Cómo gestionar la sobrecarga de correo electrónico en el trabajo
Publicado: 2022-03-22La sobrecarga de correo electrónico es un problema creciente para los trabajadores del conocimiento del mundo, especialmente a medida que más y más empresas están cambiando al trabajo remoto. Millones de solicitudes quedan sin respuesta mientras luchamos por lidiar con la montaña diaria de nuevos mensajes. Afortunadamente, aquí hay formas en que puede manejar sus correos electrónicos de manera más efectiva.
En esta guía, nos enfocamos en cómo administrar la sobrecarga de correo electrónico. Estudiamos la evidencia para proporcionar diez prácticas recomendadas de administración de correo electrónico para adoptar en el trabajo, incluidas estrategias de correo electrónico probadas para ayudarlo a dejar de enviar demasiados correos electrónicos y hacer frente a la avalancha de mensajes que recibe.
¿Qué es la sobrecarga de correo electrónico?
La sobrecarga de correo electrónico es la sensación de estrés y ansiedad causada por una bandeja de entrada de correos electrónicos sin responder.
El fenómeno de la sobrecarga de correo electrónico no es nuevo. De hecho, ya en 2011, los investigadores alertaron sobre los peligros del correo electrónico excesivo. Los académicos descubrieron que gran parte de la comunicación que satura nuestras bandejas de entrada no era "crítica para el negocio". Para decirlo en términos más simples, era basura.
Luchar con su bandeja de entrada puede crear intensos sentimientos negativos, según han descubierto los investigadores. En un estudio, se descubrió que la sobrecarga de correo electrónico genera "niveles más altos de agotamiento y bajo compromiso laboral". Los trabajadores descubrieron que la sobrecarga de correo electrónico los afectaba fuera del trabajo, creando presión incluso cuando no se nos pagaba.
A medida que los correos electrónicos se acumulan en nuestras bandejas de entrada, puede ser imposible identificar aquellos que debe responder de inmediato y aquellos que pueden esperar. Perdemos la perspectiva de lo que es esencial y lo que puede ser ignorado.
La situación está empeorando con el aumento del trabajo doméstico e híbrido, dice la investigadora Amy Zadow en The Conversation. En su investigación sobre comunicación académica, el 55% de los académicos enviaron correspondencia durante un fin de semana. Más preocupante, el 30% envió correos electrónicos durante el fin de semana y esperaba una respuesta el mismo día.
Advierte que esta cultura de comunicación 24 horas al día, 7 días a la semana, provocada en muchos casos por la sobrecarga de correo electrónico, es perjudicial para nuestra salud física y mental.
Cómo detectar los signos de sobrecarga de correo electrónico
La señal más inequívoca de que estás luchando con la sobrecarga de correo electrónico es tener cientos de correos electrónicos sin responder en tu bandeja de entrada. Como hemos visto, esto puede tener impactos psicológicos e incluso físicos en nosotros.
El correo electrónico nos está haciendo sentir miserables, dice Cal Newport en el New York Times. Según Newport, los correos electrónicos no respondidos provocan un nivel de "ansiedad de fondo" que puede seguirlo en todo momento en todas partes.
En casos extremos, la sobrecarga de correo electrónico puede generar signos reveladores de estrés en el lugar de trabajo, incluida la sensación de que no puede hacer frente. Otros síntomas del estrés en el lugar de trabajo pueden incluir:
- cambios de humor
- siendo retirado
- pérdida de motivación, compromiso y confianza
- aumento de las reacciones emocionales: ser más lloroso, sensible o agresivo
¿Te sientes estresado o cada correo electrónico te hace sentir más miserable? Aquí hay algunas formas en que puede administrar la sobrecarga de correo electrónico.
10 formas de lidiar con la sobrecarga de correo electrónico
Aquí hay diez estrategias basadas en evidencia para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico. Si el correo electrónico está obstaculizando su rendimiento, consulte nuestro artículo sobre los 10 mejores consejos de productividad del correo electrónico.
Si experimenta estrés o ansiedad severos en su trabajo, es crucial que hable con alguien y pida ayuda. Los consejos y sugerencias aquí son estrategias para ayudar, pero no una solución a largo plazo. Si necesitas ayuda, pídela.
