17 reglas de etiqueta de correo electrónico para conocer y practicar

Desde los primeros días de AOL ("¡Tienes correo!"), He pasado innumerables horas en las trincheras del correo electrónico trabajando en trabajos que iban desde representante de servicio al cliente hasta administrador de la comunidad en línea, editor gerente y representante de relaciones públicas. Hice los cálculos, e incluso estimando diez correos electrónicos ultra conservadores por día durante veinte años, he enviado al menos 73,000 correos electrónicos. Esas experiencias, tanto buenas como malas, me enseñaron qué hacer y qué no hacer. En estos días soy un correo electrónico experto que ha enviado campañas de correo electrónico masivo con tasas de respuesta del 55 por ciento. (En caso de que te lo estés preguntando, eso es bastante bueno).

En mi experiencia, hay cinco infracciones de etiqueta de correo electrónico tan atroces que pertenecen a la categoría de Malo Salón de la vergüenza de correo electrónico. Comencemos con ellos.

Los cinco peores errores de etiqueta del correo electrónico

Paso en falso por correo electrónico: todos los hemos cometido. A veces somos conscientes una fracción de segundo después de que presionamos Enviar y gritamos "¡No!" deseando poder recuperarlo.

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Aquí están las faltas más flagrantes de la etiqueta del correo electrónico.

1 Uso de CC para correos electrónicos masivos

Cuando trabajaba como periodista de videojuegos, había un representante de relaciones públicas que se hizo famoso por enviar un correo electrónico de relaciones públicas a una gran lista de periodistas que usaban CC, que revelaba cada una de las direcciones de correo electrónico cuidadosamente guardadas de esos periodistas. Luego, los periodistas usaron alegremente Responder a todos para presentar una conversación encadenada burlándose de él sin piedad.

No utilice CC para correos electrónicos masivos. Confía en mí. Realmente no necesitas ese tipo de notoriedad.

2 Presionar Responder a todos cuando deberías presionar Responder

Responder a todos es una función útil cuando hay más de dos personas que deben participar en una conversación, pero tenga cuidado. Estuve involucrado en un correo electrónico grupal donde un miembro respondió, pensando que solo me estaba enviando un correo electrónico, para admitir que estaba enamorada de otro miembro del grupo de correo electrónico. Accidentalmente usó Responder a todos. En este caso, el tema del enamoramiento fue halagado. Pero . . . su Responder a todos accidentalmente puede no resultar en un final de cuento de hadas.

3 Suponiendo que el correo electrónico es privado y confidencial

Cualquier cosa que escriba en un correo electrónico se puede compartir, ya sea intencional o accidentalmente. (Ver arriba). No diga cosas en un correo electrónico, especialmente en la oficina, que no diría públicamente. Y especialmente, no escribas nada que pueda volver a atormentarte. Los correos electrónicos pueden incluso ser admisibles en los tribunales.

4 Enviar correos electrónicos cuando está enojado

A veces solo quieres regañar a alguien. Todos hemos estado allí. Y puede ser mucho más fácil poner esos sentimientos por escrito en lugar de tener una conversación difícil cara a cara. Pero resiste la tentación. Los correos electrónicos enojados elevan las defensas del destinatario y eso no es productivo.

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Si debe escribir un correo electrónico enojado, no agregue un destinatario en el campo Para: o escríbalo en su procesador de textos, donde no tendrá la tentación de presionar Enviar. Luego deje reposar la corriente durante veinticuatro horas. Es muy probable que se haya calmado cuando regrese, y podrá ofrecer comentarios claros en lugar de invectivas abrasadoras.

5 No ir al grano

No sé cuántas veces he leído un correo electrónico incoherente solo para terminar pensando: "Está bien, pero ¿qué quiere esta persona de mí?" Por amor a todo lo electrónico, no utilices el correo electrónico como un medio para hacer un volcado de cerebros. En su lugar, haga una lluvia de ideas antes de escribir el correo electrónico. Luego, decida cuál es su objetivo: ¿qué espera que suceda como resultado de enviar este correo electrónico? Escriba un mensaje breve y claro con eso en mente. Si el objetivo de su correo electrónico es persuadir, utilícelo como un discurso de ascensor.

Doce consejos de etiqueta de correo electrónico imprescindibles

Ahora que hemos abordado las ofensas más escandalosas del correo electrónico, veamos algunas pautas para la etiqueta del correo electrónico que siempre lo dejarán como un profesional pulido.

