25 reglas de etiqueta y consejos de correo electrónico que todo profesional necesita saber
Publicado: 2022-03-22Como el correo electrónico ocupa hasta un 28 % del tiempo de un profesional promedio, las personas a menudo pasan por alto la etiqueta del correo electrónico en nombre de la productividad. Sin embargo, hay un conjunto de reglas y consejos que se deben seguir en los correos electrónicos comerciales sin importar cuán ocupado esté. De hecho, la etiqueta de correo electrónico adecuada no solo le permitirá mantener el profesionalismo, sino que también puede hacer que su comunicación sea más efectiva y ayudar a la empresa a evitar errores costosos.
Para cuando haya leído esta publicación de blog, sabrá que todo lo que necesita saber sobre la etiqueta del correo electrónico puede transmitir su aprendizaje a sus compañeros de trabajo.
¿Qué es la etiqueta de correo electrónico?
La etiqueta de correo electrónico se refiere a los principios que guían nuestro comportamiento al enviar y recibir correos electrónicos. Este código de conducta incluye pautas con respecto al lenguaje, la ortografía, la gramática y los modales apropiados. La etiqueta adecuada depende de a quién le envíes un correo electrónico. En el lugar de trabajo, siempre es más seguro errar en el lado formal de estas convenciones.
¿Por qué es importante la etiqueta de correo electrónico?
Cumplir con la etiqueta del correo electrónico lo ayudará a establecer profesionalismo, construir relaciones más sólidas en el lugar de trabajo y representar bien a su empleador. También hará que las comunicaciones sean más eficientes y evitará que usted y la empresa se metan en problemas. Familiarizarse con la etiqueta de correo electrónico profesional lo ayudará a comunicarse respetuosamente con los demás y tener éxito en su carrera.
1. Escriba una línea de asunto clara
Como muchos de nosotros estamos constantemente enterrados en nuestras bandejas de entrada, la línea de asunto puede tener un impacto significativo en si su correo electrónico se abre o no.
Para adherirse a la etiqueta del correo electrónico, apunte a una línea de asunto clara y breve que describa de qué se trata su correo electrónico en un par de palabras o una oración concisa. Utilice identificadores como "propuesta" y "aplicación" que le digan inmediatamente al destinatario qué esperar de su correo electrónico. Las líneas de asunto que brindan utilidad tienen más probabilidades de ser leídas, así que manténgalas prácticas.
Hagas lo que hagas, nunca envíes un correo electrónico sin una línea de asunto. Es una clara violación de la etiqueta de correo electrónico adecuada. Ver el "Sin asunto" casi garantiza que el destinatario moverá su mensaje directamente a la papelera ya que parece sospechoso.
2. Comienza con un saludo profesional
La mejor manera de saludar a una persona en un correo electrónico siempre depende de su relación con ellos y el tema. La forma adecuada de iniciar un correo electrónico profesionalmente varía de formal a informal, pero nunca debe parecer informal.
Algunos de los saludos más comunes incluyen:
- Estimada Sra./Sra./Sr. <Apellido>,
- Hola <Nombre>,
- Hola, <nombre>,
La lista de saludos informales que cuentan como mala etiqueta de correo electrónico va desde "Hola" y "Yo" hasta solo el nombre del destinatario, y confíe en nosotros, no querrá cometer este error de etiqueta de correo electrónico.
3. No olvides presentarte
Nunca debes asumir que el destinatario sabe quién eres. Especialmente si contacta a alguien que no conoce por primera vez, es parte de la etiqueta del correo electrónico comenzar el cuerpo de su correo electrónico con una breve introducción; una o dos líneas cortas que cubran información relevante servirán. Si conoce al destinatario pero no está seguro de si su nombre le suena familiar, encuentre una manera de mencionar la última vez que hablaron o recordarle cómo se conocen.
4. Sé breve
Como un empleado de oficina promedio recibe más de 100 correos electrónicos al día, nadie tiene tiempo para leer mensajes extensos.
Lo peor que puede hacer es hacer que el destinatario revise todo el correo electrónico para averiguar de qué se trata su mensaje. En cambio, debe ser sincero sobre el propósito de su correo electrónico al indicarlo desde el principio. Haz tu punto rápido, no seas prolijo y usa oraciones cortas que se lean bien. Idealmente, su correo electrónico solo tiene un objetivo, pero si necesita cubrir diferentes temas, considere condensarlos en viñetas.
