Cómo escribir un informe comercial: una guía paso a paso

Descubra cómo redactar un informe empresarial con esta guía detallada y profesional paso a paso.

Puede ser difícil saber por dónde empezar si le han pedido que escriba un informe comercial. Desde determinar el propósito del informe hasta hacer una lista de apéndices, es normal sentirse abrumado al tratar de decidir qué información relevante incluir en el proceso de redacción del informe. Cuando su supervisor confía en usted para elaborar un informe comercial, confía en usted para participar en los procesos de toma de decisiones de la empresa.

Tanto los informes formales como los informales en los negocios se utilizan para ayudar a la empresa a tomar una decisión informada sobre los siguientes pasos para hacer avanzar a la empresa. Si bien escribir documentos comerciales es una parte clave de muchos trabajos, puede ser difícil saber qué quiere su jefe o supervisor cuando le piden un informe comercial. Aquí, repasaremos la estructura de un informe completo, llevándolo desde la página del título al comienzo del informe hasta la información adicional (también conocida como apéndices) que se espera que incluya al final. Sumerjámonos.

Materiales necesitados

• Datos de la empresa relacionados con el propósito de su informe
• Una copia de un informe completado por un colega, lo que le permite seguir el formato preferido de su empresa
• Tu computadora
• Un bloc de notas para anotar ideas.

Paso 1. Comprender el propósito de un informe comercial

Un informe comercial tiene un propósito específico: ayudar a informar decisiones futuras dentro de una empresa. Algunos informes comerciales son urgentes y requieren que los empleados informen sobre la información en su departamento para que los datos puedan recopilarse y usarse para resolver una crisis. Otros informes comerciales son menos urgentes y pueden usarse para determinar la dirección que una empresa debe tomar durante el próximo año. Se espera que siga el formulario de informe comercial estándar cuando escriba un informe comercial.

Esto difiere de un informe de investigación académica o formato de escritura narrativa. Un informe comercial es un informe formal que tiene secciones bien definidas. Si es la primera vez que escribe informes comerciales en su trabajo, puede ser conveniente consultar con su supervisor antes de comenzar para asegurarse de que su empresa utilice el formato de informe comercial estándar.

También puede resultarle útil consultar con su supervisor regularmente para asegurarse de que está en el camino correcto. Delinear una sección a la vez puede ayudarlo a comenzar en la dirección correcta, y su supervisor podrá brindarle orientación para asegurarse de que está trabajando para brindarle a su empresa la información que necesita para avanzar.

Paso 2. Determine el tipo de informe

Si bien los informes comerciales siguen el mismo formato general, existen diferentes tipos de informes comerciales, y es fundamental que sepa qué tipo de informe espera su empresa de usted. Todos los tipos de informes comerciales brindan información que puede ayudar a impulsar a la empresa; Comprender el tipo de informe que su supervisor espera puede garantizar que proporcione la información necesaria para desarrollar una solución al problema que su informe intenta ayudar a resolver. Los diferentes tipos de informes comerciales incluyen:

