10 consejos de productividad de correo electrónico para hacer más todos los días

La mayoría de nosotros no pensamos dos veces en cómo usamos el correo electrónico. Los mensajes siguen llegando todos los días y seguimos respondiendo a medida que avanzamos sin lograr mucho durante el día. Puede sentirse como un ciclo interminable. Casi como si fueras un esclavo de tu bandeja de entrada.

Pero no tiene por qué ser así.

De hecho, es fácil racionalizar su forma de administrar el correo electrónico si se lo propone. Unas pocas pautas simples, un par de reglas básicas y uno o dos trucos de productividad pueden reducir horas de su régimen de administración de correo electrónico semanal. ‍

¿No nos crees? Lea estos consejos de productividad de correo electrónico para tener la oportunidad de demostrar que está equivocado.

1. Revisa el correo electrónico solo dos veces al día

¿Revisas tus correos electrónicos 50 veces al día? Probablemente no deberías.

Administrar y responder a sus correos electrónicos una vez por la mañana antes de comenzar cualquier tarea que requiera un enfoque profundo. Y luego una vez más por la tarde cuando necesite un descanso de las otras tareas.

Esto dejará el resto del día para un trabajo más productivo. Asegúrese de desactivar las notificaciones de los correos electrónicos entrantes para que no sienta la necesidad de revisarlos con más frecuencia.

2. Use las reglas de 1 clic y 3 oraciones

Estos trucos de productividad pueden funcionar o no según su flujo de trabajo, pero definitivamente vale la pena intentarlo.

• Regla de 1 clic: comprométase a tocar un correo electrónico solo una vez. Puede realizar múltiples acciones cuando está abierto, pero la regla establece que debe hacer algo una vez que abre el correo electrónico. Puede archivarlo, responderlo o agregarlo a su lista de tareas.
• Regla de las 3 oraciones: todas las respuestas deben ser de tres oraciones o menos. Es así de simple. Las respuestas más cortas equivalen a menos tiempo dedicado a los correos electrónicos. Puede modificar esto a 2-5 oraciones, pero el punto principal sigue siendo el mismo: no pierda horas de su tiempo elaborando una respuesta pulida.

Si 3 oraciones todavía te parecen demasiado largas, ¿por qué no intentas escribir solo 3 viñetas con Flowrite? Descargo de responsabilidad: nuestra herramienta de escritura impulsada por IA los convertirá en un correo electrónico completo.

3. Darse de baja continuamente

Es inevitable. En algún momento, esos correos electrónicos y boletines masivos se acumulan y comienzan a saturar su bandeja de entrada. La solución: cada vez que reciba un correo electrónico no deseado, presione el botón para darse de baja en la parte inferior del mensaje.

La consistencia paga: después de una semana o dos, se habrá dado de baja del 80-90% de los correos electrónicos innecesarios.

O si no quieres perder el tiempo haciéndolo manualmente, existen servicios como Unroll.me que realizan el proceso de baja por ti.

4. Aprende atajos de teclado

PSA: No tienes que usar Superhuman para beneficiarte de los atajos de teclado. Tomemos Gmail como ejemplo.

Primero, verifique desde la configuración de Gmail que los atajos de teclado estén realmente activados: Configuración → General → Atajos de teclado activados → Guardar cambios.

Entonces solo es cuestión de memorizar los atajos más valiosos (los siguientes son para macOS):

• Arriba y abajo = moverse por su bandeja de entrada. Presiona enter para abrir una conversación. Presiona X para seleccionar una conversación.
• P/N = Selecciona un mensaje anterior o siguiente dentro de una conversación. Presiona enter para abrir un mensaje.
• Shift + C = Redactar en una nueva ventana
• Shift + 3 = Cuando se selecciona una conversación, esto la mueve a la papelera.
• S = Iniciar una conversación
  

Para obtener más información, consulte este artículo sobre métodos abreviados de teclado para Gmail.

5. Prueba la regla de los 2 minutos

Configure una regla para los mensajes que son rápidos de tratar. Si tarda menos de 2 minutos en responder, hágalo de inmediato.

