Revisión de Google Workspace 2022: ¿Vale la pena?

Esta revisión de Google Workspace o G Suite explica qué esperar, si la oferta vale el precio y cómo una cuenta puede ayudarlo a administrar su negocio.

He usado Google Workspace (anteriormente G Suite) durante varios años. Esta revisión de Google Workspace explica qué esperar, si la oferta vale el precio y cómo una cuenta puede ayudarlo a administrar su negocio.

Pero primero considere esto: ¿Está listo para convertir su trabajo independiente en un negocio más profesional?

¿O tal vez desea agregar un conjunto de herramientas de productividad para poder colaborar más fácilmente?

En cualquier caso, o si recién está comenzando, necesita las herramientas adecuadas para el trabajo. En estos días, eso significa encontrar un gran conjunto de herramientas de colaboración digital que puedan ayudarlo a comunicarse, crear contenido y organizarse.

Internet está, por supuesto, lleno de aplicaciones que pueden hacer todas esas cosas y muchas más. La clave es encontrar aplicaciones que funcionen juntas y que no sean confusas de aprender. Voy a echar un vistazo de cerca a una de las mejores, Google Workspace, las herramientas que ofrece Google.

Todo lo que necesita saber está cubierto en esta revisión integral de Google Workspace o G Suite.

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¿Qué es exactamente Google Workspace?

Google Workspace, G Suite o Google for Business, es una colección de herramientas y aplicaciones que proporciona Google, con opciones avanzadas disponibles por una tarifa mensual. Google ha trabajado arduamente durante años para desarrollar una variedad de herramientas para ayudar a las personas. Probablemente esté familiarizado con algunos de ellos, como Gmail y Google docs.

Google Workspace lleva la versión gratuita de Google Docs y Gmail varios pasos más allá al combinar estas herramientas en un gran paquete diseñado específicamente para empresas.

Cualquier empresa, desde un trabajador independiente hasta una empresa más grande, puede usar Google Workspace para crear, colaborar, comunicarse y, en general, ser productivo en una variedad de situaciones.

¿Qué le ofrece una suscripción a Google Workspace?

Voy a entrar en opciones de precios específicas con más detalle a continuación, pero aquí están los conceptos básicos. Usted paga una tarifa de suscripción mensual escalonada para usar Google Workspace. Como era de esperar, obtendrá más funciones y un mejor servicio cuanto más esté dispuesto a pagar.

Sin embargo, en un nivel básico, Google Workspace proporciona aplicaciones clave de Google como:

• Gmail para empresas
• Google Meet para videoconferencias
• Calendario para establecer eventos y citas.
• Documentos para crear contenido en línea
• Mantener para hacer y guardar notas
• Hojas para hojas de cálculo y organización.
• Drive para el almacenamiento en la nube de Google
• Chat para mensajes de equipo rápidos
• Acceso a las aplicaciones de Google Workspace a través de Google Marketplace
• …y más

¿Por qué Google Workspace es mejor?

Google Workspace empaqueta las aplicaciones de Google y agrega servicios desarrollados específicamente para empresas en crecimiento, luego incluye funciones adicionales de seguridad y colaboración.

Primero, echemos un vistazo a las herramientas que probablemente ya estés usando.

Gmail

¿Quién no tiene una cuenta de Gmail en estos días? Y la mayoría de los autónomos ya utilizan Google Docs y Drive para trabajar en la nube y enviar archivos en línea. Google Chat está disponible en Gmail y con Google Workspace.

Con Google Workspace puede enviar correos electrónicos desde su dominio en lugar de @gmail.com. En otras palabras, los destinatarios reciben correos electrónicos de [firstname]@becomeawritertoday.com, que parece más profesional.

También prefiero usar el servicio de correo electrónico de Gmail en lugar de un cliente de correo electrónico típico como Outlook porque es más fácil de usar. Puedo acceder a Gmail desde cualquier lugar y he memorizado los atajos de teclado para ahorrar tiempo. Utilizo la aplicación Gmail para revisar los correos electrónicos comerciales en mi teléfono y fue más fácil de configurar que Microsoft Outlook.

calendario de Google

Google Calendar está ampliamente disponible para eventos, tanto internos como externos. Los usuarios comerciales pueden organizar videollamadas con Google Meet o Chat y ahorrar dinero en el software de videoconferencia, todo a través de su dominio y correo electrónico comercial.

En otras palabras, el calendario de Google Workspace puede funcionar de manera muy similar al calendario de Microsoft Office para usted y su equipo.

