Tono en el correo electrónico: definición y consejos para lograr un tono profesional

El correo electrónico es la forma principal en que la mayoría de las empresas y los empleados se comunican en el lugar de trabajo. Saber cómo escribir un correo electrónico eficaz puede generar beneficios como formar buenas relaciones con su gerente, lo que puede generar ascensos, o establecer contactos con éxito, lo que puede conducir a un trabajo mejor remunerado. Por otro lado, no saber cómo hacer esto puede dañar su capacidad para tener éxito y, en el peor de los casos, puede llevar a sus compañeros de trabajo a juzgarlo como grosero y desagradable.

Los correos electrónicos pueden ser más o menos efectivos simplemente según su tono. Adoptar un tono cortés y claro en los correos electrónicos puede acelerar su carrera o frenarlo. A continuación le mostramos cómo comprender y utilizar el tono en el correo electrónico para que pueda presentarse de la forma más profesional posible.

¿Qué es el tono en el correo electrónico?

El tono de un correo electrónico es el sentimiento o actitud que transmite el correo electrónico. El tono de un correo electrónico puede ser confiado, entusiasta, sombrío, formal, directo o más, según el contexto y el objetivo del mensaje. Se diferencia de la voz porque la voz por escrito no cambia según el contexto o la situación. La voz de una marca es lo que distingue el sonido de otras empresas.

Elementos que contribuyen al tono.

El tono ilustra el núcleo emocional de un correo electrónico. En la comunicación escrita, a diferencia de la comunicación en persona, no puedes confiar en elementos como los rasgos faciales o los movimientos corporales para mostrar lo que sientes por algo. De manera similar a cómo hay muchas señales físicas (brazos cruzados, ceño fruncido, por ejemplo) para la comunicación en persona, muchas otras señales contribuyen al tono en los correos electrónicos escritos. Estos incluyen:

elección de palabras

Ciertas palabras y frases, como “por favor”, “lo siento mucho” y “gracias”, son amigables y educadas, dos atributos que siempre querrás tener en el lugar de trabajo. Estas palabras hacen que su lector se sienta apreciado y visto, lo que hace que sea más probable que quiera trabajar con usted.

Longitud de la oración

Los correos electrónicos compuestos únicamente de hechos en oraciones cortas parecen entrecortados, lo que puede resultar discordante para el oído del lector o parecer innecesariamente exigente. Por otro lado, las oraciones muy largas pueden parecer confusas y desorganizadas, lo que dificulta que el lector evalúe los puntos principales.

Puntuación

Los puntos al final de una oración terminan una oración abruptamente y pueden parecer de mala educación. Por otro lado, los signos de exclamación connotan emoción, pero demasiados en un correo electrónico podrían hacer que parezca poco profesional.

Aprobaciones

Las firmas de correo electrónico son las últimas líneas de su correo electrónico y la última oportunidad para transmitir su tono. Las despedidas que son más formales incluyen "Saludos", "Mejores" y "Atentamente". Los más informales incluyen "¡Gracias!" "Saludos" y "Habla pronto". Debes evitar despedidas que le enviarías a un amigo, como "Más tarde", "Nos vemos" o "¡Besos y abrazos!". Otras frases que se deben evitar incluyen "Esperanza que tenga sentido" (podría parecer pasivo-agresivo), "Que tengas un bendito día" (connota religión, que debe evitarse en el lugar de trabajo) y "Atentamente" (demasiado íntimo). ).

Saludos

Ciertos saludos por correo electrónico como "Buenos días", "¡Feliz lunes!" y "¡Espero que hayas tenido un fin de semana maravilloso!" Puede hacer que tu lector sienta que te preocupas por él como una persona completa. Comenzar los correos electrónicos con estas frases puede ayudar al lector a entablar una conversación, en lugar de simplemente lanzarse al negocio, lo que puede resultar abrupto.

Emojis y emoticones

Los emoticonos y emoji transmiten emociones y pueden usarse para iluminar el texto de un correo electrónico. Está bien usar una cara sonriente si le escribes a colegas que conoces, pero usar demasiadas puede parecer demasiado informal, especialmente si le escribes a tu gerente o a un cliente.

Longitud del correo electrónico

Los correos electrónicos más largos con varios puntos clave tienden a ser serios y más formales. Los correos electrónicos informales son breves porque normalmente se escriben y envían rápidamente.

Identificar tonos en correos electrónicos profesionales

Un correo electrónico profesional tiene un tono un poco más formal. También puede ser asertivo, urgente, amigable o argumentativo, según el contexto y el objetivo del correo electrónico. Además, el tono de un correo electrónico puede y debe adaptarse a los diferentes destinatarios. Los correos electrónicos dirigidos a una audiencia corporativa, como la alta dirección de una empresa financiera, suelen ser más formales. Los escritos para una audiencia de diseñadores de una industria creativa, como una agencia de producción de videos, pueden ser un poco más informales.

El impacto de los errores de tono

Los errores de tono ocurren porque el lector de su mensaje piensa que usted siente una cosa, pero en realidad no se sintió así en absoluto al escribir su correo electrónico. Cuando esto sucede, es una falla por tu parte, el escritor.

Los errores de tono comunes incluyen correos electrónicos que aparecen:

• hostil
• agresivo
• demandante

Esto puede suceder debido a pequeños errores, como usar muchos puntos al final de las oraciones en lugar de otros signos de puntuación, u olvidar soltar la tecla "Bloqueo de mayúsculas" y escribir todo en mayúsculas.

