10 ejemplos de cómo escribir un correo electrónico de seguimiento a un cliente

Los correos electrónicos de seguimiento a un cliente pueden ser difíciles de escribir. Aprenda a escribir un correo electrónico de seguimiento a un cliente después de enviar una propuesta, después de una cotización, después de no recibir respuesta o después de una reunión.

El correo electrónico es una herramienta de comunicación esencial para trabajar con clientes, pero ¿qué sucede cuando no recibe respuesta? Enviar un correo electrónico de seguimiento rápido y cortés a un cliente puede restablecer una conexión, haciendo que su relación vuelva a encarrilarse.

En esta guía sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento a los clientes, proporcionamos 10 ejemplos para mostrarle cómo hacerlo. También brindamos algunos consejos basados ​​en evidencia para crear los correos electrónicos de seguimiento más efectivos que (casi) garantizan una respuesta.

¿Por qué enviar un correo electrónico de seguimiento a un cliente?

Un correo electrónico de seguimiento profesional para el cliente puede actuar como un recordatorio amable y volver a conectarlo con un cliente existente o potencial.

Hay varias razones por las que es posible que desee enviar un correo electrónico de seguimiento a un cliente, que incluyen:

• Envío de un correo electrónico de seguimiento al cliente después de la cotización
• Un correo electrónico de seguimiento al cliente después de enviar una propuesta
• Seguimiento de correo electrónico al cliente para el pago
• Correo electrónico de seguimiento a un posible cliente
• Un correo electrónico de seguimiento después de una reunión
  

En un mundo ideal, no sería necesario un correo electrónico de seguimiento. Sin embargo, los trabajadores se están ahogando en la correspondencia digital, lo que significa que se ignoran millones de correos electrónicos todos los días. Un estudio de YouGov de 2015 en los EE. UU. encontró que el adulto promedio tiene 500 mensajes sin leer en su bandeja de entrada.

Algunas personas son mejores que otras para responder correos electrónicos. La investigación ha encontrado que mientras el 70% de los correos electrónicos reciben una respuesta inmediata, hasta el 30% de los correos electrónicos pueden languidecer sin respuesta en las bandejas de entrada.

Ignorar los correos electrónicos del trabajo no es aceptable, dice el columnista y psicólogo organizacional del New York Times, Adam Grant, pero es comprensible, dice. El problema es que la mayoría de nosotros no tenemos tiempo para responder a los cientos de correos electrónicos que recibimos diariamente.

¿La solución? Envío de un correo electrónico de seguimiento a un cliente. Es una herramienta esencial para volver a encarrilar las cosas e impulsar su negocio.

¿Cuándo debe hacer un seguimiento con un cliente potencial?

Hay dos tipos de correos electrónicos de seguimiento: los que tienen un límite de tiempo y los que no.

Si necesita un ejemplo para una fecha específica, por ejemplo, debe enviar un correo electrónico de seguimiento cada vez que lo necesite.

Sin una respuesta, no puede planificar ni progresar, por lo que es comprensible que reciba un correo electrónico de seguimiento. En casos urgentes, es posible que deba enviar un correo electrónico el mismo día, y está bien.

Si su correo electrónico no tiene un límite de tiempo, le recomendamos que espere entre dos y tres días hábiles antes de enviar un seguimiento. Hemos cubierto este enfoque más extensamente en nuestra publicación de blog sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento de ventas. Muchos de nosotros tenemos estrategias para lidiar con correos electrónicos no leídos en nuestras bandejas de entrada, como responderlos en un momento determinado, y esta brecha les da tiempo para responder.

Un seguimiento tres días después del primer contacto asegura que esté fresco en su mente. Más pronto, y podrías parecer desesperado.

¿Cómo haces un seguimiento de los clientes sin parecer desesperado?

Si se ignora su correo electrónico, puede crear sentimientos de ansiedad, dicen los investigadores en el Journal of Occupational Health Psychology. Muchos de nosotros podemos tomar la falta de respuesta como algo personal, pero no deberíamos hacerlo.

