5 cosas a tener en cuenta al enviar un correo electrónico a su maestro
Publicado: 2021-03-31Si bien a veces es necesario enviar un correo electrónico a su maestro para aclarar una pregunta que tenga, hay algunas mejores prácticas que debe seguir. Por un lado, es importante que respetes el tiempo de tu maestro. Nadie quiere recibir un correo electrónico que contenga nueve párrafos de cuerpo completo. Escribir una novela por correo electrónico del tamaño de una novela para tu maestro probablemente no sea la mejor manera de postergar la tarea que te ha asignado.
Manteniendo las cosas breves y al punto, su mensaje será claro y considerado, lo que hará que sea más probable que su maestro responda y responda a todas sus inquietudes.
De hecho, cada vez que envíe un correo electrónico a un maestro o profesor, hay ciertas cosas que debe tener en cuenta, como las formalidades, el idioma que usa y la extensión.
En lugar de bombardear a tu maestro con un correo electrónico que le tomará toda la tarde para abordarlo en su totalidad, una buena regla general a seguir es ceñirse a un recuento total de palabras de 150 palabras (o menos). La clave es proporcionar tanto contexto como sea posible, como el número de curso o la sección. Recuerda: ¡No eres su único alumno!
Otra forma de abordar el envío de correos electrónicos a su maestro es adherirse a este principio: si no soy claro y directo, mi maestro tampoco lo será. Así es: la forma en que escriba su correo electrónico inicial afectará directamente la forma en que responda su maestro.
Continúe leyendo para obtener consejos para enviar correos electrónicos educados y bien escritos que mejorarán sus posibilidades de recibir una respuesta útil.
Comience con una línea de asunto detallada
La línea de asunto de su correo electrónico es lo primero que verá su maestro además de su nombre. En lugar de dejar a su maestro en la oscuridad con una línea de asunto como "Hola" o "Pregunta", dígale el objetivo de su correo electrónico en términos específicos. Este no es el momento de ser vago.
Describir exactamente sobre qué le estás enviando un correo electrónico a tu maestro no solo despertará su atención, sino que también le permitirá responder de manera rápida y adecuada.
Aquí hay varios ejemplos de líneas de asunto sólidas y detalladas para los maestros:
- Biología 101: Pregunta sobre disección de laboratorio el miércoles
- Página de citas para el ensayo: ¿Chicago o APA?
- Reunión el viernes: 11:30 am
- Confirmación de tesis para la próxima tarea de ensayo
Todas estas líneas de asunto comunican el punto principal de su correo electrónico a su maestro en diez palabras o menos. Al incluir información de identificación (como en qué unidad de clase se encuentra, como Biología 101, o la fecha de una próxima clase o reunión), su maestro puede identificarlo entre los innumerables otros estudiantes, colegas y administradores en su universo.
Use saludos y despedidas formales
Marca la pauta para que tu profesor te tome en serio con un saludo formal y respetuoso. Comenzar un correo electrónico con "Hola" es lo opuesto a eso. Un saludo formal como "Estimado Sr. Lee" o "Hola, profesor Bonnell" no solo es cortés sino amistoso. Tu maestro probablemente se desanimará por los saludos que parecen demasiado informales , ¡o si no hay ningún saludo en absoluto!
A menos que tu maestro te haya indicado lo contrario, siempre debes dirigirte a ellos por su nombre formal. A veces, los profesores universitarios preferirán hablar por su nombre de pila con los estudiantes. Por lo general, puede medir esto por la forma en que se comunican en clase o firman sus correos electrónicos. Si le envías un correo electrónico a un maestro que no conoces (si esperas cambiar de clase o registrarte en la suya), definitivamente querrás que tu saludo sea formal.
De la misma manera, su aprobación o firma también debe errar en el lado formal. Además de su nombre, aquí hay varias líneas de cierre apropiadas para los maestros:
- Saludos cordiales,
- Gracias por tu tiempo,
- Atentamente,
- Que tengas un gran resto de tu día/semana.
- Agradezco tu consejo.