Documentos de Google

La mayoría de las personas están familiarizadas con los documentos de Google y la versión gratuita es casi igual a la versión premium. La diferencia es que la versión de Google Workspace incluye controles de seguridad adicionales para proteger la información confidencial.

También puede configurar una unidad compartida para colaborar en archivos con miembros del equipo y otros usuarios. Además, Google Docs funciona con y sin acceso a Internet, en caso de que te desconectes.

Cuando compra Google Workspace, obtiene lo que hay en la versión gratuita en un paquete integrado, pero también obtiene valiosos complementos.

Corrientes

Currents es una aplicación de comunicación y colaboración para su negocio. ¿Alguna vez ha usado Slack o una aplicación similar cuando trabajaba para una empresa o un cliente? Las corrientes son similares. Puede crear rápidamente chats grupales y discutir noticias con todo el equipo o separarse para chats individuales cuando lo desee.

Todos los hilos hacen que compartir documentos, especialmente documentos y hojas de cálculo de Google, sea simple. Los recién llegados también pueden averiguar fácilmente quién está en su equipo y las noticias más importantes del equipo.

Guión de aplicaciones

¿Qué sucede cuando necesita algo adicional para su equipo que las aplicaciones de Google no pueden proporcionar? Tal vez necesite un método adicional para analizar una gran cantidad de comentarios a la vez.

O tal vez quiera automatizar ciertas prácticas para ahorrar tiempo.

Tal vez desee agregar una llamada a la acción adicional a un formulario o asegurarse de que dos aplicaciones como Hojas de cálculo y Calendario puedan compartir información fácilmente. Si no tiene mucha experiencia en codificación, Apps Script le permite crear todo tipo de soluciones personalizadas para su forma específica de hacer negocios.

Sitios

Si está comenzando su propio negocio, necesita un sitio web. O tal vez ha estado trabajando por cuenta propia demasiado tiempo sin un sitio web profesional y no tiene mucho dinero para gastar en un diseñador web. Sites es la aplicación de Google para crear rápida y fácilmente su propio sitio web.

No necesita ser un programador para usar Sites, y responde automáticamente. Eso significa que también se verá bien en dispositivos móviles sin trabajo adicional. Esta aplicación también es una excelente solución para crear sitios web temporales para eventos o grandes proyectos que tienen una fecha de finalización pero que aún necesitan un sitio para fines publicitarios y de registro.

Para ser honesto, no uso mucho los sitios, porque prefiero WordPress y las herramientas de páginas de destino.

Formularios

Forms es una herramienta para crear encuestas y formularios que puede compartir fácilmente en línea. Esta aplicación resulta útil para recopilar datos de clientes con fines de marketing, pero estos formularios pueden tener todo tipo de usos.

Si alguna vez ha necesitado crear una encuesta, un cuestionario o algo similar, le encantará Formularios. Le permite analizar automáticamente los datos que obtiene sin una entrada de datos laboriosa.

Mi equipo usó Formularios para encuestar a los lectores de Conviértete en escritor hoy sobre cursos y libros.

Almacenamiento adicional en disco

Si es un usuario personal de Google, probablemente tenga suficiente almacenamiento en disco. Sin embargo, rápidamente llené el mío con archivos de video y grabaciones de podcasts para mi negocio.

Google Workspace básico incluye 30 GB de almacenamiento. Desde que migré a Google Workspace, actualicé mi almacenamiento en la nube de Google a 1 TB, por lo que siempre tengo copias de seguridad de los documentos comerciales, incluso si mi computadora se rompe o me la roban.

Mejor soporte

Google Workspace viene con soporte 24/7 por teléfono, correo electrónico o chat en línea, algo difícil de encontrar con otros proveedores y que hace que las herramientas más complejas sean más fáciles de usar.

Antes de escribir esta reseña, me comuniqué con el servicio de atención al cliente a través de Chat cuando el correo electrónico de mi empresa dejó de funcionar y resolvieron el problema de inmediato. También me puse en contacto con el soporte cuando tenía preguntas técnicas sobre mi dominio y cuando compartía documentos y hojas con contratistas en lugar de con terceros. Por lo general, respondieron en unos minutos a través de Chat.

Sin embargo, vale la pena señalar que el equipo de atención al cliente no brinda soporte directo para Google Analytics.

Seguridad y una consola de administración

Es posible que ame a su equipo, pero aún necesita controles de seguridad y monitoreo para configurar estas aplicaciones y asegurarse de que las personas las usen correctamente, o no. Google Workspace agrega estas capacidades para los gerentes comerciales y las hace fáciles de usar.

