6 ejemplos de cómo enviar un correo electrónico formal

Publicado: 2022-03-22

Los correos electrónicos formales juegan un papel crucial en la comunicación de información clara y sin errores en nuestra vida comercial, profesional y personal. Entonces, ya sea que esté preguntando sobre una oportunidad, invitando a alguien a un evento o renunciando a un trabajo, saber cómo escribir un correo electrónico formal es una habilidad esencial que necesita saber.

En esta guía sobre cómo escribir un correo electrónico formal, desglosamos el proceso en pasos simples. Luego, describimos el formato de correo electrónico formal ideal y brindamos una selección de ejemplos de correos electrónicos formales que puede usar como base para su correspondencia.

¿Qué es un correo electrónico formal?

Un correo electrónico formal es un correo electrónico que envía a una persona (o grupo de personas) que no conoce o un correo electrónico importante que envía a una persona en una posición de autoridad, por ejemplo, su jefe.

Escribir un correo electrónico formal es similar a escribir una carta formal, con la misma estructura, saludos y despedida. Están libres de errores ortográficos y gramaticales, planificados y escritos con un propósito claro.

Los correos electrónicos formales son educados, profesionales y van directo al grano. Están 100% enfocados en un resultado, sin dejar lugar a errores o malentendidos.

Algunos ejemplos de correos electrónicos formales incluyen:

  • Presentarte a una persona profesional que no conoces
  • Realizando una queja
  • Renunciar a un trabajo
  • Ofreciendo una disculpa

Quizás se pregunte por qué, en un mundo digital, todavía necesitamos correos electrónicos formales.

De hecho, muchas organizaciones e individuos han pasado a comunicarse de manera menos formal. Sin embargo, investigadores estadounidenses descubrieron que esto puede causar problemas en el lugar de trabajo, contribuyendo a lo que describen como un riesgo creciente de "incivilidad". Las organizaciones donde las personas se comunican de manera formal, cortés y respetuosa tienen menos probabilidades de experimentar conflictos, dicen.

Los correos electrónicos formales tienen algunos amigos influyentes. La campaña Plain English ha estado pidiendo claridad en la comunicación desde 1979. "Recuerde que es poco probable que la gente se ofenda si es demasiado formal, pero algunos pueden pensar que está siendo grosero si es demasiado informal", aconsejan.

¿La solución? "Piensa siempre en el lector".

Estamos de acuerdo. Si conoce a la persona a la que le escribe, entonces tiene la libertad de escribir de manera más informal. Si no conoce a la persona o el mensaje que está enviando es importante, sea formal.

Hemos escrito antes sobre la importancia de la comunicación profesional. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre cómo escribir un correo electrónico profesional.

¿Por qué escribir un correo electrónico formal?

"Las personas tienden a creer que pueden comunicarse por correo electrónico de manera más efectiva de lo que realmente pueden hacerlo", descubrieron los investigadores de la Asociación Estadounidense de Psicología. En un estudio de 2005, realizaron una serie de experimentos y concluyeron que es difícil transmitir emociones y tono por correo electrónico.

¿La razón? Debido a nuestro propio "egocentrismo", somos incapaces de separarnos de nuestra perspectiva y ver la de otra persona.

En pocas palabras, es fácil que se produzcan malentendidos si somos demasiado amistosos o informales en nuestros correos electrónicos. El tono de voz también puede no ser adecuado para comunicar información vital.

Los correos electrónicos formales eliminan la posibilidad de malentendidos y tergiversaciones. Se trata de observar la etiqueta correcta de correo electrónico comercial.

Un correo electrónico formal tiene un propósito claro y trata al lector con respeto. Está escrito de una manera estándar que viaja a través de fronteras y culturas.

Escribir correos electrónicos formales puede beneficiar a cualquier persona en los negocios, incluidos los líderes, dice el influyente columnista de Forbes Benjamin Laker. Los correos electrónicos deben ser respetuosos con las emociones y entregados con empatía. Lo más importante es que su correo electrónico dice mucho sobre su "marca personal". ¿Cómo quieres ser percibido?

Un correo electrónico formal bien escrito es cortés y profesional, dos poderosos atributos de marca que mejorarán su marca y aumentarán el éxito comercial.

