Cómo escribir cualquier tipo de carta

Todos deben saber cómo escribir una carta, ya sea una consulta comercial, un correo electrónico, una carta personal o una publicación en redes sociales en formato de carta. Escribir cartas es una habilidad útil, no solo para comunicarse con claridad, sino también para causar una buena impresión, especialmente una primera impresión.

A continuación te explicamos cómo escribir una carta adecuada, sin importar el tipo que necesites. Cubriremos el formato correcto para una carta formal, como una carta de presentación o una consulta de trabajo, así como consejos para escribir una carta personal, con algunos ejemplos útiles de cada uno.

¿Qué tipo de carta debes escribir?

No hay reglas duras y rápidas. El formato de carta más adecuado depende de tu audiencia. Para un amigo o pariente cercano, un mensaje casual o una carta informal suele ser la mejor manera de hacerlo. Hay diferentes tipos de letras que son apropiadas para este formato. Algunos incluyen:

• cartas manuscritas
• cartas enviadas por correo electrónico
• Mensajes escritos en redes sociales

Sin embargo, para contactos comerciales o personas que no conoce bien, una carta formal mecanografiada es casi siempre la opción más adecuada. Cuando se utiliza con fines profesionales, escribir una carta formal es efectivo para lo siguiente:

• Cartas de presentación
• cartas de intención
• cartas de propuesta de valor
• cartas memorándum de negocios
• Cartas de promoción
• Letras de referencia
• Cartas de renuncia
• cartas de agradecimiento

Estos son solo algunos de los tipos de cartas que podría necesitar escribir en un entorno informal o profesional. Antes de escribir una carta, considere el tipo de carta que necesita: formal o informal. Cada uno tiene un formato distinto que querrá seguir.

Escritura formal de cartas: estilo de bloque frente a estilo AMS

Las cartas formales, como cartas de presentación, consultas comerciales y notificaciones urgentes, son algunas de las cartas más importantes que tendrá que escribir. Debido a que a veces se usan como documentos oficiales, las cartas formales tienen una estructura muy precisa y un formato particular. De hecho, hay algunos "formatos correctos" diferentes para elegir.

Los formatos más comunes para la escritura de cartas formales son el estilo de bloque y el estilo de la Sociedad Matemática Americana, o AMS. En el siguiente ejemplo, usamos el estilo de bloque, específicamente el estilo de bloque completo , porque es el más popular. El estilo de bloque se caracteriza por la alineación de todos los elementos en el margen izquierdo de la página. Esto incluye las primeras líneas de los párrafos, que no usan sangría.

AMS es bastante similar, sigue muchas de las mismas reglas que el estilo de bloque. Hay algunas diferencias, sin embargo, que cubrimos brevemente después de la siguiente sección.

Cómo escribir una carta formal en estilo de bloque

Paso 1: Escriba la información de contacto y la fecha

Todas las cartas formales comienzan con la información de contacto y la fecha . En el estilo de bloque completo, esto va en la esquina superior izquierda.

Primero, como remitente, escriba su nombre completo y dirección alineados a la izquierda, tal como lo haría al enviar un sobre. Esto no es solo una formalidad, sino una inclusión útil para que el destinatario pueda encontrar fácilmente su información de contacto cuando quiera responder.

Si está escribiendo en un membrete oficial de la empresa que ya incluye esta información, no necesita volver a escribir la información de contacto.

Después de su dirección, omita una línea y luego agregue la fecha en que está escribiendo la carta.

Por último, omita una línea nuevamente y agregue el nombre y la dirección completa del destinatario. Siéntase libre de incluir el título de su trabajo debajo de su nombre si es relevante. Deje una línea en blanco después de la información de contacto antes de escribir el saludo.

Paso 2: Escribe el saludo

Las cartas formales siempre tienen un saludo al comienzo del contenido escrito como señal de que su mensaje está por comenzar. Esto se conoce como el saludo.

La mayoría de los saludos comienzan con "Estimado" y luego el nombre del destinatario. Todos los saludos utilizan mayúsculas y minúsculas y terminan en coma .

Si no sabe el nombre del receptor, también puede usar un título de trabajo o incluso el nombre del departamento, por ejemplo, "Estimado representante de recursos humanos". Como último recurso, puede utilizar el saludo genérico "A quien corresponda" en cualquier circunstancia. Trate de evitar "Estimado señor o señora", ya que está un poco desactualizado.