- Todo lo mejor,
Y aunque esto ni siquiera debería decirse, los correos electrónicos a los maestros no son el lugar para emojis, memes, abreviaturas o lenguaje de texto.
Formatee la “carne” de su correo electrónico
La “carne” de su mensaje (o los párrafos del cuerpo) debe tener un formato que sea rápido de leer y que vaya directo al grano. Mantenerlo en cinco oraciones o menos dará como resultado un mensaje claro y directo.
Si tiene varias cosas que abordar y sabe que superará las 150 palabras, use viñetas. Utilice una viñeta para cada pregunta; de esta manera, su maestro puede responder fácilmente a cada inquietud. (Grammarly también puede ayudar con esto al hacer sugerencias para transformar sus correos electrónicos en un formato más legible , como reescribir párrafos que enumeran información en viñetas y en negrita información clave, como fechas límite).
También querrás asegurarte de que tus párrafos no sean demasiado largos o torpes. Separe el texto en partes digeribles para que su instructor pueda leerlo rápidamente. No querrás ninguna confusión por su parte, ya que esto podría retrasar su respuesta.
Además de pensar en la legibilidad de los párrafos del cuerpo, podría considerar comenzar con una oración que reitere su línea de asunto. Proporcionar una oración de "resumen" que toque el punto principal de su correo electrónico puede ofrecer una guía útil para su maestro. Algunos ejemplos:
- Te estoy enviando un correo electrónico porque. . .
- Me gustaría hacer un seguimiento de nuestra conversación sobre . . .
- Me comunico hoy porque. . .
- Escribo para preguntar por. . .
Resúmalo y muestra gratitud.
Una vez que haya escrito el cuerpo de su correo electrónico, resuma las cosas en una oración final que contenga elementos de acción para su maestro. Al igual que la oración de "resumen" al comienzo de su correo electrónico, esta oración de resumen debe ser directa y concisa, describiendo lo que espera de su respuesta.
Por ejemplo:
- Espero su respuesta con respecto a la estructura de mi bibliografía.
- Esperaré su confirmación antes de programar la reunión.
- Gracias de antemano por sus comentarios sobre el tema de mi tesis.
A veces, esta oración puede no ser totalmente necesaria, pero puede ayudar a generar una respuesta más rápida. Al terminar, asegúrese de agradecer a su maestro. (¡Sí, incluso antes de que respondan!) Mostrarles gratitud diciendo “gracias por su tiempo” o “muchas gracias por su ayuda” influirá mucho en la forma en que asimilan su mensaje y lo consideran un estudiante.
Otra forma inteligente de dejar una gran impresión es enviar un correo electrónico de “agradecimiento” si los visitó recientemente durante el horario de oficina o tuvo una reunión individual. A todo el mundo le gusta que le den las gracias y es la forma más sencilla de comunicar su gratitud.
¡No olvides revisar!
Por último, pero no menos importante : ¡Corrija, corrija, corrija! Ejecute su correo electrónico a través del editor Grammarly o instale la extensión del navegador Grammarly para estar seguro de que su correo electrónico no tiene errores de gramática, puntuación u ortografía.
Incluso si no está enviando un correo electrónico a su profesor de inglés, este tipo de errores pueden implicar para su profesor que no le importa mucho la clase. Leer el correo electrónico en voz alta es una buena manera de identificar redundancias y cualquier sección que suene forzada o poco clara.
Para mayor precaución, escriba su correo electrónico en un programa diferente (como Microsoft Word o Google Docs) antes de enviarlo, para que pueda revisarlo varias veces sin el riesgo de presionar enviar demasiado pronto. (Grammarly funciona en ambos programas, lo que le brinda una seguridad adicional de que se detectarán los errores).
Saber cómo escribir un buen correo electrónico a tu maestro no es solo una habilidad que necesitarás mientras estés en la escuela. Es una habilidad que llevará consigo a lo largo de su vida y carrera cuando se comunique con gerentes, compañeros de trabajo y otros profesionales.
Con estos consejos como guía, estará listo para enviar un correo electrónico efectivo a sus superiores, como su maestro, quienes seguramente reaccionarán favorablemente a su mensaje respetuoso y directo.