Utilicé la consola de administración de Google Workspace para eliminar a un contratista cuando se fue repentinamente y configuré uno nuevo fácilmente. El proceso tomó solo unos minutos, lo que debería atraer a los usuarios comerciales con poco tiempo.

Bóveda

Vault es básicamente todos sus registros de datos reunidos en uno. Es un registro de chats, correos electrónicos y archivos agrupados, además de herramientas de auditoría con la capacidad de rastrear actividades específicas. Es ideal para fines legales y gestión de la eficiencia. Cuando un contratista dejó mi negocio, pude guardar sus documentos y correos electrónicos en Vault para archivarlos.

Aplicaciones de Google Workspace y más

Puede potenciar los servicios de Google Workspace como Gmail y Drive usando aplicaciones en el mercado. Los ejemplos para consultar incluyen DocuSign, Evernote, Trello y Zoom.

G Suite ofrece servicios adicionales para administrar flotas móviles, buscar datos en todas las aplicaciones de Google, herramientas de prevención de pérdida de datos y más integración. Google incluye un poco de todo en Google Workspace.

¿Google Workspace es bueno para las pequeñas empresas?

Absolutamente.

De hecho, Google Workspace está diseñado en gran medida para pequeñas empresas. Las empresas y corporaciones más grandes a menudo prefieren servicios más detallados o soluciones internas que puedan modificar y monitorear fácilmente.

Mientras tanto, Google Workspace está optimizado y preempaquetado para empresas más pequeñas que no están creando sus propias soluciones (a menos que esté usando App Scripts, por supuesto).

Por eso, cuando se registra por primera vez en Google Workspace, Google le pregunta el tamaño de su empresa. La primera opción es "Solo tú" y la segunda es "2 a 9" personas. No se preocupe, puede agregar o eliminar usuarios más adelante.

Recuerde, su cuenta de Google Workspace es diferente a su cuenta personal de Gmail o Google. Administrar archivos, cuentas de correo electrónico y contraseñas para ambos en el mismo navegador puede ser un poco confuso porque debe iniciar sesión en Google Workspace y no en su cuenta personal de Google. Tampoco puede agregar su dirección personal de Gmail a Google Workspace, lo que probablemente sea algo bueno.

¿Qué es Google Workspace Marketplace?

Google Workspace Marketplace es una adición interesante que esencialmente puede agregar más servicios o funciones a Google Workspace. Desarrolladores expertos crearon estas aplicaciones, que se publican para la venta o descarga en Marketplace.

Si no quiere usar App Scripts o está tratando de averiguar si existe una solución específica, puede buscar en Marketplace para ver si ofrece una aplicación que haga el trabajo.

Es un poco más de facilidad de uso para ciertos proyectos de nicho o negocios que tienen necesidades únicas. ¡El mercado también proporciona una forma de publicar sus propias aplicaciones si está particularmente orgulloso de algo que ha creado!

¿Qué es mejor: Office 365 o Google Workspace?

El principal competidor de Google Workspace es Office 365 (O365, como comúnmente se abrevia), el conjunto de herramientas de productividad de Microsoft. Los dos son similares, con aplicaciones para comunicación, colaboración, trabajo en equipo, correo electrónico, seguridad y una consola de administración.

Veamos algunas diferencias clave entre estas herramientas de productividad:

• Curva de aprendizaje: O365 es una plataforma más grande y compleja que Google Workspace. Algunas de sus herramientas no se integran tan bien entre sí como las aplicaciones de Google, y las funciones de colaboración no son fáciles de aprovechar. Los usuarios tendrán que pasar más tiempo aprendiendo cómo encaja todo en O365.
• Integración de aplicaciones: Google Workspace está diseñado principalmente para usarse de forma independiente sin mucha integración con aplicaciones externas. O365, por otro lado, tiene compatibilidad con cientos de aplicaciones comerciales de terceros. Microsoft también adquiere compañías regularmente y agrega aplicaciones renombradas a su servicio, por ejemplo, Wunderlist.
• Complejidad: compare aplicaciones como Excel y Hojas de cálculo de Google y verá que las aplicaciones de Microsoft tienden a ser mucho más complejas. Pueden hacer más, pero es más difícil usarlos desde el principio.
• Precios: los precios de Microsoft Office 365 comienzan en $ 5 por usuario por mes. La versión estándar cuesta $12,50 por usuario al mes y la versión premium cuesta $20 por usuario al mes. Eso es un poco más caro que Google Workspace.
• Equipos: he usado Microsoft Office mucho y la joya de su corona es Teams, que es una herramienta de productividad o colaboración como Slack. Google Workspace no tiene una herramienta comparable.
• Excel: algunos especialistas en marketing de SEO me han dicho que Google Sheets no es tan poderoso como Excel para el análisis de datos. Sin embargo, eso podría deberse a una preferencia personal.

