Cómo escribir un correo electrónico profesional: 5 sencillos pasos y 5 mejores prácticas

Averiguar cómo escribir un correo electrónico profesional puede ser difícil. No te preocupes. No estás solo.

Aunque la mayoría de nosotros necesitamos escribir correos electrónicos en el trabajo todos los días, no es tan fácil como parece. Incluso si elabora correos electrónicos comerciales todos los días, puede parecer que nunca ha terminado de aprender a comunicarse de manera efectiva en inglés. ¿Cómo transmitir mi punto de vista con claridad? ¿Cómo parecer educado pero amigable? ¿Cómo debo iniciar el correo electrónico?

Cuando abres un nuevo correo electrónico, por lo general sabes exactamente lo que quieres decir... pero luego ves un cursor parpadeando, las palabras pueden atascarse en tu cabeza. Incluso puede comenzar a dudar de su forma de pensar o dudar de sus habilidades de escritura. Si bien el bloqueo del escritor es real, cuando se trata de aprender a enviar correos electrónicos profesionales, la práctica hace al maestro. ‍

Con estos cinco pasos y mejores prácticas, puede redactar correos electrónicos que lo ayuden a dar lo mejor de sí en cada situación laboral.

5 sencillos pasos para escribir un correo electrónico profesional

Ya sea que envíe un correo electrónico frío para un trabajo, se presente a dos personas o haga un seguimiento de una oportunidad de venta, estos pasos simples lo guiarán a través de la elaboración de un correo electrónico efectivo que cumpla con sus objetivos.

1. Un gran comienzo con el saludo correcto
2. Dar gracias
3. Explica tu propósito
4. Deja una buena impresión con tu cierre
5. Cerrar sesión profesionalmente
   

1. Un gran comienzo con el saludo correcto

Cuando escribe un correo electrónico comercial, es importante causar la mejor primera impresión posible con un saludo profesional, también conocido como saludo, que es una palabra más elegante para decir "hola".

Si no conoce bien al lector, siempre abra su correo electrónico con un saludo de correo electrónico formal.

• Estimado <nombre>,
  

Si se está acercando para comenzar una nueva relación, entonces debe usar su apellido.

• Estimada Sra./Sra./Sr. <Apellido>,
  

Si su relación de trabajo con la persona es más informal, está bien usar un saludo más amistoso.

• Hola, <nombre>,
  

Siempre es una buena idea aprender todo lo que pueda sobre la persona con la que se comunicará. Si no sabe el nombre de la persona a la que está escribiendo, generalmente es una apuesta segura usar "Estimado señor o señora" o "A quien corresponda:". Asegúrese de notar las mayúsculas y la puntuación irregulares en la última opción, y tenga en cuenta que a veces la primera es demasiado formal y puede verse como obsoleta, sofocante o políticamente incorrecta.

2. Dar gracias

Comenzar agradeciendo al destinatario es lo correcto, ya sea que se comunique con alguien por primera vez, responda a alguien que se comunique con su organización o tenga noticias de una persona.

Si está haciendo el contacto inicial, debe agradecer a la persona por tomarse el tiempo de leer su correo electrónico, seguido de su nombre.

• Gracias por tomarse el tiempo de leer mi correo electrónico, <Nombre>.
  

Si alguien fuera de su organización se comunica con usted con una consulta, puede decir

• Gracias por ponerse en contacto con <Nombre de la empresa>.
  

Cuando alguien responda a uno de sus correos electrónicos, asegúrese de decir:

• Gracias por su rápida respuesta.
  

Expresar gratitud hace que el lector sea más receptivo a lo que escribe a continuación, lo ayuda a parecer respetuoso y es parte de una buena etiqueta de correo electrónico.

3. Explica tu propósito

Si inicia la comunicación después de agradecer al destinatario por tomarse el tiempo de leer su correo electrónico, comience indicando su propósito.

• Le escribo para preguntar sobre [oferta de producto X].
• Estoy escribiendo sobre [Publicación de trabajo Y].
  

Si ha recibido una consulta para la empresa, responda su pregunta o conecte al cliente con el colega adecuado para darle una respuesta.

• Para responder a su pregunta aquí está [Información que solicitaron].
• Lo estoy conectando con mi compañero de trabajo <Nombre> (CC), quien podrá responder a su consulta sobre [Tema Z].
  

Sea claro acerca de su propósito en la parte superior del primer párrafo, luego continúe con el texto del cuerpo principal del correo electrónico. Sin embargo, debe recordar que el lector es un profesional ocupado como usted. Exprese su punto de vista rápidamente manteniendo sus oraciones concisas.