Cuando crea que ha terminado, tómese el tiempo de editar su mensaje para asegurarse de que sea claro y elimine todas las palabras innecesarias. Si aún cree que es demasiado largo, considere si hay un mejor canal que el correo electrónico para comunicarse sobre el tema.
5. Abstenerse del humor
Sin el tono y la expresión correctos que los acompañen, incluso los chistes más divertidos pueden acabar a kilómetros de distancia de su objetivo.
Es por eso que el humor a menudo se pierde en la traducción de un correo electrónico. El sarcasmo es especialmente peligroso en formato escrito, ya que el lector puede interpretar literalmente que usted quiere decir lo contrario que acaba de decir. A menos que sea muy cercano al destinatario, debe evitar bromear en un correo electrónico profesional.
Ni siquiera se trata del riesgo de que te malinterpreten: lo que te parece divertido no es necesariamente divertido para el destinatario.
6. Estructura correctamente el email
Un correo electrónico profesional debe incluir una línea de asunto, saludo, cuerpo, aprobación y firma. Alejarse de esta estructura puede considerarse una violación de la etiqueta del correo electrónico. Siempre debe separar estas partes con saltos de párrafo para que su mensaje sea fácilmente digerible.
Trate de entregar su mensaje de modo que el cuerpo del correo electrónico no tenga más de tres párrafos. Como las personas tienden a "escanear" los correos electrónicos en busca de algo interesante en lo que sumergirse en lugar de leerlos palabra por palabra, comience cada párrafo resaltando lo más importante. Recuerde también dejar una línea vacía entre los párrafos para mejorar la legibilidad.
En caso de que sienta el riesgo de una sobrecarga de información, considere usar viñetas o listas numeradas para darle más estructura a su escritura, divida las secciones prolijas. Si usa negrita para resaltar lo más importante, nunca la use para más de una palabra o frase por correo electrónico.
7. Use el caso de la oración
Usar un caso de oración significa poner en mayúscula la primera letra de la primera palabra en una oración y cualquier nombre propio.
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El uso de letras mayúsculas de manera convencional es parte de la etiqueta del correo electrónico comercial, por lo que no debe incursionar en él. Recuerde que escribir en mayúsculas en el trabajo también se considera un paso en falso.
8. Cuida tu tono
No es sólo lo que dices sino cómo lo dices.
Sea intencional con sus elecciones de palabras y siempre considere cómo el destinatario podría interpretarlas. Como no puede confiar en las expresiones faciales y la entonación para transmitir el mensaje, haga un esfuerzo adicional para parecer positivo.
Además de abstenerte del humor, no uses palabras negativas ni adjetivos que puedan hacerte parecer más emocional de lo que realmente eres.
9. Escribe como si nada fuera confidencial
Evite discutir temas delicados o información confidencial por correo electrónico, ya que pueden caer en las manos equivocadas con mucha facilidad. No importa quién sea el destinatario, no debe confiar en que es la única persona que verá su correo electrónico, ya que una fuga puede ser solo una cuestión de reenvío accidental o CC. Siempre es mejor prevenir que curar, por lo que una buena pauta para la etiqueta del correo electrónico comercial es no escribir un correo electrónico que no le gustaría que todo el mundo leyera.
10. ¡¡¡Ahórrate los signos de exclamación!!!
Seguramente no gritas tan a menudo en el trabajo, ¿verdad? Es por eso que debe tener cuidado al usar signos de exclamación en los correos electrónicos comerciales. La única razón real para usar uno es expresar emoción, y eso nunca requiere más que un signo de exclamación. Usar más de uno por correo electrónico puede hacerte parecer poco profesional, sin mencionar que terminas una oración con varios de ellos.
11. Sé consciente de las diferencias culturales
La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente debido a las diferencias culturales.
El riesgo es aún mayor en las palabras escritas, ya que no hay un lenguaje corporal que acompañe el mensaje. Es por eso que debe tratar de familiarizarse con la cultura del destinatario cuando envíe un correo electrónico a alguien en el extranjero. Acomodar sus preferencias lo ayudará a construir relaciones más sólidas con ellos.
En algunos países, se prefiere ir directo al grano. En cambio, en otros, se acostumbra conocer primero al nuevo socio comercial. Puede comenzar a dominar estos matices de la etiqueta del correo electrónico empresarial leyendo este artículo de la BBC.
