Estos 4 consejos te ahorrarán tiempo en las reuniones

¿Cansado de reuniones desenfocadas e improductivas? La reunión de oficina promedio es un implemento moderno de tortura, que se prolonga para siempre mientras todos hablan en círculos y tu molesto compañero de trabajo (sí, hay uno en cada multitud) secuestra la reunión con sus divagaciones.

Pero no tiene por qué ser así. Una reunión bien dirigida durará una cantidad de tiempo soportable, hará que todos estén alineados y en la misma página, y desarrollará los próximos pasos claros para lo que están tratando de lograr juntos.

Entonces, si está listo para dejar de perder el tiempo y comenzar a usar sus reuniones en todo su potencial, aquí hay cuatro consejos sobre cómo ahorrar tiempo en las reuniones y maximizar su productividad:

1 Siempre ten una agenda

Ahorre tiempo en sus reuniones y haga que todos estén en sintonía (literalmente) creando una agenda de reuniones con anticipación.

Asegúrese de que su agenda establezca claramente la meta o las metas que desea lograr al final de la reunión, ya sea tomar una decisión clave, intercambiar ideas u organizar un plan de acción.

Envíe la agenda con anticipación para que los asistentes a la reunión tengan tiempo de hacer preguntas, preparar cualquier material y comenzar a pensar en soluciones.

Durante la reunión, use su agenda como una hoja de ruta para mantener la conversación sobre el tema para que pueda hacer un uso productivo de su tiempo y lograr sus objetivos.

2 Designar un moderador

Ponga fin a los discursos incoherentes y sin sentido, a los debates innecesarios y a las pistas de conejo que roban impulso. Haga que un asistente actúe como moderador responsable de mantener al grupo enfocado en la agenda y reducir el comportamiento improductivo.

Un buen moderador cortará con amabilidad pero con firmeza la larga parrafada de Jorge de Marketing y alentará a Latifa de Diseño a compartir sus pensamientos. La voz más alta en la sala no es necesariamente la que tiene las mejores ideas, por lo que es importante para hacer espacio para los tímidos e introvertidos entre nosotros que se sienten menos seguros para compartir.

Tener un moderador es útil para guiar al grupo en la lluvia de ideas o retomar el rumbo si la conversación se ha estancado. Y lo mejor de todo, un moderador no solo ahorrará tiempo durante la reunión, sino que también puede usar su poder para asegurarse de que la reunión termine a tiempo.

3 Terminar la reunión a tiempo

En este momento usted puede estar pensando que esto no es posible. “Oh, sí”, dices, “las reuniones terminarán a tiempo, ¡cuando los unicornios vuelvan a brincar por los claros boscosos!”

Ten fe, es posible.

Primero, piense críticamente sobre cuánto tiempo debe durar la reunión. El estándar en muchos calendarios de programación es una hora, pero es posible que solo necesite treinta o cuarenta y cinco minutos para hacer todo. Una reunión más corta puede crear un sentido de urgencia y enfoque que fomente la eficiencia.

Intente comenzar la reunión a tiempo. Envíe un mensaje de recordatorio treinta minutos antes de la hora de salida y anime a las personas a llegar cinco minutos antes para que puedan tomar un café y acomodarse.

Indique claramente la hora de finalización de la reunión en la invitación original, el recordatorio y al comienzo de la reunión. Deje en claro que la reunión terminará a la hora acordada y que las conversaciones pueden continuar después a través de Slack o correo electrónico si es necesario.

Configure un reloj de cuenta regresiva para que todos puedan ver cuánto tiempo queda y ser conscientes de usarlo de manera eficiente. (Esto también puede hacer que sea obvio si alguien está perdiendo el tiempo).

En su agenda, reserve los últimos cinco a diez minutos para discutir los próximos pasos de todos después de la reunión. Asegúrese de salir de la reunión con pasos de acción. De lo contrario, ¿cuál era el punto de entrar en la habitación en primer lugar? El moderador puede concluir la reunión de manera proactiva y asegurarse de que cada persona sepa de qué elementos de acción son responsables.

Y si la reunión termina milagrosamente temprano, no haga esperar a la gente, ¡que cada uno siga su camino alegre!

4 Incluir solo personas esenciales

¿Te encantan las reuniones llenas de gente donde todos tienen una opinión y no se puede decidir nada? No, no lo haces. Nadie hace.

Resulta que una excelente manera de promover la productividad y el uso eficiente del tiempo es mantener reuniones pequeñas. Invite solo a las personas que están desempeñando un papel crítico en el propósito de la reunión y que tienen una razón verdaderamente importante para estar allí.

Puede ser tentador invitar a cualquiera que esté vagamente conectado ("¡Seguro, sería bueno que estuvieras allí!"), pero si no son jugadores clave o responsables de la toma de decisiones, probablemente no puedan contribuir mucho a la reunión. De hecho, incluso podrían descarrilarlo.

Así que mantenga su lista de invitados exclusiva. Cuanta menos gente haya en la sala, más responsabilidad sienten todos. Trate de mantener entre cinco y diez personas para la toma de decisiones y la planificación, y amplíe ese número para incluir voces adicionales si necesita una sesión de lluvia de ideas.