Formato de correo electrónico formal

Crear excelentes correos electrónicos formales es muy simple. Solo hay cinco partes en el formato perfecto de correo electrónico comercial formal:

  1. Tema
  2. Saludo
  3. Líneas de apertura y cuerpo
  4. Clausura
  5. Cerrar sesión

Cada parte de la correspondencia sigue la misma estructura de correo electrónico formal, lo que significa que una vez que la haya dominado, nunca tendrá que cambiar.

Línea de asunto del correo electrónico formal

En los negocios, el tiempo es dinero, así que sea breve.

Su línea de asunto debe ser corta y fácil de entender. Dígale a su lector con precisión lo que está en el mensaje. El asunto del correo electrónico formal ideal es unas pocas palabras: "Solicitud de permiso", "Solicitud de reunión" o "Queja del cliente", por ejemplo.

Las líneas de asunto de los correos electrónicos formales tampoco deben intentar ser demasiado amigables o divertidas.

Cómo iniciar un correo electrónico formal

La forma formal de iniciar un correo electrónico es usar 'Estimado'.

Puede parecer anticuado o extraño si conoces a la persona, pero se trata de seguir algunas reglas establecidas que hemos usado durante generaciones para comunicarnos formalmente. Estimado es un saludo de correo electrónico formal que se sigue utilizando hasta el día de hoy.

Si conoce el género de la persona, puede usar lo que se llama un honorífico (señor, señora, etc.), pero le sugerimos simplemente usar el nombre completo si lo tiene. Puede parecer que este consejo contradice algunas de las guías más antiguas sobre escritura formal, pero refleja cambios más amplios en la sociedad.

Si desea saber cómo no abrir un correo electrónico formal, evite "Estimado señor/señora" o términos colectivos que suenen estirados como "A quien corresponda".

Saludos formales por correo electrónico sin nombre

Suponga que le preocupa cómo escribir un correo electrónico formal sin saber el nombre. En ese caso, puede utilizar "Estimado señor/señora" como sustituto adecuado. Este enfoque también es práctico si no sabe cómo enviar un correo electrónico formal a una empresa.

Al decidir cómo iniciar un correo electrónico formal para múltiples destinatarios, tiene varias opciones. Por ejemplo, puede dirigirse al equipo ("Estimado equipo"), al colectivo ("Estimados todos", "Estimados colegas") o para eventos ("Saludos").

Puede consultar nuestra guía sobre cómo iniciar un correo electrónico.

Líneas formales de apertura de correo electrónico

No hay una apertura de correo electrónico formal estándar. En su lugar, tendrá que decidir qué es apropiado para la comunicación y el contexto.

Si no conoce a la persona (u organización) a la que le escribe, es de buena educación que se presente. Sin embargo, si conoces a la persona, no es necesario que hagas esto y puedes pasar directamente al meollo de tu mensaje.

Proporcionamos ejemplos de varias oraciones formales de apertura de correo electrónico a continuación. Si necesita más inspiración para la introducción de correo electrónico, lea nuestro artículo sobre las mejores líneas de apertura de correo electrónico.

Le recomendamos que no utilice frases vacías como "Espero que le vaya bien" en un correo electrónico formal. Tales frases son clichés que no agregan nada a un mensaje, y debes evitarlas.

Cuerpo de correo electrónico formal

Entonces, ha comprometido al destinatario y se ha presentado (si es necesario), ahora es el momento de ir al grano.

Proporcionamos algunos ejemplos a continuación, pero la comunicación formal por correo electrónico debe seguir el Principio de la Pirámide. Desarrollado por un ejecutivo líder en McKinsey, el Principio de la Pirámide establece que primero debe comenzar con la respuesta y estructurar la información debajo para respaldar su argumento.

En un correo electrónico formal, el destinatario querrá saber de qué se trata el mensaje y por qué debería interesarle. Entonces, ¡díselo!

Puede ver algunos ejemplos a continuación de cómo abordamos varios ejemplos. También ilustramos cómo finalizar un correo electrónico formal, incluidas las oraciones de cierre de correo electrónico formales comunes.

Firma de correo electrónico formal

Un final de correo electrónico formal utiliza un final específico (o una despedida para darle su nombre formal). Los lectores estarán familiarizados con (y esperarán) formas formales de finalizar un correo electrónico.