12. No uses emojis
Aunque los emojis juegan un papel importante en nuestras comunicaciones diarias cuando se trata de mensajería instantánea, no pertenecen a los correos electrónicos profesionales. ¿Por qué podrías preguntar? La investigación encontró que usar emoticones puede hacerte parecer menos competente, sin mencionar que todos los interpretan de manera diferente. A menos que el destinatario haya usado emojis antes de enviarle un correo electrónico, debe evitarlos.
13. Acorta las URL
Pegar URL largas en su correo electrónico es una forma segura de hacer que se vea desordenado. Además de hacer que su mensaje sea más difícil de leer, ocupan un espacio valioso. Lo que debe hacer es usar un acortador de URL como bit.ly o insertar un hipervínculo en su lugar.
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PD Mira esto: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email
14. Cíñete a las fuentes estándar
Siempre quieres que tus correos electrónicos sean fáciles de leer, ¿verdad? Todo comienza con una fuente limpia. Como regla general, utilice la fuente estándar de su cliente de correo electrónico.
Algunas de las mejores fuentes para correo electrónico incluyen:
- Arial
- Helvética
- Calibri
- mensajero
- Times New Roman
Cuando se trata del color de la fuente, el negro es la única opción. El tamaño correcto es de 10 o 12 puntos, según la longitud de su correo electrónico. En caso de que copie y pegue texto en su correo electrónico, recuerde borrar el formato, o podría aparecer diferente al resto del mensaje.
15. Utilice una aprobación profesional
La mejor manera de firmar un correo electrónico siempre depende de su relación con el destinatario y el propósito de su correo electrónico. Debe hacer coincidir la despedida con el saludo y el resto de su mensaje para mantener un tono coherente. Siempre quieres ser cortés, pero ¿quieres escribir un correo electrónico formal o parecer amigable?
Algunos de los cierres de correo electrónico profesionales más populares incluyen:
- Atentamente,
- Saludos cordiales,
- Saludos,
- Mejor,
- Gracias,
Es importante obtener la firma correcta. Es lo último que lee el destinatario y puede dejar una impresión duradera similar a la conclusión de una reunión o el final de una llamada telefónica.
16. Incluye una firma
Menos es más cuando se trata de firmas de correo electrónico.
La firma profesional incluye su nombre completo, título, nombre de la empresa, sitio web de la empresa y número de teléfono para comunicarnos con usted. Puede considerar agregar el LinkedIn de la empresa y las direcciones de las calles si juegan un papel en su negocio. El logotipo de la empresa o su imagen también supera la etiqueta del correo electrónico comercial. Sin embargo, asegúrese de que el diseño sea receptivo.
Incluya una firma automáticamente al final de cada correo electrónico: es más fácil eliminarla de un mensaje que agregarla manualmente.
17. Siempre verifique dos veces el nombre del destinatario
Nada da una primera impresión como escribir mal el nombre de una persona o dirigirse a ella por el nombre equivocado.
Literalmente tomará unos segundos, y no tienes excusa para equivocarte. Además de evitar estos errores por descuido, asegúrese de no acortar el nombre a menos que esté seguro de que Robert, del departamento legal, realmente prefiere llamarse "Rob".
Si tienes alguna duda sobre este tema, mira cómo han firmado sus correos electrónicos anteriores para ti, revisa su perfil de LinkedIn o los canales de comunicación internos.
No hay excusas: equivocarse en el nombre del destinatario del correo electrónico es uno de los peores errores de etiqueta del correo electrónico.
18. Nunca envíes un correo electrónico sin revisarlo
Este consejo de etiqueta de correo electrónico no se puede enfatizar lo suficiente como faltas de ortografía, y los errores gramaticales inevitablemente se reflejarán mal en usted. Una vez que haya terminado de escribir, revise el cuerpo del correo electrónico y la línea de asunto al menos dos veces para detectar cualquier error. También puede intentar leer su correo electrónico en voz alta para darse cuenta de los errores que sus ojos no detectaron.
19. Tenga cuidado con los archivos adjuntos
Una de las reglas de etiqueta de correo electrónico más importantes con respecto a los archivos adjuntos es que no debe adjuntar archivos grandes a sus correos electrónicos. La mejor manera de enviar, por ejemplo, una presentación o un video es subir el archivo a un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox y proporcionar al destinatario un enlace que le permita acceder a él. Si eso no es posible, asegúrese de comprimir el archivo antes de adjuntarlo para que ocupe menos espacio en su bandeja de entrada. Recuerde también mencionar el archivo adjunto en el cuerpo de su correo electrónico para asegurarse de que el destinatario lo note.