1. Entiende cómo usas el correo electrónico
Antes de sumergirnos en los consejos, piense en cómo usa el correo electrónico. La forma en que maneja su bandeja de entrada refleja su personalidad, dicen Shana Lebowitz y Allana Akhtar en Business Insider.
Dividen a los trabajadores del mundo en tres tipos:
- Archivadores/borradores de correo electrónico (aquellos que responden de inmediato)
- Protectores de correo electrónico (responde rápidamente, pero nunca elimina los correos electrónicos)
- Ignorador (aquellos que nunca leen ni responden los correos electrónicos)
¿Eres alguien que tiene que responder a todos los correos electrónicos y está luchando para hacer frente? ¿O ignoras los correos electrónicos y los almacenas?
Al reconocer cómo usa el correo electrónico, puede identificar estrategias con las mayores posibilidades de éxito.
La forma en que usamos el correo electrónico también puede explicar por qué es poco probable que sus estrategias actuales para manejar el correo electrónico funcionen. De hecho, muchos de nuestros hábitos arraigados para administrar el correo electrónico, como desactivar las alertas, pueden afectarnos negativamente, advierte la Dra. Emma Russell.
Reconocer que hay un problema en la gestión del correo electrónico es el primer paso para hacer un cambio positivo.
2. Aparta el tiempo para contestar emails
Responder el correo electrónico es una parte fundamental de su función y debe tratarse como tal. Reserve algo de tiempo regularmente para responder correos electrónicos.
Esto podría ser por la mañana, por la tarde o en cualquier momento que sea adecuado para usted. Agregue esto a su calendario y trátelo como una tarea importante. No deje de responder correos electrónicos en las noches y los fines de semana. No solo es inaceptable trabajar durante su tiempo libre, sino que también es probable que sea ineficiente. Podría causar más estrés del que resuelve.
Tener tiempo reservado para los correos electrónicos le permite prepararse mentalmente. Los gerentes y líderes que podemos preparar para su trabajo con anticipación "experimentaron estados de ánimo más positivos y enfoque en el trabajo y eso, a su vez, les permitió tener más éxito a lo largo del día", encontraron investigadores de la Universidad Estatal de Portland.
Cuando responda correos electrónicos, haga eso y nada más. Hacer malabarismos con múltiples tareas simplemente no es práctico, según han descubierto los científicos. Reserve algo de tiempo para responder correos electrónicos y concéntrese únicamente en la tarea para obtener los mejores resultados.
3. Correo electrónico de clasificación
La sobrecarga de correo electrónico es un síntoma de no archivar y priorizar sus correos electrónicos de manera efectiva. La clasificación de su correo electrónico es una estrategia que puede utilizar para hacer frente a montañas de correspondencia.
Si bien puede recibir cientos (o incluso miles) de correos electrónicos al día, Amy Gallow en Harvard Business Review recomienda que solo haya tres formas de manejar cada correo electrónico:
- Eliminar: puede ver rápidamente los correos electrónicos que no necesita leer o responder. Esto podría incluir invitaciones, correo no deseado y anuncios. Elimínelos tan pronto como pueda para ahorrar espacio y reducir el estrés.
- Responder: los correos electrónicos urgentes aparecerán y debes responder de inmediato. Esto incluye la correspondencia crítica para el negocio, como los mensajes de su jefe.
- Expediente: Si no puede responder de inmediato, guarde los mensajes en un lugar seguro donde puedan ser tratados cuando el tiempo lo permita (durante su tiempo protegido, por ejemplo).
Los paquetes de correo electrónico populares, como Outlook y Gmail, le permiten identificar rápidamente los correos electrónicos importantes (marcadores rojos o destacados, por ejemplo). Esto puede proporcionar una manera fácil de identificar correos electrónicos urgentes e importantes.
Recomendamos tomarse un poco de tiempo para comprender cómo funciona su programa de correo electrónico y ver si hay formas de usarlo de manera más efectiva.
