9 consejos para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo

La comunicación en el lugar de trabajo no debería ser tan difícil.

Su equipo está a solo unos días de lanzar el proyecto por el que todos han estado agonizando durante semanas. Ha habido ráfagas de correos electrónicos y mensajes, presentaciones, una revisión legal y una tarde de discusiones confusas que llevaron a gráficos dibujados en pizarras con marcadores que resultaron no ser de borrado en seco. UPS.

Sobre todo ha habido reuniones, tantas reuniones. Estaba el tipo diario rápido en el que las personas decían en qué estaban trabajando, o más a menudo se desviaban. Luego hubo una sesión terriblemente larga que involucró docenas de diapositivas sobre las métricas de los usuarios; al final de ese, soñabas en silencio con tomar lecciones de kickboxing.

Aún así, todas esas discusiones incoherentes e interminables hilos de correo electrónico de alguna manera no lograron evitar un fiasco inminente. Ahora nadie parece estar en la misma página, y su fecha límite se acerca cada vez más. Lo que tienes aquí es una lección abyecta sobre la comunicación en el lugar de trabajo, o la falta de ella.

La eficacia con la que usted y sus colegas se comunican dice mucho sobre qué tan bien va el trabajo en general. Es difícil hacer las cosas de manera eficiente cuando nadie tiene un plan claro. Las personas pueden fracasar cuando no ven una buena manera de discutir nuevas oportunidades, y mucho menos desafíos imprevistos.

Es por eso que estamos aquí con algunos consejos para mejorar sus habilidades de comunicación en el lugar de trabajo.

Seleccione la herramienta adecuada para el trabajo

Hay muchas maneras de conectarse y desconectarse. Elegir sabiamente.

Los correos electrónicos pueden ser de rigor, pero también se entierran fácilmente. Las videoconferencias agregan un toque humanizador si alguien trabaja de forma remota, pero pueden ser difíciles de manejar. Las llamadas telefónicas básicas a veces se subestiman, pero a menudo querrá programar con anticipación, o al menos comenzar preguntando a quien llame si es un buen momento para hablar.

La ventaja de la conversación en tiempo real es cuánto puede aclarar en un corto período de tiempo mientras ahorra a ambas partes una gran cantidad de tecleo de ida y vuelta. Sea juicioso al programar reuniones con múltiples partes; esto puede convertirse fácilmente en una tarea, por lo que debe esperar un retorno que valga la pena para justificar el esfuerzo.

Haz que tus reuniones cuenten

Al igual que con el trabajo, que la Ley de Parkinson establece que se expandirá para llenar tanto tiempo como se le asigne, también con las reuniones. Establezca un límite de tiempo y una agenda. Presupueste cuánto tiempo pasará en cada artículo antes de continuar. La idea aquí es respetar el tiempo de sus participantes, así que comuníquese de manera transparente al respecto; hacerlo te ayudará a evitar parecer demasiado brusco mientras conduces las cosas.

Para uno a uno, desconéctelo

Las posibles madrigueras de conejo abundan en cualquier discusión, y vale la pena hacer un seguimiento de algunas, al menos entre un subconjunto de participantes. Por ejemplo, si su diseñador se da cuenta de que una nueva plantilla que está obteniendo el visto bueno pronto requerirá texto actualizado, entonces ella y su redactor de confianza pueden discutir esos detalles después de la reunión, no mientras el equipo de desarrollo observa y trata de no bostezar. Un giro de frase útil para situaciones como esta: "Vamos a desconectarlo".

Está bien repetirte a ti mismo a veces

Si algo importa, por lo general vale la pena repetirlo.

A veces, cuando se trata de temas complejos o procesos en curso, es útil recordar a las personas los conceptos básicos. No tienes por qué apurarte. Considere este ejemplo rápido:

“Muy bien, esta conferencia telefónica es para actualizar a los jugadores clave en la creación de prototipos. Estamos tratando de fabricar una mejor cama para perros para el otoño, antes de las ventas navideñas, por lo que tenemos mucho trabajo por hacer en términos de optimizar la resistencia a la baba. En la llamada de la semana pasada, Susan nos informó que el proveedor anticipa un cambio de ocho semanas. Eso significa que tenemos que establecer las dimensiones este mes. Hablemos de los próximos pasos. ¿Quien es primero?"

