8 consejos de correo electrónico para introvertidos

Según la Fundación Myers-Briggs, eres introvertido si te sientes más cómodo centrándote en “tu propio mundo interior”. Las actividades del mundo externo, como hablar con la gente directamente o por teléfono, resultan desafiantes. Si bien el envío de correos electrónicos puede parecer menos intenso, también tiene sus desafíos. Estos ocho consejos están especialmente diseñados para hacer que el envío de correos electrónicos sea lo menos doloroso posible para los introvertidos.

1 Minimice los seguimientos siendo minucioso.

Si envía un correo electrónico, lo último que desea es dejar preguntas sin responder. Las personas responderán para obtener una aclaración o, peor aún, querrán hablar en persona. La mejor manera de evitar esta situación incómoda es cubrir todos los detalles en un solo comunicado. Veamos un buen y un mal ejemplo.

El segundo ejemplo responde (y evita) posibles conversaciones de seguimiento. Alienta a las personas a responder por correo electrónico en lugar de dejar los materiales en su oficina. Estas son algunas de las preguntas que responde: ¿Por qué necesita la fotografía? ¿Qué tamaño? ¿Tiene que ser profesional? Incluso puede hacer un esfuerzo adicional adjuntando ejemplos de lo que desea que envíen sus colegas.

2 Manténgalo breve y dulce.

Ser minucioso es necesario; ser prolijo no lo es. Cuanto más largo sea su correo electrónico, más difícil será para los lectores entender el punto. Los compañeros de trabajo ocupados pueden pasar por alto los puntos más importantes si su correo electrónico es un ensayo de cinco párrafos. En su lugar, utilice viñetas o incluya un resumen al principio del mensaje. También puede agregar enlaces a información relevante sin deletrearlos en el cuerpo del texto.

3 Deja que tu personalidad brille.

El correo electrónico es el medio perfecto para mostrar sus talentos ocultos y rasgos de personalidad. Por ejemplo, probablemente no te atraparían muerto charlando en el enfriador de agua. Sin embargo, puedes ser bastante divertido con tus amigos cercanos. Continúe y sea cómico en sus correos electrónicos y chats grupales. Si incluso una broma virtual te parece demasiado aterradora, ¡pon los emojis a trabajar! Estos simpáticos personajes pueden rodar por el suelo riéndose o guiñarte el ojo con descaro. (Tenga en cuenta la cultura de su lugar de trabajo. Si es muy formal, los emoticonos pueden ser inapropiados). También puede usar correos electrónicos para felicitar a otros, compartir mensajes con un grupo grande o tomar la iniciativa. No tienes que estar limitado por la timidez si tienes una computadora y un teclado.

4 Practique el control de multitudes.

Los grupos virtuales son casi tan malos como sus contrapartes de la vida real. Para evitarlos, limite su uso de CC y BCC. (CC significa "copia al carbón". BCC es una copia al carbón oculta. Utilice estas funciones para enviar correos electrónicos a varios destinatarios). En la mayoría de los casos, es mejor enviar a cada uno un correo electrónico personalizado. Si necesita iniciar un hilo, incluya solo a las personas esenciales para la tarea en cuestión. De lo contrario, podría comenzar una pesadilla de "responder a todos". Obtenga más información sobre cómo usar CC de manera inteligente en este artículo sobre hábitos de correo electrónico.

5 Responda de inmediato.

¿Eres culpable de la procrastinación? Muchos introvertidos temen la interacción, por lo que posponen las situaciones que los ponen en contacto con los demás. No permita que esta tendencia se infiltre en sus hábitos de correo electrónico. Maneje la mayoría de sus correos electrónicos con la regla 2-2-2. Revise sus correos electrónicos al menos dos veces al día, al principio y al final de la jornada laboral. Responda de inmediato todos los correos electrónicos que tardará menos de dos minutos en procesar. Destaca los mensajes restantes o márcalos como no leídos. Reserve dos horas cada semana para hacer frente a estos seguimientos más prolongados.

6 Algunos correos electrónicos son retóricos.

Al igual que las preguntas, no todos los correos electrónicos necesitan una respuesta. En lugar de estresarse por responder a cada correo electrónico, pregúntese si el remitente espera una respuesta. Por ejemplo, puede ignorar con seguridad reenvíos, boletines y encuestas voluntarias. Considere configurar una regla en su bandeja de entrada que automáticamente reenviará mensajes como estos a una carpeta separada. Por otro lado, asegúrese de responder las invitaciones y los correos electrónicos directos con prontitud. Si usted es el remitente, no tiene nada de malo decir que no se requiere respuesta a menos que tengan preguntas.

7 Omita el correo electrónico.

Algunas situaciones, como pedir un ascenso o expresar simpatía, se manejan mejor en persona. El correo electrónico suele ser un medio inadecuado para transmitir una emoción compleja o para tratar problemas serios. Aunque hablar cara a cara puede parecer difícil, es preferible a causar confusión u ofender sin darse cuenta con un correo electrónico mal redactado. Además, nunca discuta asuntos privados en un correo electrónico. Si no se siente cómodo con la información que se reenvía o comparte, no pertenece a un mensaje. Si el correo electrónico es inevitable, tómese su tiempo. Antes de enviarlo, léalo desde la perspectiva del destinatario. ¿Suenas como un humano? ¿Transmitiste el tono correcto?

8 Cierra el cierre.

En la vida real, es posible que te encuentres alejándote lentamente de la persona en un intento de cerrar la conversación. ¿Por qué es tan difícil terminar una conversación? En primer lugar, es posible que desee omitir una firma de correo electrónico. Después de todo, ¿no quieres que te respondan por correo electrónico? Si incluye su número de teléfono o su dirección, está enviando la señal de que agradece las llamadas telefónicas y las visitas. ¡Sabes que no quieres hacer eso! En su lugar, simplemente termine el mensaje con un simple cierre de correo electrónico. No deben ser extravagantes. En caso de duda, "gracias" casi siempre es apropiado.

¿Cuál de estos ocho consejos probarás primero? Si puede dominar el arte de los correos electrónicos efectivos, puede cultivar mejores relaciones con los demás y, al mismo tiempo, reducir la cantidad de interacción física que tiene con ellos. ¿Qué introvertido podría pedir algo más?