Así es como salir de las reuniones con Grace

Una vez trabajé de forma remota para una empresa que tenía una reunión periódica de editores de contenido todos los viernes. Esa reunión fue la ruina de mi existencia laboral. Todos nos reuníamos en una línea telefónica de conferencia a partir de las 10 am. Llegaríamos con buenas intenciones, pero inevitablemente nadie tenía una agenda y nos iríamos (a veces horas más tarde) sin haber llegado a ninguna conclusión procesable. Lo único que alguien haría sería tomarse unos minutos al comienzo de la reunión de la próxima semana para lamentar la falta de cosas que logramos con la reunión anterior.

Yo estaba obligado a estar en esas reuniones, aunque a menudo no tenía nada que aportar más que algunas solicitudes inútiles para que volviéramos a la normalidad. Cualquier pista. Encontraría excusas para pagar la fianza cada vez que pudiera. ( ¡Vaya! Mi gato está atrapado en el conducto de ventilación de la secadora. ¡Está bien, adiós! ) La cantidad de veces que inexplicablemente me "enfermé" los viernes se estaba volviendo sospechosa. Me avergüenza admitir que, debido a que tenía un auricular que podía silenciar, de vez en cuando me dormía y me despertaba para encontrarme roncando suavemente.

Según Inc., el noventa y nueve por ciento de las reuniones son una completa pérdida de dinero. Y, sin embargo, aunque todo el mundo los odia, son un elemento básico de la cultura corporativa. Saber cómo salir con gracia de las reuniones no esenciales es una habilidad laboral que puede ahorrarle horas de tormento y ayudarlo a hacer más.

Solo di no a las reuniones (innecesarias)

Muchos de nosotros perseveramos cuando se trata de reuniones porque no queremos ser esa persona, el holgazán que se salta las reuniones a las que todos los demás asisten debidamente. Pero si bien bostezar en cada reunión puede hacerte sentir muy comprometido con tu trabajo, también puede hacerte menos productivo.

La clave para decir no a las reuniones radica en averiguar si la reunión es esencial para usted y, si no lo es, hacerle saber que hay mejores maneras en las que podría invertir su tiempo. A continuación, le mostramos cómo moverse sin dañar su condición de jugador de equipo.

1 Adopte una postura de “menos reuniones”.

A menos que tenga claro los motivos de una reunión desde el principio, cuestione su propósito. Adoptar la postura que todo encuentro debe tener para justificar su existencia. Aunque no debe insultar a los organizadores de reuniones sugiriendo que sus reuniones son superfluas, no tenga miedo de expresar alternativas como "¿Es esto algo que podríamos manejar por correo electrónico o Slack?" En última instancia, será un héroe si puede reducir la cantidad de reuniones que realiza su equipo.

2 Determinar si su presencia en la reunión es esencial.

No todas las reuniones son iguales. El hecho de que haya sido invitado a uno no significa que sea un jugador clave. ¿Y quién necesita reuniones que impliquen sentarse a escuchar hablar a los demás?

Cuando reciba una invitación a una reunión, solicite más detalles o una agenda. Está perfectamente bien preguntar cuál será su papel. Esto les permite a sus colegas saber que usted valora su tiempo y quiere gastarlo sabiamente.

3 Pide ayuda para establecer tus prioridades

Voy a compartir un pequeño secreto contigo. De hecho, esta táctica funciona tan bien para salir de las reuniones que debería estar en la bolsa de trucos de todos los trabajadores. Simplemente pídale al organizador de la reunión que lo ayude a priorizar. ¿Debería anteponer la reunión o el proyecto en el que está trabajando? Se ve algo como esto:

Hay buenas probabilidades de que el organizador de la reunión insista en que usted priorice el proyecto. Y, si él o ella no lo hace, entonces sabrá que la reunión es realmente una que no debe perderse. Esta técnica simple me ha ayudado a salir de muchas reuniones para poder concentrarme en hacer el trabajo en lugar de escuchar a las personas hablar sobre el trabajo que debería hacer. ¡Darle una oportunidad!

4 Pulse para las notas de la reunión.

Muchas empresas tienen reuniones de personal para compartir información. Para la mayoría de los jugadores, implican escuchar y aprender acerca de los planes y acontecimientos actuales que afectan al equipo. Es posible que no tenga un papel crucial en la reunión, pero eso no significa que la información que pueda obtener de ella no sea importante.

Un simple cambio en la estrategia de reuniones podría hacer que las reuniones de personal sean algo de lo que las personas puedan retirarse cuando tengan tareas de mayor prioridad en las que trabajar. Mencione la idea de que alguien lleve notas de la reunión en cada sesión para que todos los que no puedan asistir tengan acceso a la información que se compartió y a los elementos de acción que se determinaron. Para mantener las cosas justas, la tarea de tomar notas puede recaer en una persona diferente en cada sesión. (Asegúrese de ser voluntario para tomar notas también).

Si las notas no son una posibilidad, demuestre su compromiso haciendo un breve seguimiento con el líder de la reunión para que pueda ponerse al día.

5 Pida salir cuando la reunión ya no le concierna.

A veces, asistirá a una reunión en la que solo una parte de la agenda es relevante para usted. Si está particularmente ocupado, está bien solicitar que el equipo aborde primero los elementos pertinentes de la agenda para que pueda retirarse cuando la reunión cambie a temas que no son de su competencia. Converse con el organizador de la reunión unos minutos antes de la reunión para explicarle que está tratando de administrar su tiempo y priorizar, y que le agradecería que él o ella pudiera abordar sus elementos primero.

No hay razón para quejarse o poner excusas para salir de las reuniones. Todo lo que se requiere si quiere saltarse la charla y pasar a la acción es mostrarle a su equipo que la empresa estará mejor servida si usted no asiste. Si desea que sus superiores y compañeros de equipo valoren su tiempo, es importante demostrar que usted también lo valora.