• Informe de investigación : a diferencia de un informe de investigación académica, un informe de investigación comercial se usa comúnmente cuando una empresa u organización está trabajando para desarrollar un nuevo producto o servicio. Si bien un empleado puede ser la persona clave para un informe de investigación comercial, por lo general, muchas personas están involucradas en la elaboración del trabajo. Por ejemplo, los científicos, investigadores y analistas pueden trabajar en equipo para obtener la información necesaria para ayudar a una empresa a decidir si seguir adelante con un producto, servicio u otras ofertas nuevas. La información en el informe de investigación es muy detallada y normalmente proporciona información cuantitativa y cualitativa. Tanto los informes analíticos como los informativos se utilizan normalmente en el proceso de elaboración de un informe de investigación.
• Informe analítico : cuando una empresa decide cómo avanzar con una decisión, un informe analítico puede ayudar. Un informe analítico se enfoca en resolver un problema específico y ofrece información que describe tanto los antecedentes del problema como la situación actual dentro de la empresa. Un informe analítico también puede ofrecer posibles resultados para diferentes soluciones al problema, lo que ayuda a la empresa a predecir cómo podría cambiar su situación dependiendo de cómo elija avanzar con el proceso de resolución de problemas. Este informe comercial está profundamente detallado y puede llevar tiempo desarrollarlo. Sin embargo, los informes analíticos a menudo se solicitan en momentos de escasez de tiempo, ya que se utilizan para resolver problemas inmediatos que requieren decisiones esenciales.
• Informe explicativo : a veces, puede ser un desafío para los profesionales de nivel gerencial comprender los detalles esenciales de una empresa, especialmente cuando se trata de una investigación detallada. Un informe explicativo puede explicar la investigación u otros hallazgos que pueden ayudar a informar decisiones futuras. Si está escribiendo un informe explicativo, es fundamental conocer a su audiencia para no explicar demasiado o subestimar conceptos complicados.
• Informe de progreso : muchos proyectos dentro de las empresas tardan años en completarse, y proporcionar un informe de progreso puede ser una forma de mostrar a la gerencia cómo avanzan las cosas. Este tipo de informe puede no contener datos u otros hallazgos (dependiendo de la fase del proyecto); en cambio, sirve como una forma de actualizar a una audiencia o un supervisor sobre cómo avanza algo. Cuando se está llevando a cabo un proyecto, se pueden esperar informes de progreso con regularidad.
• Informe informativo : este tipo de informe comercial brinda a la audiencia información objetiva e imparcial que se sumerge en información sobre una empresa. Esta información se basa puramente en hechos y puede incluir datos como estadísticas de la empresa (la cantidad de dinero que la empresa generó durante el año fiscal anterior, la cantidad de empleados en la empresa, etc.).

Paso 3. Desarrollar los puntos principales

Cuando se le pide que escriba un informe comercial, es esencial trabajar con su supervisor para comprender el propósito del informe. Sin una dirección clara, es posible que dedique tiempo a recopilar información que no sea útil para la empresa. Repasar un marco claro para su informe antes de profundizar en los datos puede ayudarlo a garantizar que le está brindando a su empresa la información que necesita para avanzar. Una vez que comprenda el propósito de su informe comercial, querrá desarrollar sus puntos principales.

Podrá desarrollarlos más adelante, pero al principio, es fundamental desarrollar un esquema que le permita comenzar con su investigación. Una vez que haya desarrollado su esquema, sabrá si necesita programar entrevistas con personas de otros departamentos de su empresa, investigar por su cuenta, buscar información sobre cómo se desempeñó su empresa en los últimos años y más. Investigar antes de comenzar a escribir el informe también puede ayudarlo a encontrar si hay lagunas en su esquema.

Si descubre que tiene dificultades para encontrar la información que necesita para completar su informe, comuníquese con su supervisor para determinar sus próximos pasos. Es mejor hacer esto más temprano que tarde para que puedan trabajar juntos para cambiar la dirección de su informe si es necesario.

Paso 4. Crear subsecciones

Su informe comercial se dividirá en subtítulos que desglosarán el informe de una manera que sea fácil de entender. En los pasos 5 a 13, revisaremos cada sección que debe incluir en su informe.

Paso 5. Crea tu página de título

Su informe comercial debe comenzar con una página de título nítida y limpia. Si no está seguro de cómo su empresa suele dar formato a la página de título de sus informes comerciales, solicite a su supervisor un informe enviado previamente para usarlo como referencia. Por lo general, la mayoría de las páginas de título incluyen el título del informe comercial, la persona (o personas) que escribieron el informe y cuándo se escribió el informe. También puede incluir la audiencia del informe en la página del título. Asegúrese de centrar la información en la página del título y no utilice fuentes inusuales ni formatos innecesarios. Manténgalo limpio y simple.

Paso 6. Crea un resumen ejecutivo

La sección de resumen ejecutivo de su informe comercial les dirá a sus lectores en qué se van a encontrar a medida que avanzan por el cuerpo del informe. Su resumen ejecutivo debe ser lo suficientemente corto como para no revelar todo el contenido de su informe, pero lo suficientemente largo como para que el lector pueda comprender los aspectos básicos del informe sin tener que leerlo todo.

Piense en su resumen ejecutivo como el discurso de ascensor de su informe: tiene 30 segundos para transmitir sus puntos principales. Recuerde, cualquier información que no se explique por completo en su resumen ejecutivo se ampliará más adelante en su informe, por lo que no es necesario abarrotar hasta el último detalle. No hay una longitud de resumen ejecutivo apropiada escrita en piedra, ya que la longitud adecuada para esta parte del informe depende principalmente de la longitud del informe en su conjunto.

