Cómo escribir un memorándum: 10 pasos principales a seguir

Aprender a escribir un memorando lo ayudará a comunicarse de manera efectiva con las personas de su empresa.

Un memorándum, un memorando, es una carta breve que se utiliza para la comunicación interna dentro de una empresa u organización. Cuando se envía una nota comercial, el remitente generalmente se dirige a un gran grupo de personas, como un departamento completo. Esto es independiente de un correo electrónico, dirigido solo a uno o un puñado de destinatarios.

Utilizará un memorando por varias razones, incluida la información a un departamento sobre una nueva política dentro de la organización, informar al personal sobre cambios en la política o alertar a la empresa sobre un próximo evento. Enviar un memo asegura que todos los que necesitan la información reciban la misma información, lo que crea menos confusión y frustración dentro de la organización.

La redacción de memorandos no es difícil, pero a muchas personas no se les enseña cómo escribir un memorando en su capacitación comercial. Si tiene la tarea de escribir este tipo de documento comercial, esta guía lo ayudará a hacerlo bien.

Materiales necesitados

• Material de escritura como lápiz y papel.
• Papel membretado
• Sobres
• Computadora
• Acceso al correo electrónico

Paso 1. Plantillas de notas de estudio

Considere estudiar plantillas de memorandos para ayudarlo a saber cómo escribir uno de manera efectiva. Luego, considere escribir una plantilla que pueda usar dentro de su organización para que su memorándum se escriba de manera efectiva. Cree plantillas para los tipos comunes de notas que envía que puede extraer y completar cuando surja la necesidad.

Paso 2. Escriba el título y la línea de asunto

Las primeras cuatro líneas de una plantilla de memorándum se consideran el encabezado y la línea de asunto. Esta es una de las partes más esenciales de un memorándum porque muestra de quién es el memorándum, para quién es, cuándo se envió y cuál es el tema principal.

El título y la línea de asunto se ven así:

A:

De:

Fecha:

Tema:

Complete cada una de estas líneas en el encabezado de la nota con información precisa. Luego, en la parte superior de la página, antes de esta información, escribe “Memorándum” para que el destinatario sepa de qué tipo de comunicación se trata. El asunto del memorando debe ser claro y conciso, indicando cuál es el propósito de la carta.

Paso 3. Indique el Propósito del Memorándum

Incluya el propósito de su nota en el primer párrafo. Piense en el párrafo inicial de su memorándum como una declaración de tesis en un trabajo de investigación. Indica el propósito de un memorándum y le da al lector una razón para continuar leyendo. No es necesario que escriba un saludo con este tipo de comunicación comercial porque la redacción de memorandos pretende ser lo más concisa y directa posible.

El primer párrafo del memorando debe decirle al lector por qué estás escribiendo. Incluso puede decir: "Le escribo para informarle" o algo similar. Este párrafo debe tener de una a tres oraciones y describir los puntos clave de la carta. Ponga información esencial en este primer párrafo para asegurarse de que todos sepan de qué se trata la comunicación.

Paso 4. Proporcione información de antecedentes

En el segundo párrafo, brindará la información de antecedentes, el contexto o la evidencia de apoyo para los elementos del párrafo uno. Por ejemplo, si el párrafo uno invita al lector a asistir a un evento de la empresa, el párrafo dos le dirá al lector por qué su asistencia es importante o el evento es esencial para el crecimiento de la organización.

La información de fondo debe tener de tres a cinco oraciones. Sin embargo, no debe repetir la información que se encuentra en el cuerpo del memorándum, pero debe proporcionar algunos antecedentes que indiquen por qué el resto del memorándum es importante.

Paso 5. Resuma el método de seguimiento

El cuerpo del emo debe explicar los puntos clave de manera concisa. Use de cuatro a 10 líneas o de tres a cinco oraciones, y use viñetas si ayudan a mantener las cosas concisas. En estos párrafos del cuerpo, debe tener un punto clave por párrafo. Usa los espacios en blanco generosamente. No te repitas a ti mismo.

Paso 6. Resuma sus puntos

El último párrafo debe decirle al lector cómo puede hacer un seguimiento de su correo electrónico. Por ejemplo, puede pedirles que confirmen su asistencia a la invitación o enviarle un correo electrónico directamente con preguntas. Si no se necesita un seguimiento directo, diga "Gracias por su atención a este asunto" o algo similar. También puede resumir los puntos principales en este párrafo.

Si su acción deseada es más de dos o tres oraciones, use viñetas o una lista numerada para indicar lo que quiere que hagan las personas. Esto asegurará que los lectores puedan ver lo que se espera que hagan después de leer el memorándum, incluso si lo escanean y no lo leen con un propósito. No firmará la carta al final del memorando como lo haría con un correo electrónico porque el nombre del remitente aparece en la parte "de" del encabezado.

Paso 7. Incluye una llamada a la acción

Todos los memorandos deben tener un plan de acción o un llamado a la acción. Tus lectores necesitan saber qué se espera de ellos y cómo pueden seguir esa expectativa. Puede incluir direcciones de correo electrónico y números de teléfono en la CTA si corresponde. La acción prevista debe estar en el primer y último párrafo y también puede aparecer en el cuerpo.

Paso 8. Usa un Estilo de Escritura Directo y Claro

El estilo de redacción de un memorando es informativo y directo. El objetivo es transmitir la información deseada y solicitar la acción deseada. Escriba en voz de primera y segunda persona, y use oraciones imperativas cuando sea apropiado.

Paso 9. Agregue archivos adjuntos si es necesario

A veces, un memorando requerirá archivos adjuntos para probar la información proporcionada en la carta. Adjunte estos de manera que el lector pueda acceder fácilmente a ellos. Este método dependerá de las herramientas de su organización, pero asegúrese de que sean accesibles. Una nota no es el lugar para enviar una gran cantidad de archivos adjuntos. En su lugar, solo envíe los archivos adjuntos que sean necesarios para la nota. Evite el uso de oraciones largas.

Paso 10. Revise y edite la nota antes de enviarla

Debido a que enviará un memorándum a muchas personas dentro de su organización, siempre revíselo cuidadosamente antes de enviarlo. No desea enviar un memorando con un error tipográfico evidente o una intención mal comunicada, ya que esto no lo ayudará a aparecer como un profesional competente. Además, revise su memorándum para verificar su precisión. Asegúrese de que la información de contacto, las fechas y las horas sean precisas. Esta precisión le ayudará a evitar problemas de comunicación.

Al editar la gramática, también recomendamos tomarse el tiempo para mejorar el puntaje de legibilidad de un escrito antes de publicarlo o enviarlo.