por la mañana, antes de agotarla al enfrentar otros desafíos. Tal vez no tenga respuestas importantes para escribir todos los días, pero cuando las tenga, la mañana es un buen momento para abordarlas. Tierney también dice que la fuerza de voluntad es comparable al entrenamiento de resistencia. Cuanto más ejerzas tu fuerza de voluntad, más fuerte se volverá tu autocontrol. Una vez que se entrene para manejar las comunicaciones clave a primera hora de la mañana, tendrá la disciplina para evitar gastar energía mental en las pérdidas de tiempo.

Cómo hacerlo bien

La escritora Laura Chin nos dice cómo revisar los correos electrónicos sin agotar nuestra energía mental. El proceso comienza incluso antes de que encienda su computadora portátil. Ella cita al director del NeuroLeadership Institute, David Rock: "Si no puede recordar cuáles son sus objetivos, es poco probable que pueda escanear el entorno en busca de cosas relevantes para sus objetivos". Primero, define tus objetivos. Cuando escanee su correo electrónico más tarde, podrá concentrarse en los mensajes importantes y tomar una decisión sobre cómo manejar cada uno.

A continuación, abra su bandeja de entrada. Recuerda estas dos palabras: discernimiento y fuerza de voluntad. Canalice sus principales prioridades a medida que se desplaza por sus nuevos correos electrónicos. Use su criterio para decidir qué mensajes son los más importantes. Ábralos y responda de inmediato o márquelos como de alta prioridad. Luego, use su fuerza de voluntad para cerrar su navegador. Cualquier cosa menos que crítica puede esperar hasta más tarde en el día.

¿Sientes que separar lo crítico de lo que no es importante consume demasiado de tu tiempo? Pruebe un servicio de organización de correo electrónico, como Unroll.me, que agrupa los mensajes de baja prioridad para que pueda concentrarse en las cosas importantes. Outlook ha implementado recientemente un servicio similar. Se llama bandeja de entrada enfocada. El sistema responde y se adapta a medida que observa con qué contactos interactúas más. También filtra reenvíos, boletines y correos electrónicos masivos en una pestaña separada que puede leer en su tiempo libre. Además de eliminar automáticamente el spam, puede establecer "reglas" para mantener solo la última copia de los boletines demasiado frecuentes.

Te estresarás. Te distraerás de tus objetivos diarios. Perderás demasiado tiempo valioso. Estas son algunas de las razones por las que la gente puede decirle que nunca debe revisar su correo electrónico antes de la hora del almuerzo. Sin embargo, muchos expertos han descubierto que borrar correos electrónicos importantes en la primera parte del día liberará tu cerebro para otros asuntos. La gente sabrá que está ocupado, pero responderá dentro de un tiempo razonable. Y desarrollará su fuerza de voluntad al responder solo los mensajes clave. ¿Cuál es el resultado final? Nadie puede decirte qué filosofía es la mejor porque debes tener en cuenta tu personalidad y circunstancias. ¿Qué hora funciona mejor para tu trabajo? ¿Qué método te hace sentir menos estrés? ¿Cuándo trabajas de manera más productiva? Nadie invalidará su elección si es capaz y competente en su trabajo.