19 reglas de etiqueta del correo electrónico que debe conocer

La etiqueta del correo electrónico es el conjunto de pautas sociales que rigen la comunicación por correo electrónico educada y productiva. Al igual que ocurre con la etiqueta fuera de línea, la etiqueta del correo electrónico sirve para que las conversaciones sean cómodas, consideradas y profesionales.

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?

Las reglas de etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo pueden variar entre industrias y culturas, tanto a nivel profesional como global. También puede variar entre generaciones a medida que la etiqueta del correo electrónico, al igual que las reglas para otras formas de comunicación, evoluciona con el tiempo. Sin embargo, se aplican ciertas pautas generales en la mayoría de las comunicaciones por correo electrónico, como usar un tono profesional y revisar cada correo electrónico antes de enviarlo.

Mantener una buena etiqueta en el correo electrónico es importante porque comunica respeto por las personas a las que envía correos electrónicos. En esencia, la etiqueta representa consideración por los demás. A través de la etiqueta del correo electrónico, usted comunica su profesionalismo y el de su empresa, si corresponde. En la bandeja de entrada de un destinatario, esto puede hacer que usted y su empresa destaquen positivamente. La etiqueta del correo electrónico también le permite enviar y responder correos electrónicos de manera más eficiente. A continuación se presentan 19 pautas de etiqueta en el correo electrónico que pueden ayudarlo a escribir correos electrónicos más claros y profesionales que conduzcan a resultados más productivos.

19 consejos de etiqueta en el correo electrónico

1 Revisar, revisar, revisar

Nada socava más su profesionalismo que un error gramatical o escribir mal el nombre del destinatario. Antes de enviar un correo electrónico, revíselo detenidamente o utilice Grammarly para asegurarse de que no contenga errores gramaticales, ortográficos ni de puntuación. Además, verifique que todos los detalles, incluida la ortografía del nombre del destinatario, sean correctos.

2 Escribe líneas de asunto detalladas

Una buena línea de asunto es una vista previa del correo electrónico. En lugar de una línea de asunto vaga como "Hola" o "Registrarse", dirige tu mensaje directamente. De esta manera, el destinatario sabe inmediatamente de qué se trata el correo electrónico y puede responder adecuadamente.

3 Incluye un saludo

Comience cada correo electrónico con un saludo apropiado. Ejemplos de saludos por correo electrónico apropiados incluyen los siguientes:

• Estimado [nombre del destinatario]
• Hola [nombre del destinatario]

4 Incluya una aprobación

Su correo electrónico debe comenzar con un saludo apropiado y terminar con una despedida adecuada. Las aprobaciones de correo electrónico profesionales incluyen las siguientes:

• Saludos
• Mejor
• Atentamente
• Gracias
• Salud

Después de la aprobación, incluya su nombre.

5 Sea conciso

La concisión es un principio clave de toda comunicación profesional. No haga perder el tiempo al destinatario con detalles superfluos ni empaquete varias conversaciones en un solo correo electrónico. Mantenlo enfocado para que puedan leerlo rápidamente y responder si es necesario.

6 Sea integral

Dicho esto, no escatimes en la información necesaria para que tu correo electrónico sea conciso. Una parte importante de la concisión es mencionar toda la información relevante en un solo correo electrónico. Mientras revisa su correo electrónico, léalo atentamente para asegurarse de no omitir ninguna información importante. Tener que enviar un segundo correo electrónico para mencionar detalles que olvidó incluir en el primero puede resultar incómodo y vergonzoso. También puede parecer poco profesional.

7 Espere 24 horas para los seguimientos.

Una vez que envíe un correo electrónico, dé tiempo al destinatario para responder. El período de espera apropiado a menudo depende de factores como su relación con el destinatario y la urgencia de su mensaje. Pero, en general, es mejor esperaral menos24 horas antes de realizar el seguimiento.

Hay otra regla de 24 horas en la etiqueta del correo electrónico: responda a cada correo electrónico que reciba dentro de las 24 horas. Esta regla se extiende a las llamadas telefónicas y otras formas de comunicación. Al responder con prontitud, le demuestra al destinatario que valora su tiempo.

8 Usa una respuesta automática cuando estés fuera

Antes de irse de vacaciones, configure su respuesta automática de correo electrónico. Esta es una respuesta automática a cada correo electrónico que recibe y que le permite al remitente saber que usted está ausente y que no puede leer los correos electrónicos. En su respuesta automática, mencione las fechas en las que estará fuera de la oficina y un colega a quien el remitente pueda contactar si tiene asuntos urgentes.

9 Utilicebccapropiadamente

Bcc significacopia oculta. Con CCO, puedes enviar un correo electrónico a un grupo grande de personas sin mostrar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios individuales. De esta manera, ninguno de los destinatarios podrá ver quién más recibió el correo electrónico. Tampoco pueden enviarse correos electrónicos entre sí a través de responder a todos, lo que hace que bcc sea una herramienta útil para evitar bandejas de entrada abarrotadas.

10 Usaccapropiadamente

A diferencia de bcc, las personas que tienen copia (copia carbón) de un correo electrónico pueden ver quién más lo recibió. El propósito de cc es incluir varios destinatarios en un correo electrónico y al mismo tiempo comunicar que no necesariamente espera una respuesta de todos ellos. Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico a un colega de un departamento diferente y enviarle una copia a su gerente para que esté al tanto del progreso de la conversación.

