Cómo redactar la agenda de una reunión en 5 pasos

¿Alguna vez ha asistido a una reunión en la que no necesitaba estar? O tal vez haya visto una reunión retrasada porque se administró mal el tiempo. ¡Seguramente debe haber una manera de evitar reuniones descontroladas!

Hay. Se llama agenda de reunión. La agenda de una reunión es un esquema que dicta de qué se trata una reunión y el cronograma que seguirá la reunión. Una agenda de reuniones está destinada a mantener las reuniones centradas en el tema, eficientes y orientadas a objetivos.

Ya sea que sea líder de equipo en una startup, organizador de una organización sin fines de lucro o ejecutivo de la junta directiva de su empresa, necesita saber cómo redactar una agenda de reuniones eficaz. Si alguna vez te has preguntado cómo salir de una reunión , esto es para ti. Siga leyendo para conocer nuestra guía paso a paso para redactar la agenda de una reunión, con ejemplos incluidos.

¿Qué es la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión es un resumen de lo que ocurrirá durante una reunión. Esto podría incluir temas, objetivos, un cronograma, oradores designados, documentos de respaldo y puntos de conversación. Por lo general, se comparte una agenda de la reunión con los participantes antes de la reunión para que puedan prepararse.

Si alguna vez pensó que tal vez podría haber utilizado la comunicación asincrónica en lugar de una reunión, probablemente quiera repasar cómo escribir una agenda. Las agendas de reuniones son herramientas importantes antes, durante y después de una reunión.

Se puede utilizar una agenda de reunión antes de una reunión para establecer expectativas y prepararse. Durante una reunión, una agenda crea estructura, ahorra tiempo y mantiene el enfoque. Después de una reunión, se puede utilizar una agenda para resumir la reunión o redactar el acta.

Estos son algunos de los beneficios de utilizar una agenda de reuniones:

• Le da a la reunión un propósito claro.
• Le ayuda a mantenerse encaminado.
• Define responsabilidades.
• Su estructura le permite administrar su tiempo de manera eficiente.
• Garantiza que se cubran los temas esenciales.
• Crear uno aclara expectativas y responsabilidades.
• Reduce el tiempo perdido.
• Enviar la agenda con antelación prepara a los participantes.

Algunos expertos sugieren que las agendas de las reuniones se deben utilizar para todas las reuniones, mientras que otros recomiendan utilizarlas sólo para reuniones formales. Si desea ahorrar tiempo , mantener el rumbo o lograr un objetivo específico durante una reunión, una agenda es una gran herramienta para lograrlo.

¿Qué se debe incluir en la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión debe indicar claramente el propósito de la reunión. Algunas agendas de reuniones pueden ser más detalladas que otras. Por ejemplo, no todas las reuniones necesitan asignaciones de tiempo para temas o documentos de respaldo. Sin embargo, cuanto más detallada sea una agenda, más fácil será mantenerse en el tema.

Una excelente agenda de reuniones incluye lo siguiente:

• El tema de la reunión.
• Cumplir objetivos
• Una lista de temas
• Asignaciones de tiempo estimadas para cada tema.
• Documentos de respaldo
• Es hora de discutir libremente
• Una visión general final

5 pasos para escribir la agenda de una reunión

Una agenda eficaz considerará a todos los asistentes, los objetivos que desea alcanzar y el tiempo asignado para la reunión. A continuación se explica cómo redactar la agenda de una reunión en cinco pasos para tener una reunión eficaz y eficiente.

1 Centrarse en un tema

Antes de comenzar a escribir la agenda de su reunión, tómese un momento para considerar lo que quiere de la reunión. ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Cuál es el tema de esta reunión? Definir el tipo de reunión.

Tener un tema y especificar el tipo de reunión ayudará a determinar el enfoque de la reunión, lo que permitirá a los asistentes prepararse. Sus objetivos deben describir lo que quiere lograr durante la reunión.

A continuación se muestran algunos tipos de reuniones comunes:

• Reunión de equipo: una discusión sobre el estado de un proyecto, la resolución de problemas y la programación de plazos importantes.
• Reunión de la junta directiva: una discusión formal sobre asuntos comerciales.
• Sesión ejecutiva: una reunión para aclarar las necesidades de las reuniones de la junta directiva.
• Reunión de inicio del proyecto: una presentación de los nuevos objetivos, entregables y cronogramas del proyecto.
• Reunión de lluvia de ideas: una colaboración sobre nuevas ideas.
• Reunión de retroalimentación: tiempo estructurado para retroalimentación constructiva.
• Reunión ágil: una reunión enfocada para revisiones de sprints, resúmenes de proyectos e informes de retroalimentación.
• Reunión Scrum: planificación de sprints, reuniones de trabajo, refinamiento de la cartera de productos o revisiones de sprints en formato scrum.
• Reunión retrospectiva: una sesión de retroalimentación posterior al proyecto.
• Reunión de incorporación: una reunión grupal para orientación para nuevos empleados.
• Reunión de comité: un subgrupo dentro de una empresa o equipo que aborda un proyecto o tema específico.