En la mayoría de los casos, usará el correo electrónico formal que termina en "Atentamente" si sabe el nombre de la persona a la que le escribe.

Si no lo hace (o está escribiendo a un grupo de personas, por ejemplo), normalmente terminaría un correo electrónico formal con "Atentamente".

Sin embargo, hay cambios en cómo finalizar formalmente un correo electrónico. Ejemplos de terminaciones formales aceptables incluyen "Sinceramente", "Saludos" y "Con los mejores deseos".

La mejor manera de finalizar un correo electrónico formal depende de la persona, el contexto y lo que se está comunicando. En la mayoría de los casos, sugerimos seguir con "Atentamente" o "Atentamente".

¿Estás luchando por encontrar un final apropiado? Consulte nuestra guía detallada sobre cómo finalizar un correo electrónico.

Ejemplos de correos electrónicos formales

Para ilustrar los puntos anteriores, hemos creado una selección de ejemplos formales de redacción de correos electrónicos para situaciones que puede encontrar.

Si bien puede ser útil ver un ejemplo de un correo electrónico formal, no recomendamos que los corte y pegue y los use usted mismo. Debe adaptar cada correo electrónico formal a sus circunstancias específicas. En su lugar, utilícelos como una guía esencial para aumentar la comprensión antes de crear el suyo propio, o use Flowrite para escribir sus correos electrónicos por usted.

Correo electrónico de presentación formal

Hay varias razones por las que puede querer presentarse formalmente. Por ejemplo, puede consultar sobre una vacante de trabajo, una oportunidad de investigación o comunicarse con alguien a quien desea pedirle algún consejo. Si tiene dificultades para presentarse formalmente por correo electrónico, este es para usted.

Consulte nuestra muestra de correo electrónico de presentación formal a continuación para ver un ejemplo.

Línea de asunto: Solicitud de acceso a tutoriales en línea
Estimado profesor Stuart,

Soy estudiante de tercer año en la Universidad de Oxford. Me comunico con usted para solicitar acceso a su serie de tutoriales en línea. Me fascina escucharte y aprender de ti y creo que estos recursos apoyarían mis estudios actuales.

Si está dispuesto a proporcionarme acceso, comuníquese conmigo aquí con los detalles. Espero tu respuesta.

Tuyo sinceramente,
Sara Tomas

Correo electrónico formal de agradecimiento

Después de un excelente servicio o soporte, es de buena educación mostrar su agradecimiento, pero ¿cómo agradecer en un correo electrónico formal?

En esto muestra de correo electrónico de agradecimiento formal, demostramos cómo construir una respuesta personal y positiva que se puede compartir dentro de una organización y externamente con otros clientes.

Línea de asunto: Gracias por su hospitalidad
Estimado Felipe Rosa,

Quiero agradecerle la hospitalidad que mostró durante una reciente estadía en su propiedad. Mi pareja y yo disfrutamos de un descanso fantástico y nos gustaría expresar nuestra gratitud a usted y a su personal por todo su arduo trabajo.

Por favor, extienda mis más cordiales saludos a su personal. Estaremos encantados de volver en el futuro.

Tuyo sinceramente,
Sara Tomas

Correo electrónico formal de renuncia

Al renunciar a un trabajo, es vital que envíe un correo electrónico de renuncia formal. La renuncia no solo notifica a su empleador que se va, sino que también actúa como prueba de la fecha de su renuncia.

Una renuncia formal por correo electrónico puede ser corta; en algunos casos, solo una línea. Sin embargo, como verá en este ejemplo de correo electrónico de renuncia formal, nos hemos tomado el tiempo para mostrar nuestro agradecimiento a nuestro empleador.

Línea de asunto: Aviso de renuncia
Estimado Thomas Payne,

Le escribo para informarle que renuncio a mi cargo de Jefe de Marketing.

Me gustaría agradecerles por la oportunidad de aprender y desarrollarme en la organización, y he disfrutado mi tiempo aquí. Estoy dispuesto a trabajar con usted para apoyar el nombramiento de mi sucesor.

Puede ponerse en contacto conmigo aquí en cualquier momento para discutir cualquier apoyo que pueda ofrecer o cualquier detalle que pueda necesitar de mí para que la transición sea lo más fluida posible.

