Elementos esenciales para incluir en un comunicado de prensa oficial

Las declaraciones oficiales son siempre un momento estresante para una empresa, ya sean buenas o malas noticias.

En la era de las noticias instantáneas, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, nunca se sabe si esa declaración se convertirá en comentarios negativos y sarcásticos en las redes sociales, o en un trampolín emocionante que transforme el éxito de su empresa.

Por eso es vital conseguir una redacción perfecta. En esta guía, describiremos los elementos esenciales que debe incluir en su declaración oficial.

El titular de la declaración oficial

No cometa el error de pensar que el titular es una etiqueta o un título al escribir declaraciones oficiales.

El titular es su primer intento de captar el interés del lector, por lo que es fundamental que lo haga bien y lo trate como lo haría si fuera un periodista que escribiera un titular de una página.

Debe explicar sucintamente la esencia de la noticia y proporcionar pistas que inciten al lector a explorarla más a fondo.

Haga que su rumbo sea claro y nítido. Menos palabras para compartir un mensaje siempre funcionan mejor que los modales. Utilice verbos de acción y elija adjetivos poderosos que llamen la atención.

También deberías intentar, si es posible, compartir un sentido de urgencia en tu titular.

El subtítulo

Si se siente demasiado restringido en cuanto a las palabras de su título, es por eso que existe un subtítulo. Fortalece su título y proporciona información más crucial a su lector.

Puede utilizar esto como gancho, una declaración atractiva que le dé al lector una sensación de urgencia para continuar leyendo la declaración completa. También debería dar cierto refuerzo al titular.

Por ejemplo, tal vez no puedas incluir detalles como una fecha en tu título, pero crees que es información vital que los lectores deben entender. En ese caso, agregará esa información al subtítulo.

También puede incluir otra información, como personas clave involucradas en la historia o una prueba. El subtítulo juega un papel esencial para ayudar a alguien a decidir si una noticia es para ellos, así que hágalo relevante también para su audiencia.

Información de fecha y ubicación

Si no ha incluido ninguna información de fecha o ubicación en su título o subtítulo, debe incluir esta información a continuación en su declaración oficial.

Establece un contexto para el lector y le asegura que no se ha topado accidentalmente con un comunicado de prensa antiguo, desactualizado o irrelevante para su ubicación.

Esta información es crucial si tiene que hacer una declaración específica de un lugar, como un evento.

El tiempo será esencial si tiene un evento urgente, como el lanzamiento de un producto o el desarrollo corporativo, donde la audiencia podría querer marcar sus calendarios.

Mostrar esta información cerca de la parte superior de su declaración crea urgencia.

Garantiza que la audiencia no lo deje a un lado para leerlo más tarde. Recuerde incluir la hora y los minutos de su declaración si son importantes, como la hora de inicio de un evento. De lo contrario, limítese a la fecha, mes y año.

Su introducción: una oportunidad para responder las grandes preguntas

Utilice su introducción para captar la atención y responder algunas de las grandes preguntas que pasarán por la mente de su audiencia; en otras palabras, quién, qué, dónde, por qué, cuándo y cómo.

Esta sección debe ser concisa en los detalles, así que no profundices en puntos menores. Pueden leer detalles más pequeños más adelante en su declaración. Sea implacable acerca de si la información es lo suficientemente importante como para justificar un lugar en ese primer párrafo introductorio.

A los periodistas siempre les gusta saber acerca de las personas involucradas, así que siempre responda la pregunta "quién" en su introducción. Si los nombres son bien conocidos, ayudará a aumentar el interés en su declaración.

Es posible que también desee utilizar esta introducción para explicar el propósito o motivo de su declaración oficial, respondiendo el "por qué" más probable que tendrá su audiencia después de ver su titular.

Una introducción bien redactada debe proporcionar a los lectores suficiente información para que, incluso si deciden no leer el resto de la declaración, obtengan suficiente contexto para comprender su comunicado de prensa.

El cuerpo de su declaración oficial

El cuerpo principal de su comunicado de prensa sigue a la introducción. Esta es su oportunidad de desarrollar la información que proporcionó en esa introducción.

Amplíe sus respuestas a algunas de las preguntas que abordó en la introducción.

Agregue más profundidad y contexto, pero aún así sea conciso y de interés periodístico. Discuta la importancia y las implicaciones de su declaración para su empresa, industria o el mundo en general.

Tu flujo debe ser lógico.

La información más importante debe estar más arriba en el cuerpo y la menos importante debe estar más abajo. La redacción también debe ser accesible, evitando la jerga a menos que su audiencia esté altamente especializada en un campo técnico.

Al igual que la introducción, lo escrito aquí debería ser convincente. Una declaración que mantiene la atención del lector es exitosa.

