10 consejos para una comunicación eficaz por correo electrónico
Publicado: 2022-03-22Hoy en día, la comunicación eficaz por correo electrónico es esencial para cualquier empresa y proporciona el método de comunicación más inmediato para muchos profesionales. La mayoría de nosotros escribimos correos electrónicos en el trabajo todos los días, pero ¿cuándo fue la última vez que se tomó un momento para pensar en sus habilidades de comunicación por correo electrónico y cómo podría mejorarlas?
En esta guía, exploramos cómo comunicarse de manera efectiva por correo electrónico. Como pronto aprenderá, la comunicación eficaz por correo electrónico en el lugar de trabajo o con los clientes es una habilidad que se puede aprender y, por lo tanto, mejorar. Lo guiaremos a través de problemas comunes de correo electrónico que pueden resultarle familiares y luego le presentaremos consejos prácticos para escribir correos electrónicos de manera efectiva.
La importancia de una comunicación eficaz por correo electrónico en el lugar de trabajo
Es casi imposible imaginar un tiempo antes del correo electrónico. El primer correo electrónico se envió en 1971 y, desde entonces, estas cartas electrónicas se han apoderado del mundo. La asombrosa cantidad de 300 mil millones de correos electrónicos se envían todos los días, y la cifra seguirá creciendo. Hoy, casi 4 mil millones de personas en el mundo tienen una cuenta de correo electrónico, eso es más de la mitad de la población mundial.
Más cuentas de correo electrónico significan más correos electrónicos. El trabajador promedio recibe 121 correos electrónicos por día, lo que significa que el suyo debe destacarse o es probable que lo ignoren.
Pero escribir un correo electrónico efectivo es simple, ¿verdad? Incorrecto. Los investigadores que estudian la comprensión del correo electrónico han descubierto que existen varios problemas graves y comunes que pueden afectar las comunicaciones por correo electrónico.
Han clasificado de manera útil los problemas comunes de correo electrónico en las siguientes categorías:
- sin conocernos
- Dificultades para conectar
- Falta de confianza
- Falta de pistas interpersonales.
- Reducción en la calidad de la comunicación
- Malestar emocional y psicológico.
Los hallazgos resaltan cuán crítico es transmitir el mensaje correctamente. Pero no son sólo las palabras. Es la estructura también.
En otro estudio sobre cómo usar el correo electrónico de manera efectiva en los negocios, los investigadores descubrieron que la forma en que se estructura, escribe y presenta su correo electrónico afecta la forma en que se transmite, procesa y comprende la información.
La conclusión crucial de la investigación y nuestra experiencia del mundo real es: escribir un correo electrónico efectivo es una habilidad esencial en el lugar de trabajo moderno.
1. Comprende a tu audiencia
La clave para desarrollar habilidades efectivas de comunicación por correo electrónico es comprender a su público y adaptar su correspondencia a ellos. Antes de escribir su correo electrónico, dedique un tiempo a pensar en el destinatario. En un contexto profesional, la persona podría ser un cliente existente, un cliente potencial, un colega o un jefe.
Su papel y relación con usted definirán el enfoque que adopte. También afectará el tono de su correo electrónico, incluido lo formal o informal que sea.
No esperaría un correo electrónico informal de un departamento gubernamental, por ejemplo. Un colega y un amigo tampoco encontrarían apropiado un correo electrónico muy formal si los está invitando a tomar una copa.
Si no está seguro de cómo redactar un correo electrónico, normalmente es mejor ser más formal que informal. La primera y la última línea de su correo electrónico son cruciales para lograr el tono correcto, por lo que si desea obtener algunos consejos sobre cómo iniciar un correo electrónico profesional y cómo finalizarlo, consulte nuestras publicaciones recientes en el blog. También puede obtener más información sobre la etiqueta de correo electrónico adecuada para diferentes tipos de correos electrónicos en nuestro blog detallado.
2. Usa la voz activa
Al escribir correos electrónicos para empresas, hay una tendencia a adoptar la voz pasiva. Escribir de esta manera puede parecer formal y profesional, pero puede conducir fácilmente a problemas de comunicación y malentendidos.
Veamos un ejemplo. Aquí hay una declaración en voz activa.
Está claro que el remitente le pide al destinatario que llame a Simon a las 10:00 a. m. del jueves.
Compáralo con uno escrito en voz pasiva.
¿Simón recibirá una llamada? Si es así, ¿de quién?
En su nivel más básico, usar la voz activa se trata de ser claro e inequívoco. Si escribe un correo electrónico, debe quedar claro lo que está solicitando. El destinatario no debe tener ninguna duda de lo que quiere que haga y cuándo.
