6 maneras de iniciar un correo electrónico y 6 para evitar

Las bandejas de entrada están repletas de correos electrónicos entrantes y salientes durante todo el día. Según Campaign Monitor, una plataforma de marketing por correo electrónico, la persona promedio envía y recibe 121 correos electrónicos comerciales y de consumidores por día . Sin embargo, no todos esos mensajes se leen, o se leen de principio a fin.

Para capturar la atención de su destinatario , deberá elaborar un saludo y una oración de apertura con un propósito. Aquí hay más información sobre cómo iniciar un correo electrónico de manera profesional y efectiva.

Por qué son importantes las presentaciones atractivas por correo electrónico

Una fuerte introducción de correo electrónico alienta a su lector a continuar escaneando el cuerpo de su mensaje. Los mejores correos electrónicos tienen un saludo atractivo y una oración de apertura que asegura el interés y la aceptación del destinatario. Idealmente, una introducción cautivadora finalmente lleva a los lectores a tomar acción.

Una oración de apertura de correo electrónico bien pensada es útil cuando se les pide a los destinatarios que:

• Haga clic en un enlace
• Responder a una pregunta
• Participar en una encuesta
• Proporcionar claridad adicional
• Revisar un documento u otra información
• Proporcionar apoyo relacionado con el negocio.
• RSVP

Un abridor convincente establece el tono del mensaje. También puede atraer a los destinatarios a pasar más tiempo con el mensaje y ayudar a que su correo electrónico evite la temida "papelera".

6 formas sólidas de iniciar un correo electrónico

A continuación se muestra una lista de saludos de correo electrónico y oraciones de apertura que mantienen a los destinatarios y su tiempo en la mente.

Saludos apropiados

1 Estimado [Nombre]

Este saludo por correo electrónico es un saludo apropiado para la correspondencia formal por correo electrónico. Por lo general, se usa en cartas de presentación, cartas comerciales oficiales y otras comunicaciones cuando desea transmitir respeto por el destinatario.

Aunque honoríficos como "Mr." y “Sra.” una vez aceptados, corren el riesgo de confundir el género o asumir erróneamente el estado civil del lector. En su lugar, utilice "Querido Sam" o "Querido Sam Barney".

2 hola o hola

En lo que respecta a los saludos por correo electrónico, un "Hola" informal seguido de una coma es perfectamente aceptable en la mayoría de los mensajes relacionados con el trabajo. Si prefiere un tono un poco más formal, considere el saludo "Hola".

Aunque esto se considera un saludo informal, también transmite un tono directo y amistoso.

3 Hola a todos, Hola equipo o Hola equipo de [nombre del departamento]

Al escribir un mensaje de correo electrónico a dos o más personas, tiene algunas opciones. “Hola a todos”, “Hola equipo” o “Hola equipo de [nombre del departamento]” son formas informales pero profesionales de saludar a un grupo de personas.

También evitan las direcciones específicas de género para un grupo, como "Hola chicos", "Hola señoras" o "Caballeros", que podrían no describir con precisión a los destinatarios.

Frases de apertura de correo electrónico atractivas

4 Espero que tu semana esté yendo bien o espero que hayas tenido un buen fin de semana

Estas son oraciones de apertura de correo electrónico efectivas porque primero reconocen a su lector y ayudan a establecer una relación con un colega que ya conoce o con quien desea desarrollar una relación de trabajo amistosa.

5 Me estoy comunicando acerca de . . .

Comenzar un correo electrónico con “Me estoy comunicando acerca de . . . ” es cortés y directo y aclara el propósito del correo electrónico. Con cientos de correspondencias por correo electrónico transmitidas en un solo día hábil, este enfoque muestra que está siendo consciente del tiempo del destinatario al ir directo al grano.

Declarar su intención también evita la falta de comunicación o la confusión sobre lo que necesita del lector.

6 Gracias por . . .

Expresar gratitud es otra forma de poner al lector en primer lugar. Si el correo electrónico que está escribiendo es en respuesta a un correo electrónico o una acción del destinatario, reconocerlo desde el principio se basa en la camaradería en el lugar de trabajo.

6 maneras de no comenzar un correo electrónico

Los saludos y las oraciones iniciales a continuación tienen un tono rígido y, en algunos casos, sugieren un enfoque descuidado. Si su objetivo es parecer genuino y reflexivo, es mejor evitar estas frases.

Saludos para evitar

1 A quien corresponda

Aunque “A quien corresponda” parece un saludo profesional, es impersonal y se usa en exceso. Sugiere que no le importó confirmar quién es su destinatario o si su mensaje se refiere a ellos.

Esto también se aplica al saludo de correo electrónico, "Estimado señor o señora". En este caso, el saludo binario de género está fechado y podría considerarse no inclusivo.

2 Hola [Nombre mal escrito]

Cuando utilice el nombre del destinatario en un saludo de correo electrónico, confirme que ha utilizado la ortografía correcta. Los errores tipográficos ocurren, pero escribir mal el nombre de una persona envía una señal de advertencia de que no escribió su mensaje con cuidado o atención a los detalles.

3 Estimado [INGRESE EL NOMBRE AQUÍ]

Se debe evitar escribir mal el nombre de un destinatario en un saludo de correo electrónico, al igual que otro paso en falso de saludo: olvidarse por completo de ingresar su nombre en una plantilla escrita previamente.

Usar una plantilla de correo electrónico sin ninguna personalización con la esperanza de cautivar a su lector probablemente no sea efectivo. Si debe usar un mensaje con plantilla para mayor eficiencia, siempre verifique dos veces que haya cambiado cualquier marcador de posición en el saludo con el nombre del destinatario correctamente escrito.

Oraciones iniciales para evitar

4 ¿Puedes hacerme un favor?

Cuando no conoce al destinatario y le envía un correo electrónico por primera vez, una oración de apertura como "¿Me puede hacer un favor?" puede sentirse abrupto y tiene un tono egoísta.

En su lugar, considere una oración de apertura de correo electrónico que explique de manera concisa el problema que espera resolver con su ayuda, como "Me estoy comunicando con . . . ”

5 Sé que estás ocupado, pero . . .

Esta introducción de correo electrónico, en el mejor de los casos, asume que el tiempo del lector es valioso. En el peor de los casos, sugiere que eres consciente de ese hecho, pero de todos modos mereces su atención.

Independientemente de su relación con el lector, evite esta oración introductoria y, en su lugar, explique brevemente por qué le está enviando un mensaje.

6 Me presento

Este abridor de correo electrónico generalmente se usa cuando se envía un correo electrónico a un destinatario por primera vez. Comenzar un correo electrónico con "Permítanme presentarme" es como narrar su propia presentación. ¿Le dirías esto en voz alta a alguien? Suena declarativo, pero al final es una pérdida de tiempo. En su lugar, vaya al grano.

Sugerencias adicionales para una introducción atractiva por correo electrónico

• Conozca a su audiencia. El saludo del correo electrónico y la oración de apertura de su mensaje deben reflejar la relación que tiene con la audiencia. Considere si está escribiendo para un cliente, un líder de la suite C, un conocido profesional o un colega cercano.
• Deja claro tu propósito. Cuando el propósito de su correo electrónico no está claro, puede dejar al lector confundido o frustrado. Para evitar pasar por alto este factor crítico, intente incorporar el propósito de su correo electrónico en la oración de apertura.
• Utilice una herramienta en línea. Alcanzar el tono correcto para su audiencia y la acción que finalmente desea que realicen puede ser un desafío. El detector de tonos de Grammarly puede ayudarlo a detectar áreas que no están logrando el tono deseado.