Ofrezca algunas cotizaciones

Las citas llaman la atención y aportan un elemento humano a su declaración oficial. También proporcionan cierta credibilidad. Elija partes interesadas o expertos y pídales que proporcionen una breve declaración ofreciendo su perspectiva sobre la noticia.

Una buena cita es relevante y genera impacto en el lector. También brindan un punto de vista crítico, por lo que es posible que prefieras incluir dos o tres si necesitas cubrir diferentes puntos de vista.

Una cita también es la oportunidad perfecta para conectarse emocionalmente con el lector, así que asegúrese de que las citas finales elegidas sean auténticas y identificables. La cita también debe agregar valor a la historia, así que evita cualquier cosa que parezca irrelevante para el mensaje principal.

Incluir algunos datos

Una declaración llena de opiniones y pensamientos no tendrá la misma fuerza que una que ofrezca hechos. Pero los hechos sólo tienen cierto peso cuando van acompañados de alguna evidencia que los respalde.

Incluya datos siempre que sea posible en su comunicado de prensa para respaldar lo que está diciendo. Podría ser información financiera o estadísticas, como resultados de una investigación que haya realizado.

Influirá en los escépticos de su audiencia. Por ejemplo, si hace una declaración oficial sobre una empresa conjunta, proporcione las cifras que demuestren por qué es un plan financieramente sólido.

Vuelva a verificar que sus fuentes de información sean confiables antes de incluirlas. De lo contrario, es posible que un periodista detallista cuestione sus afirmaciones.

Proporcionar información de antecedentes de la empresa

No asuma que su lector sabrá sobre usted y su empresa. Debes ofrecer cierta información general para ayudar a tu audiencia a comprender la declaración que estás a punto de publicar.

Sin embargo, sea breve. Ofrezca información relevante como la historia de su empresa, logros clave y detalles del personal clave como su director ejecutivo.

También es posible que desees incluir algunas declaraciones positivas sobre tu crecimiento y logros, aunque no debería ser demasiado promocional. La información está ahí para agregar algo de credibilidad y relevancia a su declaración oficial.

Proporcionar información de contacto

Después de que un periodista haya leído su declaración oficial, es posible que desee continuar con algunas preguntas o una entrevista. Para aprovechar al máximo su comunicado de prensa, debe incluir puntos de contacto con los medios designados.

Debe hacer esto, incluso si no tiene un rol oficial de relaciones públicas en su organización.

Elija a la persona que esté en mejor posición para responder cualquier pregunta de seguimiento de los medios. Agregue su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico e información sobre su función.

Formatee esto de una manera que también sea fácil de escanear para el lector. También es posible que desee agregar una nota para indicar si está abierto o no a solicitudes de entrevistas de periodistas.

Agregar un texto estándar

Los textos estándar son parte de las mejores prácticas de relaciones públicas.

Un texto estándar es una sección distinta y reconocible de cualquier comunicado de prensa que ofrece una descripción estándar de la empresa. Por lo general, esto se agrega al final de la declaración y se formatea para que sea fácil de escanear y detectar para los medios.

Es un párrafo conciso con información objetiva de la empresa en lugar de un fuerte giro de marketing.

También debe ser coherente con la identidad de su marca para que parezca alineada con la información de su sitio web. Incluya algunos conceptos básicos sobre la misión, la historia y cualquier logro notable de su empresa.

Llamada a la acción

Siempre que distribuye un comunicado de prensa, espera que el lector haga algo con la información. Una llamada a la acción es una declaración específica para guiar al lector hacia lo que desea que haga a continuación.

Con un comunicado oficial, eso dependerá del contexto. Podría ser visitar un sitio web, ponerse en contacto con su contacto de relaciones públicas o anotar un evento en el calendario. Un llamado a la acción debe ser claro, conciso y convincente.

Multimedia, Enlaces e Imágenes

Es posible que desee agregar alguna otra información a su comunicado de prensa, lo que puede ayudar a agregar más profundidad e interés a su declaración. Los comunicados de prensa eficaces incluyen, por ejemplo, una fotografía destacada.

Es posible que también desee incluir enlaces a otros recursos, como investigaciones como evidencia de un reclamo o la página de un producto en su sitio web para un próximo lanzamiento.

Generar impacto con una declaración oficial

Tienes una oportunidad para hacer valer tu declaración oficial. No desperdicies esa oportunidad. Utilice esta guía para ayudarle a darle forma y escribir su declaración, y dele un segundo o tercer borrador para que quede perfecta.

A continuación, es hora de comunicarse con eReleases para asegurarse de que su declaración llegue a las personas adecuadas. Con nuestra amplia base de datos nacional y nuestro historial comprobado, puede contar con nosotros para garantizar que su declaración tenga el impacto que desea.