Paso 7. Desarrolle su tabla de contenido

Su tabla de contenido debe comenzar en una nueva página y describir claramente lo que vendrá en su informe. Querrá enumerar cada subtítulo del informe. También es posible que desee enumerar secciones más pequeñas. Incluya los números de página en su tabla de contenido en lugar de solo enumerar las secciones en orden. Esto puede ayudar a que su audiencia lo siga cuando está dando la presentación de su informe comercial.

Paso 8. Escribe la Introducción

Aquí podrá darle a su audiencia una idea más detallada de lo que puede esperar de su informe. Tenga cuidado de no repetir lo que dijo en su resumen ejecutivo. En la introducción, es posible que desee profundizar en por qué el informe comercial fue necesario en primer lugar. Hablar sobre el problema que el informe pretende resolver puede ayudar a su audiencia a entrar en el espacio mental adecuado para apreciar la investigación que está a punto de ser descrita en el cuerpo de su informe.

Recuerde que una introducción en un informe comercial difiere de una introducción en un escrito narrativo. No hay necesidad de enganchar a sus lectores para mantenerlos interesados. Manténgalo inteligente y formal, y no se vuelva poético (a menos que tenga sentido dentro de la cultura de su empresa).

Paso 9. Crea el cuerpo del texto

Aquí, podrá profundizar en la carne de su investigación o hallazgos. No desea escatimar en esta parte del informe; entre en tantos detalles como sea posible. No se preocupe por dar demasiada información o aburrir a su audiencia. Aquellos que no tienen tiempo para leer el cuerpo de su informe comercial pueden leer el resumen ejecutivo o la conclusión para obtener la información necesaria.

El cuerpo de su informe es donde tiene la oportunidad de profundizar en los detalles de la investigación o el trabajo que ha completado. El cuerpo de su informe comercial probablemente incluirá tablas y gráficos. Asegúrese de rotular cada cuadro o gráfico con información que explique los detalles al lector. Si incluye imágenes en la sección del cuerpo, incluya un título para cada foto. Al escribir la sección del cuerpo, tenga en cuenta a su audiencia. Si sabe que está escribiendo para una audiencia sin experiencia técnica y sobre un tema técnico, explique la jerga y los términos desconocidos para que sus lectores puedan mantenerse al día con su escritura.

Paso 10. Termine con una conclusión

De manera similar a la sección de resumen ejecutivo de su informe comercial, su conclusión repasará lo que ha discutido en el informe y recordará a los lectores lo que necesitan saber. Es posible que desee resaltar puntos importantes o repasar hallazgos sorprendentes. Pero, de nuevo, mantenga su conclusión corta y dulce.

Paso 11. Hacer recomendaciones

Aquí, hablará sobre cómo la empresa puede usar la información que ha proporcionado para resolver el problema que el informe apunta en esta sección; es posible que desee discutir varios cursos de acción posibles que la empresa podría tomar, junto con los posibles resultados y ramificaciones de cada acción. Suponga que no trabaja en el departamento responsable de tomar la decisión asociada con su informe.

En ese caso, es posible que desee trabajar con sus colegas de departamento para obtener comentarios sobre si creen que sus recomendaciones podrían ser útiles para la empresa. Finalmente, en esta sección, asegúrese de proporcionar claramente los próximos pasos de acción que la empresa puede tomar para avanzar en función de la información de su informe.

Paso 12. Haga una lista de sus referencias

Muchos informes comerciales utilizan investigaciones realizadas por otras empresas para respaldar sus hallazgos. Si utiliza investigaciones realizadas por otros, asegúrese de atribuir correctamente la fuente de investigación en su sección de referencias. Además, querrá incluir información que le diga a su audiencia cómo pueden obtener más información sobre sus preferencias (como el libro o el sitio web donde encontró la información citada en su informe).

Paso 13. Agrega la Sección de Apéndices

En esta sección de su informe comercial, incluirá cualquier información adicional que facilite al lector la comprensión de su redacción. Esto puede incluir transcripciones de entrevistas que usó para recopilar información para su informe y un glosario que explique los términos que usó para describir su investigación o la información financiera utilizada en su informe. Si no necesita proporcionar información adicional a su audiencia, no necesita incluir una sección de apéndices.

