7 consejos brillantes sobre cómo revisar los correos electrónicos

Ese error tipográfico o gramatical que acaba de cometer en un correo electrónico puede causar una mala impresión. Podría indicar que le falta atención a los detalles. En el peor de los casos, podría hacerte parecer menos inteligente, concienzudo y digno de confianza.

Aunque los errores tipográficos en los correos electrónicos les suceden a todos, suceden con menos frecuencia a aquellos que se toman un poco más de tiempo para corregirlos. Aquí hay una guía infalible paso a paso para hacerlo bien antes de presionar enviar.

1 Obtenga el nombre correcto de su contacto.

¿Escribió correctamente el nombre y apellido de su contacto? Es importante. Y, si lo dudas, piensa en la última vez que recibiste un correo electrónico de alguien que se equivocó de nombre. Como mínimo, probablemente te quejaste o pusiste los ojos en blanco. Nos molestamos cuando la gente escribe mal nuestros nombres porque asumimos que no les importamos lo suficiente como para prestar atención a ese detalle básico.

Si no está seguro de cómo se escribe el nombre de su contacto, investigue un poco para ver si puede encontrarlo a través de Google o las redes sociales. Si todo lo demás falla, use un saludo genérico como "Hola" que no use un nombre de pila.

2 Compruebe su tono.

¿Su correo electrónico suena frío o conciso? Que podría. A menudo, lo que suena bien en nuestras cabezas no se ve bien en el texto. Cuando no se detiene a revisar y corregir su correo electrónico antes de enviarlo, corre el riesgo de que lo malinterpreten.

El truco aquí es aplicar un poco de empatía. Despeje su mente e imagine que está recibiendo su correo electrónico en lugar de enviarlo. ¿Algo de lo que has escrito suena negativo o incluso hostil? Hay una gran diferencia entre "Estoy deseando conversar contigo" y "Estaré esperando tu llamada". Uno es amistoso y positivo; el otro suena como si estuvieras diciendo "Será mejor que llames o de lo contrario".

3 Asegúrese de que se le entienda.

Asegúrate de que tu destinatario tenga suficientes detalles para entender lo que has escrito. Recuerde que es posible que usted y su destinatario no tengan la misma información: las cosas que entiende no son necesariamente cosas que su destinatario sabrá. Vuelva a leer su correo electrónico con esto en mente y complete los espacios en blanco según sea necesario.

4 Compruebe la claridad.

Asegúrese de que lo que ha escrito se lea sin problemas y transmita su significado preciso. Busque referencias de pronombres poco claras.

Escanee sus correos electrónicos en busca de palabras como eso o ellos y luego asegúrese de que su texto transmita a qué se refieren esas palabras. Si no, reescribe para reemplazar esos pronombres con algo concreto.

¿Esperar qué después del discurso de apertura? ¿Qué tiene buena asistencia?

Mejor. Pero podemos reescribir para simplificar la oración y evitar repetir la palabra taller .

Mantén tus oraciones simples y directas. Los correos electrónicos escritos a un nivel de lectura de tercer grado tienen tasas de respuesta significativamente mejores. Las oraciones largas y complejas y las palabras grandes pueden hacer que su texto sea más difícil de leer para una persona ocupada que se apresura a leer los correos electrónicos. Sin embargo, tenga en cuenta a su audiencia. Si le escribes a un doctor en sociología para pedirle una entrevista, sigue adelante y usa un lenguaje exuberante y una estructura más compleja. De lo contrario, haga que "simple es mejor" sea su valor predeterminado.

5 Cuidado con la palabrería.

Parte de simplificar su texto implica simplificarlo. Eliminar palabras y frases de relleno. Deshazte de los adverbios y usa verbos más fuertes. (En lugar de increíblemente feliz , intente lleno de alegría, emocionado o extasiado . En lugar de correr rápidamente , ¿qué tal correr o correr ?)

Considere las seis reglas de escritura de George Orwell:

1. Nunca utilice una metáfora, un símil u otras figuras retóricas que esté acostumbrado a ver impresas.
2. Nunca use una palabra larga donde una corta es suficiente.
3. Si es posible cortar una palabra, córtela siempre.
4. Nunca uses el pasivo donde puedes usar el activo.
5. Nunca use una frase extranjera, una palabra científica o una palabra de jerga si puede pensar en un equivalente en inglés cotidiano.
6. Rompe cualquiera de estas reglas antes que decir algo completamente bárbaro.*

*Acerca de la regla #6 de Orwell, vea nuestra regla #2.

6 Revise cuidadosamente.

Hasta este punto, hemos estado hablando de corrección de pruebas en los términos más amplios de una edición de desarrollo. Ahora, es el momento de llegar al meollo del asunto y revisar línea por línea. ¿Has escrito todo correctamente? ¿Utilizaste los homónimos adecuados? (¿Escribió “ Irán al festival” cuando quería escribir They're ?) ¿Tu puntuación es correcta?

Una aplicación como Grammarly te ayudará a detectar y corregir tus errores. Pero tenga en cuenta que es una herramienta para mejorar su capacidad de revisión, no para reemplazar la necesidad de revisar por completo. La ventaja de usar una aplicación de revisión es que cada error que detecte la aplicación te enseñará algo sobre tu escritura y, en última instancia, te convertirá en un mejor escritor.

7 Siéntate en él.

Algunos correos electrónicos necesitan un tiempo para hervir a fuego lento, especialmente si son confidenciales. Digamos que tiene que escribir un correo electrónico para informar la conducta inapropiada de un compañero de trabajo, o tiene que redactar una revisión de desempeño para alguien cuyo desempeño no ha sido exactamente estelar. La emoción puede hacer que escribas cosas de las que luego te arrepentirás.

Redacte su correo electrónico en su procesador de textos en lugar de su cliente de correo electrónico para que no tenga la tentación de enviarlo impulsivamente antes de haberlo revisado a fondo. Si puede esperar un poco, siéntese en ese correo electrónico durante un día antes de enviarlo. Cuando vuelve a leer su correo electrónico a la luz de un nuevo día, a menudo encontrará cosas para revisar, especialmente en términos de tono y claridad.

Como mínimo, asegúrese de que la función de cancelación de envío esté habilitada en su cliente de correo electrónico. (Aquí se explica cómo hacerlo en Gmail). Los pocos segundos de tiempo que ganará después de que haya presionado Enviar ocasionalmente lo salvarán de ser propiedad de un error tipográfico flagrante. Una vez recibí un correo electrónico con el asunto "¡Este juguete de aprendizaje hizo que mi hijo cagara de alegría!"

Estoy bastante seguro de que eso no es lo que quiso decir el remitente.