Etiqueta de correo electrónico para personas de relaciones públicas

Recientemente pasé dos horas limpiando mi bandeja de entrada de correo electrónico de correos electrónicos antiguos. El movimiento fue forzado por mi compra de una computadora nueva y el deseo de limpiar mi vieja computadora de archivos inútiles. Durante la purga, que fue la primera empresa de este tipo en más de dos años, me encontré con cientos de comunicados de prensa y correos electrónicos de personas de relaciones públicas. Eliminé muchos de estos y, en el proceso, se me ocurrieron algunas reglas de correo electrónico sugeridas para la gente de relaciones públicas.

1 . Ponga una línea de asunto en su correo electrónico : simplemente no entiendo por qué la gente envía correos electrónicos sin línea de asunto. El propósito de la línea de asunto es informar al destinatario de qué se trata el mensaje. Si no hay una línea de asunto, aparentemente no tienes nada que decirme.

2. Una vez más, sin archivos adjuntos : lo que encuentro absolutamente sorprendente es que las personas envían correos electrónicos con archivos adjuntos gigantes a destinatarios desprevenidos. No hay ninguna razón por la que algo en forma de documento de Word no se pueda cortar y pegar en el cuerpo de un correo electrónico. Si es algo que es gráficamente intensivo, colóquelo en un sitio web y proporcione un enlace.

3. Incluir mi nombre : Mi nombre no es Bill, Bob, Joanie o Chachi. Tampoco es "nombre aquí" o "primero último". ¿Por qué enviar un correo electrónico si ni siquiera sabes a quién te diriges?

4. >>>>: Gracias por reenviarme el comunicado de prensa : Obviamente fuiste demasiado perezoso para cortar y pegar el comunicado real en el correo electrónico. En cambio, simplemente me lo reenviaste con los molestos símbolos de intercalación incluidos. Curiosamente, esto se está convirtiendo en un punto de fricción entre los reporteros que sienten que es una señal definitiva de falta de respeto y pereza.

5. Oh, esa línea de asunto : diga que es un comunicado de prensa. Aquí hay un ejemplo, "Comunicado de prensa: XYZ Corp. anuncia el lanzamiento del programa de beneficios corporativos". De hecho, encontrará que es más probable que las personas lean el comunicado que un titular engañoso destinado a engañar a alguien para que lo abra. Tengo una "regla" configurada en mi Microsoft Outlook que coloca cualquier correo electrónico que contenga el término "comunicado de prensa" en una carpeta especial. Miro esta carpeta al menos dos veces al día.

6. Corrector ortográfico : Ya es bastante malo que los periodistas perezosos como yo cometan errores ortográficos y gramaticales. Ejecute el corrector ortográfico antes de enviar su correo electrónico y tómese un minuto para leer el correo electrónico antes de enviarlo. Encontré varios correos electrónicos en los que las personas escribieron mal el nombre de su cliente. En un caso, no pude averiguar cuál era el nombre de la empresa porque la persona lo deletreó de forma diferente varias veces y usó diferentes elementos de marca (letras mayúsculas y guiones).

7. Eres un profesional, actúa como tal: correos electrónicos que comienzan con el saludo "¡Yo!" son lo que espero de mis amigos, no de personas que nunca he conocido.

8. No es la cantidad, es la calidad : Los correos electrónicos largos son molestos y una pérdida de tiempo. Ve al grano y termina ahí.

9. Contacto, por favor : Encontré al menos cien correos electrónicos donde las personas no ponían su información de contacto. También encontré algunos casos extraños en los que las personas no pusieron un código de área para su número de teléfono.

10. Deje de enviarme correos electrónicos : he pedido una y otra vez que me eliminen de varias listas de prensa y rara vez se han escuchado mis súplicas para que me eliminen. Mantenga su lista de correo electrónico actualizada y, como cortesía profesional, elimine a las personas cuando lo soliciten.

11. Sí, recibí su correo electrónico : enviar tres correos electrónicos a un periodista y preguntarle si recibió su correo electrónico no es un buen uso de su tiempo. Me doy cuenta de que muchas personas de relaciones públicas mantienen listas de proyectos que actualizan regularmente. Sé que junto a mi nombre suele haber algo como "Enviado correo electrónico, llamado, sin respuesta". Tienes la foto? Inundar la bandeja de entrada de alguien con innumerables correos electrónicos es una forma de que lo coloquen en la carpeta de correo no deseado.

12. Oculte su lista de distribución : la función "BCC" está ahí por una razón. Ver una lista de distribución larga no solo es molesto, sino que es estratégicamente imprudente. Ahora sé qué otros periodistas han visto las noticias y pueden escribir sobre el tema. Como tal, no tengo ningún interés en escribir sobre el tema.

13. ¿Usted, eh, Yahoo!? : Tal vez esto sea totalmente quisquilloso, pero tengo un problema con Flaks o compañías que usan servicios de correo electrónico gratuitos. Otra es que me parece raro que una empresa no tenga su propio servicio de correo electrónico. Entiendo que Gmail es un excelente servicio de correo electrónico, pero ofrecen Google Apps que puedes usar bajo tu propio dominio. Creo que cualquier persona en PR sin un sitio web o una dirección de correo electrónico en su propio dominio no está haciendo su trabajo correctamente.

14. Pan de trigo libre de virus : un comunicado de prensa con un archivo adjunto que recibí recientemente infectó mi computadora con un virus (a pesar de la presencia de un software antivirus y un firewall). ¿Crees que estoy loco?

15. ¿Es realmente de alta prioridad? : 'Nuff dijo.

16. Formato en texto sin formato : insertar el logotipo de su empresa o usar gráficos en el cuerpo de un correo electrónico puede hacer que el correo electrónico sea engorroso. Estas imágenes también pueden no aparecer correctamente en algunos programas de correo electrónico y el correo electrónico aparecerá de una manera que lo haga extraño o incluso completamente ilegible.

17. Use el correo electrónico con prudencia : lea "El niño que gritó lobo" de Esopo.

18: Dirija sus correos electrónicos correctamente : No tengo idea de por qué recibo cientos de comunicados de prensa sobre compañías de biotecnología (nunca cubro el tema) o correos electrónicos que me dan la oportunidad de entrevistar a los jueces de "American Idol".

19. Los correos electrónicos personales están prohibidos : no me conoces, ¿no sería extraño que recibieras un correo electrónico mío en el que te pido que me ayudes a encontrar un nuevo departamento o trabajo para un amigo?

20. Cuidado con lo que reenvías : Me sorprendió ver que varias personas de relaciones públicas me habían reenviado material político y religioso. En un caso, un antiaéreo me envió un correo no deseado con contenido político sobre Israel y Palestina. Ella no ocultó la lista de distribución y noté muchos otros tipos Silver, Gold y Wein en la lista. Lo que reenvías a tus amigos y familiares no suele ser apropiado para reenviar a contactos profesionales.

Como siempre, espero que estas “reglas” sean útiles. Me doy cuenta de que la mayoría de la gente usa el correo electrónico sabiamente en un entorno profesional, pero hay muchos que no lo hacen y se reflejan mal en aquellos de nosotros que confiamos en el medio para nuestro trabajo.

Ben Silverman fue anteriormente columnista de noticias de negocios de The New York Post y fundador/editor de DotcomScoop.com.

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