Cómo iniciar un correo electrónico profesional: los mejores saludos para cada situación y saludos para evitar

¿Te preguntas cómo iniciar un correo electrónico? No te preocupes, no estás solo. Puede ser sorprendentemente fácil pensar demasiado en el saludo profesional de su correo electrónico, especialmente cuando no está muy familiarizado con la persona del otro lado. Antes de que siquiera haya abordado el motivo de su alcance, ya ha perdido el tiempo distrayéndose con decir "Hola, Tom", "Hola, Sr. Smith" o "Estimado señor".

En el momento en que ha tomado una decisión, ha perdido la confianza en escribir el mensaje en sí y, en general, lo ha hecho más lento. ¡Encontrar ese saludo perfecto realmente puede sacarlo de ti!

Dicho esto, es aún más sorprendente cuántas personas no piensan lo suficiente en sus saludos por correo electrónico. La forma en que comienzas un correo electrónico establece el tono para todo lo que sigue e impacta en la primera impresión tan importante que una persona tiene de ti como profesional.

Es por eso que hemos resumido cada paso, escenario y circunstancia en los que deberá pensar al comenzar cualquier tipo de correo electrónico profesional. Estas son las mejores maneras de iniciar esa conversación profesional y algunas de las cosas más importantes que se deben evitar al hacerlo.

Para que esto sea muy útil, enumeraremos ejemplos de buenas formas de iniciar un correo electrónico profesional y señalaremos lo que no se debe hacer cuando se saluda profesionalmente a alguien.

¿Por qué es importante comprender los saludos de correo electrónico profesionales?

En teoría, ¡iniciar un correo electrónico debería ser la parte más fácil del intercambio! "Hola" es una de las primeras cosas que aprendemos en nuestro idioma nativo. Sin embargo, muy a menudo, cuando saludamos a alguien en un contexto profesional, *realmente* nos equivocamos. Saludamos a todos y a todo: conductores de autobús, personas en el ascensor, un lindo perro, entonces, ¿qué falta una vez que estamos sentados detrás de la pantalla de una computadora?

La respuesta es comprender los contextos del lugar de trabajo. Es clave para navegar correctamente qué saludo usar, cuándo, dónde y con quién: nadie quiere establecer el tono incorrecto antes de llegar al mensaje principal. Naturalmente, desea dar una buena primera impresión. Hacer esto mal puede costarle a la persona que respete, responda o incluso lea su correo electrónico. Por ejemplo, cuando los equipos de recursos humanos revisan una montaña de solicitudes de empleo, esa primera oración puede dañar seriamente sus posibilidades de una entrevista si no parece lo suficientemente capaz de decir "hola".

Aquí hay algunas cosas a considerar al saludar profesionalmente a alguien. ‍

¿Qué tono necesitas establecer?

‍ La comunicación en persona nos permite observar señales auditivas, visuales y físicas que la comunicación escrita no permite. Piense en el entorno y el sentimiento como si estuviera entregando la información de su correo electrónico en persona, luego elimine estas señales. El tono de su correo electrónico es la forma en que el carácter de su negocio se transmite con sus palabras, lo que ilustra su perspectiva emocional sin estas otras señales útiles. ‍

¿Cómo quieres ser percibido? ‍

Como se mencionó, la vida es generalmente más fácil cuando damos una buena primera impresión. Entonces, al comenzar su correspondencia de manera adecuada, demuestra su facilidad profesional, experiencia y competencia en solo unas pocas palabras. Suena bien, ¿verdad?

Un estudio de la revista Social Psychological and Personality Science ofrece una comparación con la comunicación en persona: "Las primeras impresiones están fuertemente influenciadas por expresiones emocionales como las sonrisas. En el contacto cara a cara, las personas que sonríen se perciben como más cálidas y competentes". que las personas que no sonríen.

Tenga esto en cuenta a medida que se sumerge en el mundo de las comunicaciones en el lugar de trabajo, y lo ayudará a elegir el saludo de correo electrónico perfecto. ‍

¿Esta persona seguirá leyendo tu correo electrónico?

Hay mucha investigación sobre la probabilidad general de que un correo electrónico sea respondido en la correspondencia diaria. A menudo son las cosas simples las que llegan hasta el final, como los modales: "Los correos electrónicos del lado más educado obtienen tasas de respuesta más altas", dice el diseñador de productos de Boomerang, Mai-Chi Vu.

En una época en la que los humanos tienen períodos de atención más cortos que nunca, los niveles de cortesía realmente son muy útiles. Las consideraciones básicas, como escribir correctamente el nombre de alguien, reflejar el saludo que ha usado, reconocer el tono de la interacción en su respuesta, contribuyen en gran medida a asegurarse de no ofender o alienar al destinatario.

