Cómo dar formato a un comunicado de prensa

Un periodista puede tener entre 50 y 100 comunicados de prensa en su escritorio todos los días. Si desea que su historia sea cubierta, es importante que su comunicado de prensa tenga el formato correcto, para que sea fácil de leer para los periodistas.

Pero escribir un comunicado de prensa puede ser un poco confuso si nunca lo ha hecho antes. Esto se debe a que el formato de comunicados de prensa incluye ciertos elementos que no están incluidos en otras piezas. Además, toda la pieza está estructurada de manera diferente.

Hoy vamos a echar un vistazo al formato de comunicado de prensa adecuado para que pueda compartir sus grandes noticias con el mundo.

El objetivo de un comunicado de prensa

El objetivo de un comunicado de prensa es dar una declaración o anuncio oficial de algo que es de interés periodístico. Además, brinda a los periodistas la información que necesitan para construir una historia sólida.

También se puede publicar un comunicado de prensa en los sitios web, lo que puede ayudar a impulsar el SEO y generar más tráfico.

Elementos de un comunicado de prensa

Un comunicado de prensa es un poco más complicado que otras piezas escritas. Debido a que tradicionalmente se escribieron para facilitar a los periodistas escanear la información, hay algunos elementos especiales que debe incluir al formatear un comunicado de prensa.

línea de autor

El pie de autor va en la esquina superior izquierda. Incluye su nombre, cargo e información de contacto. Su información de contacto suele ser un número de teléfono, una dirección de correo electrónico y una dirección postal.

Si está escribiendo en nombre de una gran empresa, es posible que desee poner el nombre de un departamento en lugar de su nombre.

Fecha de lanzamiento

En la esquina superior derecha sobre la firma, debe agregar la frase "PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA" en letras mayúsculas si su comunicado de prensa está listo para su distribución inmediata.

Si desea enviar su comunicado de prensa antes de la hora en que desea que se cubra, se denomina comunicado embargado. En este caso, agregue "EMBARGO PARA PUBLICACIÓN" junto con la fecha y la hora en que desea que se publique la historia.

Titular y subtítulo

Debajo de la firma, debe agregar su título y subtítulo (si corresponde).

Su titular debe captar la atención de los lectores. Si está compartiendo su comunicado de prensa en línea, es útil incluir palabras clave en el título. Esto puede ayudar a que aparezca en más resultados de motores de búsqueda.

El subtítulo es opcional y se puede colocar directamente debajo del título. Le permite ayudar a su lector a comprender un poco más acerca de lo que trata el comunicado de prensa y fomenta la lectura adicional.

Tanto el título como el subtítulo deben estar en mayúsculas y minúsculas. Esto significa que todos los sustantivos, pronombres, verbos y adverbios deben escribirse con mayúscula.

Sello de lugar y fecha

Esto muestra la ubicación de donde proviene el comunicado de prensa. Suele ser una ciudad. Además, debe incluir la fecha de publicación. El sello del lugar y la fecha deben estar separados del resto del párrafo principal con un guión.

Sigue este formato: CIUDAD, ST. (Mes, Día, Año) -.

Párrafo principal

El párrafo inicial brinda una descripción general rápida de la historia para ayudar a los periodistas a decidir si es adecuada para su audiencia. El párrafo principal debe responder quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.

Trate de ceñirse a los hechos básicos y evite vender productos y servicios. Sin embargo, debe mencionar lo que hace que la historia sea de interés periodístico.

Cuerpo

El cuerpo de un comunicado de prensa amplía y completa la historia. Proporciona detalles adicionales que facilitan que los periodistas cubran la historia. Además, debe explicar por qué la historia es de interés periodístico.

Al escribir el cuerpo de un comunicado de prensa, utilice el enfoque de pirámide invertida. Esto significa que las piezas más importantes van al comienzo del comunicado de prensa. Luego, puede pasar a información adicional.

En párrafos posteriores, puede ser útil incluir citas de las partes interesadas. También puede usar viñetas para información relevante para que sea más fácil de leer.

Dado que los comunicados de prensa a menudo se comparten digitalmente, abre la puerta para agregar otros elementos. Puede agregar hipervínculos o contenido visual incrustado. También es común incluir archivos adjuntos multimedia a los comunicados de prensa digitales.

En general, debe usar párrafos cortos en el cuerpo de su comunicado de prensa. Esto significa tratar de apegarse a dos a cuatro oraciones en cada párrafo. Unos tres o cuatro párrafos deberían ser todo lo que necesita.

repetitivo

El texto modelo va después del cuerpo de su comunicado de prensa. Debe describir su empresa u organización, lo que hace y cómo ayuda a los clientes.

Esta sección suele ser de uno o dos párrafos de largo. Proporciona información básica útil a los reporteros cuando están escribiendo historias.

Otros elementos

Después del repetitivo, es posible que desee agregar una nota final o una llamada a la acción. Este es un gran lugar para alentar a alguien a que se comunique con usted si desea obtener más información. Por ejemplo, podría escribir "Para obtener más información, envíe un correo electrónico a [nombre] a [dirección de correo electrónico]".

Una cita interesante puede ser una adición útil a un comunicado de prensa. Esto proporciona un elemento que los periodistas pueden compartir directamente. Además, puede ser una excelente manera de compartir un fragmento sobre por qué la noticia es relevante para el público.

Elija una o dos cifras clave para cotizar. Esto debe agregarse al cuerpo del comunicado de prensa.

Es tradicional agregar "###" al final del comunicado de prensa. Tradicionalmente, esto significaba que no había más noticias, ya que los periodistas ocupados a menudo tenían que leer rápidamente los comunicados de prensa. Todavía es muy respetado hacer esto hoy.

Si su comunicado de prensa ocupa dos páginas, debe terminar la primera página con "-más-". Tanto "###" como "-more" deben estar centrados.

Otros consejos de formato

Además de los elementos que debe agregar, el formato de comunicado de prensa también requiere algunos otros detalles a los que prestar atención. Por ejemplo, la extensión total de su comunicado de prensa debe ser solo de 300 a 500 palabras.

Si alguna vez tiene dudas sobre cómo formatear su texto, siempre asegúrese de seguir las pautas de estilo de AP. Esto permitirá que los medios de comunicación lo utilicen sin tener que cambiar nada.

Su documento debe usar márgenes de una pulgada alrededor de todo el documento. Asegúrese de usar un solo espacio y una fuente comercial fácil de leer, como Arial o Times New Roman.

Siga esta guía para obtener el formato de comunicado de prensa adecuado

Escribir un comunicado de prensa puede ser un poco confuso las primeras veces. Después de todo, hay que seguir un formato de comunicado de prensa especial y elementos especiales que incluir. Pero una vez que comprenda el formato, podrá escribir y enviar un comunicado de prensa sin problemas.

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