Cómo escribir una agenda de reunión en 5 pasos

¿Qué es la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión es un resumen de lo que ocurrirá durante una reunión. Esto podría incluir temas, objetivos, un cronograma, oradores designados, documentos de respaldo y puntos de discusión. La agenda de una reunión generalmente se comparte con los participantes antes de la reunión para que puedan prepararse.

Si alguna vez pensó que tal vez podría haber usado la comunicación asincrónica en lugar de una reunión, probablemente quiera repasar cómo escribir una agenda. Las agendas de las reuniones son herramientas importantes antes, durante y después de una reunión.

Se puede usar una agenda de reunión antes de una reunión para establecer expectativas y prepararse. Durante una reunión, una agenda crea estructura, ahorra tiempo y mantiene el enfoque. Después de una reunión, se puede usar una agenda para recapitular la reunión o para redactar las actas.

Estos son algunos de los beneficios de usar una agenda de reuniones:

• Le da a la reunión un propósito claro.
• Te ayuda a mantenerte en el buen camino.
• Define responsabilidades.
• Su estructura le permite administrar su tiempo de manera eficiente.
• Garantiza que se cubran los temas esenciales.
• Crear uno aclara expectativas y responsabilidades.
• Reduce el tiempo perdido.
• Enviar la agenda con anticipación prepara a los participantes.

Algunos expertos sugieren que las agendas de las reuniones deben usarse para cada reunión, mientras que otros recomiendan usarlas solo para reuniones formales. Si desea ahorrar tiempo , mantenerse al día o lograr un objetivo específico durante una reunión, una agenda es una excelente herramienta para lograrlo.

¿Qué se debe incluir en la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión debe indicar claramente el propósito de la reunión. Algunas agendas de reuniones pueden ser más detalladas que otras. Por ejemplo, no todas las reuniones necesitan asignaciones de tiempo para temas o documentos de respaldo. Sin embargo, cuanto más detallada sea la agenda, más fácil será permanecer en el tema.

Una excelente agenda de reunión incluye lo siguiente:

• El tema de la reunión.
• Cumplir metas
• una lista de temas
• Asignaciones de tiempo estimadas para cada tema
• Documentos de respaldo
• Tiempo para la discusión libre
• Una visión general final

5 pasos para escribir la agenda de una reunión

Una agenda efectiva tendrá en cuenta a todos los asistentes, los objetivos que desea lograr y el tiempo que ha asignado para la reunión. Aquí le mostramos cómo escribir una agenda de reunión en cinco pasos para tener una reunión efectiva y eficiente.

1 Centrarse en un tema

Antes de comenzar a escribir la agenda de su reunión, tómese un momento para considerar lo que quiere de la reunión. ¿Cuáles son tus metas? ¿Cuál es el tema de esta reunión? Definir el tipo de reunión.

Tener un tema y especificar el tipo de reunión ayudará a determinar el enfoque de la reunión, lo que permitirá a los asistentes prepararse. Sus metas deben describir lo que quiere lograr durante la reunión.

Estos son algunos tipos de reuniones comunes:

• Reunión de equipo : una discusión sobre el estado de un proyecto, la resolución de cualquier problema y la programación de plazos importantes.
• Reunión de la junta : una discusión formal de asuntos comerciales.
• Sesión ejecutiva: una reunión para aclarar las necesidades de las reuniones de la junta.
• Reunión inicial del proyecto : una presentación de los nuevos objetivos, entregables y cronogramas del proyecto.
• Reunión de lluvia de ideas : una colaboración sobre nuevas ideas.
• Reunión de comentarios : tiempo estructurado para comentarios constructivos.
• Reunión ágil: una reunión enfocada para revisiones de sprint, resúmenes de proyectos y resúmenes de comentarios.
• Reunión Scrum : planificación de sprint, stand-ups, refinamiento de la cartera de productos o revisiones de sprint en formato scrum.
• Reunión retrospectiva : una sesión de retroalimentación posterior al proyecto.
• Reunión de incorporación: una reunión de grupo para la orientación de los nuevos empleados.
• Reunión de comité: un subgrupo dentro de una empresa o equipo que aborda un proyecto o problema específico.

