Cómo una guía de estilo puede ayudar a su equipo a mantenerse profesional

Dirigir una pequeña empresa o un equipo puede resultar inmensamente gratificante. Disfruta de la flexibilidad y la falta de burocracia y puede tomar decisiones independientemente de una gran empresa matriz. Puede elaborar su producto con cuidado o personalizar sus servicios porque sabe que cada cliente cuenta. La desventaja es que los equipos pequeños no siempre tienen el tiempo, las personas o el presupuesto para supervisar y mejorar cada aspecto del negocio, incluida la comunicación. Las guías de estilo pueden ayudar a los equipos pequeños a transmitir mensajes claros y coherentes a sus clientes.

Cuando está bien ejecutada, una guía de estilo actúa como una brújula para que las empresas mantengan una presencia constante interna y externamente. ¿No estás seguro de por dónde empezar? Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las guías de estilo y cómo puede crear e implementar una para su empresa.

¿Qué es una guía de estilo?

Una guía de estilo es un documento que contiene reglas y pautas para la comunicación escrita de una empresa. La guía abarca varios tipos de reglas, incluida la voz, el tono, el estilo, etc. Digamos que un miembro de su equipo quiere crear y publicar contenido. La guía de estilo les ayuda a lograr una voz coherente al comunicarse con cualquier persona que interactúe con el negocio.

¿Por qué necesitas una guía de estilo para tu negocio?

Piensa en una guía de estilo como la estrella polar en la que tu equipo puede confiar para todas las comunicaciones de cara al cliente.

Una guía de estilo ayuda a que su negocio mantenga la coherencia, lo cual es clave por varias razones. Una guía de estilo bien estructurada puede ayudarle a destacarse de la competencia , y una voz unificada puede ayudar a los clientes a sentir que conocen su negocio. Cuando los empleados son consistentes y alineados, los clientes saben qué esperar de su negocio en todo momento.

Las guías de estilo también son útiles para equipos pequeños que trabajan con talentos independientes o agencias externas. La guía de estilo ayuda a los autónomos y contratistas a familiarizarse con su estilo de escritura para crear contenido fluido, ahorrándole un valioso tiempo de edición. Descubra cómo este equipo redujo el tiempo de edición hasta en un 66 por ciento en comparación con su anterior proceso de revisión por pares.

¿Qué elementos debe incluir una guía de estilo?

Crear una guía de estilo eficaz requiere elementos específicos. Aquí hay siete componentes clave que toda guía de estilo debe incluir para tener éxito.

1 Acceso para toda la empresa

Un error común es pensar que una guía de estilo es sólo para equipos de marketing o redacción. No del todo: una guía de estilo debería compartirse en toda la empresa. En un equipo pequeño, todos desempeñan un papel crucial en el negocio, incluida la comunicación entre sí y con los clientes, por lo que es importante que todo el equipo tenga acceso y comprenda las reglas y pautas. Los líderes deben alentar a su equipo a utilizar la guía de estilo, explicar su importancia y compartir dónde encontrar el documento (es decir, unidades de archivos compartidas, Google Docs, etc.). Reúna a su equipo en torno a una guía de estilo como herramienta para inspirar confianza al escribir para su empresa.

2 reglas gramaticales

La gramática es algo en lo que incluso los escritores más profesionales se equivocan de vez en cuando. Utilice párrafos muy concisos para dirigir a los escritores a las reglas gramaticales que su empresa considera muy importantes de entender. Ya sea que utilice el Libro de estilo AP o el Manual de estilo de Chicago, incluya de tres a cuatro páginas sobre los conceptos básicos del manual elegido. Esto puede incluir las diferencias entre palabras comúnmente mal utilizadas como afecto y efecto, quién y quién, malo y mal, también y para, etc.

3 puntuación

Las reglas de puntuación pueden variar según el estilo. Por ejemplo, diferentes empresas pueden utilizar palabras compuestas con o sin guiones, y el etiquetado de fechas se puede lograr de varias formas correctas. Cada persona y empresa tiene su propio estilo, por lo que una guía de estilo es un excelente lugar para establecer un estándar. Asegúrese de que la guía de estilo explique la coma de Oxford, cómo usar las comillas y el uso de guiones y guiones.

4 Voz y tono

La voz y el tono son principios fundamentales de la comunicación profesional. Una voz y un tono consistentes en sus comunicaciones pueden ayudarlo a causar una buena impresión a los clientes. Ya sea que esté escribiendo una página de destino o creando una publicación de blog, las pautas claramente delineadas para la voz y el tono pueden unir diferentes piezas de contenido.