En base a esto, Google Workspace es generalmente una mejor opción para empresas nuevas o pequeñas que trabajan mucho en línea. Prefiero G Suite a Microsoft Office, ya que se siente más rápido y optimizado. Creo que Google Docs es más rápido para escribir que Word. Me gusta especialmente que puedo saltar de una sección a la siguiente usando la función de esquema del documento. Las únicas herramientas que extraño del paquete de productividad de Microsoft Office son Teams y Excel.

Google Workspace frente a Office 365: el resultado final

Las empresas y las grandes empresas probablemente estén mejor con Office debido a Teams y la adopción generalizada de Microsoft Office 365. Las empresas nuevas y pequeñas encontrarán en Google Workspace una alternativa menos costosa.

¿Cuáles son algunas alternativas adicionales de Google Workspace?

No sería una buena revisión de Google Workspace sin buscar alternativas, a menos que su empresa ya lo requiera, por supuesto. Si trabaja independientemente o está construyendo su propio pequeño negocio de escritura, entonces tiene muchas otras opciones para considerar.

Varias otras suites brindan muchas herramientas para crear contenido, hablar con equipos, tomar notas, etc. Aquí hay algunas alternativas populares para usar Google Workspace para su negocio:

zoho

Es posible que ya haya oído hablar de Zoho como herramienta de marketing, pero la plataforma puede hacer mucho más que solo ayudar a los equipos de marketing. Le permite crear un centro para su negocio que incluye un dominio de correo electrónico único, documentos y hojas de cálculo y un software de colaboración integrado llamado Cliq. Zoho ofrece planes gratuitos y estándar, pero pagar por el servicio le brinda mucho almacenamiento en la nube, entre otros beneficios.

Zoho también puede proporcionar servicios de alojamiento que se integran con otras suites como Google y Microsoft, por lo que hay mucha flexibilidad. Puede hacer casi cualquier cosa, pero está diseñado más para empresas de TI y empresas más grandes.

espacio en rack

Rackspace es una plataforma de alojamiento de datos que ofrece soluciones a empresas en crecimiento. Es intensivo en datos. Rackspace puede proporcionar todo tipo de soluciones de servidor y de nube, así como el tipo adecuado de alojamiento, pero es mejor para las empresas que utilizan una gran cantidad de datos y tienen necesidades complejas.

Misma página

Si ya tiene alojamiento de correo electrónico para su empresa o no necesita un servicio dedicado para eso, Samepage ofrece un conjunto de servicios diseñados para facilitar la vida cotidiana de sus empleados. Esta aplicación ofrece almacenamiento en la nube, comunicación web y otras formas de colaborar con su equipo y compartir datos según sea necesario.

Samepage ofrece una buena opción para equipos pequeños que ya tienen la mayor parte de lo que necesitan, pero quieren un espacio en línea centralizado para trabajar sin tener que improvisar varias aplicaciones diferentes.

los arreglistas

Por el contrario, The Arrangers se centra casi por completo en el correo electrónico. Obtiene 5 GB de almacenamiento por cuenta, protección antivirus integrada y soporte de aplicaciones móviles para las direcciones de correo electrónico de su empresa. Al igual que otros importantes clientes de correo electrónico, The Arrangers también ofrece calendarios, contactos y aplicaciones de tareas.

También puede diversificarse en servicios de alojamiento, seguridad y nube, pero estos servicios costarán más. Es una opción justa para comenzar con direcciones de correo electrónico comerciales y un sitio web si recién está comenzando.

Ve papi

Go Daddy es conocido principalmente por su alojamiento web (a menudo, opiniones bajas sobre su alojamiento web). Sin embargo, Go Daddy ha estado ocupado expandiéndose en los últimos años. La empresa ahora ofrece programas de oficina y correo electrónico para crear contenido y administrar el correo electrónico en un sistema central. Si ya usas Go Daddy, vale la pena considerar la actualización. También se integra bien con las aplicaciones de Office 365, lo que vale la pena tener en cuenta. También recomiendo Siteground y Pressidium.

SOLO OFICINA

ONLYOFFICE, sí, realmente usa todas las mayúsculas, es una solución de código abierto, lo que significa que puede personalizar la plataforma con todos los widgets y complementos que pueda desear, siempre que sepa cómo hacerlo, lo que lleva algo de trabajo

Sin embargo, puede obtener un conjunto de herramientas comerciales adecuadas, similar a Microsoft Office. Las versiones pagas de la plataforma también facilitan las cosas.