Tuyo sinceramente,
steve welch

Correo electrónico de invitación formal para un evento

Este es un ejemplo de correo electrónico de invitación formal enviado a un grupo de colegas. Cada correo electrónico de invitación formal debe incluir una línea de asunto clara, todos los detalles sobre el evento (incluida la fecha, la hora y el lugar) y cómo las personas pueden confirmar su asistencia.

Este es un correo electrónico de invitación formal para un evento nocturno en la empresa.

Línea de asunto: Evento de despedida para Steve Welch - RSVP
Estimados colegas,

Quiero invitarlos a un evento que estamos organizando para Steve Welch, nuestro Jefe de Marketing que se va el 12 de diciembre. El evento tendrá lugar entre las 7 pm y las 12 pm el 12 de diciembre.

Los números son limitados y los invitados deberán confirmar su asistencia antes del evento para garantizar el espacio adecuado y los refrigerios.

Si desea asistir, confirme su asistencia a este correo electrónico con cualquier requisito dietético. Si no puede asistir, lo alentamos a enviar sus mensajes de apoyo a Steve antes de que se vaya para comenzar su nuevo rol.

Saludos,
mandy smith

Correo electrónico de queja formal

Si ha recibido un servicio deficiente o está decepcionado con un producto, un correo electrónico de queja formal puede generar conciencia sobre sus problemas. En los correos electrónicos formales, es importante exponer los hechos, pero para evitar volverse demasiado emocional.

Este es un ejemplo de un correo electrónico de queja formal.

Línea de asunto: Reclamación del cliente: 12 de septiembre
Querido señor, señora,

Me comunico con usted para quejarme del servicio que recibí el 12 de septiembre. Su personal fue grosero y poco comunicativo durante mi visita.

He sido usuario de sus servicios durante mucho tiempo y me decepcionó que, en esta ocasión, no cumpliera con sus altos estándares habituales.

Quiero solicitar una disculpa formal y saber qué planea hacer para evitar que esto suceda en el futuro.

Atentamente,
steve roberts

Correo electrónico de disculpa formal

Redactar un correo electrónico de disculpa formal puede ser un desafío, pero admitir que se ha cometido un error es crucial para limitar el daño y restaurar una relación.

Aquí hay una muestra de correo electrónico de disculpa formal directo al punto de una empresa para tratar con un cliente que ha presentado una queja.

Línea de asunto: Disculpas por el servicio que recibiste
Estimado Steve Roberts,

Mi nombre es Ryan Davies y soy representante de atención al cliente en XXX. Quiero aprovechar esta oportunidad para disculparme formalmente por el servicio que recibió el 12 de septiembre de 2021.

Desafortunadamente, no logramos alcanzar nuestros altos estándares en esta ocasión. Hemos hablado con todos los miembros del equipo involucrados y hemos reiterado la importancia del servicio al cliente. Me gustaría asegurarles que esto no volverá a suceder.

Puede ponerse en contacto conmigo directamente si desea hablar más sobre su queja. Adjuntamos un cupón de £10 para que lo use en su próxima visita, para mostrarle nuestro agradecimiento.

Atentamente,
ryan davies

¿Quieres escribir mejores correos electrónicos formales? Prueba Flowrite

Escribir correos electrónicos formales es simple si sigue nuestro proceso. Las plantillas de correo electrónico formales incluidas en esta publicación de blog deben proporcionar una guía, pero siempre deben adaptarse y actualizarse para reflejar sus circunstancias específicas. Sin embargo, hay una manera aún más fácil. Flowrite es una herramienta de escritura de IA que convierte instrucciones breves en correos electrónicos y mensajes listos para enviar. Si todavía tiene dificultades para encontrar las palabras correctas para escribir un correo electrónico formal, Flowrite puede ayudarlo a comenzar y ofrecerle algo de inspiración, o incluso escribir todo el correo electrónico por usted con solo hacer clic en un botón. Como puede ver en el ejemplo a continuación, todo lo que necesita es hacer clic en un botón.

¿Todavía te preguntas cómo enviar un correo electrónico formal? Esperamos que no. La próxima vez que escriba un correo electrónico formal, tenga en cuenta estos ejemplos y podrá comunicarse con confianza.