Paso 3: Escribe el cuerpo de la carta

Aquí es donde escribes tu mensaje. El cuerpo de la carta sigue las reglas normales de la gramática, así que escríbela como lo harías con cualquier otro documento formal. La única excepción para el estilo de bloque completo es que no sangra las primeras líneas de los párrafos .

A diferencia de las cartas personales, las cartas formales son sencillas y directas , así que no tema ir directo al grano . Algunas cartas formales tienen solo una oración o dos, aunque otras pueden extenderse por párrafos si hay mucha información que transmitir. Lo importante es que te mantengas enfocado y evites los temas tangenciales.

Aunque las diferentes culturas de la empresa tienen diferentes estándares de comunicación, es una apuesta segura evitar frases y bromas casuales; algunos incluso desaconsejan el uso de contracciones . No hace falta decirlo, pero no uses jerga, blasfemias u otro lenguaje inapropiado.

Si su carta cubre mucho, es mejor incluir un párrafo de cierre al final para resumir todo lo que el destinatario necesita saber. Como siempre, no olvide editar y revisar el cuerpo de la carta antes de enviarla.

Paso 4: Escriba el cierre complementario

Las cartas formales también usan un cierre o cierre de cortesía estándar, similar al saludo, antes de terminar con una firma auténtica.

Uno de los cierres más comunes es "Sinceramente", que incluye algunas variaciones como "Con sincera gratitud" o " Sinceramente ". Otras firmas comunes incluyen "Mejor" y "Tuyo". A diferencia de los saludos, los cerradores usan mayúsculas en las oraciones. Siempre escriba en mayúscula la primera letra de su cierre de cortesía, pero Y al igual que el saludo, siempre termina con una coma .

Si está enviando una carta en papel, omita algunas líneas después de su cierre de cortesía; aquí es donde firma su nombre. Además, escriba siempre su nombre debajo de la firma , junto con el cargo que ocupa, si corresponde. Al enviar un correo electrónico u otra carta digital, no tiene que dejar una línea en blanco antes de escribir su nombre completo.

Paso 5: Mencione los materiales adjuntos

Este último paso es necesario solo si envía materiales adicionales con la carta, como un currículum vitae, una solicitud, un comprobante, etc. Si solo envía la carta, ignore este paso.

Después de su nombre impreso y el título del trabajo opcional (bajo su firma), omita una línea y luego escriba "Adjunto:" seguido de una lista de los materiales que ha incluido. Por ejemplo, si estuviera incluyendo un currículum, escribiría "Adjunto: currículum". Esto es simplemente una precaución para que el destinatario no se pierda nada o, si lo necesita, pueda verificar que algo se perdió en el envío.

Ejemplo de carta formal (estilo bloque)

Inspector detective G. Lestrade
35 Terraplén Victoria
Londres, Inglaterra SW1A 2JL, Reino Unido

1 de julio de 1888

Sr. Sherlock Holmes
Calle Baker 221B
Londres, Inglaterra NW1 6XE, Reino Unido

Estimado Sr. Holmes,

En nombre de la policía de Londres, solicitamos su presencia en New Scotland Yard lo antes posible. Tenemos un caso que requiere su experiencia especial y preferimos discutir los detalles en persona, considerando la sensibilidad de la información. Cualquier momento antes de fin de mes es aceptable.

Atentamente,
G. Lestrade
inspector detective

Recinto: Pase de visitante

Cómo escribir una carta formal en estilo AMS

En su mayor parte, el estilo AMS usa las mismas reglas y pautas que el estilo de bloque, incluidos los anexos, por lo que puede seguir los pasos anteriores independientemente del estilo que use. Sin embargo, hay dos diferencias principales en el estilo AMS que debe tener en cuenta:

1. No deje una línea en blanco entre la dirección completa del remitente y la fecha. La fecha viene directamente debajo de la dirección.
2. El estilo AMS siempre usa una línea de asunto en lugar o antes del saludo. La línea de asunto debe escribirse en mayúsculas y resumir el contenido de la carta en no más de una sola línea, como "SE SOLICITA SU PRESENCIA EN SCOTLAND YARD". Al igual que con los saludos, deje una línea en blanco antes y después de la línea de asunto.

