6 consejos para escribir un correo electrónico de seguimiento exitoso

En el mundo profesional, las conversaciones suelen implicar correos electrónicos de seguimiento. Es posible que necesites volver a abordar el tema de una reunión, recordarle a un colega sobre un proyecto en el que estás trabajando o comunicarte con un cliente potencial interactuando con él varias veces.

¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico de seguimiento es un correo electrónico enviado para mantener al destinatario interesado. Puede escribir un correo electrónico de seguimiento en casi cualquier escenario en el que necesite devolver una conversación a la atención del destinatario. A continuación se muestran algunos ejemplos:

• Seguimiento de un trabajo después de una entrevista
• Seguimiento de una solicitud que envió
• Seguimiento de una solicitud o pregunta que haya formulado
• Comprobar el estado de un proyecto

En la mayoría de los casos, un correo electrónico de seguimiento debe ser directo, conciso y utilizar un tono profesional.

También se pueden enviar correos electrónicos de seguimiento para volver a interactuar con una persona después de una llamada telefónica, un mensaje o una conversación en persona. No es raro enviar un correo electrónico de seguimiento después de una conversación hablada para documentar los temas por escrito.

¿Cuál es el propósito de un correo electrónico de seguimiento?

A veces, los correos electrónicos pasan desapercibidos y quedan sin respuesta. En otros casos, es necesario continuar una conversación verbal por correo electrónico. En ambos escenarios, un correo electrónico de seguimiento seguro y bien redactado mantiene el tema en primer plano.

Los correos electrónicos de seguimiento sirven para una variedad de propósitos, incluidos los siguientes:

• Aumento de las tasas de conversión
• Interactuar con los prospectos
• Programación de llamadas y reuniones.
• Gestionando proyectos

Formato de correo electrónico de seguimiento

Línea de asunto

La línea de asunto de un correo electrónico es la breve línea de texto que el destinatario ve en su bandeja de entrada antes de abrir el correo electrónico. Por eso debe ser conciso y pegadizo.

Apertura

La apertura de un correo electrónico es su primera sección. Tiene dos componentes:

• el saludo
• El primer párrafo

El saludo de un correo electrónico es la parte que se dirige al destinatario. Combine su nombre con un saludo:

• Hola [Nombre]
• Estimado [Nombre]
• Hola [Nombre]

Generalmente, comenzar un correo electrónico solo con el nombre de una persona se considera casual o, en algunos casos, de mala educación. Cuando no esté seguro del saludo que debe utilizar, lo mejor que puede hacer es seguir con "Estimado" o "Hola".

El siguiente es un breve párrafo introductorio, que podría ser una oración o dos. Recuerde rápidamente al destinatario el tema en cuestión y manténgalo lo suficientemente interesado como para leer el texto que sigue.

Cuerpo

Aquí es donde proporcionas más información sobre tu seguimiento. Por ejemplo, podría recordarle a un cliente potencial por qué su oferta es excelente o resumir rápidamente la reunión sobre la que está dando seguimiento.

llamada a la acción

La llamada a la acción (CTA) es la parte de su correo electrónico de seguimiento que le dice al destinatario qué hacer a continuación. A continuación se muestran ejemplos de llamadas a la acción:

• Llámame de nuevo
• Déjame saber si estás interesado
• Programe una reunión
• Confirmar que se completó una tarea

Cierre

El cierre de su correo electrónico es la parte que reitera por qué realizó el seguimiento e incluye su CTA.

Asegúrese de incluir también su nombre y cualquier información de contacto que el destinatario pueda necesitar, como su número de teléfono.

Escribir un correo electrónico de seguimiento: 6 consejos y trucos

1 Determinar el objetivo (tener una intención clara)

El trabajo de un correo electrónico de seguimiento es obtener una respuesta. Antes de escribir su correo electrónico, determine cuál desea que sea la respuesta. A continuación se muestran algunos ejemplos:

• Programar una llamada o reunión
• Comprar un producto o servicio
• Respondiendo una pregunta

Con un objetivo en mente, te resultará más fácil escribir un correo electrónico de seguimiento que comunique claramente lo que necesitas.

2 Escribe una línea de asunto que llame la atención

Si bien no deberían ser un cebo para hacer clic, las líneas de asunto deben captar la atención de los destinatarios e impulsarlos a hacer clic. La gente recibe muchos correos electrónicos todos los días, por lo que la línea de asunto debe gritar lo suficientemente fuerte para evitar perderse en el ruido.

Generalmente, mantenga las líneas de asunto en sesenta caracteres o menos.

3 Proporcione contexto en la línea inicial.

En un correo electrónico de seguimiento, la línea de apertura debe decirle rápidamente al destinatario por qué está haciendo el seguimiento. Recuerde, las personas reciben muchos correos electrónicos todos los días, por lo que a su destinatario le vendría bien un recordatorio.

4 Agregue valor al mensaje: ¿qué beneficios obtienen ellos?

Su correo electrónico de seguimiento debe ofrecer una razón por la que el destinatario debería responderle. Por ejemplo, en un seguimiento con un cliente potencial de ventas, podría mencionar una oferta por tiempo limitado que se perderá si no compra dentro de un período de tiempo determinado.

5 Termina con un llamado a la acción

El llamado a la acción debe ser claro y directo. Evite lenguaje evasivo y detalles u opciones innecesarias. Por ejemplo, en lugar de "no dudes en llamarme o enviarme un correo electrónico cuando tengas la oportunidad", escribe "llámame lo antes posible". Con un lenguaje claro y directo, es poco probable que el destinatario malinterprete su mensaje.

6 Revisa antes de presionar enviar

Una vez que haya terminado de escribir su correo electrónico de seguimiento, léalo atentamente para asegurarse de que no contenga ningún error, como palabras mal escritas o elecciones de palabras poco claras.

Ejemplos de correos electrónicos de seguimiento

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Preguntas frecuentes sobre correos electrónicos de seguimiento

¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico de seguimiento es un correo electrónico enviado para volver a interactuar con alguien después de una conversación anterior.

¿Cuál es el propósito de un correo electrónico de seguimiento?

El propósito de un correo electrónico de seguimiento es llamar la atención del destinatario sobre un asunto. Esto podría ser continuar una conversación que comenzó anteriormente, recordarles una pregunta o solicitud, o pedirles una respuesta a algo que haya enviado anteriormente, como una solicitud o una entrevista.

¿Cómo obtengo una respuesta a un correo electrónico de seguimiento?

Aquí hay dos formas de aumentar la probabilidad de recibir una respuesta a su correo electrónico de seguimiento:

• Deja clara tu solicitud
• Dígale al destinatario por qué le conviene responder