Hilos de correo electrónico: definición y 4 formas de gestionarlos

En el mundo profesional, los hilos de correo electrónico son una realidad. Y eso, en general, es algo bueno: cuando tienes una conversación en curso con un colega, un plan en desarrollo o temas de conversación recurrentes que deseas mantener separados, un hilo de correo electrónico es la forma de hacerlo.

¿Qué es un hilo de correo electrónico?

Un hilo de correo electrónico es una serie de correos electrónicos que registran todas las respuestas a un mensaje de correo electrónico original. Piense en un hilo de correo electrónico como un chat grupal: varias personas reciben cada mensaje, independientemente de la frecuencia con la que participan en la conversación, y cada una puede ver fácilmente el progreso del hilo en orden cronológico.

A menudo, los hilos de correo electrónico se muestran en un formato "anidado" en las bandejas de entrada de los destinatarios, mostrando primero la respuesta más reciente cuando el destinatario abre el hilo y cada respuesta anterior en orden de la más nueva a la más antigua, terminando con el mensaje original.

No todos los clientes de correo electrónico admiten hilos de correo electrónico y, entre los que sí lo hacen, no todos los habilitan de forma predeterminada. Tampoco siempre se refieren a la función comosubprocesos; un ejemplo notable es Gmail, que se refiere a los subprocesos de correo electrónico comovista de conversación.

Es posible que esté familiarizado con el términocadena de correo electrónicoy se pregunte: "¿Es un hilo de correo electrónico o una cadena de correo electrónico?" No es lo mismo una cadena de correo electrónico que un hilo de correo electrónico. Una cadena de correo electrónico es una colección de correos electrónicos reenviados o vinculados de otro modo que no están necesariamente vinculados por tema.

¿Cómo funcionan las líneas de asunto,ccybccen los hilos de correo electrónico?

Líneas de asunto

En un hilo de correo electrónico, cada respuesta tiene la misma línea de asunto que el correo electrónico original, precedida porRE:.RE: es una abreviatura dereferentea oen referencia a, y significa que un correo electrónico es una respuesta a un correo electrónico anterior. A continuación se muestra un ejemplo de una línea de asunto para una respuesta de correo electrónico dentro de un hilo:

RE: Fiesta navideña jueves 14 de diciembre

Al elegir una línea de asunto para su hilo de correo electrónico, siga las mismas pautas que seguiría para cualquier otra línea de asunto. Debe ser conciso y comunicar claramente el propósito del correo electrónico.

CCyCCO

Muchas personas se confunden entre las funciones ccybccen el correo electrónico, así que aquí está la diferencia: Cc, ocopia carbón, agrega destinatarios al correo electrónico sin convertirlos en los destinatarios principales del correo electrónico. En otras palabras, cuando agregas una dirección de correo electrónico al campocc, estás incluyendo a esa persona en el hilo sin la expectativa de que responda a tu correo electrónico.CCse utiliza a menudo para garantizar que una persona, como el supervisor del destinatario, tenga un registro del mensaje al que pueda hacer referencia cuando sea necesario. Cuandoenvíasuna copia a una persona en un correo electrónico, no es necesario dirigirte a ella en el saludo del correo electrónico.

Todos los destinatarios de un correo electrónico pueden ver las direccionesencopia en el correo electrónico. Cuando sea necesario que los destinatarios puedan ver esta información, como en situaciones en las que tengan que discutir el tema del correo electrónico entre ellos, elijaccen lugar debcc.

Cco, ocopia oculta, funciona de manera similar acc, pero con una diferencia clave: los destinatarios del correo electrónico no pueden ver las direcciones que están enCcoen el correo electrónico. Además, cualquier dirección de correo electrónicocon CCoCCOno puede ver las direccionescon CCOen el correo electrónico. Esto hace queCcosea una excelente opción cuando envía correos electrónicos que deben llegar a varios destinatarios pero no desea que sepan quién más recibió el mensaje. Por ejemplo, al aclarar una política laboral con su supervisor, puedeincluir en copiaa RR.HH. en el correo electrónico.

Ventajas de los hilos de correo electrónico

Los hilos de correo electrónico son útiles de varias maneras. Al agrupar todos los correos electrónicos de una conversación, los hilos de correo electrónico:

• Reduzca el desorden en las bandejas de entrada.
• Facilite el seguimiento del progreso de una conversación, lo que puede resultar útil para los correos electrónicos de seguimiento.
• Mantenga a todos los participantes informados sobre el tema sin tener que enviar varios correos electrónicos.