11 Sepa cuándo usar responder a todos

Cuando se copia a varias personas en un correo electrónico, puede presionar responder a todos para enviar su respuesta a todas ellas. A menos que haya una razón para hacerlo, como compartir información crítica que todos necesitan saber, no presione Responder a todos. En su lugar, responda al remitente del correo electrónico individualmente para no enviar spam a las bandejas de entrada de otros con una conversación que no los involucre directamente.

12 Ten cuidado con tu tono

Utilice un tono profesional en sus correos electrónicos comerciales y académicos. Un tono informal puede socavar su profesionalismo y un tono brusco puede enviar un mensaje equivocado. Sea cortés y cálido, pero también mantenga un aire profesional evitando la jerga, los saludos casuales y las tangentes.

13 Ten cuidado con los emoji

De manera similar, generalmente es mejor mantenerse alejado de los emoji en los correos electrónicos profesionales. En ciertos casos, un emoji puede ser apropiado, como el emoji de aplaudir para celebrar el éxito del equipo. Cuando se trata de emoji en los correos electrónicos del lugar de trabajo, siga el ejemplo de su gerente para determinar si los emoji son apropiados y, de ser así, cuáles.

14 Describe los archivos adjuntos de correo electrónico.

Si tiene un archivo adjunto para compartir, explíquele al destinatario qué es y cómo le gustaría que interactúe con él: leyéndolo, comentando, firmando, etc. Enviar un archivo adjunto sin una descripción podría dejar al destinatario desconcertado, o incluso sospechoso de un intento de phishing.

15 Reiterar conversaciones presenciales y telefónicas

Después de una reunión en persona o una conversación telefónica, suele ser útil enviar un correo electrónico de seguimiento que reitere los temas que discutieron. Esto logra algunos objetivos:

• Mantiene su discusión como una prioridad para todas las personas involucradas.
• Crea un “rastro documental” al que puede hacer referencia en futuras discusiones.
• Puede evitar malentendidos y faltas de comunicación al brindar a los participantes la oportunidad de hacer preguntas o aclarar sus declaraciones.

16 Escribe a tu audiencia

Aunque cada destinatario de correo electrónico debe ser tratado con respeto y consideración, es posible que deba ajustar su lenguaje y nivel de detalle según a quién le envíe el correo electrónico. Por ejemplo, cuando envíe un correo electrónico a un colega, puede utilizar la misma jerga y jerga interna que utiliza en las reuniones. Sin embargo, es posible que alguien ajeno a su organización no conozca esta terminología, por lo que es mejor utilizar un lenguaje sencillo que pueda entender. De manera similar, si bien a menudo puedes utilizar un lenguaje familiar con tus compañeros de clase y de trabajo, mantén un tono profesional con profesores, administradores y altos mandos de la empresa.

17 Utiliza la puntuación de forma correcta y adecuada

Sin duda has recibido correos electrónicos que contienen demasiados signos de exclamación o puntos suspensivos que le dan al mensaje una sensación siniestra. Sus escritores probablemente no quisieron parecer sobreexcitados o premonitorios, pero aun así, su puntuación transmitía estos estados de ánimo.

En los correos electrónicos, siga las mismas reglas de puntuación que seguiría en cualquier otro escrito profesional. Guarde los signos de exclamación para los raros casos en que los justifiquen, finalice las oraciones con puntos y, antes de presionar enviar, verifique nuevamente si hay errores de puntuación.

18 No envíes nada que no quieras leer en voz alta

Cuando estás molesto, es fácil dejar que tus emociones influyan en tu escritura. También puede resultar tentador compartir un jugoso chisme de oficina con tus amigos del trabajo. Pero recuerda que el correo electrónico nunca es privado. Todo lo que envíe en un correo electrónico se puede interceptar, tomar capturas de pantalla, descargar o imprimir, así que asegúrese de que cada correo electrónico que envíe sea apropiado para compartir.

19 Utilice fuentes y formatos estándar

Hay muchas formas excelentes de hacer que sus correos electrónicos sean memorables. Comic Sans no es uno de ellos. Cíñete a una fuente estándar, como Arial, Helvetica o Times New Roman. Estas fuentes comunican profesionalismo y puedes confiar en que aparecerán correctamente en cualquier navegador o dispositivo.

La mayoría de los correos electrónicos profesionales siguen el mismo formato:

• Saludo
• Sección de apertura
• Una o dos secciones del cuerpo.
• Sección de cierre
• Cerrar sesión

Cuando alguien recibe un correo electrónico en un formato inesperado, puede resultar confuso. El mensaje del remitente también puede perderse en el formato. Cíñete a un formato estándar y predecible para garantizar que se comprenda tu mensaje.

Preguntas frecuentes sobre la etiqueta del correo electrónico

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?

La etiqueta del correo electrónico es el conjunto de pautas sociales que rigen la comunicación por correo electrónico educada y productiva.

¿Cuáles son las 3 reglas de etiqueta del correo electrónico?

• Espere 24 horas antes de realizar el seguimiento.
• Siempre revise antes de enviar.
• Mantenga un tono profesional.

¿Cuáles son los 3 errores de etiqueta del correo electrónico?

• Presionar responder a todos cuando quieras responder solo al remitente del correo electrónico.
• Usar una línea de asunto vaga.
• Escribir un correo electrónico largo y sinuoso en lugar de uno conciso.