Primera conveniencia: ¿Es incómodo usar esta frase?

Publicado: 2017-09-22

Su mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina dice: "No estoy en mi escritorio en este momento, pero me pondré en contacto con usted lo antes posible". ¿Ha creado un paso en falso empresarial grave? Seguramente, tenías buenas intenciones. ¿Cómo podría ser descortés decir que harás algo tan pronto como sea conveniente para ti?

El lenguaje tiene poder. Las palabras y frases están abiertas a la interpretación. Pueden transmitir cierto tono, según el contexto en el que se utilicen.

Mark Twain dijo: "La diferencia entre la palabra casi correcta y la palabra correcta es realmente un asunto importante: es la diferencia entre la luciérnaga y el relámpago". El truco para una comunicación clara radica en elegir palabras y frases que tengan menos probabilidades de malinterpretarse: las luciérnagas en lugar de los relámpagos.

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¿Hay algún problema con la "conveniencia más temprana"?

Como dicen las frases de mala educación, ciertamente hay ofensas peores. Que este nos moleste depende del contexto en el que se use.

En mi primera conveniencia

Veamos nuestro ejemplo de mensaje de fuera de la oficina de arriba.

No estoy en mi escritorio en este momento, pero me pondré en contacto con usted lo antes posible.

Nuestro veredicto: no usar

Decir que devolverá el correo electrónico o la llamada de alguien lo antes posible suena descortés. Sí, quiere decir que se comunicará con la persona que lo contactó tan pronto como pueda, pero lo que escucha el destinatario es algo más como: "Me comunicaré con usted cuando (y tal vez si ) es conveniente para mí .” La implicación es que lo harás cuando te apetezca, o cuando estés bien y listo, o tal vez nunca. ¡Presumido!

A la mayor brevedad

Pero, ¿qué sucede si está utilizando "lo antes posible" para decirle a alguien que está de acuerdo con que responda a su solicitud cuando sea conveniente para ellos? Veamos un correo electrónico entre colegas, John y Mary.

Hola Mary,

Voy a necesitar nuestro estado de pérdidas y ganancias del primer trimestre para preparar un informe. ¿Me lo enviarías lo antes posible?

gracias, juan

Nuestro veredicto Está bien usarlo, pero . . .

. . . hay mejores formas de expresar que una solicitud no es urgente. Aunque no es descortés decirle a Mary que está bien que ella atienda su solicitud cuando sea conveniente, “lo antes posible” todavía se queda corto en algunos aspectos.

  • No es lo suficientemente específico. Le dijiste a Mary que necesitabas algo, pero no le dijiste cuándo lo necesitabas absolutamente. Ella podría asumir que realmente no lo necesitas en absoluto. Una mejor opción sería “. . . lo antes posible, o a más tardar el [fecha]”.
  • Suena a jerga. Una de las razones por las que a muchas personas no les gusta "lo antes posible" es que suena como una jerga comercial, algo que a todos nos encanta odiar. En su lugar, utilice un lenguaje sencillo.
  • Se malinterpreta fácilmente. ¿Qué pasa si Mary ve tu pedido como urgente cuando querías decir que no tenías prisa? Es posible que se tome un tiempo de su día para apurar tu tarea, lo que podría resultar cualquier cosa menos conveniente para ella.

Alternativas a la “primera conveniencia”

Como dicen las frases, eliminar la "conveniencia más temprana" de su repertorio es la apuesta más segura. Pero, ¿qué deberías usar en su lugar?

En mi primera conveniencia

Ya dijimos que debe retirarse "a la mayor brevedad posible" del lugar de trabajo y de la comunicación personal tout de suite . Parece desconsiderado, si no directamente grosero.

Si tiene tiempo para cumplir con una solicitud, en lugar de decir que lo hará cuando sea conveniente, dígale a la persona cuándo puede esperar su respuesta. (“Responderé cuando regrese a la oficina el [fecha]”).

A la mayor brevedad

Aunque esta frase no tiene nada de malo, en realidad podría ser demasiado cortés o, al menos, demasiado abierta. Aunque podría usar un lenguaje más suave y menos cargado de jaron como "siempre que tenga tiempo" o "tan pronto como pueda", una vez más, preferimos la especificidad.

Revisemos el ejemplo de correo electrónico de John y Mary y hagámoslo más específico.

Hola Mary,

Voy a necesitar nuestro estado de pérdidas y ganancias del primer trimestre para preparar un informe que presentaré el próximo lunes. ¿Podría enviarme el P&L a más tardar el miércoles de esta semana?

gracias, juan

Aquí, en lugar de decirle a Mary que envíe el estado de pérdidas y ganancias cuando sea conveniente para ella y dejarla preguntándose cuándo los necesitará, John usó un llamado a la acción para preguntar si ella podría enviarlos. terminado para el miercoles.

Ahora, Mary sabe lo que John necesita y cuándo lo necesita. Además, tener la CTA en forma de pregunta podría incitarla a responder, haciéndole saber si podrá atender la solicitud.

Bonificación: la respuesta de Mary documentará el intercambio. Si ella dice que sí, puede tener el estado de pérdidas y ganancias listo para el miércoles y no lo entrega, John puede hacer un seguimiento. Si ella sigue sin responder, él puede señalar este rastro de correo electrónico cuando tenga que explicar por qué la cuenta de pérdidas y ganancias no se incluyó en su informe. ¡Manera de cubrirte el trasero, John!