Por supuesto, este consejo de productividad de correo electrónico no significa que deba mantener su bandeja de entrada abierta todo el día y reaccionar cada vez que lleguen nuevos mensajes.

Más bien, cuando reserve tiempo para manejar el correo electrónico, ocúpese primero de las cosas rápidas.

¿Te funcionó? Nos encantaría saber.

6. Configura filtros y alias

Los filtros son reglas de automatización que redirigen su correo electrónico a las carpetas correctas cuando llegan a su bandeja de entrada. Le ahorran el esfuerzo de clasificar los mensajes manualmente.

Por ejemplo, puede crear reglas basadas en la dirección del remitente, la línea de asunto, las palabras incluidas en el cuerpo del texto, el tamaño, la fecha, etc. Para obtener más información, consulte esta guía para configurar filtros en Gmail.

Los alias son una característica útil que facilita el filtrado de correos electrónicos. Gmail le permite configurar alias utilizando signos más y puntos en su dirección de correo electrónico.

Por ejemplo, supongamos que tiene una dirección de correo electrónico llamada [email protected]. Quiere suscribirse al boletín de Flowrite y filtrar los boletines entrantes a una carpeta dedicada. Luego puede suscribirse usando la dirección [email protected], y los problemas del boletín seguirán llegando a su bandeja de entrada. Luego podría crear una regla de filtrado que dirija todos los correos electrónicos a esa dirección a una carpeta de "Boletines".

7. Usar pantalla completa

Este consejo de productividad de correo electrónico uno es súper simple, pero efectivo.

Si tienes 50 pestañas abiertas simultáneamente, es casi seguro que habrá una notificación que te distraiga. O simplemente decides que ahora es el mejor momento para revisar tu feed de Twitter y ese meme criptográfico de ayer.

Elimina las posibilidades de distraerte. Configure la ventana de su navegador a pantalla completa y haga que otras pestañas sean invisibles.

• Windows: presione F11
• macOS: presione CMD + Shift + F

Puedes agradecernos después.

8. Programe correos electrónicos para ser enviados más tarde

A veces es práctico y cortés enviar correos electrónicos en un momento predeterminado en lugar del momento presente. El tiempo de envío también puede afectar la tasa de apertura.

Gmail lo hace fácil. Simplemente haga clic en la flecha al lado del botón "Enviar" al redactar un correo electrónico y elija una fecha y una hora. ¡Tan fácil como eso! La mayoría de los clientes de correo electrónico vienen con características similares, y hay muchas extensiones útiles que pueden hacerlo por usted si no tiene suerte.

9. Use el correo electrónico para tomar notas de la reunión

Este es un truco de productividad alucinante (y sin embargo tan simple). Siempre que esté en una reunión de Zoom o Teams, abra una plantilla de correo electrónico vacía y comience a tomar notas.

Escriba viñetas rápidas durante la reunión.

Termine la reunión 5-10 minutos antes y pula las notas rápidamente para una mejor legibilidad.

Luego, envíelos a cualquier persona interesada.

Y ahí lo tienes: estás listo para tu próxima tarea o reunión sin pasar 30 minutos escribiendo la nota.

10. Elimina tus correos electrónicos

¡No todos ellos, por supuesto! Utilice la Matriz de Eisenhower para separar sus correos electrónicos en cuatro categorías. Puede crear una carpeta para cada categoría para facilitar el procesamiento.

• Urgente e importante = Atiende estos correos electrónicos de inmediato. Pero no antes de ordenar el resto de sus correos electrónicos.
• Urgente y no importante = Si es posible, trate estos mensajes inmediatamente después de tratar los mensajes de la categoría 1. De lo contrario, reserve un tiempo desde el final del mismo día.
• No urgentes e importantes = Puede tratarlos más tarde, pero recuerde reservar tiempo para ellos, de modo que inevitablemente se aborden.
• No urgente y no importante = Eliminar o ignorar estos mensajes.
  

¡Eso fue todo, amigos! Todo lo que queda por hacer por usted es aplicar algunos de estos consejos de productividad de correo electrónico a su flujo de trabajo y ver cuántas horas puede ahorrar la próxima semana.