Paso 14. Revise su informe

Antes de entregar su informe comercial, es fundamental que se dé suficiente tiempo para corregirlo. Si está trabajando con un plazo ajustado, puede sentirse tentado a entregar su informe a su supervisor tan pronto como esté completo. Si bien a menudo se aprecia el trabajo rápido, puede ser conveniente darse una noche para dormir en su trabajo, leerlo por la mañana y hacer las correcciones necesarias antes de entregárselo a su jefe. Te sorprenderá la cantidad de frases incómodas y otros errores que aparecen cuando tienes un par de ojos frescos en tu trabajo.

Suponga que la información en su informe no es confidencial. En ese caso, puede pedirle a un compañero de trabajo u otro colega en su industria que lea su informe antes de enviarlo. Esto puede ayudarlo a encontrar errores que de otro modo no hubiera considerado y puede brindarle una idea de cómo puede agregar a su informe para hacerlo más completo antes de entregarlo.

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Paso 15. Presenta tu trabajo

Probablemente hará algo más que entregar su informe a su supervisor. La mayoría de las empresas le pedirán que proporcione su informe a un grupo de ejecutivos mientras discute sus hallazgos. Debe conocer su informe por dentro y por fuera y puede remitir a su audiencia a secciones específicas del informe para responder a sus preguntas. Además de preparar su informe comercial, también puede preparar una ayuda visual (como una presentación de PowerPoint) para ayudar a ilustrar sus puntos.

Por ejemplo, puede extraer citas directas de su informe para sus diapositivas, lo que ayuda a su audiencia a seguir las páginas de su informe. Al final de su presentación, querrá dejar tiempo para preguntas. Conocer bien su informe puede ayudarlo a tener la confianza que necesita para presentarse ante una junta de ejecutivos cuando le pidan que profundice en sus hallazgos. Si se siente nervioso por hacer una presentación comercial con respecto a su informe, puede ser útil practicar frente a un amigo o compañero de trabajo antes de ingresar a la sala de juntas.

Paso 16. Recibir comentarios abiertamente

No hay duda al respecto: puede ser estresante escribir su primer informe comercial, y puede ser especialmente aterrador cuando su jefe lo llama para discutir sus pensamientos sobre su informe. Sin embargo, haga todo lo posible por escuchar con la mente abierta y asegúrese de tomar notas sobre cómo puede crear un informe aún mejor la próxima vez. Es fundamental no tomarse como algo personal las críticas constructivas con respecto a los informes comerciales, ya que cada empresa y supervisor tiene sus preferencias. En su lugar, tenga en cuenta lo que su supervisor le gustaría que cambie la próxima vez y siga adelante.

Consejos y trucos de comunicación empresarial

1. Sea claro en su mensaje

Debe saber con precisión qué información está tratando de transmitir o qué problema está tratando de resolver en su informe comercial.

2. Comience fácil

No es necesario comenzar con el resumen ejecutivo o la introducción de su informe comercial. Si no está seguro de por dónde empezar, dese un respiro: empiece con lo que sabe. Comience escribiendo sobre la investigación que ya ha realizado o la recomendación que ya tiene para la empresa, y desarrolle su informe a partir de ahí.

3. Trate de ser conciso

Toda la información en su informe comercial debe mantenerse enfocada, encaminada y ser útil para su lector. Cuando corrija su informe comercial, pregúntese constantemente si la información que ha escrito está llevando al lector a donde debe ir.

4. Conoce a tu audiencia

Si está escribiendo para un grupo de miembros de la junta con una participación financiera en su empresa pero no comprende los detalles cotidianos de lo que hace, deberá escribir de manera diferente que si estuviera escribiendo para un grupo. de sus supervisores directos. Pero, nuevamente, comprender a su audiencia es clave para escribir un informe que sea legible y útil.

5. Mantenlo simple

Cuando encuentre jerga y lenguaje tecnológico en su informe comercial, pregúntese si hay otra palabra que podría usar para hacer que el informe sea más fácil de entender para su lector. Si hay una manera más fácil de decir algo, ve con esa opción.

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