Hay muchas razones por las que alguien puede no haber respondido a su correo electrónico. Es posible que hayan estado de licencia, hayan experimentado una enfermedad o simplemente hayan estado demasiado ocupados. Si está interesado en obtener más información, la periodista de Forbes Amy Morin tiene una visión fascinante de por qué sus correos electrónicos no siempre son respondidos.

Debe tener confianza en la importancia de su mensaje. Para asegurarse de que su correo electrónico no parezca desesperado, debe dar el tono correcto. Ilustramos esto a continuación en nuestros ejemplos. Por supuesto, también debe enviarlo en el momento adecuado.

Los correos electrónicos enviados a las 10 a. m. ya la 1 p. m. tienen las tasas de apertura más altas, dice Hubspot, por lo que ser inteligente con su correo electrónico puede tener los mejores resultados. Y nunca envíe correos electrónicos fuera de la jornada laboral, dicen los investigadores.

Hemos explicado anteriormente por qué se puede haber perdido su correo electrónico, pero ¿debería enviar un segundo correo electrónico de seguimiento? Si deberías.

¿Pero cómo? Miremos más de cerca.

5 consejos para escribir correos electrónicos de seguimiento efectivos para los clientes

1. Sea breve: Se estima que el 81 % de los correos electrónicos se leen en un dispositivo móvil, así que sea breve y vaya al grano rápidamente.
2. El tiempo importa: Envíalo en el momento adecuado durante el día, nunca los fines de semana o fuera de horario. Espere dos o tres días antes de enviar un correo electrónico de seguimiento (a menos que necesite una respuesta antes).
3. Sea personal: si bien las plantillas de seguimiento de correo electrónico, como las que se proporcionan a continuación, son un excelente punto de partida, debe personalizar sus correos electrónicos para crear una conexión más fuerte.
4. Incluya tiempos: si necesita una respuesta, sea explícito sobre fechas y horas. Si está solicitando información a su cliente, dígale con precisión qué necesita y cuándo. No olvide decirles qué hará con los datos.
5. Concéntrese en el futuro: no hay necesidad de pedir una explicación para no responder; Centrarse en la futura relación.
   

Estos consejos brindan algunos consejos de sentido común para crear mejores correos electrónicos de seguimiento. No vamos a entrar en los fundamentos de escribir correos electrónicos profesionales o aspectos específicos, como cómo comenzar un correo electrónico o las mejores formas de finalizar un correo electrónico, ya que los hemos cubierto en las publicaciones anteriores.

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Seguimiento de muestras de correo electrónico a clientes.

En la siguiente sección, proporcionamos 10 ejemplos de correos electrónicos de seguimiento a clientes, donde puede vernos poner esto en práctica.

Ejemplo de correo electrónico de seguimiento al cliente después de enviar una propuesta

Después de enviar una propuesta, un correo electrónico de seguimiento a un cliente es una cortesía común que siempre debe extender. Es recomendable enviar un correo electrónico de seguimiento sobre una propuesta a un cliente alrededor de dos o tres días después de enviar su propuesta. Sin embargo, puede enviar un correo electrónico de seguimiento al cliente después de enviar la propuesta antes si su presentación tiene un límite de tiempo).

Este es un correo electrónico de seguimiento de muestra para un cliente después de una propuesta.

Correo electrónico de seguimiento al cliente después de la cotización

Un correo electrónico de seguimiento a un cliente después de la cotización es similar al ejemplo de correo electrónico que se muestra arriba. Aún así, es probable que se centre más en el costo del trabajo, no en el contenido o el contexto. En algunos casos, es posible que desee ofrecer un descuento o condiciones de pago flexibles en su correo electrónico de seguimiento a un cliente después de enviar una cotización.

Aquí hay un correo electrónico de seguimiento a un cliente después de una muestra de cotización.

Correo electrónico de seguimiento de pago al cliente

Si un cliente no ha podido liquidar una factura, su primera opción debe ser un correo electrónico de seguimiento cortés a un cliente para el pago. Puede haber muchas razones por las que alguien no pagó una factura, por lo que recomendamos mantener cualquier correo electrónico de seguimiento muy claro y directo. No es necesario que entre en detalles, simplemente exponga sus demandas y no ofrezca disculpas.