La voz activa puede parecer un poco grosera o impersonal, pero en realidad es una forma más profesional de comunicarse. Una ventaja es que escribir en voz activa puede hacer que su mensaje sea más corto y, por lo tanto, su comunicación por correo electrónico sea más eficiente. Para todos los que gastamos cientos al día, es probable que lo apreciemos.
3. Sé emocionalmente inteligente
La inteligencia emocional se trata de crear una conexión con los sentimientos más profundos de alguien. Es una poderosa herramienta de marketing, como concluyó Harvard Business Review, y también lo ayuda a crear correos electrónicos efectivos.
Un correo electrónico emocionalmente inteligente se escribe con un reconocimiento de los sentimientos del destinatario. Están escritos de una manera que provoca una respuesta positiva, utilizando el lenguaje para aprovechar nuestras emociones primarias.
En lugar de escribir.
¿Por qué no usar?
La primera es la instrucción. La segunda es una invitación. Ambos están escritos en voz activa, pero solo uno es emocionalmente inteligente. En pocas palabras, la inteligencia emocional se trata de comprender, reflexionar y respetar las emociones de una persona.
No necesita exagerar aquí, pero tómese un tiempo para reflexionar sobre cómo el correo electrónico que está escribiendo podría hacer sentir a alguien.
Un enfoque emocionalmente inteligente también puede ayudarlo a dar forma a una comunicación efectiva por correo electrónico con los clientes. Es vital cuando se trata de quejas. Al reconocer y aceptar cualquier frustración, interrupción y decepción, está demostrando empatía que puede contribuir en gran medida a calmar una situación.
4. Seleccione una línea de asunto de correo electrónico atractiva
La línea de asunto del correo electrónico es el título de su historia. Las líneas de asunto de correo electrónico más efectivas son lo suficientemente cautivadoras como para capturar la atención de alguien, creando un deseo de abrir un correo electrónico casi irresistible.
Si su línea de asunto no es convincente, su correo electrónico no se abrirá. Esa es la lección que podemos aprender del mundo del marketing por correo electrónico, donde las estadísticas muestran que menos del 20 % de los destinatarios abren correos electrónicos no solicitados.
Incluso si está escribiendo a un cliente, colega o amigo valioso, podemos aprender algunas lecciones de los profesionales del marketing por correo electrónico sobre cómo construir una línea de asunto.
Debe ser claro, simple y directo. Debe decirle al destinatario exactamente de qué se trata el correo electrónico y alentarlo a abrirlo.
Si está escribiendo una solicitud de reunión, dígalo.
Cuando tu email sea urgente y necesites una respuesta, solicítala.
Necesita algo acordado, sea claro.
Lamentablemente, todavía es bastante fácil para un destinatario ignorar un correo electrónico, pero una buena línea de asunto puede reducir drásticamente que esto suceda.
5. Establece un objetivo para el correo electrónico
En un contexto profesional, cada mensaje que envíe debe tener un propósito. Al identificar sus objetivos de correo electrónico, hágase estas tres preguntas:
- ¿Qué le estás pidiendo al destinatario que haga?
- ¿Cómo quieres que se sientan?
- ¿Cómo deberían responder?
Tomemos el ejemplo de una solicitud de licencia a un gerente.
- Lo que le está pidiendo al destinatario que haga: Revisar mi solicitud de licencia
- Cómo quieres que se sientan: que soy razonable y profesional
- Cómo quiere que respondan: Concediendo mi solicitud de permiso
El uso de un enfoque orientado a objetivos puede ayudarlo a escribir correos electrónicos efectivos en el trabajo, proporcionando una estructura general e influyendo en su tono de voz, ya sea formal o informal, por ejemplo.
No entraremos en detalles aquí, pero puede obtener más información sobre cómo estructurar correos electrónicos profesionales con nuestra guía detallada.
6. Organiza tus pensamientos
El Principio de la Pirámide es un enfoque bien establecido para la comunicación efectiva por correo electrónico. En los años 80, los ejecutivos de McKinsey crearon el principio para proporcionar una forma eficiente de estructurar pensamientos y mejorar la comunicación empresarial. Si quieres saber cómo escribir correos electrónicos comerciales efectivos, piensa en la pirámide.
Explicarlo podría tomar un tiempo, pero el principio básico es que usted establezca el punto (o respuesta) más importante al principio y estructure su correo electrónico en consecuencia.
Digamos, por ejemplo, que su jefe le envía un correo electrónico preguntándole si debe extender el contrato de un colega.
Aquí hay una respuesta comercial típica que responde la pregunta al final.
Usando el principio de la pirámide, podemos reestructurar esto.
