Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento: con ejemplos y plantilla

Si su correo electrónico ha sido ignorado, un correo electrónico de seguimiento puede ayudar a que su conversación vuelva a encarrilarse. Sin embargo, cómo escribir un correo electrónico de seguimiento después de no recibir respuesta puede ser complicado, ya que deberá decidir qué decir en su correo electrónico de seguimiento y cómo redactarlo.

No se preocupe si tiene dificultades para encontrar una forma profesional y educada de recordarle a alguien que responda. En esta guía detallada, describimos cómo escribir un correo electrónico de seguimiento después de que no haya respuesta y brindamos algunos ejemplos prácticos que puede usar. Por último, le presentaremos nuestra plantilla de correo electrónico de seguimiento que le permite hacer un seguimiento de un correo electrónico más rápido que nunca sin dejar de ser cortés.

¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico de seguimiento es un correo electrónico a un destinatario con el que ya se ha comunicado una vez.

Hay muchas razones por las que es posible que desee enviar un correo electrónico de seguimiento, que incluyen:

• Alertar a un destinatario sobre un correo electrónico enviado anteriormente
• Solicitar información, una respuesta o respuesta
• Recordarle a alguien una hora o fecha importante (para un evento, por ejemplo)

El propósito de un correo electrónico de seguimiento es actuar como un recordatorio o aviso de un correo electrónico anterior que ha enviado. No se trata de iniciar una conversación, sino de revigorizarla y generar una respuesta.

Los correos electrónicos de seguimiento más efectivos son breves, amables, profesionales y (lo más importante) directos al grano.

No pierdas tiempo ni palabras; Aconseje a los expertos: el equipo de investigadores con sede en EE. UU. analizó más de 2 mil millones de correos electrónicos y descubrió que los lectores tienden a hojear los correos electrónicos demasiado largos.

Si bien descubrieron que la mitad (50 %) de los correos electrónicos reciben una respuesta dentro de una hora, otros se pueden dejar por períodos prolongados. ¿Los peores delincuentes? Los adultos mayores tardan más en responder y escriben los correos electrónicos más extensos.

Los investigadores también encontraron que los correos electrónicos enviados durante la mañana de la semana laboral tenían más probabilidades de recibir una respuesta. Sin embargo, los enviados por la tarde y durante los fines de semana tenían menos probabilidades de recibir una respuesta. ¿Por qué? Los investigadores pueden haber descubierto la respuesta...

¿Por qué la gente no responde a los correos electrónicos?

¿Alguna vez se preguntó por qué la gente no responde a sus correos electrónicos de inmediato?

Recibimos tantos correos electrónicos que los "clasificamos", dicen los investigadores. Esto implica revisarlos rápidamente y luego posponerlos hasta el momento en que puedan manejarse adecuadamente.

Los destinatarios pueden marcar o etiquetar los correos electrónicos, archivarlos o simplemente dejarlos sin abrir en sus bandejas de entrada. Los trabajadores pasan hasta el 28 % de su tiempo leyendo y respondiendo correos electrónicos, por lo que es comprensible que desarrollemos estrategias para acelerar el proceso. Los académicos descubrieron que el 16 % de nosotros aplazamos la respuesta a los correos electrónicos al menos una vez al día.

¿Qué tipo de correos electrónicos estamos ignorando? "Es más probable que los usuarios pospongan los correos electrónicos cuando manejarlos implica responder, leer detenidamente o hacer clic en enlaces y archivos adjuntos", dicen los autores.

El punto crucial de aprendizaje es: si su correo electrónico ha sido entregado, ha sido visto.

Los investigadores del estudio identificaron cinco razones principales por las que se ignoran los correos electrónicos:

1. El tiempo o esfuerzo involucrado en el manejo del correo electrónico.
2. La identidad del remitente;
3. El número de destinatarios en el hilo.
4. La carga de trabajo y el contexto del usuario.
5. La urgencia del mensaje de correo electrónico

Antes de esbozar una respuesta, intente comprender estas presiones que enfrenta el destinatario. Por ejemplo, enviar un correo electrónico de seguimiento (aunque sea cortés) puede ejercer una presión adicional sobre el destinatario, sugieren Adaira Landry y Resa E. Lewiss en Harvard Business Review.

El formato de correo electrónico de seguimiento perfecto

Por lo tanto, hemos explorado las razones por las que es posible que deba enviar un correo electrónico de seguimiento (y por las que es posible que aún no haya recibido una respuesta). Es hora de entrar en los detalles de cómo redactar un correo electrónico de seguimiento.

1. Asunto del email
2. Saludo
3. Cuerpo
4. Clausura
5. Cierre de sesión/firma

Hemos cubierto cómo crear correos electrónicos de consultas comerciales profesionales en publicaciones de blog anteriores, por lo que seguiremos nuestros consejos y mantendremos esta sección enfocada.

