Cómo escribir una carta comercial: 16 pasos importantes

¿Quieres saber cómo escribir una carta comercial? Siga leyendo para obtener una guía paso a paso.

Todos los días, en la mayoría de las empresas, se envían cientos de comunicaciones escritas de un departamento a otro, a clientes y proveedores externos u otras entidades. Por lo tanto, aprender a escribir una carta comercial es esencial en la caja de herramientas de un escritor porque esta es una forma común de comunicación. Es posible que deba escribir una carta comercial, incluso si no está trabajando en una función administrativa en una organización. Por ejemplo, este es el formato que usas para:

• Cartas de presentación
• Notas
• Cartas de interés o intención
• Cartas de recomendación
• Seguimiento de la entrevista
• Carta de oferta
• Carta de renuncia
• cartas de agradecimiento
• cartas de queja
• cartas de disculpa

Saber cómo escribir bien este tipo de letras es útil en muchas situaciones diferentes. Las cartas comerciales tienen un formato, estilo y tono específicos. Son directos y concisos, corteses y profesionales, y tienen un formato cuidadoso. Al aprender a escribir uno, se convertirá en un escritor muy solicitado en el lugar de trabajo profesional. A continuación encontrará una guía paso a paso sobre cómo escribir una carta comercial. Sígalo para aprender este formato y crear cartas que funcionen bien para transmitir su mensaje a su público objetivo.

Paso 1: elija el formato correcto

Antes de escribir la carta, debe establecer los márgenes y elegir la fuente. Su membrete puede dictar el tamaño de sus márgenes. Por ejemplo, las cartas comerciales se envían en papel de 8 1/2 por 11 pulgadas. Elija la fuente Times New Roman tamaño 12 impresa en tinta negra para su fuente. A veces, también se aceptan fuentes similares, como Arial. El objetivo es garantizar que el lector objetivo pueda leer la carta, por lo que no desea que una fuente elegante afecte negativamente la accesibilidad de la carta. Una carta comercial se escribe en formato de bloque, no en formato de párrafo. Por lo tanto, modifique la letra para incluir un margen de dos pulgadas en la parte superior y márgenes de una pulgada en todos los lados.

Paso 2: Dar formato al encabezado

Una plantilla de carta comercial comenzará con un encabezado específico en la parte superior de la página. Si bien hay alguna variación, casi siempre se ve así:

• Nombre del emisor
• Nombre de la compañía (si aplica
• Dirección postal del remitente
• Fecha en formato de mes, día, año
• Nombre del destinatario
• Dirección postal del destinatario

Cada nombre y dirección está a espacio simple. Sin embargo, omitirá una línea entre la dirección del remitente, la fecha y la dirección del destinatario. Si utiliza papel con membrete oficial de la empresa para enviar la carta, puede contener el nombre del remitente o el nombre y la dirección de la empresa en la parte superior. En este caso, comience con la fecha, omita una línea y agregue el destinatario.

Paso 3: ingrese el saludo

El siguiente paso en el formato de carta comercial es el saludo o saludo al destinatario. Después del saludo, doble espacio antes de comenzar la carta. Por lo general, formatearás el saludo de esta manera:

• Estimado Sr. / Sra. (Apellido del destinatario):

Si no sabe el género preferido de la persona o los pronombres personales, use su nombre completo, no el Sr./Sra. Título. Del mismo modo, no asuma el estado civil de la persona.

Si conoce el título de la persona, como Doctor, puede usarlo en lugar de Sr./Sra. Siempre termine el saludo con dos puntos, no con una coma. En los casos en los que no sepa el nombre de la persona, puede indicar su cargo, por ejemplo:

• Estimado Director de Recursos Humanos:

Si no sabe nada sobre el destinatario, diga:

• Estimado señor o señora:

A veces, usará el saludo "A quien corresponda" si no sabe nada sobre el destinatario. De lo contrario, use "Estimado señor/señora:" o "Estimado (función o departamento):" Siempre es mejor usar un saludo más específico si puede, pero esto es aceptable en los siguientes tipos de cartas comerciales:

• Cartas de recomendación
• Cartas formales de queja
• cartas de presentacion
• cartas de interes

Paso 4: escribe el primer párrafo

Ahora estás listo para escribir el primer párrafo. Al escribir cartas comerciales, este párrafo es esencial. Haz que el primer párrafo sea conciso, no más de tres oraciones. Indique el propósito de la carta. Incluso puedes decir: “Le escribo. . .” Sea claro acerca de por qué está escribiendo, pero no agregue muchos detalles floridos a esta parte de la carta. Aquí hay un ejemplo de párrafo de apertura escrito para un departamento que aborda una violación del código de vestimenta:

• Me ha llamado la atención que algunos dentro del departamento de marketing se han descuidado en seguir las políticas de la empresa con respecto a la vestimenta. Por lo tanto, le escribo para recordarle los requisitos del código de vestimenta para garantizar que todos en su departamento cumplan con estas pautas.