4. Deja una buena impresión

Antes de enviar su correo electrónico, es una buena idea agradecer nuevamente a su lector y agregar comentarios de cierre educados.

Comience con algo a lo largo de las líneas de:

• Gracias por su paciencia y cooperación, <Nombre>.
• Gracias por su consideración, <Nombre>.
  

Después de esto, continúa terminando tu párrafo de cierre de manera cortés.

• Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en comunicarse.
• Espero escuchar de usted.

5. Cerrar sesión profesionalmente

El último paso es incluir un email profesional de cierre con tu nombre. Tradicionalmente, esto se llama "despedida", pero esta palabra está un poco desactualizada, al igual que el saludo. De acuerdo con la etiqueta de correo electrónico adecuada, el nivel de formalidad de su despedida debe coincidir con el saludo.

Si comenzó el correo electrónico de manera informal, las buenas opciones para cerrar la sesión incluyen:

• Atentamente,
• Saludos cordiales,
• Los mejores deseos,
  

Si su saludo fue más informal, considere cerrar con:

• Mejor,
• Como siempre,
• Gracias,

No olvide la coma después del cierre, y mucho menos agregue su nombre en la siguiente línea.

Es habitual incluir una firma de correo electrónico que incluya su nombre completo, cargo, empresa y detalles de contacto relevantes en correos electrónicos profesionales para necesidades de identificación y comunicación fuera de la bandeja de entrada.

Cómo escribir correos electrónicos profesionales: las mejores prácticas

En esta sección, cubriremos las mejores prácticas más importantes para escribir correos electrónicos profesionales. Si bien el contenido de cada correo electrónico es diferente, existen principios generales que se aplican a todos ellos. Puede usar estas pautas como una lista de verificación final para asegurarse de que se está dando todas las oportunidades para tener éxito con su mensaje.

Aquí están las 5 mejores prácticas para escribir correos electrónicos profesionales:

1. Comprende a tu destinatario
2. Cuida tu tono
3. mantenlo corto y dulce
4. Formato para mayor claridad
5. Revisar antes de enviar

1. Comprende a tu destinatario

¿A quién le estás escribiendo? Esto puede sonar tonto ya que es obvio que no puedes escribir un correo electrónico persuasivo sin tener la dirección de correo electrónico de alguien a quien enviarlo.

Sin embargo, incluso cuando trabaja en una capacidad B2B, debe recordar que está escribiendo a una persona, no a una empresa.

Ninguno de nosotros es nuestro trabajo, y lo mejor de las personas es que somos humanos. Así que asegúrate de recordar que le estás escribiendo a un humano. Mantenlo ligero, amable y conversacional. Sea siempre edificante y útil en sus respuestas. Escriba el tipo de correo electrónico que le gustaría recibir.

2. Cuida tu tono

A quién le estás escribiendo establecerá el tono de tu correo electrónico y, a menudo, también dictará tus saludos y cierres. Tal vez esté haciendo un seguimiento con un reclutador después de enviar un CV de LinkedIn, o tal vez quiera crear un primer contacto positivo para facilitar la crianza de un cliente potencial para que pueda cerrar una venta. Estas situaciones a menudo requieren diferentes tonos: un correo electrónico de seguimiento de una solicitud de empleo debe ser más formal que uno destinado a conseguir un cliente. ‍

3. Mantenlo breve y dulce

Lo mejor es mantener un correo electrónico profesional breve y agradable. Comunica lo que estás tratando de decir de manera clara y concisa para que tu destinatario entienda que respetas su tiempo. De uno a tres párrafos cortos de tres a cinco oraciones cada uno es más que suficiente. Aún así, es importante no ser demasiado breve: un correo electrónico profesional debe tener al menos tres oraciones.

4. Formato para mayor claridad

Para que su correo electrónico sea fácil de leer, separe los diferentes componentes con saltos de párrafo. Considere usar viñetas o listas numeradas para darle más estructura a su mensaje. Si desea resaltar lo más importante, use negrita en lugar de cambiar el color de la fuente. Sin embargo, absténgase de usar negrita para más de una palabra o frase en su correo electrónico. Cuando se trata de elegir una fuente, apégate a las clásicas y usa un tamaño de fuente estándar.

5. Revisa antes de enviar

Por último, pero no menos importante, debe verificar cuidadosamente lo que ha escrito para asegurarse de que se lea de manera clara y concisa. La falta de comunicación en los correos electrónicos profesionales puede causar muchos errores costosos, y los errores ortográficos y gramaticales inevitablemente dañan la percepción que los demás tienen de ti. Cuando crea que su correo electrónico es perfecto, asegúrese de que el nombre del destinatario sea correcto.

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