Línea de asunto

Mantener la línea de asunto breve, dulce y simple es esencial, aconseja Rebecca Zucker en Harvard Business Review. Ella sugiere que el 47% de todos los correos electrónicos se descartan por tener líneas de asunto deficientes. ¡No cometas ese error!

¿Deberías reenviar el correo electrónico original? Te recomendamos que no lo hagas.

Saludo

En el mundo profesional, céntrate en la formalidad. Eso significa usar siempre saludos profesionales a menos que esté en términos de nombre de pila con el destinatario. ¿Quiere aprender cómo iniciar un correo electrónico de manera profesional y adecuada? Consulte nuestra función sobre cómo iniciar un correo electrónico.

Cuerpo

Un correo electrónico de recordatorio es una forma rápida y formal de dar a conocer un correo electrónico que ha enviado anteriormente.

Debe proporcionar algo de contexto con la primera línea de su correo electrónico, algo que abordamos en nuestra sección sobre cómo iniciar un correo electrónico de seguimiento.

Asumiremos que el correo electrónico anterior contenía información importante que desea que vea el destinatario.

Hay varias maneras de abordar esto:

• Reenviar el correo electrónico original (consulte las razones anteriores por las que esta no es una buena idea)
• Proporcione el correo electrónico inicial (como archivo adjunto o pegado debajo de su correo electrónico de seguimiento)
• Proporcionar un recordatorio de los puntos cruciales (detalles de la reunión, por ejemplo)
• Proporcione un enlace externo a la información esencial (un sitio web del evento o una invitación)

La elección de cómo transmitir el correo electrónico o la información depende de usted. La forma en que elija hacer esto afectará la estructura, el enfoque y la longitud de su correo electrónico.

Clausura

Ha solicitado amablemente una respuesta, pero también debe informar a la persona cómo utilizará la información y qué hará si no recibe una respuesta.

Si está solicitando su asistencia a una reunión, por ejemplo, ¿los contactará por teléfono o será la última correspondencia que tendrá?

En otro ejemplo, si está solicitando a alguien que responda a una solicitud de factura, ¿entonces tomará más medidas si no recibe respuesta?

No deje a su lector confundido acerca de sus próximos pasos.

Cierre de sesión/firma

Una despedida educada y profesional es esencial. ¿No sabes cómo finalizar correctamente un correo electrónico? Lea nuestra guía sobre cómo finalizar un correo electrónico.

Cómo iniciar un correo electrónico de seguimiento

Podría decirse que la frase de apertura es una de las partes más esenciales de su correo electrónico. Así que echemos un vistazo a algunos de los abridores de correo electrónico más comunes y veamos si son adecuados o no:

Líneas introductorias de correo electrónico formal:

• Me gustaría hacer un seguimiento de mi correo electrónico anterior.
• Me gustaría hacer un seguimiento de mi solicitud de reunión.

Estos son enfoques que suenan formales. Asumiremos aquí que no conoces a la persona y estás escribiendo en un contexto profesional. Estas son líneas estándar adecuadas para todos los contextos (recordatorios de respuesta de correo electrónico, recordatorios de reuniones, etc.).

Líneas introductorias de correo electrónico informal:

• queria seguir...
• solo estoy siguiendo...

Estos son enfoques menos formales y sugieren que conoces a la persona a la que le estás escribiendo. Le advertimos contra el uso de estos cuando se comunique con alguien que nunca ha conocido o con quien nunca ha hablado.

Líneas introductorias adecuadas cuando incluye el correo electrónico:

• Estoy siguiendo el correo electrónico a continuación.
• Estoy siguiendo mi correo electrónico anterior.

Estos ejemplos son adecuados para solicitar una respuesta cuando haya proporcionado la correspondencia original, ya sea reenviando la respuesta, pegándola debajo de un nuevo correo electrónico o como archivo adjunto. ¿Está buscando oraciones de apertura de correo electrónico más creativas para su correo de seguimiento? Encontrará diez ejemplos más en nuestra función de las 100 mejores líneas de apertura de correo electrónico.

Cómo escribir una línea de asunto de correo electrónico de seguimiento

Cómo escribir una línea de asunto de correo electrónico de seguimiento que obtenga resultados es un desafío. Si seguimos el consejo anterior, deberíamos tratar (cuando sea posible) de contenerlo en cinco palabras o menos. El motivo es que el 56% de los correos electrónicos se leen en un móvil, donde cuantas menos palabras, mejor.

Puede ser explícito acerca de su solicitud o no. Aquí hay algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico de seguimiento:

• Seguimiento: correo electrónico enviado el XXX: esta es una línea de asunto súper formal para un correo electrónico serio.
• Respuesta requerida: Correo electrónico enviado XXX

Una vez más, una línea de asunto seria para un correo electrónico serio.