Correo electrónico de seguimiento al cliente después de no recibir respuesta

A veces, los clientes pueden enfriarse y no responder a los correos electrónicos. La cuestión de cómo lograr que un cliente que no responde responda es un desafío. Cada cliente, individuo y organización es diferente, así que tómese el tiempo para personalizar este correo electrónico de seguimiento para los clientes que no responden antes de enviarlo.

Ejemplo de correo electrónico de seguimiento para un posible cliente

Enviar un correo electrónico de seguimiento a un posible cliente requiere cuidado y sensibilidad. Quieres que el cliente sepa que hablas en serio, pero no quieres parecer desesperado. Se trata de encontrar el tono de voz adecuado, algo sobre lo que hemos escrito anteriormente.

Esta plantilla de correo electrónico de seguimiento para un posible cliente proporciona un recordatorio simple para alguien que no ha respondido.

Consulte el correo electrónico de seguimiento de la muestra de cliente potencial.

Correo electrónico de seguimiento al cliente después de la reunión

Un correo electrónico de seguimiento amistoso a un cliente después de una reunión es una práctica comercial estándar. Las reglas para enviar correos electrónicos a los clientes después de las reuniones no están tan establecidas como algunos de los otros ejemplos aquí. Puede aportar algo de personalidad si desea aprovechar las conexiones que creó en la reunión.

Aquí hay un ejemplo de correo electrónico de seguimiento a un cliente después de la reunión que puede usar.

Correo electrónico de seguimiento al cliente después de una llamada telefónica

Un correo electrónico de seguimiento a un cliente después de una llamada telefónica es similar al ejemplo de correo electrónico anterior. Ya ha hablado con la persona, por lo que se trata de recordarle esa conexión y presionar para que tenga más contacto. Es esencial enviar un correo electrónico de seguimiento a un cliente poco después de la llamada telefónica. En algunos casos, puede ser adecuado enviar un correo electrónico minutos después de colgar el teléfono si lo crees necesario.

Correo electrónico de seguimiento al cliente para documentos

Si un cliente prometió enviarle cierta información pero no lo ha hecho, un correo electrónico de seguimiento enfocado a un cliente para documentos debería brindarle lo que necesita. No avergüences ni molestes al destinatario, así que apégate a los hechos y concéntrate en el futuro.

Correo electrónico de seguimiento a antiguos clientes

Un correo electrónico de seguimiento bien escrito y dirigido a antiguos clientes puede ayudar a restablecer una relación con un antiguo cliente. A menudo es más fácil volver a conectar con un antiguo cliente que encontrar uno nuevo.

No tienes nada que perder enviando un correo electrónico. Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico de seguimiento para clientes antiguos.

Segundo correo electrónico de seguimiento al cliente

Si no recibe respuesta a un primer seguimiento, considere enviar un segundo correo electrónico de seguimiento al cliente. Este ejemplo es similar al anterior. Aún así, reconoce que ya se comunicó con ellos y espera una respuesta.

Plantilla de correo electrónico de seguimiento para el cliente

Escribir un correo electrónico de seguimiento a un cliente no es difícil si sigue nuestras mejores prácticas y ejemplos. Los ejemplos de X presentados en esta publicación de blog le brindan un marco que siempre debe personalizarse para reflejar el cliente y la ocasión. Sin embargo, hay una manera aún más fácil. Flowrite es una herramienta de escritura impulsada por IA que convierte sus instrucciones en correos electrónicos y mensajes personalizados listos para enviar. Vea el ejemplo a continuación sobre cómo impulsamos el futuro de las comunicaciones.

¿Todavía dudas sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento a un cliente? Esperamos que no. La próxima vez que necesite enviar un correo electrónico de seguimiento al cliente después de una cotización, enviar una propuesta, una reunión, una llamada telefónica, no recibir una respuesta o un pago, propuesta, documentos, solo tenga en cuenta nuestros ejemplos o seleccione Flowrite y use nuestra plantilla de correo electrónico para escribir un seguimiento a un cliente.