Una guía de estilo ayuda a los equipos a indicar explícitamente qué tonos son aceptables o preferidos y de qué lenguaje deben mantenerse alejados. En tu guía de estilo, define tu voz y tono ideales. Tal vez quieras parecer amigable pero profesional, o con los pies en la tierra e informativo. Incluso si recién está comenzando a formar su equipo, a largo plazo le beneficiará definir desde el principio cómo quiere que suene su negocio y haga sentir a los demás.

5 pautas de canales

Dependiendo del canal para el que estés escribiendo contenido, el estilo y el formato varían. Por ejemplo, hay ocasiones en las que sólo puedes escribir 280 caracteres, lo que puede cambiar si tienes espacio para deletrear el nombre de una organización o recurrir al uso de su acrónimo. Si tiene varios canales de redes sociales, asegúrese de que su guía de estilo brinde instrucciones distintas para cada uno. Ya sea que su empresa utilice un lenguaje informal y emojis o que siempre sea formal y profesional en línea, debe indicarlo en su guía de estilo.

6 Información sobre los clientes objetivo

Los equipos pequeños suelen tener cierta información sobre su cliente objetivo, pero también pueden estar en una fase de descubrimiento, experimentando y refinando su audiencia principal. Definir su público objetivo o comprador (quiénes son, dónde trabajan y qué canales utilizan) ayuda a personalizar las comunicaciones para que se ajusten a sus necesidades. Por ejemplo, algunas empresas tienden a utilizar la jerga de la industria en su comunicación con los clientes. Definir su audiencia puede informar su guía de estilo e instarlo a evitar las palabras de moda de la industria al escribir correos electrónicos o publicaciones en las redes sociales. Puede permitir que sus escritores y miembros del equipo comprendan a la audiencia con la que están hablando. Cuando los equipos comprenden a su audiencia, pueden crear experiencias personalizadas para impresionar y atraer nuevos clientes.

Cómo crear una guía de estilo para tu equipo

Ahora que comprende los elementos que forman parte de una guía de estilo, aquí le ofrecemos una descripción general de qué incluir al crear su guía de estilo.

• Misión y valores:comience por definir claramente la declaración de la misión de su empresa y cuáles son sus valores.

• Audiencia:indique su(s) audiencia(s), con quién desea interactuar y por qué. Considere a sus clientes objetivo.

• Voz y tono:explique la voz y el tono de su empresa y utilícelos para definir cómo desea que su audiencia lo perciba.

• Diferenciadores:comparta lo que hace que su negocio sea único y por qué es el mejor en lo que hace.

• Competidores:Esta puede ser una sección rápida. Es útil tener una comprensión básica de su competencia para mantener su propuesta de valor única.

• Estilo de texto general:define qué manual de estilo te gustaría seguir. Ya sea que se base en el Manual de estilo de Chicago (coma pro-Oxford) o en el Libro de estilo AP (omite la coma de Oxford), un manual de estilo ayuda a los equipos a navegar por el uso de las palabras, la gramática y la puntuación.

Cómo puede ayudar Grammarly Business

Como puedes ver, crear una guía de estilo desde cero no es tarea fácil. Crearlo e implementarlo puede llevar mucho tiempo. Entonces, ¿cómo pueden los equipos pequeños desarrollar una guía de estilo práctica y escalable cuando tienen poco ancho de banda? Aprovechando una solución inteligente como Grammarly Business para eliminar las molestias y las conjeturas.

Grammarly Business ofrece a los líderes de pequeñas empresas una solución de guía de estilo dinámica que brinda a los empleados sugerencias en tiempo real. Puede tener la tranquilidad de saber que su empresa estará representada de manera profesional y consistente sin tener que supervisar cada comunicación que se envíe a los clientes o suscriptores.

Personalice el contenido de su guía de estilo dentro de la plataforma Grammarly Business agregando opciones de palabras específicas, nombres, marcas comerciales, especificaciones gramaticales y más. La función de guía de estilo ofrece a los empleados sugerencias para mantener la coherencia y al mismo tiempo mejorar la claridad, la corrección, el compromiso y el tono.

Ahorre tiempo de escritura y edición al gestionar la comunicación de diferentes contratistas. Con una guía de estilo de Grammarly Business , su pequeño equipo puede optimizar los esfuerzos de comunicación y usted puede concentrarse en lograr los objetivos comerciales y llegar a más clientes.