Al pensar un poco en cómo comienza su correspondencia, evita comenzar con el pie izquierdo, ahorrándose tiempo y la posible incomodidad de ser ignorado por completo. ‍

Así que te preguntas, ¿cómo iniciar un correo electrónico? Repasemos algunos escenarios y ejemplos que debe tener en cuenta.

Saludos de correo electrónico formales para correos electrónicos profesionales

En primer lugar, podemos dividir el ámbito de las comunicaciones profesionales en el espectro de "lo que es más formal y lo que es más amigable". Como se destaca en cómo terminar un correo electrónico de manera profesional, la mayoría de los correos electrónicos comerciales existen en el escurridizo término medio entre lo formal y lo informal. Por lo tanto, es importante hacer una pausa y revisar lo que ha escrito antes de presionar 'Enviar'. Aquí están nuestras mejores opciones.

1. Hola <Nombre>

Es así de directo. En caso de duda, manténgalo directo y amigable, y literalmente no podrá equivocarse.

2. Hola <Nombre>

Sí, de nuevo, no pienses demasiado en esto. Las encuestas muestran que simple y cortés sin exagerar siempre es un ganador.

3. Estimado <Nombre>

Esto puede sentirse un poco antinatural. Sin embargo, definitivamente todavía hay escenarios en los que este saludo profesional es el más adecuado. Especialmente cuando se dirige a una institución más antigua o a un representante tradicional como un funcionario del gobierno. También puede ser un buen detalle al solicitar un trabajo si sabes el nombre de la persona. Como regla general, cuando contacte a alguien por primera vez, use Estimada Sra./Sra./Sr. <Apellido>: si utiliza el nombre de pila, siéntase libre de usarlo.

Formas amigables de comenzar un correo electrónico profesional

Hay muchos casos en los que el contexto de su correo electrónico no es tan formal o en los que un toque amistoso es apropiado. Tal vez sea un correo interno a colegas o con un cliente a largo plazo. Puedes relajarte un poco y también mantener las cosas agradables y competentes. Es un buen equilibrio a veces. Si bien muchos lugares de trabajo tienden a ser más informales en estos días, mantenga sus principios básicos de cortesía, amabilidad y profesionalidad al frente y al centro.

1. Hola <Nombre>

Nos escuchaste cuando dijimos que esta opción siempre es ganadora, ¿verdad? Genial. Una vez que esté en términos amistosos con el destinatario, no tiene que pensar demasiado en el saludo: puede ir directamente al grano del correo electrónico mientras mantiene una actitud amigable y profesional.

2. Hola

Cuando no conoce el nombre del destinatario o su ortografía, esta es la forma más segura de enviar un correo electrónico profesional sin sonar demasiado formal o indirecto.

3. Buenos días/tardes/noches

Esto puede agregar un toque amistoso, informal, pero aún así, cortés a su saludo de correo electrónico. Sin embargo, definitivamente es para un uso ocasional en lugar de constante. No hace falta decir que si hay diferentes zonas horarias en juego, debe usar este saludo con prudencia.

4. Hola <Nombre>

Ten cuidado con éste. Hay casos a favor y en contra de "Oye", pero los comentarios muestran que esto solo debería usarse si tienes una buena relación, por ejemplo, con amigos o compañeros de trabajo cercanos.

Al responder a alguien, puede reflejar el tono de su destinatario y optar por abrir su correo electrónico con un saludo similar o una alternativa que coincida con el nivel de formalidad y familiaridad; el principio de algunos también se aplica a la elección del cierre de correo electrónico correcto.

Saludos por correo electrónico para evitar en el trabajo

1. A quien corresponda

Muchas fuentes dicen que simplemente no use este. En una encuesta de casi 2000 personas, el 37 % de los encuestados consideró que este saludo era la *peor* forma de iniciar un correo electrónico profesional. Ha sido descrito como molesto, vago, inapropiado, anticuado, y la lista continúa. Sin lugar a dudas, tiene el lugar número 1 de cómo no iniciar un correo electrónico. ¿Convencido? Estamos.

2. hola

Por lo general, es mejor evitar esto si no está seguro de cómo, dónde y cuándo usar "Oye". Como se mencionó anteriormente, hay un momento y un lugar para hacerlo, pero no vale la pena correr el riesgo de parecer demasiado informal.

3. Saludos

Las mejores prácticas sugieren que esto está desactualizado. Ahora hay formas más adecuadas de dirigirse a un grupo de destinatarios desconocidos, como el favorito "Hola" o "Hola a todos". No es el paso en falso más grande, pero intente ceñirse a los ganadores validados.

4. ¡Feliz <día>!