1 Use una línea de asunto descriptiva

Guarda tu cultivado aire de misterio para vaguebooking en Facebook. (Está bien, tampoco deberías estar haciendo eso). Suponga que todas las personas a las que escribe tienen una bandeja de entrada inundada, y use su línea de asunto para describir el contenido de su correo electrónico para que el destinatario sepa de inmediato por qué su correo electrónico debe ser un prioridad.

2 No escribas en mayúsculas

En términos de Internet, escribir en mayúsculas parece gritar. ¿Necesita más incentivos para despedir el bloqueo de mayúsculas? Puede activar los filtros de spam.

3 Elimina los signos de exclamación

¡Sé que estás emocionado! ¡¡¡Seriamente!!! Pero puede transmitir emoción sin signos de exclamación. (¡Caramba! Guárdalos para cuando realmente estés exclamando). La manía de los signos de exclamación es otro disparador del filtro de spam, así que úsalos con moderación y nunca, nunca dos o más al final de una oración. A menos que seas un preadolescente. Entonces hazlo.

4 Mantenlo simple

El correo electrónico ideal es breve y va directamente al grano. Escribe correos electrónicos como ese y todos te amarán y serás súper popular. (Está bien, tal vez no. Pero al menos nadie se quejará de sus molestos hábitos de correo electrónico). Si su mensaje es complejo, con muchas partes móviles, considere escribir un resumen detallado y adjuntarlo como un documento de Google o PDF. Pero . . .

5 Preguntar antes de enviar archivos adjuntos

En estos días, todos desconfiamos de abrir archivos adjuntos de correo electrónico, incluso de fuentes conocidas. Y tenemos buenas razones para serlo. Si debe enviar un archivo adjunto, avise al destinatario para que sepa que lo recibirá.

6 Usa la respuesta automática con moderación

Las respuestas automáticas de vacaciones están bien. (Simplemente no olvide hacer que se apaguen "automágicamente" o apagarlos manualmente cuando regrese a la oficina). Pero las respuestas automáticas dicen cosas como "Oye, recibí tu correo electrónico. ¡Me pondré en contacto contigo pronto!” no tienen sentido También pueden informar a los spammers que han llegado a una dirección de correo electrónico válida: ¡problema doble!

7 Use saludos que suenen profesionales

A menos que conozca muy bien al destinatario, y este es un estilo al que ambos están acostumbrados, no comience los correos electrónicos profesionales con saludos como "hola" o "yo". "Hola" o "hola" suelen estar bien. Use "querido" en la correspondencia comercial formal.

8 Use firmas que suenen profesionales

Mantenlo con clase. Estas son algunas de las mejores prácticas.

9 Usa el humor con precaución

Un poco de humor en el momento oportuno puede hacer que un correo electrónico sea memorable. También puede hundirlo como el Titanic. Puede pensar que ha presentado una ocurrencia ingeniosa, pero su ingenio podría perderse en la traducción. Guarda las cosas divertidas para las personas que conoces bien, te entienden.

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10 No seas molesto con los seguimientos

Evite enviar un aluvión de correos electrónicos de seguimiento. Si un contacto no responde y realmente necesita una respuesta, considere hacer una llamada telefónica si es posible. En todos los demás asuntos, si su seguimiento cuidadosamente elaborado no obtiene una respuesta después de uno o dos intentos, asuma que el destinatario no está interesado.

11 Cuidado con lo que reenvías

Hay casos en los que está bien reenviar un correo electrónico, por ejemplo, si el remitente se comunicó con el contacto equivocado o si necesita agregar a alguien a la conversación. Pero no reenvíes correos electrónicos sensibles o confidenciales. Si tiene alguna duda de que el remitente querría que se compartiera la conversación, pida permiso antes de traer a alguien más al círculo.

12 Revisado

En una encuesta de Grammarly, el 67 por ciento respondió que los errores tipográficos en los correos electrónicos de trabajo están prohibidos. Para evitar que parezca que no prestas atención a los detalles, revisa minuciosamente antes de presionar Enviar. Nadie se arrepintió de haber pasado un poco de tiempo extra puliendo su escritura.

¿Ha hecho algún paso en falso vergonzoso de correo electrónico? ¿Tiene alguna queja de etiqueta de correo electrónico? Comparte un comentario a continuación.