Las repercusiones de tales errores pueden ser graves, especialmente si su lugar de trabajo pone énfasis en la comunicación escrita. Si sus colegas se quejan de su etiqueta en el correo electrónico, es posible que lo consideren un idiota de oficina. Le resultará más difícil generar confianza, lograr sus objetivos y hacer amigos en el trabajo. En un escenario extremo, un gerente o un cliente importante puede juzgarlo como insubordinado, lo que podría costarle su trabajo.

8 consejos para conseguir el tono adecuado

Escribir de forma eficaz para que te perciban bien no es tan fácil como saber no fruncir el ceño ni gritarle a alguien en persona si quieres agradarle. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a conseguir el tono adecuado cada vez que escriba correos electrónicos profesionales:

1 Determinar la audiencia

El tono que elijas depende principalmente de la persona o personas que leerán tu mensaje. Con colegas cercanos, puede ser más casual e informal, pero con gerentes o clientes, adopte un tono respetuoso y formal. Si no está seguro de cuál es el mejor tono a utilizar, imite el tono de los correos electrónicos que le envían, ya que eso ofrecerá la mejor pista sobre cómo perciben los correos electrónicos que reciben.

2 Considere el contexto

El tono debe adaptarse a diferentes escenarios. Por ejemplo, si escribe un correo electrónico para reprender a alguien por un trabajo que se entregó tarde, sea directo y formal en lugar de juguetón y amigable. Si está felicitando a su equipo por una gran victoria reciente, utilice un tono entusiasta e informal.

3 Nunca uses lenguaje ofensivo

Como ocurre con toda comunicación escrita en el lugar de trabajo, nunca utilices lenguaje incendiario o discriminatorio, incluso si estás criticando una iniciativa. No escribas todo en mayúsculas, ya que eso puede interpretarse como agresivo.

4 No divagues

Escribir correos electrónicos llenos de conciencia te hace parecer despistado y desenfocado. Los correos electrónicos que divagan y duran demasiado también sugieren que no respetas el tiempo de tus lectores. Para evitar esto, mantenga los correos electrónicos concisos y resalte algunos puntos clave que le gustaría que el lector entienda.

5 Sea directo

Nadie quiere atravesar montañas de texto para llegar al punto principal. Evite el lenguaje que sea demasiado florido y confunda el punto que desea exponer. Di lo que quieres decir y hazlo de forma clara y concisa.

6 Limita los signos de exclamación y los emoticones

Estos elementos pueden hacer que un correo electrónico parezca demasiado informal. Siga e incluya solo un signo de exclamación y un emoticón (y si se siente obligado a hacer esto último, mantenga una carita sonriente).

7 Revisar y revisar correos electrónicos

Antes de enviar un correo electrónico, asegúrese de revisarlo y luego leerlo en voz alta para comprobar que el tono es el que desea transmitir. Revise todo lo que pueda causar confusión al lector. Para correos electrónicos importantes, como los que se envían a un grupo grande, ejecutivos o clientes, es útil que un amigo o colega imparcial los lea y sirva como segundo par de ojos antes de presionar enviar.

8 Manténgase positivo y educado

En caso de duda, este es el mejor tono a seguir al escribir correos electrónicos profesionales. Incluso en situaciones difíciles, como no estar de acuerdo con un colega u ofrecer comentarios negativos a un subordinado directo, es importante ser educado, expresar agradecimiento por sus aportes y expresar respetuosamente su opinión. Si estás haciendo un seguimiento de algo por quinta vez, sigue siendo valioso optar por un recordatorio directo y amable.

Ideas clave

• Al escribir un correo electrónico profesional, utilice palabras que sugieran positividad, respeto y entusiasmo.
• Es importante comprender el tono de los correos electrónicos porque los errores en el tono pueden dañar las relaciones laborales y dificultarle la excelencia en el lugar de trabajo.
• Una forma de lograr un tono profesional es imitar el tono de correo electrónico de otras personas en su lugar de trabajo. La forma en que escriban reflejará la cultura general del lugar de trabajo.
• Escribe más correos electrónicos. Cuanto más practiques, mejor te comunicarás y más fácil te resultará dominar el arte de lograr el tono correcto en los correos electrónicos. La gramática puede ayudar.

Preguntas frecuentes sobre el tono en el correo electrónico

¿Cómo puedo determinar el tono adecuado para un correo electrónico profesional?

El tono apropiado para un correo electrónico profesional depende de la audiencia y el propósito de ese correo electrónico. Los correos electrónicos a gerentes y clientes deben tener un tono más formal y respetuoso. Los que se envían a colegas cercanos u otros miembros de su equipo pueden tener un tono más informal.

¿Cuáles son algunos ejemplos de mala interpretación del tono en los correos electrónicos?

Ejemplos de mala interpretación en el correo electrónico incluyen: "¿Ya terminaste el informe?" Esto resulta antipático y grosero. Otro es “¡¡¡La reunión de la próxima semana tendrá lugar el viernes a las 2 p.m.!!!” connotando sobreexcitación y urgencia.

¿Puede el tono de un correo electrónico afectar las relaciones comerciales?

Sí, el tono de un correo electrónico puede afectar negativamente las relaciones comerciales al hacerte parecer grosero, agresivo o poco profesional, cuando esa puede no ser tu intención.

¿Hay frases o palabras específicas que se deben evitar para mantener un tono profesional?

Para mantener un tono profesional, no utilice malas palabras ni jerga coloquial. Además, evite frases y palabras que den la impresión de urgencia, como “en este mismo momento” o “inmediatamente”. Por último, no utilice frases que comuniquen emociones extremas, como "extremadamente decepcionado" o "muy emocionado".