• Recordatorio para registrarse en XXX – Este es un recordatorio cortés por correo electrónico para un evento.
• Ser genial saber de usted: este es un enfoque relajado e informal que solo debe usar con alguien que conoce.
• Recordatorio de evento de red... Otro seguimiento cortés sobre un evento.
• Gracias por nuestra reunión: esta es una forma diferente de hacer un seguimiento con una persona que ya conoce. No estás exigiendo una respuesta sino creando una conexión.

No uses el título que usaste anteriormente cuando decidiste el encabezado del asunto para un correo electrónico de seguimiento. Puede haber una razón por la cual el destinatario se perdió (o ignoró) su correo electrónico anterior. Enviar la misma línea de asunto nuevamente podría resultar en que se ignore una vez más.

Puede ser incómodo enviar un correo electrónico de seguimiento, pero evite ser gracioso en el título del asunto para un correo electrónico de seguimiento. Algunas personas pueden no compartir su sentido del humor o incluso encontrarlo ofensivo.

Algunos ejemplos de asuntos de correos electrónicos de seguimiento incorrectos incluyen:

• ¿Por qué no respondiste?
• ¿Recibiste mi último correo electrónico?
• Estoy esperando por tu respuesta…
• Sé que estás ocupado, pero...
• Solo registrándome…

¿Cuándo enviar un correo electrónico de seguimiento?

Antes de describir cómo escribir un correo electrónico de seguimiento, ¿qué tan pronto debe enviar un correo electrónico de seguimiento?

Una consideración crucial es si la respuesta del correo electrónico es sensible al tiempo. Tomar como ejemplo; usted está invitando a alguien a un evento. Es posible que tenga una fecha límite para una respuesta. En este caso, es posible que deba enviar un correo electrónico de seguimiento cortés rápidamente, lo cual es aceptable.

Si conoces a la persona profesionalmente, tienes mayor libertad a la hora de dar seguimiento a un correo electrónico. Puede optar por enviar una solicitud profesional rápidamente, con el entendimiento de que esto no dañará su reputación o relación.

Suponga que está enviando un correo de seguimiento a alguien que nunca conoció o con quien no tiene una relación profesional. En ese caso, recomendamos esperar unos cinco días (una semana laboral).

Si bien puede ser frustrante esperar una respuesta, tenga en cuenta lo que hemos aprendido sobre la evaluación de correos electrónicos y sea paciente.

Seguimiento de muestras de correo electrónico

Hemos proporcionado el marco sobre cómo hacer un seguimiento de un correo electrónico; ahora, es el momento de ponerlo en práctica. Aquí, damos algunos ejemplos sobre cómo crear un correo electrónico de seguimiento cortés, un correo electrónico de seguimiento amable y una solicitud de respuesta más formal.

Estos ejemplos ilustran las mejores prácticas, pero deben usarse como base para sus comunicaciones. Si tiene dificultades para encontrar las palabras correctas, Flowrite puede ayudarlo a crear correos electrónicos educados y profesionales que garantizarán una respuesta rápida en todo momento.

Ejemplo de correo electrónico de seguimiento cortés

Aquí hay una muestra de correo electrónico de seguimiento cortés que puede enviar después de no recibir una respuesta. Cuando decida cómo hacer un seguimiento cortés del correo electrónico, piense en la persona y comprenda por qué es posible que no haya leído su correo electrónico. En este ejemplo de correo electrónico de seguimiento cortés, hemos reconocido por qué alguien puede no haber respondido a un correo electrónico: "Entiendo que está ocupado".

Muestra de correo electrónico de seguimiento después de no recibir respuesta

Aquí hay una muestra de un correo electrónico de seguimiento enviado después de no obtener respuesta. No se anda con rodeos, sino que va directo al grano. Este correo electrónico no es para alguien que conoce, sino para una dirección de correo electrónico genérica o para un destinatario sin nombre.

Muestra de correo electrónico de seguimiento suave

Si está buscando una muestra de correo electrónico de seguimiento suave, aquí tiene una. Este es mucho menos formal que los anteriores.

Plantilla de correo electrónico de seguimiento: al estilo de Flowrite

Flowrite es una herramienta de escritura de IA que convierte instrucciones breves en correos electrónicos y mensajes listos para enviar. Sin embargo, para correos electrónicos como seguimientos después de que no haya respuesta, puede escribir el correo electrónico completo por usted. Eche un vistazo al siguiente ejemplo para ver cómo hacer un seguimiento de un correo electrónico con un clic gracias a nuestra plantilla de correo electrónico de seguimiento.

¿Se siente más seguro acerca de cómo hacer un seguimiento de un correo electrónico después de leer la publicación del blog? Eso esperamos. La próxima vez que necesite escribir un correo electrónico de seguimiento después de no obtener respuesta, simplemente recuerde las mejores prácticas que cubrimos en esta guía o consulte nuestros ejemplos de correos electrónicos de seguimiento. Mejor aún, pruebe Flowrite y nuestra plantilla de correo electrónico de seguimiento.