Dar tiempo de espera a los productores de televisión

Incluso para los mejores publicistas, contratar a un cliente para un programa de entrevistas con un día de anticipación es una rareza. Así como las imágenes excelentes son importantes cuando se presenta a los productores de televisión para una entrevista, también lo es proporcionar un margen de maniobra para considerar su propuesta. Darle al productor, y a usted mismo, suficiente tiempo para programar una entrevista que coincidirá con su evento o gira publicitaria ayudará a cumplir esos objetivos y creará una relación positiva para tratos futuros.

“Es posible que tenga un gran evento próximo, pero es poco lo que se puede hacer para programar una entrevista si comienza a comunicarse con los programas de entrevistas apenas unos días antes de que suceda”, dice Brad Matson, productor de Breakfast Television, el programa matutino más visto de Toronto. “Si haces un montón de llamadas [para mostrar a los productores] con la esperanza de hacernos cambiar de opinión, parecerás agresivo y poco profesional. Solo matará sus posibilidades de una entrevista en el futuro”.

El tiempo de espera puede verse como buenos modales en las relaciones con los medios, lo que demuestra cortesía al cortejar a los productores de televisión. Notificar a un programa de entrevistas local un mes antes de su evento, seguido de un puñado de llamadas telefónicas repartidas en varias semanas, será una interacción apreciada. Les da a los productores tiempo para revisar su kit de prensa, solicitar aclaraciones y solicitar información de respaldo.

Idealmente, la cantidad de tiempo de espera requerida debe determinarse antes de establecer el evento o la fecha de la gira. El publicista debe comunicar esta necesidad al cliente, al personal y a la gerencia del evento/gira. Luego, el tiempo de seguimiento de los medios debe integrarse en el plan del evento, lo que lleva a una(s) fecha(s) de programación.

Como la cobertura y el formato varían, determinar el tiempo de espera para una entrevista es, en última instancia, una cuestión de criterio, con la ayuda de la investigación sobre las preferencias de los productores. Suponiendo que su propuesta tenga mérito, los programas diarios con varios invitados pueden requerir semanas o meses para programarse. Los productores de revistas de noticias semanales y programas de interés especial pueden establecer el calendario editorial de la temporada durante el verano anterior, lo que requiere que los agentes de relaciones públicas propongan entrevistas de perfil en ese momento y seguimiento durante todo el año.

Por otro lado, los productores de noticias locales pueden necesitar un aviso de aproximadamente una semana, ya que las decisiones sobre la cobertura de eventos y sucesos generalmente no se toman hasta esa fecha de transmisión.

“La clave es la concisión. Para una entrevista de cinco minutos o menos, debería poder presentarla en una llamada telefónica”, dice BJ DelConte, productor supervisor de CablePulse 24 (CP24), una red canadiense de noticias por cable. "Si puede hacer eso, nosotros [CP24] generalmente podemos reservar a su cliente en cuestión de días".

La lucha con los problemas de tiempo de entrega no se limita a los publicistas novatos. Matson dice que a veces los peces gordos también cometen errores debido a la falta de sentido común.

“Algunas agencias de relaciones públicas nos contactan en enero para entrevistas que quieren programar en mayo”, dice. “En el medio, me ocuparé de más de 1000 kits de prensa y propuestas de historias. Es muy poco probable que recuerde ese tono [como lo más importante] cuando llegue el momento”.

Cuando el espacio de la entrevista es escaso, dar tiempo de espera puede comprarle opciones. Por ejemplo, aceptar una entrevista en espera puede aumentar significativamente sus posibilidades de cobertura.

“Puede que no seas la primera opción para una entrevista en ese momento, pero si un invitado cancela, lo más probable es que seas la primera persona en la que piensen los productores cuando busquen reemplazos”, dice Matson.

Como las fechas de las entrevistas no están talladas en piedra, el tiempo de espera puede ayudar a mantener las que tiene alineadas. Si un programa de entrevistas diario programa su entrevista para una fecha específica, mantenga ese mismo bloque de tiempo libre el día anterior y posterior. Si el productor lo llama en el último minuto para reprogramar, no perderá la oportunidad de una reserva inmediata y puede ganar un favor al ayudarlo a salir de una situación difícil.

Adam Bello es publicista y consultor de comunicaciones en Toronto, Ontario. Su firma AB Communications & Associates ayuda a las empresas a desarrollar una estrategia de medios a largo plazo.

Este artículo está escrito por Mickie Kennedy, fundadora de eReleases (https://www.ereleases.com), el líder en línea en la distribución de comunicados de prensa asequibles. Descargue su copia gratuita de 8 impactantes comunicados de prensa de secretos que las empresas de distribución no quieren que sepa aquí: https://www.ereleases.com/free-offer/secrets-pr-firms-dont-want-you-to-know /