Desde el saludo hasta la despedida: cómo escribir un correo electrónico formal eficaz

En la mayoría de los casos, los correos electrónicos profesionales son correos electrónicos formales. Un correo electrónico formal es un correo electrónico entre profesionales o académicos que contiene información relacionada con su trabajo. Los correos electrónicos formales utilizan un lenguaje profesional y se adhieren a un formato de correo electrónico formal específico.

¿Qué es un correo electrónico formal?

Un correo electrónico formal es un correo electrónico que utiliza un lenguaje profesional y comunica un mensaje profesional o académico.

Con el tiempo, es posible que se sienta lo suficientemente cómodo con sus colegas o compañeros de clase para enviar correos electrónicos más informales. Esto depende de sus relaciones con ellos y de su industria, campo o cultura de la empresa. En la mayoría de los casos, los correos electrónicos enviados a nuevas conexiones, superiores e individuos fuera de su organización son correos electrónicos formales.

Cuándo escribir un correo electrónico formal

Los correos electrónicos formales se utilizan para las siguientes situaciones:

• Preguntas de negocios
• renuncias
• Ofertas de trabajo
• Duraznos en venta
• Terminaciones
• Disculpas
• presentaciones profesionales
• Discusiones profesionales y académicas.
• Seguimientos

¿Cómo se estructura un correo electrónico formal?

El formato de correo electrónico formal es una estructura consistente que encontrará en casi todos los correos electrónicos formales que envía y recibe. Aunque puede haber variaciones menores de un correo electrónico a otro, el formato de correo electrónico formal estándar incluye estos elementos:

• Línea de asunto
• Saludo
• Cuerpo
• Clausura
• Firma

6 pasos para escribir un correo electrónico formal

1 Escribe una línea de asunto directo

Una línea de asunto fuerte capta la atención del destinatario y hace que quiera leer más. Para un correo electrónico formal, una línea de asunto establece con precisión el tema del correo electrónico y cualquier detalle relevante, como fechas, horas o necesidades. Por ejemplo, la línea de asunto de un correo electrónico que solicita programar una llamada podría leerse así:

• ¿Tienes quince minutos para una llamada este jueves?

2 Saludar y dirigirse a los destinatarios

Comience su correo electrónico dirigiéndose a los destinatarios correctamente. Si se dirige a una sola persona, use su nombre completo o su apellido con el honorífico correspondiente. Si está enviando un correo electrónico a un grupo de personas, use un saludo como "Estimado equipo".

Debido a que un tono profesional es clave para cualquier correo electrónico formal, apéguese a los saludos profesionales. Los saludos formales apropiados por correo electrónico incluyen lo siguiente:

• Estimado
• Hola
• Hola

3 Deja claro tu punto

En el párrafo de apertura de su correo electrónico, indique claramente su propósito. Por ejemplo, si está preguntando sobre una lista de trabajos, mencione el puesto y dónde encontró la lista en las primeras líneas. Si se trata de un correo electrónico de renuncia, aclare esto en el primer párrafo.

4 Sea conciso

Concéntrese en un tema en cada correo electrónico. Al hacer esto, reduce la probabilidad de malentendidos por parte del destinatario.

5 Mantén un tono profesional

En un correo electrónico formal, utilice un tono profesional en todo momento. Evite el lenguaje informal, las oraciones corridas y la gramática no estándar.

6 Termina con un cierre profesional

Así como comenzó su correo electrónico formal con un saludo profesional, finalice su correo electrónico con un cierre profesional. Estos incluyen las siguientes firmas:

• Atentamente
• Atentamente
• Mejor
• Gracias

Siga el cierre con su firma profesional: podría ser su nombre, título e información de contacto, o podría ser un bloque de firma que incluya sus enlaces de redes sociales, el logotipo de la empresa y una cita inspiradora. La mayoría de las firmas de correo electrónico se encuentran en algún lugar entre estos; el punto es dar al destinatario toda la información que necesita para elaborar su respuesta.

Quénoincluir en un correo electrónico formal

Cuando esté escribiendo un correo electrónico formal, evite cualquier lenguaje o terminología potencialmente confusos, como la jerga de la industria si el destinatario no está en su campo de trabajo.

Otras cosas que debe evitar incluyen las siguientes:

• Apodos
• Saludos informales ("Hola", "¿Qué pasa?", etc.)
• emoticonos
• fraseo indirecto
• Jerga
• Información confidencial como contraseñas y números de cuenta (el correo electrónico no es un medio seguro de comunicación)

Y por supuesto, evita errores ortográficos y gramaticales. Por eso es tan importante revisar cada correo electrónico antes de enviarlo: un simple error tipográfico puede socavar su mensaje.

Ejemplos de correos electrónicos formales

Estimado Sr. Handler,

Muchas gracias por nuestra entrevista de ayer. Agradezco que se haya tomado el tiempo de reunirse conmigo y brindarme una visión transparente de las operaciones diarias en Keyloxxi.

Espero que me considere para el puesto. Con mi experiencia en ciberseguridad, sé que encajaré perfectamente en Keyloxxi. Si tiene alguna pregunta de seguimiento para mí, no dude en comunicarse.

Atentamente, Natalia Cordone (555) 555-5555

Hola, equipo,

He decidido renunciar a mi puesto como director financiero. No fue una decisión fácil de tomar, pero en este momento, necesito priorizar mi salud y bienestar.

Todavía no hemos identificado a mi sucesor, pero tenga la seguridad de que se está realizando una búsqueda. Serás el primero en saber una vez que se seleccione un candidato.

Gracias por ser un gran equipo con el que trabajar. Estos últimos diez años han sido fantásticos y espero ver qué sigue para la compañía.

Atentamente, Francis Cederholm

¿Necesita ayuda para comenzar su correo electrónico formal? Puede usar las indicaciones de Grammarly para generar cualquier tipo de correo electrónico. Pruébelo con indicaciones como "Escriba un correo electrónico de presentación atractivo" o "Comparta una actualización de la empresa". Grammarly puede ayudarlo a escribir un correo electrónico personalizable para que pueda enviar el mensaje perfecto.

Preguntas frecuentes sobre el correo electrónico formal

¿Qué es un correo electrónico formal?

Un correo electrónico formal es un correo electrónico entre profesionales o académicos que contiene información relacionada con su trabajo. Los correos electrónicos formales deben ser directos y concisos y utilizar un lenguaje formal. Deben evitar el lenguaje informal, la jerga y la jerga.

¿Cuánto debe durar un correo electrónico formal?

En general, los correos electrónicos formales deben tener 200 palabras o menos.

¿Qué debe incluir en un correo electrónico formal?

• Una línea de asunto directa
• Un saludo apropiado
• Uno o dos párrafos de cuerpo concisos y enfocados
• Un cierre educado
• Una firma