Por qué es importante 'tenerlo por escrito'

“¡Ponlo por escrito!” Esa es una frase que escuchamos a menudo. En cosas como facturas de venta, contratos independientes o paquetes de compensación de empleados, si usted y otras partes están llegando a un acuerdo, vale la pena usar lenguaje escrito para documentarlo.

A menudo relacionamos la frase "Ponlo por escrito" con elegantes contratos legales redactados por abogados, cuyo tiempo es costoso. Pero obtener algo por escrito no tiene que implicar un contrato. Puede ser tan simple como un correo electrónico rápido que consolida un acuerdo verbal.

Un ejemplo de lo que significa 'tenerlo por escrito'

He sido voluntario en la junta directiva de varias pequeñas organizaciones sin fines de lucro a lo largo de los años. Grupos como estos son notorios por . . . bueno, todas las cosas que suceden cuando juntas a un grupo de voluntarios con diferentes talentos, habilidades y personalidades. Debido a que sus esfuerzos son secundarios a sus vidas ocupadas, es común que los voluntarios se crucen de cables y que las cosas se les escapen.

En la junta directiva de un club, donde parte de mis responsabilidades incluía la elaboración de un boletín informativo, aprendí el valor de obtener conversaciones por escrito. Aunque el presidente del club me dijo verbalmente que las contribuciones de los artículos de los miembros eran de relleno cuando el espacio lo permitía, el dejar uno fuera y reprogramarlo para el próximo boletín terminó hiriendo mis sentimientos. Y todo eso podría haberse evitado si me hubiera tomado un momento para escribir la conversación. Esto es lo que desearía haber escrito:

Mi correo electrónico habría servido para un par de propósitos. Primero, me habría dado la oportunidad de reiterar mi comprensión de la conversación. Bob había dicho: "Considere el relleno de artículos de Ralph para cuando tengamos espacio". El segundo párrafo de mi carta aclara exactamente cómo interpreto lo que dijo.

En segundo lugar, poner nuestra conversación por escrito le habría dado a Bob la oportunidad de seguirme si resultaba que había malinterpretado lo que me había dicho. También le habría dado la oportunidad de presentarme un apéndice, tal vez algo así como: "Está bien dejar el artículo de Ralph fuera, pero es mejor enviarle un correo electrónico para decirle por qué sucede eso para que no se sienta menospreciado".

Cuando dejar el artículo de Ralph fuera del boletín resultó en sentimientos heridos, un registro de la conversación me habría permitido cubrirme; podría haberme referido al intercambio de correos electrónicos que tuve con Bob. Bob no habría sido capaz de dar marcha atrás y afirmar que no sabía nada de la conversación. (Que, dicho sea de paso, es exactamente lo que hizo). Más concretamente, habría sido menos probable que lo hiciera, sabiendo que nuestra conversación fue grabada en un texto.

Aunque a menudo pensamos en obtenerlo por escrito cuando se trata de asuntos legales como acuerdos de venta y contratos de trabajo, obtener conversaciones diarias (que pueden dar lugar a un malentendido) por escrito puede ser increíblemente útil. Es una poderosa herramienta para evitar confusiones y desacuerdos.

¿ Qué tipos de cosas requieren contratos legales?

Aunque tanto los acuerdos escritos como los acuerdos verbales de “apretón de manos” se consideran legalmente vinculantes, la naturaleza de los acuerdos verbales de “él dijo/ella dijo” hace que sea difícil hacerlos cumplir en un tribunal de justicia. Y algunos contratos de alto riesgo deben ser redactados por un abogado, o al menos por uno.

Algunas transacciones que deberían tener contratos legales incluyen:

• ventas de bienes raices
• Acuerdos para pagar las deudas de otra persona
• Contratos que tardan más de un año en completarse
• Arrendamientos de inmuebles por más de un año
• Contratos por encima de una cierta cantidad de dinero (dependiendo del estado)
• Contratos que durarán más que la vida de la parte que ejecuta el contrato
• Una transferencia de propiedad a la muerte de la parte que ejecuta el contrato

Por supuesto, este artículo no pretende ser un consejo legal. En caso de duda, busque asesoría legal. Si se pregunta si un acuerdo debe tener un contrato preparado por un abogado, considere si el conflicto sobre los términos podría tener ramificaciones legales o financieras significativas. Si fuera así, entonces involucrar a un abogado o usar una plantilla legal es una buena idea.

Las plantillas de contrato a menudo están disponibles en línea, pero encontrar una fuente confiable puede ser complicado. Asegúrese de hacer su tarea antes de entregar la información de la tarjeta de crédito a sitios que requieren pago para crear e imprimir contratos.

Los beneficios de obtenerlo por escrito

Ya sea que se requiera o no, un acuerdo por escrito es prueba de los términos que discutieron. Evita que las personas olviden lo que acordaron, nieguen lo que dijeron o cambien su versión (como hizo Bob). Los documentos escritos también pueden servir como prueba legal en los tribunales, si es necesario.

Según el blog Shake Law:

¡Obtén todo por escrito! Todo. Incluso si es solo en una servilleta, hágalo por escrito. Samuel Goldwyn dijo: "Los contratos verbales no valen ni el papel en el que están escritos". Y es cierto: los contratos verbales pueden ser legalmente vinculantes en teoría, ¡pero intente hacer cumplir uno!

Entonces, ¡pon en práctica esas habilidades de escritura! Tómese el tiempo para pensar y registrar los acuerdos que haga. Establecer claramente los convenios verbales en el texto puede ahorrar muchas molestias en el futuro.