Esta apertura indica el propósito de la carta y muestra lo que contendrá el resto del cuerpo. Es directo y sencillo.

Paso 5: Golpea el tono correcto

Una carta comercial es profesional y está escrita en primera persona. Usa este tono en todo momento y no tengas miedo de los pronombres en primera persona. La carta también debe ser concisa, por lo que solo incluye lo necesario. No es necesario que seas descortés, pero tampoco es necesario que te extiendas sobre un punto si no es necesario para el significado y el propósito de la carta.

Paso 6: continuar con el cuerpo

Después del párrafo inicial, debe continuar escribiendo el cuerpo de la carta. Una vez más, mantén un tono cortés y profesional, incluso si tu carta aborda algo negativo. Los párrafos del cuerpo respaldan el propósito, brindan más detalles o brindan el razonamiento para una nueva declaración o regla. Deben tener una línea en blanco entre cada párrafo y no es necesario que los sangres. Por ejemplo, si está escribiendo para discutir las violaciones del código de vestimenta en un departamento particular de su organización, podría ser grosero e irrespetuoso o firme y cortés. Aquí hay un ejemplo de lo que no se debe hacer:

• No puedo creer el completo desprecio por las políticas de la empresa. No estás por encima de las reglas solo porque piensas que tu departamento es el más importante. Si no puede cumplir inmediatamente con el código de vestimenta establecido, rodarán cabezas.

Este párrafo es condescendiente y grosero. Transmite tu propósito, pero el tono duro no es necesario. En cambio, puedes ser firme y directo, pero aún educado, así:

• Para mantener la consistencia en toda nuestra organización, todos deben cumplir con el código de vestimenta establecido. Por lo tanto, necesito que su departamento garantice el pleno cumplimiento para el final de la semana. Específicamente, la gerencia discutió el hecho de no usar calzado cerrado adecuado y el largo de los pantalones cortos y las faldas como problemas particulares. El incumplimiento de esta fecha límite puede resultar en una acción disciplinaria.

En este párrafo de ejemplo, la necesidad es clara y la información se presenta con un tono cortés pero firme. El lector sabe lo que espera, pero nadie se sintió insultado al leer esta parte de la carta. La carta puede tener tantos párrafos de cuerpo como sea necesario. Sin embargo, debe tratar de mantenerlo en una página impresa, si es posible, así que sea conciso. La mayoría de las cartas tienen tres párrafos internos de no más de tres o cuatro oraciones cada uno. Las transiciones entre párrafos no son necesarias. La información adicional generalmente se envía por separado como un anexo.

Paso 7: elige la voz activa

A lo largo de todas las partes de una carta comercial, escriba en voz activa, no en voz pasiva. Una voz activa es más directa y concisa, dando más poder a tus palabras. Por ejemplo, en el párrafo anterior, se podría decir:

• Expresamente, se ha observado que su departamento no usa calzado cerrado adecuado y que la longitud de los pantalones cortos y las faldas se ha convertido en un problema.

“Se ha notado” es la voz pasiva. No le dice quién hizo la anotación, por lo que ninguna entidad directa es responsable de la acción.

En su lugar, di:

• Específicamente, la gerencia discutió el hecho de no usar calzado cerrado adecuado y el largo de los pantalones cortos y las faldas como problemas particulares.

Esto es más claro, más directo y más conciso porque está en voz activa.

Paso 8: Haz uso de pronombres personales

Aunque una carta comercial es formal, puede usar tantos pronombres personales como desee. Por ejemplo, se aceptan los pronombres tanto en primera como en segunda persona. Suponga que escribe en nombre de una organización, no de usted mismo. En ese caso, utilizará pronombres en primera persona del plural, como "nosotros" o "nosotros", cuando se refiera a la empresa o departamento como remitente. Por otro lado, si escribes solo en tu nombre, usa la primera persona del singular, como "yo" y "mi".

Paso 9: Use membrete de segunda página

Si su carta necesita ir en una segunda página, lo cual es raro, asegúrese de usar un membrete de "segunda página". Este membrete no tendrá la dirección comercial completa, sino una abreviada. Este documento debe ser igual que la primera página pero con menos información en el encabezado. Agregue números de página a todas las páginas subsiguientes para que el lector pueda mantenerlos correctos. Nuevamente, la mayoría de las cartas comerciales caben en una página, así que use su discreción aquí, pero formatee la segunda página correctamente si la necesita.

Paso 10: Concluye tu carta

El último párrafo de una carta comercial contiene un resumen y un llamado a la acción. Primero, resuma sus puntos de manera concisa y cortésmente de esta manera:

• Necesitamos asegurarnos de que todos en la empresa sigan las reglas del código de vestimenta, ya que ayuda a brindar la imagen profesional correcta a nuestros clientes. Gracias de antemano por su atención a este asunto.