Esto divide un poco a las masas. En general, conocer a tu audiencia es clave aquí. Si bien muchos informes dicen que esto parece inmaduro y poco profesional, tal vez internamente, la cultura de su empresa adopta este estilo de saludo.

5. Sin saludo

Un gran no-no. Es posible que esté en el extremo receptor de un correo electrónico sin saludos, pero la mayoría de las veces esto molesta a las personas, por lo que este es un comportamiento que no debe reflejar.

6. Smiley o emoji

Es complicado para muchos, ya que los emoticonos y emojis se usan ampliamente en canales de comunicación mucho más visuales para expresarse fuera de la palabra escrita. Desafortunadamente, todavía no se considera universalmente lo suficientemente profesional para su uso en el lugar de trabajo, por lo que es mejor dejarlos fuera de sus correos electrónicos en todos los contextos... :(

7. Nombre mal escrito

Esto es tan evitable, así que presta atención al escribir tu saludo. Vuelva a verificar esto antes de presionar enviar, y estará limpio. Si realmente no está seguro de la ortografía, un pequeño copiado y pegado de su firma o dirección de correo electrónico debería tranquilizarlo.

Cómo abordar diferentes escenarios con facilidad

Los saludos de correo electrónico profesionales son un espacio que cubre una amplia gama de contextos y escenarios. Aquí hay algunas situaciones de ejemplo más para asegurarse de que se sienta realmente seguro en todas sus comunicaciones por correo electrónico.

Decide a quién le estás enviando un correo electrónico

¿Conoces a esta persona? ¿Es la primera vez que te escribes? ¿Son externos o internos a su empresa? Tenga todo esto en cuenta al elegir el saludo de correo electrónico perfecto. Luego, puede decidir si se trata más de una interacción profesional formal o amistosa.

Nuestra publicación de blog sobre cómo escribir un correo electrónico en frío es una excelente guía paso a paso sobre este tipo de divulgación.

¿Es esto un seguimiento?

¿Está tratando de solicitar una respuesta o perseguir una respuesta sobre algo importante? Consulte nuestros consejos sobre correos electrónicos de seguimiento de ventas que ayudan a encontrar la manera perfecta de generar esa respuesta tan necesaria y al mismo tiempo mantenerse agradable, educado y profesional. Si no está acostumbrado a hacer un seguimiento de sus correos electrónicos, también hemos creado una guía completa sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento si no recibe respuesta.

Introducciones

Este se vuelve más fácil con la práctica, pero es seguro que es difícil sentirse seguro. Encuentre un estilo suave que se sienta natural para usted y al mismo tiempo marque todas las casillas que hemos descrito aquí. Encontrar tiempo para leer este artículo sobre Cómo presentar a dos personas por correo electrónico debería ser una obviedad.

Saludos grupales

¡Buenas noticias! Toda la guía anterior se puede aplicar cuando se dirige a varios destinatarios. Los mismos principios, solo que sin incluir nombres individuales. Trabaje con "Hola a todos", "Hola a todos" o "Hola a todos", etc.

Si se trata de una situación en la que hay 2 o 3 personas en el hilo, definitivamente puede dirigirse a ellas por su nombre con "Hola Nombre 1, Nombre 2, Nombre 3", pero generalmente no recomendaríamos continuar con esto por encima de 3 personas.

Conclusión

En un informe de 2020, el 73 % de las personas dijo que el correo electrónico es su método de comunicación preferido en el trabajo. A pesar de lo evolucionados que se han vuelto los humanos en la interacción y la comunicación, ¡indudablemente hay mucho respeto por el mundo del correo electrónico! Lo bueno es que ha dado el primer paso hacia esto al leer los saludos de correo electrónico profesionales en esta publicación de blog.

Recordemos los puntos clave.

1. No subestimes la importancia de las primeras impresiones.

Clavar esto hace que todo lo que viene a continuación sea más fácil.

2. En caso de duda, inclínate hacia el extremo formal del espectro.

La cortesía ha demostrado ser un clásico por una razón. Siempre que no entre en territorio de grandeza, esta es una medida a prueba de fallas para sus correos electrónicos profesionales.

3. Lee la habitación

Tenga en cuenta lo que ha aprendido en esta publicación de blog y asegúrese de conocer a su audiencia. Las comunicaciones de sus destinatarios siempre son un indicador útil, así que no dude en reflejar su tono de voz.

¡Y ahí lo tienes! Ahora debe sentirse completamente seguro de comenzar un correo electrónico profesional y conquistar todas las correspondencias de su lugar de trabajo. Para continuar con esta racha de perfeccionamiento, ¿por qué no aprender a finalizar un correo electrónico de manera profesional?