6 maravillosos consejos sobre cómo ponerse al día con los correos electrónicos después de unas vacaciones

El miedo a la bandeja de entrada es real.

La última vez que me tomé unas vacaciones, casi no quería irme por temor a cómo se vería mi bandeja de entrada cuando regresara. (Pista: no fue bonito.) No hay nada más inductor de gemidos en su primer día de regreso al trabajo que abrir su cliente de correo electrónico para ver que tiene 1,487 correos electrónicos en espera.

He trabajado en trabajos en los que recibir una ráfaga de correo electrónico diario era la norma, lo que significaba que estar fuera durante una semana resultó en una avalancha digital. Así es como me preparé y luego desenterré.

1 Configure un mensaje de fuera de la oficina antes de salir.

Tener una respuesta automática de vacaciones no reducirá la cantidad de personas que lo contactan, pero reducirá la cantidad de seguimientos que envían. También es una buena manera de hacerles saber a las personas cuando no puedes responderles.

Su mensaje de fuera de la oficina puede ser simple. Solo infórmeles a las personas que no está disponible, cuándo regresará y con quién deben comunicarse si tienen necesidades urgentes mientras no está. Si desea divertirse un poco más con su mensaje, aquí hay algunas opciones.

2 Elimine primero la publicidad y otras cosas innecesarias.

Cuando vuelvo a mi bandeja de entrada de Gmail y encuentro un montón de correos electrónicos esperando, lo primero que hago es eliminar el correo no deseado. La publicidad, por supuesto, es la primera en irse. Pero cuando intenta volver a la bandeja de entrada cero, incluso los boletines a los que se ha suscrito pueden interponerse en su camino.

El sistema de pestañas de Gmail es útil. Cuando mis mensajes de correo electrónico ya están preordenados, puedo revisar las pestañas sociales y de promociones rápidamente y eliminar la mayoría de esos correos electrónicos de inmediato seleccionándolos todos, revisando las líneas de asunto para asegurarme de que nada parezca importante y luego presionando archivar. o eliminar.

3 Use filtros para remitentes de alta prioridad.

Es probable que haya algunas personas en su lista de contactos cuyos correos electrónicos no quiera perderse. Tengo una carpeta de Gmail llamada Remitentes prioritarios donde almaceno mensajes importantes que necesitan una acción más inmediata.

Puede usar filtros para que los mensajes se clasifiquen automáticamente en esta carpeta, que es lo que hago cuando estoy fuera de la oficina por un tiempo. Entonces, cuando regreso, sé qué abordar primero.

También puede filtrar retroactivamente moviendo los mensajes a la carpeta Remitentes prioritarios para guardarlos mientras ordena el resto de su bandeja de entrada.

4 Haga una carpeta de actualización.

Ahora que ha ordenado su correo electrónico de alta prioridad en una carpeta separada, puede ocuparse del resto. . . al posponerlo. Por lo menos temporalmente.

Mirar una bandeja de entrada desbordada en su primer día de regreso a la oficina puede generar suficiente estrés para deshacer los efectos relajantes de sus vacaciones. ¡Sin embargo, una bandeja de entrada vacía es una bendición! Esta solución puede parecer una trampa, pero créame, es una excelente manera de aliviar la tensión de tener que procesar cientos de correos electrónicos y no tener tiempo para procesarlos.

Cree una carpeta de recuperación. Es tan simple como eso. Puede nombrarlo como desee, desde "Correo electrónico para procesar" hasta "Abandone toda esperanza, los que ingresan aquí". Luego, simplemente seleccione Todo y mueva su correo electrónico de vacaciones a la carpeta de actualización. Estará fuera de la vista, y en lugar de sentir que su bandeja de entrada es un pozo sin fondo del que nunca saldrá, podrá aventurarse en su sala de almacenamiento virtual y ordenar esos correos electrónicos menos importantes cuando tenga tiempo. de sobra

Es muy probable que si ya ha clasificado los mensajes de correo electrónico de alta prioridad, nada en su carpeta de actualización será de importancia crítica. Si accidentalmente se ha perdido algo importante (oye, nos pasa a los mejores), seguramente recibirá un correo electrónico de seguimiento, en cuyo momento podrá solucionar el problema. Si algún correo electrónico permanece en su carpeta de actualización después de un mes, probablemente sea seguro eliminarlo o archivarlo.

5 Practique “último en entrar, primero en salir”.

A estas alturas, su bandeja de entrada debería parecer un poco menos abrumadora. Es hora de ocuparse de los mensajes de mayor prioridad. Adoptar un enfoque de "último en entrar, primero en salir" puede ayudar.

Algunos de los correos electrónicos que ha recibido ya se han solucionado mientras estaba fuera. Cuando lee primero el correo electrónico más reciente, puede averiguar rápidamente qué necesita atención inmediata y qué puede filtrar en su carpeta de actualización para más adelante. Así que comience a investigar los correos electrónicos más recientes que haya recibido y recuerde. . .

6 Resista la tentación de retrasar las respuestas.

Una vez que haya identificado los correos electrónicos importantes, respóndalos. Como ahora.

Todos hemos estado allí. Estás mirando un correo electrónico que absolutamente necesita una respuesta, excepto que te falta la energía psíquica para lidiar con eso en el momento. La tentación de posponer ese tipo de correos electrónicos es intensa. ¡Resistirse! Los correos electrónicos molestos se convierten en monstruos más poderosos cuanto más los ignoras. Cuando comiences a revisar tus correos electrónicos urgentes, hazte la promesa de que te ocuparás de cada uno de ellos cuando los abras. Te lo agradecerás a la larga.

Con un poco de previsión y algo de organización, puede evitar que la avalancha de su bandeja de entrada lo entierre. Ahora, deje el correo electrónico de su oficina en paz hasta que regrese y disfrute de esas vacaciones. ¡Te lo has ganado!