Ejemplo de carta formal (estilo AMS)

Inspector detective G. Lestrade
35 Terraplén Victoria
Londres, Inglaterra SW1A 2JL, Reino Unido

1 de julio de 1888

SE SOLICITA SU PRESENCIA EN SCOTLAND YARD

Estimado Sr. Holmes,

[. . .]

Cómo escribir una carta informal

Fieles a su nombre, las cartas informales son mucho más informales que las cartas formales. Eso significa que no hay tantas reglas y pautas, y a nadie le importará si no deja un espacio en blanco en el lugar correcto.

Aún así, hay un formato correcto con el que las personas están familiarizadas, así que siga los pasos a continuación como mínimo.

Paso 1: Pon la fecha en la parte superior (opcional)

Poner la fecha en la parte superior de una carta es una costumbre que se remonta a una época en que la escritura de cartas era el principal medio de comunicación. Hoy en día, incluir la fecha ya no es una necesidad, pero algunas personas todavía lo hacen por tradición. En cartas informales, es completamente opcional.

Paso 2: Escribe el saludo

Al igual que las cartas formales, las cartas informales comienzan con un saludo cortés para el destinatario. El formato estándar es el mismo: la palabra "Estimado" seguida del nombre de la persona, como en "Estimado Sr. Lestrade", usando mayúsculas en el título.

Sin embargo, las cartas informales brindan más libertad cuando se trata de lo que dice en su saludo, y no es raro ver saludos casuales como "Hola [Nombre]" o "Hola [Nombre]".

Al igual que con los saludos en las cartas formales, normalmente terminas tu saludo con una coma y luego saltas una línea antes de comenzar el cuerpo de la carta. Ocasionalmente, verá personas que terminan el saludo con un signo de exclamación, según su relación con el destinatario.

Paso 3: Escribe el cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta es donde escribe su mensaje, y las cartas informales a menudo están destinadas a compartir noticias o mantenerse en contacto. Tienden a tener un tono conversacional, lo que significa que eres libre de incluir jerga y cualquier idioma que uses cuando hables en persona.

Si bien las tangentes son más permisibles en las cartas informales, desviarse excesivamente del tema aún puede molestar al lector. Trate de mantenerse enfocado lo mejor que pueda sin sonar restringido; después de todo, se supone que las cartas informales son personales.

Paso 4: Escriba el cierre complementario

Las cartas informales también usan un cierre complementario antes de la firma, siguiendo el mismo formato que las cartas formales. Eso incluye el uso de mayúsculas en las oraciones (en mayúsculas solo en la primera letra), agregar una coma al final y dejar suficiente espacio para firmar su nombre si está enviando una carta en papel.

Sin embargo, no necesita ceñirse a las firmas convencionales como "Sinceramente". Si estás escribiendo una carta personal, puedes usar algo más sentimental dependiendo de la relación con el destinatario, como "Amor", "Un cordial saludo" o "Hasta pronto".

ejemplo de carta informal

2 de julio de 1888

¿¡Qué pasa, Lestrade!?

¡Es Sherlock! Tan feliz de recibir tu carta. Por supuesto que iré a Scotland Yard lo antes posible, no te preocupes.

BESOS Y ABRAZOS,
Sherlock "El mejor detective de la historia" Holmes

¿Qué es PS?

PS significa posdata . Es algo que agregas en el último minuto después de que la carta está completa, generalmente una noticia menor o algo pequeño que olvidaste al escribir el cuerpo de la carta. Por lo general, no usa posdatas en cartas formales; si necesita agregar algo, tendrá que revisar todo el documento para incluir la nueva información.

Cuando escriba una posdata, simplemente escriba las letras "PS" y luego su mensaje. No importa si usa puntos o no ("PS" y "PS" son aceptables), pero ambas letras siempre deben estar en mayúscula.

Si tiene más de una posdata, simplemente agregue otra P al comienzo de cada nueva PS. Por ejemplo, su segunda posdata debe estar etiquetada como "PPS". y su tercera posdata debería ser "PPPS".

PD. ¡Rob consiguió el puesto en Great Company! Gracias por todo el apoyo durante su paro.