Contras de los hilos de correo electrónico

Aunque los hilos de correo electrónico tienen muchos beneficios, también existen algunos inconvenientes. Éstas incluyen:

• Recibir correos electrónicos irrelevantes: si se encuentra en la periferia de la conversación del hilo de correo electrónico, existe la posibilidad de que reciba correos electrónicos que no requieren su atención.
• Pueden ser largos. Cuantas más respuestas recibe un hilo, más largo se vuelve, lo que dificulta encontrar mensajes específicos dentro del hilo cuando los necesita.

4 consejos para utilizar hilos de correo electrónico de forma eficaz

Los hilos de correo electrónico pueden ser una herramienta útil, pero es posible cometer errores con ellos. Saber utilizarlos de forma eficaz es una parte clave de la comunicación profesional. A continuación se ofrecen algunos consejos para utilizar los hilos de correo electrónico de forma adecuada y eficaz:

1 Evite las respuestas breves

Guarde respuestas breves de una sola palabra (y las preguntas que puedan responder adecuadamente) para mensajes de texto y aplicaciones de chat como Slack. Estas breves interacciones, especialmente cuando no son relevantes para nadie en el hilo del correo electrónico que no sea la persona a la que le preguntas o respondes, no justifican un correo electrónico. De hecho, enviarlos en un hilo de correo electrónico ocupa innecesariamente espacio en las bandejas de entrada de los destinatarios y envía notificaciones, lo que puede resultar molesto y una mala etiqueta en el correo electrónico.

2 Sepa cuándo usarresponderversusresponder a todos

Cuando haces clic en respondera un correo electrónico, tu respuesta solo llega al remitente. No importa si el remitente fue la persona que inició el hilo de correo electrónico o uno de los que respondieron:la respuestaes una respuesta directa a un individuo.Responder a todos, por otro lado, responde atodos en el hilo del correo electrónico, incluidos aquellos incluidos a través deccybcc.Si aparece encopia ocultaen un hilo, al hacer clic enresponder a todosse revelará su dirección de correo electrónico a todos los participantes.

3 Determina si tu respuesta es necesaria

Si no es un participante activo en la discusión o proyecto, es posible que no tenga que responder o opinar con sus pensamientos. Agregar tu voz innecesariamente aumentará la longitud del hilo, así que asegúrate de que lo que tienes que decir valga la pena antes de responder.

4 Manténgase en el tema

Es posible que se sienta tentado a incluir preguntas, comentarios o ideas sobre temas relacionados tangencialmente con el tema central del hilo, pero que no lo involucran directamente. Hacer preguntas superfluas puede hacer que un hilo de correo electrónico sea difícil de manejar y ocultar información crítica que otros necesitan encontrar. Si desea mencionar otro tema, incluso si es similar, envíe un nuevo correo electrónico con una nueva línea de asunto.

Ejemplo de hilo de correo electrónico

Asunto: Planes de viaje para GrammarCon, del 20/10 al 22/10

Hola a todos,

Utilice el siguiente enlace para reservar su vuelo a GrammarCon: www.exampletravel.link.

Si tiene alguna pregunta, comuníquese lo antes posible, ya que estaré fuera de la oficina mañana y miércoles.

Mejor, Miriam.

Asunto : RE: Planes de viaje para GrammarCon, 20/10–22/10

Hola Miriam,

¿Pensé que GrammarCon no sería hasta diciembre? Por favor avise.

Gracias,

marco

Asunto: RE: Planes de viaje para GrammarCon, 20/10–22/10

Hola marco,

Fue en diciembre del año pasado. Pero este año lo subieron.

¡Espero que ayude!

Mejor, Etan

Preguntas frecuentes sobre hilos de correo electrónico

¿Qué son los hilos de correo electrónico?

Los hilos de correo electrónico son grupos anidados de correos electrónicos que son respuestas a un único mensaje original.

¿Cómo trabajan?

Los hilos de correo electrónico agrupan los correos electrónicos en la bandeja de entrada de un destinatario, mostrando el hilo como si fuera un solo correo electrónico. Cuando abres el hilo, normalmente ves el mensaje más reciente, así como versiones comprimidas de respuestas anteriores.

¿Cuáles son tres consejos para utilizar eficazmente los hilos de correo electrónico?

Tres consejos para utilizar hilos de correo electrónico de forma eficaz incluyen:

• Evite tratar el hilo del correo electrónico como un mensaje de texto. Guarde interacciones breves uno a uno para otras plataformas.
• Elija una línea de asunto concisa que comunique el propósito del correo electrónico.
• Utiliceresponder a todossolo cuando realmente necesite enviar su mensaje a todas las personas en el hilo. Para responder a un solo participante, utilice responder.