Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento que obtenga una respuesta: 7 consejos de acción

Ojalá las personas a las que enviaste un correo electrónico respondieran cada vez. Desafortunadamente, muchos de sus correos electrónicos están destinados a quedar sin respuesta. El usuario de correo electrónico promedio recibe noventa y dos correos electrónicos por día (diecisiete de los cuales probablemente sean spam) y abre solo uno de cada tres. Si quiere hacerse oír en un mundo digital ruidoso, ser capaz de escribir un correo electrónico de seguimiento convincente es una habilidad esencial.

Aunque el seguimiento de una solicitud de empleo se verá muy diferente al de una solicitud de donación caritativa, aquí hay siete consejos que se aplican sin importar qué tipo de correo electrónico estés elaborando.

1 Tómese el tiempo para crear una línea de asunto que llame la atención

La mitad de la batalla cuando se trata de obtener una respuesta es abrir su correo electrónico en primer lugar. La tasa de apertura promedio de correos electrónicos es del 34 por ciento. Aunque las probabilidades están en contra de su humilde misiva digital, puede mejorarlas invirtiendo más tiempo en crear un encabezado de asunto que sea difícil de ignorar. Si bien hay excepciones a cada regla, se sabe que estas estrategias dan resultados:

• Mantenlo corto . El cuarenta por ciento de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles. Las líneas de asunto cortas tienen menos probabilidades de ser cortadas.
• Utilice un lenguaje conciso . Saca tu Hemingway interior y no desperdicies palabras. Cortar palabras de comadreja y relleno.
• Haz una pregunta Los correos electrónicos con preguntas en sus líneas de asunto pueden impulsar a los lectores a abrir el mensaje, ya sea para buscar la respuesta o para proporcionar una.
• No te pongas vendedor . Crea interés sin recurrir a la hipérbole. ¿Le gustaría abrir un correo electrónico que sospechaba que no era más que un argumento de venta?
• Pruebe con un analizador de titulares . Si bien las herramientas como Headline Analyzer de CoSchedule están destinadas a los títulos de los artículos, también funcionan bien para verificar las líneas de asunto del correo electrónico.

Por cierto, es importante que su línea de asunto refleje el objetivo de su correo electrónico, lo que nos lleva a nuestro próximo consejo.

2 Conoce tu objetivo, luego apégate al tema

¿Qué intenta lograr con su correo electrónico de seguimiento? Es importante tener un resultado deseado en mente para que pueda mantener su correo electrónico enfocado en lograrlo. ¿Estás escribiendo para pedir una reunión? ¿Solicitar una actualización de estado? ¿Pedir un favor? ¿Di gracias? Cualquiera que sea su objetivo, todo, desde la línea de asunto hasta el cuerpo del mensaje y la firma, debería ayudarlo a alcanzar ese objetivo.

No se desvíe por la tangente antes de recibir una respuesta a su correo electrónico y entablar una conversación, incluso si, en última instancia, su solicitud tendrá muchas partes móviles.

Por ejemplo, supongamos que está haciendo un seguimiento de una solicitud de empleo. Su cerebro puede estar dando vueltas a todo tipo de problemas generales, como sus requisitos salariales o su disponibilidad. Pero antes de que pueda hablar sobre cualquiera de esas cosas, debe lograr solo una: obtener una entrevista. Eso significa que su correo electrónico de seguimiento debe centrarse en proporcionar solo la información que convencerá a un posible empleador para que le ofrezca una entrevista. No arroje notas al margen que enturbiarán las aguas.

3 Usa el saludo correcto

Cuando escriba a un posible empleador para hacer un seguimiento de su solicitud, utilice siempre:

De hecho, en cualquier tipo de correo electrónico formal, es apropiado comenzar con "Estimado" en lugar de "Hola". Podría decirse que “Hola” es el saludo más informal de todos, así que guárdelo para cuando tenga correspondencia con alguien que conoce y con quien tiene una relación amistosa.

4 Abierto con algo de contexto

Incluso si su correo electrónico de seguimiento está encadenado y contiene su correo electrónico original, sigue siendo una buena práctica incluir una oración o dos de contexto.

No es necesario reiterar todo; simplemente resalte lo que es crucial. Pregúntese: "¿Qué es lo mínimo que mi destinatario debe entender para que el resto de mi correo electrónico tenga sentido?"

5 Personalízalo

Agregue un toque personal a sus correos electrónicos siempre que pueda. Si conoció al destinatario en una conferencia, dígalo. Si lees un artículo que han escrito, menciona tu comida para llevar favorita. Si se entrevistó con ellos para un trabajo, haga referencia a un punto destacado de la entrevista.

La clave es sonar amigable pero no zalamero. La personalización no debería implicar la eliminación aleatoria de nombres. Debería ayudar a establecer su conexión con el destinatario. No lo fuerces.

6 No seas vago

Es posible que su primer correo electrónico no haya obtenido una respuesta porque no indicó claramente su propósito. Su correo electrónico de seguimiento le brinda la oportunidad de corregir eso.

Los periodistas reciben una tonelada de correos electrónicos de presentación todos los días de representantes de relaciones públicas que quieren que cubran una historia. Una de sus manías favoritas, y lo más probable es que haga que eliminen un correo electrónico, es no tener idea de qué se trata realmente ese correo electrónico. Como escribió Matthew Hughes para The Next Web:

Los mejores lanzamientos que recibo son aquellos en los que puedo entender el producto o la historia después de leer solo un párrafo. Olvídese de la jerga y la jactancia, solo manténgalo breve y simple.

Ya sea que esté dando seguimiento a un lanzamiento o una solicitud para una reunión, sea específico y diga claramente lo que quiere que suceda.

¿Te gustaría qué, ahora? ¿Qué significa “perspectivas de colaboración”?

¡Oooh! Ahora lo entendemos.

7 Incluye una llamada a la acción

Si desea que el destinatario responda a su correo electrónico, en la mayoría de los casos tendrá que solicitarlo. Esa solicitud se llama llamada a la acción.

Los CTA son una herramienta de marketing, pero también son importantes en los seguimientos de correo electrónico. Señalan a su destinatario hacia el siguiente paso, lo que a su vez provoca una respuesta. Aquí están algunos ejemplos.

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Me gustaría reunirnos para almorzar y hacerle algunas preguntas sobre la estrategia de correo electrónico de Mega Corp. ¿El martes al mediodía trabajaría?

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Mantenerlo simple no siempre es simple

Ahora que ha aprendido algunos de los trucos para escribir un excelente correo electrónico de seguimiento, se enfrenta a un desafío más: mantenerlo breve y agradable. (Un estudio realizado por la aplicación de correo electrónico Boomerang mostró que los correos electrónicos entre setenta y cinco y cien palabras tienen las mejores tasas de respuesta).

Cuanto más conciso sea su correo electrónico de seguimiento, probablemente más tiempo le llevará escribirlo. Elaborar correos electrónicos que se apeguen al tema, establezcan claramente un propósito e incluyan un llamado a la acción convincente es más complicado de lo que parece. ¡La práctica hace la perfección! Invierta tiempo en afinar sus correos electrónicos de seguimiento y seguramente obtendrá más respuestas.