PPS. Tengo que cancelar mi fiesta de cumpleaños, pero aún nos reuniremos para tomar algo esa noche si quieres venir.

La envoltura

En los Estados Unidos, el peso máximo de una carta de primera clase es de 3,5 onzas. Si su carta tiene más de tres páginas o la ha escrito en papel grueso, tendrá que pesarla para asegurarse de que cumple con los requisitos. El tamaño y la forma del sobre también importan. Tiene que ser rectangular y más pequeño que aproximadamente 6 por 11 pulgadas, o corre el riesgo de que la oficina de correos lo devuelva.

enviando una carta

Una vez que haya determinado que el sobre es del tipo correcto, ahora solo tiene que enviarlo por correo. (Si es una carta personal, siempre puede entregarla usted mismo. En ese caso, simplemente escriba el nombre del destinatario en el exterior del sobre. ¿Una ventaja adicional de la entrega en mano? ¡Puede usar cualquier tamaño o forma de sobre que desee!)

En la esquina superior izquierda, escriba su nombre y dirección o adjunte una etiqueta postal. En el centro del sobre, escribe cuidadosamente el nombre y la dirección del destinatario. Además de la abreviatura del estado y el código postal, las cartas internacionales deben incluir el país tanto para la dirección de destino como para la de retorno.

Las tarifas postales varían. Consulte el sitio web del Servicio Postal de EE. UU. para conocer los precios actuales o use un sello Forever para destinos en EE. UU. El franqueo va en la esquina superior derecha del sobre.

Vuelva a verificar que todo esté correcto en el exterior del sobre. Si es así, dobla la carta e insértala con cuidado. No lo selle hasta que esté seguro de haber incluido todas las páginas que desea enviar.

Consejos para escribir cartas

¿Aún no sabes cómo escribir una carta adecuada? Tenga en cuenta estos consejos para escribir cartas que le ayudarán a comunicarse con confianza.

Ofrece cortesías

Si bien las cartas personales tienden naturalmente a usar un tono amistoso, las cartas formales también pueden beneficiarse de las cortesías y la etiqueta educada. Una frase simple como "¿Cómo estás?" o "Espero que estés bien" al comienzo de una carta puede ayudar a conectar al remitente y al destinatario, incluso si el tema es estrictamente comercial.

Del mismo modo, también puede expresar simpatía, arrepentimiento, apoyo o gratitud tanto en cartas formales como informales. Aparte de la mera etiqueta, estas cortesías establecen una conexión personal que separa sus cartas de las escritas por máquinas.

Escribe para tu lector

Al igual que con toda escritura, modifique su idioma para adaptarse a su lector específico. Si está escribiendo una carta formal a un socio comercial, sea profesional y cortés. Si estás escribiendo una carta personal a un viejo amigo, siéntete libre de contar chistes y usar jerga.

A veces, las líneas se difuminan: una "carta formal" a un amigo del trabajo puede ser más informal que una "carta personal" a un pariente lejano. Tenga en cuenta el lector específico mientras escribe para lograr el tono correcto. Si nunca has conocido al destinatario antes, apégate a la formalidad cortés.

Incluir toda la información necesaria

Si tiene mucha información que transmitir, haga una pequeña lista de antemano para asegurarse de cubrir todo. Trate esto como un mini esquema para asegurarse de que nada se escape.

Esto es especialmente importante para invitaciones o cartas sobre la programación de eventos. Asegúrese de indicar claramente los hechos esenciales, en particular dónde y cuándo , así como otra información que necesita saber, como instrucciones o requisitos especiales.

Conclusión

¿No se siente bien enviar una carta que ha preparado cuidadosamente? Ciertamente, una carta bien escrita tiene la mejor oportunidad de lograr su propósito. Para asegurarse de que su carta realmente brille, es fundamental que esté libre de errores y establezca el tono correcto. La asistencia de escritura de Grammarly detecta errores ortográficos y gramaticales, y Grammarly Premium incluye sugerencias de formato y orientación que pueden ayudarlo a escribir cartas claras y fáciles de seguir que capten la atención de su destinatario. ¡Al usar Grammarly, puede escribir su carta con confianza, dondequiera que escriba!

Este artículo fue escrito originalmente por Jennifer Calonia en 2020. Se actualizó para incluir nueva información.