7 habilidades esenciales de gestión del tiempo que mejorarán tu vida

El tiempo es el gran ecualizador: todo el mundo tiene las mismas veinticuatro horas al día. Hacer un uso productivo de ese tiempo puede significar la diferencia entre hacer las cosas y esforzarse por mantenerse al día. Estos consejos de administración del tiempo lo ayudarán a optimizar su día y trabajar de manera más inteligente.

1 Hacer una auditoría de tiempo.

¿Llegas al final de cada día de trabajo y te preguntas a dónde se fue el tiempo? Tal vez se pregunte por qué no logró lograr todo lo que esperaba. Podrías estar perdiendo más tiempo del que crees. Es muy posible que haya una discrepancia entre cómo crees que gastas tu tiempo y cómo lo gastas realmente. ¡Una auditoría de tiempo puede ser una revelación!

Aquí hay un método simple para realizar una auditoría de tiempo.

• Consigue algún tipo de temporizador que puedas programar para que suene cada treinta minutos. (La aplicación de alarma en su teléfono podría hacer el truco).
• Comience el temporizador y continúe con su día. Trate de no pensar en el temporizador, simplemente déjelo funcionar silenciosamente en segundo plano.
• Cuando suene el cronómetro, escribe lo que estás haciendo en ese mismo momento. ¡Se honesto! Si estás revisando Facebook o enviando un mensaje de texto divertido a tu mejor amigo, reconócelo.
• Configure el temporizador para otros treinta minutos y repita el proceso hasta el final de su día.
• Revisa cómo has empleado tu tiempo. ¿Con qué frecuencia te atraparon haciendo algo que no era productivo?

Intente realizar una auditoría todos los días durante una semana para obtener una buena visión general de cómo está gastando su tiempo. (Puede variar el tiempo entre registros para no comenzar a anticipar que la alarma sonará cada treinta minutos). , o chateando con compañeros de trabajo, sabrá exactamente dónde tiene que hacer ajustes.

2 Bloquea las distracciones

Ahora que tienes una mejor idea de lo que te distrae, es hora de bloquear esa cosa. Si las redes sociales son su perdición, por ejemplo, pruebe una aplicación de productividad que bloquee las distracciones en línea. FocusMe, Cold Turkey y SelfControl son algunas de las opciones disponibles. Si está trabajando en un proyecto de escritura, intente pasar al modo de pantalla completa para evitar abrir pestañas o responder notificaciones de escritorio.

Hablando de notificaciones, apágalas. A menos que sea fundamental para su trabajo, es probable que no necesite recibir alertas cada vez que llega un nuevo correo electrónico o alguien interactúa con usted en las redes sociales.

3 Programe usted mismo

Preocuparse por cómo encajará todas sus tareas en la jornada laboral promedio puede ejercer una gran presión sobre su productividad. Cuando estamos estresados, luchamos por mantenernos productivos, lo que puede llevarnos a trabajar más horas para cumplir con los plazos. ¿Quién necesita eso?

Las listas de tareas pueden volverse abrumadoras si tienes mucho que hacer. En su lugar, use su herramienta de calendario favorita (o incluso una buena agenda antigua) para programarse. Puede reservar una hora para responder correos electrónicos, dos para investigar y delinear ese informe importante para la reunión de la próxima semana, una para almorzar con un colega, etc. Si tienes un calendario corporativo compartido, mejor que mejor. Puede recordar a sus colegas que lo interrumpan solo cuando sea absolutamente necesario si tiene tiempo bloqueado para tareas importantes. (¡Vea el consejo cinco!)

Se sorprenderá de lo que el bloqueo de tiempo hará por su productividad. Por ejemplo, si tiene la costumbre de responder correos electrónicos a medida que llegan, es posible que esté interrumpiendo su propio flujo de trabajo para hacerlo. Eso significa que después de haber dejado todo para responder ese correo electrónico, tendrá que tomarse un tiempo adicional para reorientarse a la tarea en la que había estado trabajando antes de que llegara. Programarse le permite establecer sus prioridades con anticipación y evitar distraerse con asuntos menos importantes.

4 Evite la multitarea

Puede pensar que es bueno para realizar varias tareas a la vez, pero lo más probable es que se equivoque. Cuando divide su enfoque entre tareas, en realidad está desviando la atención de una tarea a otra y utilizando más ancho de banda cerebral. Te desempeñarás mejor si prestas toda tu atención a una tarea a la vez.

Agrupar tareas similares también puede mantenerte en la mentalidad correcta. Por ejemplo, puede agrupar sus tareas de escritura y hacerlas durante un bloque de tiempo en particular. Las tareas administrativas pueden caer en otro bloque de tiempo. ¿Necesitas estar activo en las redes sociales? Enfriar. Bloquee el tiempo para usar un programador como Buffer para poner en cola sus publicaciones del día para que no sienta la necesidad constante de registrarse.

5 Insista en que los demás respeten su tiempo.

¿Conoce esa reunión a la que se le pidió que asistiera y que casi no tenía relevancia para usted? ¿Aquel en el que no tenías nada que aportar? Esa es una hora de tu tiempo que nunca recuperarás. Sal de esas reuniones sin hacer nada. Cada reunión debe tener que justificar su existencia, y cada organizador de reuniones debe tener que justificar su asistencia requerida, especialmente si no asistir a la reunión finalmente lo haría más productivo.

Lo mismo ocurre con los compañeros de trabajo habladores. Tienes derecho a un tiempo de trabajo libre de interrupciones innecesarias, así que solicítalo. Podrías decir algo como “A veces tengo muchos problemas para concentrarme y las interrupciones me distraen cuando estoy trabajando. ¿Podemos dejar la charla para cuando estemos fuera de horario?

6 Tenga en cuenta su “llamado a la acción”.

¿Qué quiere obtener de esa llamada telefónica que está a punto de hacer o de esa reunión que está a punto de programar? Debe saber lo que está pidiendo, o al menos lo que espera lograr, antes de sumergirse. De lo contrario, terminará pasando tiempo en conversaciones y reuniones que en última instancia no son productivas.

Tómese unos minutos después de las reuniones y llamadas telefónicas para reflexionar sobre si logró el resultado que esperaba. Si no lo hiciste, planifica tus próximos pasos para que puedas lograrlo. Estará más preparado cuando vuelva a surgir la oportunidad de abordar el problema.

7 Obtenga suficiente tiempo libre y descanse.

Tomarse un descanso cuando llega el momento crítico puede parecer contraproducente, pero un estudio encontró que la falta de sueño le cuesta a la fuerza laboral de EE. UU. $411 mil millones al año. No estás en tu mejor momento cuando estás privado de sueño.

Y no dude en tomar su tiempo de vacaciones. Saltarse las vacaciones es realmente malo para la salud. No solo eso, sino que tomarse un tiempo para relajarse puede hacerlo más productivo. Cuando está bien descansado y renovado, es mucho más probable que aborde sus tareas con concentración y entusiasmo.

¡Ahora, sal y haz las cosas!