Este enfoque es bastante formal y no funcionará en todas las situaciones. Pero si se trata de una solicitud explícita de un colega o un superior, ahorrará tiempo a todos y garantizará que no haya malentendidos.
7. Piensa en el móvil
En diciembre de 2019, casi el 50 % de todos los correos electrónicos se abrieron en un dispositivo móvil. Es probable que esa cifra aumente a medida que más y más de nosotros disfrutemos de la libertad y la flexibilidad del trabajo remoto o híbrido.
Todos sabemos que, al leer correos electrónicos en el teléfono, nos desplazamos rápidamente por ellos. Es difícil leer largos pasajes de texto, y la evidencia muestra que la mayoría de nosotros no nos molestamos.
Si un correo electrónico no tiene el formato correcto, hay un 70% de posibilidades de que una persona lo elimine en tres segundos, según descubrieron los investigadores.
Algunos de los errores comunes que cometen las personas al escribir correos electrónicos incluyen:
- Imágenes de gran tamaño o fuera de lugar
- Demasiado texto sin suficientes descansos
- Múltiples diseños de columnas (sin una plantilla receptiva)
Cuando escriba correos electrónicos efectivos para dispositivos móviles, mantenga las cosas breves, dulces y simples.
Asumiremos que ya está escribiendo en voz activa, lo que mantendrá la cuenta regresiva de palabras. Estos son algunos consejos para crear correos electrónicos atractivos para móviles.
- Mantenga los párrafos en una o dos oraciones
- Utilice el principio de la pirámide para estructurar sus correos electrónicos, con la información esencial en la parte superior
- Utilice una fuente clara y legible
- Nunca agregue imágenes
- Use viñetas para dividir el texto
- No uses tablas
- Incluya toda la información vital en el cuerpo del correo electrónico en lugar de archivos adjuntos
8. Proporcione instrucciones claras
Si le pides a alguien que haga algo, dale instrucciones claras. Si se trata de una solicitud de reunión, dígalo. Si quieres una respuesta, pídela. Si necesita que alguien le proporcione algo, dígaselo.
Aquí hay algunos consejos para ayudarte.
- Proporcione fechas y detalles
- Usar párrafos de una sola oración
- Dividir las cosas en pasos
- Considere usar viñetas o una lista numerada para aclarar la información
- No tenga miedo de usar negrita para resaltar la información importante
9. Comprender la diferencia entre un destinatario, CC y BCC
¿Cuántos correos electrónicos recibes que son irrelevantes? La respuesta es probablemente bastante. La comunicación eficaz por correo electrónico se trata de enviar correos electrónicos solo a aquellos que necesitan leerlos y responder.
Al enviar un correo electrónico, tiene tres opciones. Puede enviarlo directamente a una persona, CC o BCC. Esto es lo que significan estos términos.
- Enviar a: la persona a la que envía el correo electrónico. Se llaman el destinatario.
- CC: Se enviará una copia al carbón del correo electrónico a la persona. No son los destinatarios directos del correo electrónico, pero la información puede ser relevante para ellos. El destinatario y otros CC-ed pueden ver quién ha recibido el mensaje.
- BCC: se envía una 'copia oculta del correo electrónico a un destinatario. No son los encuestados directos, y el destinatario (o los que han enviado CC) no pueden ver que esta persona ha recibido el correo electrónico.
En la mayoría de los casos, está claro para quién es el correo electrónico, pero elegir a quién CC puede ser más complicado. Hay una tendencia a CC en muchas personas, pero pregúntese si es esencial que reciban el correo electrónico. Si no lo es, entonces no lo hagas.
10. Elige el mejor momento para enviar tu email
Es fundamental que obtenga el contenido correcto de su correo electrónico, pero enviar su mensaje en el momento equivocado puede afectar la cantidad de personas que lo abren y lo leen. HubSpot analizó más de 4 mil millones de correos electrónicos para encontrar el mejor momento para enviar.
Descubrieron que las tasas más altas de clic para abrir estaban en:
- 10 a. m.
- 13:00
- 18:00
Concluyen que estos momentos son cuando la mayoría de las personas comienzan o terminan su jornada laboral y tienen tiempo para revisar sus correos electrónicos.
No es una ciencia exacta, pero la lógica nos dice que enviar un correo electrónico importante a las 4:30 de la tarde de un viernes antes de un fin de semana festivo probablemente sea una mala idea.
¿Está buscando poner en práctica estos consejos para una comunicación efectiva por correo electrónico? Flowrite convierte las viñetas en correos electrónicos listos para enviar más rápido que nunca, lo que le permite ahorrar tiempo y ser más productivo. Solicita acceso y experimenta el futuro de la escritura.