4. Cree algunas plantillas estándar
La verdad es que la mayoría de nosotros lidiamos con las mismas o similares tareas y solicitudes todos los días. Los correos electrónicos que recibimos y las respuestas que creamos son en gran medida los mismos, siguiendo naturalmente las reglas de la buena etiqueta de correo electrónico. La creación de una serie de plantillas de solicitud y respuesta estándar escritas y formateadas de manera profesional puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo.
Archivadas en algún lugar accesible, podemos recuperar estas plantillas cuando sea necesario, cortándolas y pegándolas cuando sea necesario.
De hecho, aún deberá editarlos, modificarlos y personalizarlos, lo cual no es lo ideal.
¿Necesito ayuda? Hemos creado una serie de artículos detallados con plantillas que se enfocan en todos los aspectos de la comunicación comercial profesional, que incluyen:
- Cómo escribir un correo electrónico formal
- Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento
- Cómo escribir un correo electrónico de consulta comercial
Mejor aún, lea el siguiente consejo para ver cómo en Flowrite hemos llevado el concepto de plantillas de correo electrónico no solo uno sino cien pasos adelante con la ayuda de la inteligencia artificial.
5. Usa la IA y la tecnología para transformar el correo electrónico
Las plantillas pueden ahorrarle algo de tiempo, pero pueden parecer descorteses e impersonales. Copiar y pegar y completar manualmente los espacios en blanco en las plantillas aún requiere mucho tiempo. Afortunadamente, una nueva tecnología emocionante que aprovecha el poder de la IA está transformando la forma en que escribimos correos electrónicos. En segundos, puede crear correos electrónicos dirigidos, profesionales y efectivos que obtengan resultados.
La herramienta de productividad de escritura impulsada por IA de Flowrite puede ayudar a cualquier persona a ahorrar tiempo al crear mensajes de correo electrónico personalizados con una precisión increíble. Si está estancado o tiene problemas de tiempo, nuestro producto puede ayudarlo a actualizar y refinar sus correos electrónicos, traduciendo sus ideas y pensamientos en correspondencia profesional que logre los resultados correctos.
Y no se trata solo de escribir con IA; hay una gran cantidad de nuevas soluciones y herramientas tecnológicas que pueden aumentar la productividad en el lugar de trabajo y ayudarlo a combatir la carga del correo electrónico.
6. Eliminar, bloquear, darse de baja
Correo basura, correo no solicitado, spam. Como quieras llamarlo, todos recibimos montañas de correos electrónicos que no queremos ni necesitamos. Todos los días se envían unos increíbles (o aterradores) 320 mil millones de correos electrónicos no deseados. Eso es más del 80% de todos los correos electrónicos enviados todos los días.
Si tienes una cuenta de correo electrónico, habrás recibido al menos un mensaje no solicitado. Pero podría recibir hasta miles cada mes, especialmente si su dirección de correo electrónico está disponible públicamente en Internet.
La primera etapa para recuperar su bandeja de entrada es revisar y descartar y eliminar cualquier correo electrónico no deseado de manera sistemática. Pero también debe darse de baja para evitar recibir futuros correos electrónicos.
En la parte inferior de cada correo electrónico, debe encontrar un enlace que le permita darse de baja de una lista de correo. Es un requisito legal en los EE. UU. y Europa, aunque algunos usuarios de correo electrónico sin escrúpulos pueden encontrar formas de ocultarlo. Si el correo continúa llegando, bloquee al remitente.
En el futuro, nunca se suscriba a algo que no quiere o necesita. Por ejemplo, si recibe correos electrónicos no solicitados de una lista de correo, siempre haga clic en darse de baja de inmediato.
7. Considera llamar
El ping-pong de mensajes puede aumentar rápidamente la cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada, pero ¿es la mejor manera de comunicarse?
Según los psicólogos, a veces una llamada puede ser más efectiva (u "óptima") para crear una conexión y comunicarse. Tendemos a escribir correos electrónicos cuando podemos comunicarnos de manera más efectiva en persona, ya sea por teléfono o cara a cara, tratando de evitar la incomodidad.
Llegaron a la conclusión de que "las interacciones que incluyen voz (teléfono, chat de video y chat de voz) crearon vínculos sociales más fuertes y no aumentaron la incomodidad, en comparación con las interacciones que incluyen texto (correo electrónico, chat de texto)".