20. BCC apropiadamente
BCC significa copia oculta al carbón, y le permite ocultar a la persona o personas ingresadas en el campo BCC de los otros destinatarios.
Usar BCC es una buena etiqueta de correo electrónico cuando envía correos electrónicos a varias personas que no se conocen, ya que le permite proteger su privacidad. También se usa para eliminar educadamente a alguien de un hilo, por ejemplo, después de que te haya presentado a otra persona por correo electrónico. También puede ser útil cuando necesite confirmarle a alguien que ha enviado un correo electrónico importante sin incluir a la persona en el siguiente hilo.
También se puede abusar de la copia oculta, y usarla por razones equivocadas se considera engañoso y de mala educación.
21. Dar respuestas oportunas
El correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo para cualquier profesional, pero responder a sus correos electrónicos con prontitud ayuda a mantener el trabajo de todos a tiempo.
La ventana de respuesta adecuada depende del remitente y el asunto. Como regla general, debe responder a sus compañeros de equipo durante el mismo día, a otros colegas dentro de las 24 horas y a las personas ajenas a su organización al final de la semana laboral, a menos que sea urgente.
Especialmente si trabaja en una función orientada al cliente, debe saber que su largo tiempo de respuesta puede enviar un mensaje no intencional, ya que casi un tercio de las personas esperan que las empresas respondan a los correos electrónicos en una hora o menos.
22. Use "Responder a todos" solo cuando sea necesario
Como un empleado de oficina promedio recibe alrededor de 121 correos electrónicos al día, no desea molestar a las personas con nada innecesario. Entonces, la próxima vez que esté a punto de presionar "Responder a todos", deténgase para considerar si todos en la cadena de correo electrónico necesitan recibir su respuesta. Si la respuesta es no, use "Responder" y evite las bajas de otra notificación que distrae.
23. Responde a todos tus correos electrónicos
A pesar de la bandeja de entrada inundada y el horario agitado, es una buena etiqueta de correo electrónico responder a todos los correos electrónicos que se le envían. Ignorar un correo electrónico de alguien dentro de su organización o socio comercial es de mala educación y probablemente tendrá consecuencias. Si alguien te envía un correo electrónico frío, tómate un segundo para darle una respuesta, aunque sea un cortés "no", ya que dejará una buena impresión. Si no lo hace, es probable que lo lleve a recibir una serie de correos electrónicos de seguimiento. Si no fueron lo suficientemente considerados para hacer su tarea, no se sienta obligado a responder.
24. Piénsalo dos veces antes de reenviar
¿Recuerdas lo que escribimos anteriormente sobre temas delicados e información confidencial cuando se trata de la etiqueta del correo electrónico? Siempre debe considerar si el correo electrónico está destinado a ser reenviado y proceder con precaución. Además, considere si el mensaje realmente crea algún valor para el destinatario. Cuando decide reenviar un correo electrónico, es importante resumir lo que se ha discutido y dejar que el destinatario sepa lo que necesita de él. También debe editar cualquier cosa innecesaria del correo electrónico, como señales de reenvío, otras direcciones de correo electrónico, líneas de asunto y comentarios anteriores.
25. Recuerda establecer respuestas fuera de la oficina
Si no está disponible para responder sus correos electrónicos durante largos períodos de tiempo, debe configurar un mensaje automático de fuera de la oficina que les informe a las personas que no puede responderles. Las situaciones típicas incluyen vacaciones y conferencias. Es importante incluir una fecha específica en la que regresará para que puedan proceder en consecuencia. También debe proporcionar la información de contacto de una persona a la que el remitente pueda contactar si su asunto es urgente. Es una buena práctica incluir el "Fuera de la oficina" o "identificador" en la línea de asunto junto con la fecha de su devolución.
Esperamos que haya encontrado útil esta publicación de blog sobre la etiqueta del correo electrónico. Creemos sinceramente que al conocer las reglas más importantes de la etiqueta del correo electrónico comercial, todo profesional puede hacer que las comunicaciones en el lugar de trabajo sean más efectivas. Si cree que nos hemos perdido un consejo importante, ¡háganoslo saber!