Luego, invite al lector a tomar acción. Puede indicar específicamente que los necesita para realizar una acción en particular o dejar la carta abierta para que alguien se comunique con usted con preguntas. En este párrafo, incluya su información de contacto, como su número de teléfono y dirección de correo electrónico. En el caso de la carta de violación del código de vestimenta, abrir la puerta a las preguntas podría ser la mejor opción:

• Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse conmigo al 555-555-5555 o por correo electrónico a [email protected].

Paso 11: Cierra tu carta

El cierre va a tener una nota formal de respeto. Omita una línea después del párrafo de cierre e incluya su cierre, que podría ser:

• Sinceramente,
• Saludos,
• Cordialmente,
• Respetuosamente,
• Saludos,
• Gracias,

Agregue una coma después del cierre.

Paso 12: Firme la carta

Después del cierre, salte unas cuatro líneas. Esto le da espacio para firmar la carta. Si está escribiendo su carta, fírmela o use un sello de firma para agregar su firma. Aquí, puede usar tinta azul o negra. Si necesita firmar la carta en nombre del remitente, agregue "pp:" antes de la firma. Esto significa "per procurationem" y demuestra que está firmando en nombre de otra persona. Después de la firma, incluya su nombre escrito, cargo, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Cada uno de estos tiene su línea.

Paso 13: reconocer al mecanógrafo

Alguien que escribió la carta por usted debe incluir sus iniciales debajo del bloque de firma. Estas iniciales están en minúsculas, así:

• que

Si alguien escribió la carta junto al remitente, como si un profesional administrativo escribiera en nombre de su jefe, también incluiría sus iniciales. Estos están en letras mayúsculas, con una barra invertida antes de las iniciales del mecanógrafo, así:

• NH/ke

Paso 13: Tenga en cuenta todos los recintos

Si agrega adjuntos a su carta comercial, haga una nota en la parte inferior de la página. Tenga en cuenta cuáles son los recintos y cuántos recintos hay en total. Esta nota asegura que el lector vea todos los anexos. Así es como podría verse esto:

• Anexos (2): copia del código de vestimenta, formulario de infracción.

Después de anotarlos, asegúrese de incluirlos en la carta cuando la envíe. No engrape los anexos al pie de la letra; en su lugar, utilice un clip.

Paso 14: Agregar nombres de destinatarios adicionales

Si envía la carta a unas pocas personas en lugar de a todo un departamento, la dirigirá a la persona principal. A continuación, anotará en la parte inferior de la carta debajo de la declaración adjunta cuáles son los otros destinatarios. Primero, escriba "cc:" debajo de la declaración "Adjuntos". Luego, escribe el nombre y cargo de las otras personas a las que envías la carta. Las letras "cc" solían significar "copia carbón" en los días en que la reproducción de letras se realizaba con papel carbón. Todavía usamos esta designación hoy, pero ahora significa "copia de cortesía".

Así es como podría verse esto:

• cc: John Smith, Jefe del Departamento de Recursos Humanos

Paso 15: corrija la carta

Antes de enviar memorandos o cartas comerciales, siempre revíselos. Te verás menos profesional si envías la carta con errores tipográficos y otros problemas. Primero, ejecute un corrector ortográfico y gramatical en la carta. Este paso puede generar problemas evidentes que quizás no haya visto. Sin embargo, no confíe exclusivamente en estas herramientas. Antes de enviar la carta, léala. Primero, considere leerlo en voz alta para tener una buena idea de cómo suena. Luego, use esta lista de verificación para encontrar cualquier problema que deba abordar:

• ¿La letra suena clara?
• ¿Es conciso?
• ¿Son todos los párrafos de tres a cuatro oraciones o menos?
• ¿Ves alguna parte con palabras?
• ¿Has eliminado todos los usos de la voz pasiva?
• ¿Todas las oraciones terminan con la puntuación final adecuada?
• ¿El saludo tiene dos puntos y el cierre una coma?

Para cartas críticas, es posible que desee que otra persona revise y edite la carta. Los escritores a menudo pasan por alto los errores que cometen al escribir, y otro par de ojos te ayudarán a detectar todos los errores.

Al editar la gramática, también recomendamos tomarse el tiempo para mejorar el puntaje de legibilidad de un escrito antes de publicarlo o enviarlo.

Paso 16: Enviar la Carta

Ahora ya está listo para enviar la carta. Si está enviando la carta por correo, asegúrese de que tenga una dirección de remitente precisa en el sobre para que el destinatario sepa quién la envió en el momento en que la recibe. Si envía la carta por correo electrónico, considere guardarla como PDF antes de enviarla, ya que esto conservará el formato. Luego, usa bien la línea de asunto del correo electrónico. La línea de asunto debe indicar de qué se trata la carta y de quién es, así:

• Nota de Sarah McPhearson Re: Violaciones del código de vestimenta

Si es necesario, agregue "urgente" o algo similar a la línea de asunto. Si está dando seguimiento a una carta anterior, agregue "seguimiento" a la línea de asunto.

Si desea utilizar el último software de gramática, lea nuestra guía para usar un corrector de gramática de IA.