Si bien no siempre es posible reunirse cara a cara, considere si podría ser más rápido llamar a alguien antes de enviar un correo electrónico. Una breve conversación telefónica podría llevar menos tiempo que gestionar la avalancha de correos electrónicos que a menudo pueden surgir cuando se trata de detalles.
8. Invierte en herramientas de comunicación interna
Los servicios de mensajería instantánea como Slack facilitan un intercambio más rápido entre colegas, clientes y consumidores. Suponga que puede superar los obstáculos de implementación; en ese caso, la mensajería instantánea puede ser una excelente estrategia para eliminar la sobrecarga de correo electrónico en el trabajo.
En una guía práctica para implementar la mensajería instantánea, Harvard Business Review aconseja utilizar las tecnologías de su personal y establecer reglas básicas. Señalan que la mensajería instantánea ya es una parte central de los equipos de tecnología. Slack, por ejemplo, admite el rápido intercambio de información que los equipos necesitan para colaborar y crecer hasta convertirse en una herramienta fundamental para empresas de todos los tamaños.
Por supuesto, simplemente reemplazar el correo electrónico con IM podría conducir a un problema completamente nuevo de sobrecarga de mensajes. Sin embargo, las estrategias descritas anteriormente siguen siendo relevantes. La necesidad de respetar el equilibrio entre el trabajo y la vida es igualmente importante, dice el HBR.
9. Almacenar documentos en la nube
¿Cuántos correos electrónicos son solicitudes de documentos y cuántos son archivos adjuntos faltantes?
El uso compartido y el almacenamiento de documentos están cambiando, con muchas más empresas migrando a la nube. Al adoptar soluciones en la nube y proporcionar un acceso adecuado, podría eliminar cantidades significativas de tráfico de correo electrónico.
Todos los documentos se pueden almacenar y poner a disposición de cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento. En un mundo laboral posterior al covid, los servicios en la nube podrían proporcionar el impulso de productividad que necesitamos, argumenta William Smith en Technology Magazine.
Ya no tiene que enviar un correo electrónico y esperar una respuesta (o emitir una respuesta si está del otro lado). Puede suponer que todos pueden acceder a los documentos que necesitan cuando los necesitan.
10. Tómate un descanso
Puede parecer contraproducente, pero tomarse un descanso del correo electrónico (unas vacaciones de correo electrónico) puede disminuir el estrés y aumentar la concentración, según descubrieron los investigadores.
En las pruebas, los científicos encontraron que aquellos que leen el correo electrónico de inmediato estaban en un estado constante de "alerta máxima", con frecuencias cardíacas más constantes. Por el contrario, los trabajadores que no respondieron correos electrónicos durante cinco días "experimentaron frecuencias cardíacas variables y más naturales".
Ahora bien, no es práctico desactivar los correos electrónicos durante la semana laboral. Pero restringir la respuesta de correos electrónicos a la jornada laboral y desconectar durante la noche y los fines de semana puede reducir el estrés y la sensación de sobrecarga de correo electrónico.
¿Crees que esto afectará tus perspectivas en el trabajo? Establecer límites es una habilidad crítica para los líderes, dice Jenn Lofgren en Forbes. Establecer claramente lo que está bien y lo que no está bien, incluso responder correos electrónicos durante el fin de semana, envía un mensaje fuerte.
Los consejos aquí deberían proporcionar algunas formas de administrar la sobrecarga de correo electrónico. Desafortunadamente, el problema de tener demasiados correos electrónicos no va a desaparecer. La verdad es que es probable que la sobrecarga de correo electrónico se convierta en un riesgo mayor a medida que trabajamos de forma más remota y pasamos aún más tiempo en línea también durante nuestro tiempo libre.
Si tiene problemas con demasiado correo electrónico, es esencial que desarrolle estrategias de administración de correo electrónico que funcionen para usted. Considere usar nuevas tecnologías, como asistentes de correo electrónico de IA, mensajería instantánea e implementar las mejores prácticas de administración de correo electrónico en el trabajo.