2 Decidir sobre los temas

Consulte con sus compañeros de equipo, miembros de la junta directiva, miembros del comité y cualquier parte interesada importante para averiguar si hay algo que les gustaría discutir durante la reunión. Darles a todos la oportunidad de hablar garantiza que nadie tenga que hablar demasiado para que se escuche su voz. Utilice la información que recopiló de sus partes interesadas, el establecimiento de objetivos y el tipo de reunión para crear una lista de temas que deben discutirse durante su reunión.

Asegúrese de que los temas coincidan tanto con el tipo de reunión que desea tener como con los objetivos que desea alcanzar. Sea considerado con cuántos temas puede cubrir en el tiempo asignado para la reunión. ¡No empaques demasiado!

3 Establece límites de tiempo y líderes para cada tema

Para mantener el rumbo, es útil establecer límites de tiempo para cada tema que desee discutir. Si el organizador de la reunión no planea guiar la conversación para cada tema, entonces debe nombrar un líder para cada tema.

El líder será responsable de dirigir la reunión mientras dure el tema, proporcionando los documentos o diapositivas relevantes y garantizando que el tema se mantenga dentro de los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si usted dirige la reunión, es útil recordar a los líderes de los temas que traigan los documentos necesarios el día de la reunión.

4 Considere los documentos necesarios.

Haga una lista de los documentos necesarios para la reunión. Esto podría incluir diapositivas de presentación, datos, detalles del proyecto, resultados de pruebas, esquemas, prototipos, hojas de asistencia o actas de reuniones anteriores .

Si alguien más de su equipo necesita traer estos documentos a la reunión, asegúrese de hacérselo saber e incluir esa información en la agenda.

5 Deje tiempo para la discusión y la visión general

Deje tiempo al final de la agenda para una breve descripción general y discusión. Con un cronograma, la gente a veces necesita tiempo al final de la reunión para hacer preguntas. Además, si estaba trabajando para lograr una meta, no está de más repasar una vez más lo que cubrió durante la reunión.

Si organiza una reunión semanal, es posible que no necesite mucho tiempo para ello. A menudo, cinco minutos son suficientes para repasar al final de una reunión. Pero si se trata de una reunión que se reúne mensualmente o se trata de nueva información, deberías dejar entre diez y veinte minutos al final de la reunión.

Ejemplo de agenda de reunión

A continuación, hemos incluido un resumen de una agenda de reunión típica.

Título de la reunión:Fecha:Lugar y hora:Líder de la reunión:Miembros presentes:Objetivo de la reunión:

Informe de estado(10 minutos)

Permita que cada miembro presente tenga unos momentos para compartir dónde se encuentra.

Gol(15 minutos)

Repase su objetivo para la reunión, los resultados que espera y lo que todos deben hacer para lograrlos.

Nuevos temas(20 minutos)

Comparta cualquier información nueva o temas dirigidos por miembros que deban discutirse.

Descripción general(5 minutos)

Revise lo que se discutió durante la reunión, cree una lista de elementos de acción y deje espacio para cualquier pregunta que aún no se haya abordado.

Preguntas frecuentes sobre la agenda de la reunión

¿Qué es la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión es un resumen de lo que ocurrirá durante una reunión. Esto incluye lo siguiente:

• Temas
• Objetivos
• una línea de tiempo
• Oradores designados
• Documentos de respaldo
• Puntos de conversación

¿Qué se debe incluir en la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión debe incluir lo siguiente:

• El tema de la reunión.
• Objetivos
• Una lista de temas
• Asignaciones de tiempo estimadas para cada tema.
• Documentos de respaldo
• Es hora de discutir libremente
• Una visión general final

¿Cuándo debería utilizar una agenda de reunión?

Debe utilizar una agenda de reuniones para todas las reuniones, o al menos para las formales. Si desea ahorrar tiempo, mantener el rumbo o lograr un objetivo específico durante una reunión, una agenda es una gran herramienta para lograrlo.