¿Sigues recomendando Google Workspace sobre estas otras opciones?

Absolutamente. Hay varias razones por las que Google Workspace suele ser superior a las alternativas que enumeré en esta revisión.

Primero, Google puede darse el lujo de contratar a los mejores, y su habilidad se muestra en la calidad de las aplicaciones de Google Workspace, que están por encima de la mayoría de las otras alternativas que existen.

El diseño de la aplicación también significa que Google Workspace es fácil de usar, especialmente porque muchas personas están familiarizadas con aplicaciones populares como Gmail.

También es bueno tener una suite de una empresa tan grande como Google. Sus servidores siempre están activos, solucionan los errores de inmediato y es poco probable que la empresa quiebre y se venda a otro proveedor, dejando incierto el destino de sus herramientas.

¿Es Google Workspace seguro y privado?

Algunas personas pueden desconfiar un poco del uso de un conjunto de aplicaciones proporcionadas en su totalidad por Google, el mismo Google que es tan bueno recopilando información sobre actividades en línea. En realidad, Google tiene una página web completa dedicada a responder a estas preocupaciones, titulada Seguridad y confianza de Google Workspace.

Te animo a leer toda la página. Explica cómo se cifran y protegen los datos de la nube de Google, cómo los administradores pueden adaptar su seguridad según sea necesario y qué estándares de seguridad cumple Google Workspace para varios países e industrias.

También puede comunicarse con Google si tiene preguntas más específicas sobre cómo tratan sus datos y qué privacidad puede esperar.

¿Cuánto cuesta Google Workspace al mes?

Google Workspace ofrecía tres niveles principales al momento de escribir esta reseña.

Google Workspace Básico

El primer nivel cuesta $6 por usuario por mes. Eso le brinda todos los conceptos básicos cubiertos en esta revisión, más 30 GB de espacio en disco para almacenamiento.

Google Workspace para empresas

El nivel medio tiene un precio de $ 12 por usuario por mes. El nivel empresarial agrega espacio de disco ilimitado, Vault y herramientas de administración adicionales adecuadas para empresas más grandes. Uso este nivel debido al almacenamiento adicional de archivos y las funciones de búsqueda en la nube de Google.

Google Workspace para empresas

El tercer nivel cuesta $ 25 por usuario por mes y agrega aún más herramientas y capacidades de administración, con excelentes funciones para administrar una gran cantidad de datos y personas a través de la administración de puntos finales.

Ah, y si aún no está listo para comprometerse con una tarifa, puede obtener una prueba gratuita de dos semanas para verificar las cosas y ver qué tan útil es Google Workspace en comparación con la versión gratuita de Gmail, Google Docs y Drive.

Hace años, antes de escribir esta reseña de Google Workspace, saqué una licencia de usuario único.

Desde entonces, he agregado más usuarios o miembros del equipo de G Suite, incluido un editor y un asistente virtual, cada uno de los cuales tiene su propio correo electrónico, almacenamiento y acceso a otras aplicaciones y herramientas de colaboración de Google.

¿Cómo puedo obtener más información sobre cómo usar Google Workspace?

Con todas las opciones de soporte que ofrece Google, puede simplemente llamar o enviar un correo electrónico si tiene alguna pregunta sobre cómo usar herramientas específicas. Sin embargo, un gran Centro de aprendizaje de G Suite permite a los usuarios elegir una aplicación en particular para aprender en profundidad, buscar consejos rápidos y más.

También puede inscribirse en clases y obtener una certificación en G Suite, lo que puede ser una habilidad útil para que la adquieran ciertos miembros del equipo.

Veredicto: ¿Google Workspace es bueno?

Google Workspace es una gran suite de productividad para propietarios de negocios que desean trabajar con miembros del equipo en todo el mundo. El producto es fácil de usar y viene con aplicaciones conocidas. También puede escalar a medida que crece su empresa, ya que puede agregar o eliminar usuarios fácilmente.

Uso el almacenamiento adicional en la nube de Google que viene con Google Workspace con frecuencia. También confío en el servicio de correo electrónico profesional que ofrece G Suite y en Google Hangouts para reuniones. No uso mucho Sites u otras aplicaciones y secuencias de comandos, pero las necesidades de su negocio pueden diferir.

Si trabaja mucho en línea o valora la colaboración, Google Workspace es una herramienta útil para su empresa.