Del saludo a la despedida: cómo escribir un correo electrónico formal eficaz

En la mayoría de los casos, los correos electrónicos profesionales son correos electrónicos formales. Un correo electrónico formal es un correo electrónico entre profesionales o académicos que contiene información relacionada con su trabajo. Los correos electrónicos formales utilizan un lenguaje profesional y se adhieren a un formato de correo electrónico formal específico.

¿Qué es un correo electrónico formal?

Un correo electrónico formal es un correo electrónico que utiliza lenguaje profesional y comunica un mensaje profesional o académico.

Con el tiempo, es posible que se sienta lo suficientemente cómodo con sus colegas o compañeros de clase como para enviar correos electrónicos más informales. Esto depende de sus relaciones con ellos y de su industria, campo o cultura de empresa. En la mayoría de los casos, los correos electrónicos enviados a nuevas conexiones, superiores e individuos fuera de su organización son correos electrónicos formales.

Cuándo escribir un correo electrónico formal

Los correos electrónicos formales se utilizan para las siguientes situaciones:

• Consultas comerciales
• Dimisiones
• Ofertas de empleo
• Argumentos de venta
• Terminaciones
• Disculpas
• Presentaciones profesionales
• Discusiones profesionales y académicas.
• Seguimientos

¿Cómo se estructura un correo electrónico formal?

El formato de correo electrónico formal es una estructura consistente que encontrará en casi todos los correos electrónicos formales que envía y recibe. Aunque puede haber pequeñas variaciones de un correo electrónico a otro, el formato de correo electrónico formal estándar incluye estos elementos:

• Línea de asunto
• Saludo
• Cuerpo
• Cierre
• Firma

6 pasos para escribir un correo electrónico formal

1 Escribe una línea de asunto directa

Una línea de asunto sólida capta la atención del destinatario y le hace querer leer más. Para un correo electrónico formal, una línea de asunto indica con precisión el tema del correo electrónico y cualquier detalle relevante como fechas, horas o necesidades. Por ejemplo, la línea de asunto de un correo electrónico que solicita programar una llamada podría leerse así:

• ¿Tienes quince minutos para una llamada este jueves?

2 Saludar y dirigirse a los destinatarios.

Comience su correo electrónico dirigiéndose a los destinatarios correctamente. Si te diriges a una sola persona, utiliza su nombre completo o su apellido con el honorífico apropiado. Si envía un correo electrónico a un grupo de personas, utilice un saludo como "Estimado equipo".

Dado que un tono profesional es clave para cualquier correo electrónico formal, limítese a los saludos profesionales. Los saludos formales apropiados por correo electrónico incluyen los siguientes:

• Estimado
• Hola
• Hola

3 Deja tu punto claro

En el párrafo inicial de su correo electrónico, indique claramente su propósito. Por ejemplo, si está preguntando sobre una oferta de trabajo, mencione el puesto y dónde encontró la oferta de trabajo en las primeras líneas. Si se trata de un correo electrónico de renuncia, déjelo claro en el primer párrafo.

4 Sea conciso

Concéntrese en un tema en cada correo electrónico. Al hacer esto, reduce la probabilidad de que se produzca un malentendido por parte del destinatario.

5 Mantenga un tono profesional

En un correo electrónico formal, utilice en todo momento un tono profesional. Evite el lenguaje casual, las oraciones continuas y la gramática no estándar.

6 Termina con un cierre profesional

Así como comenzó su correo electrónico formal con un saludo profesional, finalice su correo electrónico con un cierre profesional. Estos incluyen las siguientes aprobaciones:

• Atentamente
• Atentamente
• Mejor
• Gracias

Siga el cierre con su firma profesional: podría ser su nombre, cargo e información de contacto, o podría ser un bloque de firma que incluya los enlaces de sus redes sociales, el logotipo de su empresa y una cita inspiradora. La mayoría de las firmas de correo electrónico se encuentran en algún punto intermedio entre estos; El objetivo es brindarle al destinatario toda la información que necesita para elaborar su respuesta.

Quénoincluir en un correo electrónico formal

Cuando escriba un correo electrónico formal, evite cualquier lenguaje o terminología potencialmente confusa, como la jerga de la industria, si el destinatario no se encuentra en su campo de trabajo.

Otras cosas que se deben evitar incluyen las siguientes:

• Apodos
• Saludos informales ("Hola", "¿Qué pasa?", etc.)
• emojis
• fraseo indirecto
• Jerga
• Información confidencial como contraseñas y números de cuenta (el correo electrónico no es un medio de comunicación seguro)

Y por supuesto, evita errores ortográficos y gramaticales. Por eso es tan importante revisarcadacorreo electrónico antes de enviarlo: un simple error tipográfico puede socavar su mensaje.

Ejemplos de correo electrónico formal

Estimado Sr. Handler,

Muchas gracias por nuestra entrevista de ayer. Agradezco que se haya tomado el tiempo de reunirse conmigo y brindarme una visión transparente de las operaciones diarias en Keyloxxi.

Espero que me consideren para el puesto. Con mi experiencia en ciberseguridad, sé que encajaré perfectamente en Keyloxxi. Si tiene alguna pregunta de seguimiento para mí, no dude en comunicarse.

Mejor, Natalia Cordone (555) 555-5555

Hola, equipo,

He decidido dejar mi puesto de director financiero. No fue una decisión fácil de tomar, pero en este momento necesito priorizar mi salud y bienestar.

Aún no hemos identificado a mi sucesor, pero tengan la seguridad de que se está realizando una búsqueda. Serás el primero en enterarte una vez que se seleccione un candidato.

Gracias por ser un gran equipo con el que trabajar. Estos últimos diez años han sido fantásticos y espero ver qué sigue para la empresa.

Atentamente, Francis Cederholm

¿Necesita ayuda para comenzar con su correo electrónico formal? Puede utilizar indicaciones gramaticales para generar cualquier tipo de correo electrónico. Pruébelo con mensajes como "Escriba un correo electrónico introductorio atractivo" o "Comparta una actualización de la empresa". Grammarly puede ayudarte a escribir un correo electrónico personalizable para que puedas enviar el mensaje perfecto.

Preguntas frecuentes sobre correos electrónicos formales

¿Qué es un correo electrónico formal?

Un correo electrónico formal es un correo electrónico entre profesionales o académicos que contiene información relacionada con su trabajo. Los correos electrónicos formales deben ser directos y concisos y utilizar un lenguaje formal. Deben evitar el lenguaje informal, la jerga y la jerga.

¿Cuánto tiempo debe durar un correo electrónico formal?

Generalmente, los correos electrónicos formales deben tener 200 palabras o menos.

¿Qué debes incluir en un correo electrónico formal?

• Una línea de asunto directa
• Un saludo apropiado
• Uno o dos párrafos concisos y centrados en el cuerpo
• Un cierre educado
• una firma