2 Decidir sobre los temas

Consulte con sus compañeros de equipo, miembros de la junta, miembros del comité y cualquier parte interesada importante para averiguar si hay algo que les gustaría discutir durante la reunión. Darles a todos la oportunidad de hablar asegura que nadie tenga que hablar demasiado para que se escuche su voz. Utilice la información que recopiló de sus partes interesadas, el establecimiento de objetivos y el tipo de reunión para crear una lista de temas que deben discutirse durante su reunión.

Asegúrese de que los temas coincidan tanto con el tipo de reunión que desea tener como con los objetivos que desea lograr. Sea considerado con la cantidad de temas que puede cubrir en el tiempo asignado para la reunión. ¡No empaques demasiado!

3 Establecer límites de tiempo y líderes para cada tema

Para mantenerse al día, es útil establecer límites de tiempo para cada tema que desee discutir. Si el orquestador de la reunión no planea guiar la conversación para cada tema, debe designar un líder para cada tema.

El líder será responsable de dirigir la reunión durante la duración de su tema, proporcionar documentos o diapositivas relevantes y garantizar que el tema se mantenga dentro de los límites de tiempo establecidos por la agenda. Si está dirigiendo la reunión, es útil recordar a los líderes de temas que traigan los documentos necesarios el día de la reunión.

4 Considere los documentos necesarios

Haga una lista de todos los documentos necesarios para la reunión. Esto podría incluir diapositivas de presentación, datos, detalles del proyecto, resultados de pruebas, esquemas, prototipos, hojas de asistencia o actas de reuniones anteriores .

Si alguien más en su equipo necesita traer estos documentos a la reunión, asegúrese de hacérselo saber e incluir esa información en la agenda.

5 Deje tiempo para la discusión y la descripción general

Deje tiempo al final de la agenda para una breve descripción y discusión. Con un horario, la gente a veces necesita tiempo al final de la reunión para hacer preguntas. Además, si estaba trabajando para alcanzar una meta, no está de más repasar lo que cubrió durante la reunión una vez más.

Si está organizando una reunión semanal, es posible que no necesite mucho tiempo para esto. A menudo, cinco minutos son suficientes para la revisión al final de una reunión. Pero si se trata de una reunión que se reúne mensualmente, o si se trata de información nueva, debería dejar entre diez y veinte minutos al final de la reunión.

Ejemplo de agenda de reunión

A continuación, hemos incluido un esquema de una agenda de reunión típica.

Título de la reunión: Fecha: Lugar y hora: Líder de la reunión: Miembros presentes: Meta de la reunión:

Informe de estado (10 minutos)

Permita que cada miembro presente tenga unos momentos para compartir dónde se encuentra.

Gol (15 minutos)

Repase su objetivo para la reunión, los resultados que espera y lo que todos deben hacer para lograrlos.

Temas nuevos (20 minutos)

Comparta cualquier información nueva o temas dirigidos por miembros que necesiten ser discutidos.

Resumen (5 minutos)

Revise lo que se discutió durante la reunión, cree una lista de elementos de acción y deje espacio para cualquier pregunta que aún no se haya abordado.

Preguntas frecuentes sobre la agenda de la reunión

¿Qué es la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión es un resumen de lo que ocurrirá durante una reunión. Esto incluye lo siguiente:

• Temas
• Metas
• una línea de tiempo
• Oradores designados
• Documentos de respaldo
• Puntos de conversación

¿Qué se debe incluir en la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión debe incluir lo siguiente:

• El tema de la reunión.
• Metas
• una lista de temas
• Asignaciones de tiempo estimadas para cada tema
• Documentos de respaldo
• Tiempo para la discusión libre
• Una visión general final

¿Cuándo se debe usar una agenda de reunión?

Debe utilizar una agenda de reuniones para todas las reuniones, o al menos para las formales. Si desea ahorrar tiempo, mantenerse al día o lograr un objetivo específico durante una reunión, una agenda es una gran herramienta para lograrlo.