Este resumen rápido no llega a ser una conferencia y aún así logra mucho:

• Establece el enfoque de la llamada, para que los oradores sepan mantener las cosas en orden y desconectar otros temas a medida que aparecen
• También da una idea de qué esperar para cualquiera que no haya sintonizado antes
• Repite la importante conclusión de Susan de la última llamada en caso de que alguien se la haya perdido
• Establece una prioridad clave y una próxima fecha límite

Vale la pena repetir la última parte más adelante, pero mientras tanto, si su preámbulo le ha ahorrado a alguien una pregunta incómoda o un correo electrónico confuso, ha hecho su trabajo. Y si le preocupa pasar demasiado tiempo volviendo sobre sus pasos, solo pregunte si debe saltar adelante; sus colegas pueden sorprenderlo diciendo que no.

Trate de indicar los puntos clave de diferentes maneras

También puede ayudar a idear nuevas formas de deletrear ideas clave, usando diferentes palabras o posiblemente diferentes canales de comunicación, como un correo electrónico de seguimiento que cristaliza las principales conclusiones de una reunión y quién está a cargo de los elementos de acción clave en el futuro.

Alex Blumberg, el periodista de radio convertido en empresario que fundó Gimlet Media, le dijo a Tape que a pesar de sus muchos años como comunicador profesional, tomó un tiempo reconocer la importancia de ayudar a los compañeros de trabajo a comprender:

Cuando la gente dice lo mismo, tiene una resonancia diferente, viene de un lugar diferente o significa cosas diferentes para diferentes personas... Una gran parte de mi trabajo ahora es decir lo mismo de muchas maneras diferentes solo para que la gente entienda de dónde viene. . Si solo lo dice una vez, no hay garantía de que la gente lo escuche de la forma en que lo dijo.

En otras palabras, si algo es lo suficientemente importante como para repetirlo, es probable que también valga la pena reformularlo.

ejecutarlo de nuevo

Especialmente con asuntos técnicos, reafirmar ideas clave también puede ayudarlo a asegurarse de que comprende correctamente algo nuevo. Si hay tiempo, intente preguntarle a la persona que lo explica si puede reafirmar su punto con sus propias palabras y pregúntele si lo está haciendo bien. Si hay un detalle importante que se le pasó por alto, esta es una buena oportunidad para obtener ayuda para entenderlo.

Cuida tu lenguaje corporal

Intencionalmente o no, la forma en que te comportas con tu cuerpo comunica mucho. Por ejemplo, ¿parece cerrado con los brazos cruzados o activamente comprometido, por ejemplo, hablando con las manos? Vale la pena considerarlo, no sea que envíes un mensaje equivocado con tu postura o expresión facial.

Tal vez cuando un colega concluye una presentación y mira alrededor de la sala, usted parece fruncir el ceño, no porque la presentación haya sido mala, sino porque está perdido en sus pensamientos. En momentos como este, a veces vale la pena explicarse: “Eso no estuvo nada mal, solo necesito un momento para procesar. Volvamos en círculo en un momento.

Resumir los aspectos más destacados

No es raro que las personas se reúnan durante una hora, planteen una serie de preguntas valiosas, reflexionen sobre posibles respuestas, no resuelvan nada y luego se den cuenta de que es hora de irse a otra reunión. Aquí es donde las notas de seguimiento pueden ayudar a garantizar que cualquier avance que pueda haber estado haciendo no se desvanezca por la puerta.

Si puede evitar enviar correos electrónicos extensos a largas cadenas de destinatarios, probablemente sea para mejor. Pero si es necesario, también puede incluir un tl;dr ("demasiado largo; no leído") que resume brevemente los aspectos más destacados. Póngalo en la parte superior para que el tipo de logística que solo parece hojear al menos vea lo esencial.

Sé amable

Una breve palabra de agradecimiento o una sonrisa en el momento oportuno pueden contribuir en gran medida a ayudar a sus compañeros de oficina a sentirse apreciados y comprendidos.

Si eso hace que la gente quiera hablar más contigo, bueno, ¿no es de eso de lo que se trata una mejor comunicación en el lugar de trabajo?