Cómo escribir una carta de referencia que brille: 16 sencillos pasos

Aprender a redactar una carta de recomendación es fundamental para directivos y docentes. Además, a menudo se solicitan a personas con liderazgo, y esta guía le ayudará.

Una carta de recomendación es una parte esencial del proceso de contratación cuando alguien está buscando un nuevo trabajo. Por lo general, proviene de un compañero de trabajo, un ex empleador, un gerente o incluso un profesor universitario. Le dice al destinatario que la persona que solicita el trabajo sería un buen candidato y por qué sería un buen candidato.

Una carta de recomendación efectiva puede hacer que el currículum y la solicitud de un solicitante sean más atractivos. Además, a veces puede ser el factor clave que hace que un gerente de contratación incluya la información de un solicitante en su lista corta de posibles candidatos. Por lo tanto, si alguien le pide que escriba una carta de referencia, debe darlo todo. Esto significa que están en medio de una búsqueda de trabajo y su recomendación podría marcar una gran diferencia en su éxito. Por lo tanto, debe aprender a escribir una carta de referencia que impresione a un empleador potencial, y esta guía lo ayudará.

Materiales necesitados

• Papel
• bolígrafo o lápiz
• Computadora
• Información de contacto del destinatario

Paso 1: sepa qué incluir

Independientemente de la carta de referencia que estés escribiendo; incluirá alguna información similar. Todas las cartas de referencia deben incluir estos datos:

• Cómo conoces al candidato
• Cuánto tiempo hace que conoce al candidato
• Las características positivas de la persona y cómo se aplican a la oportunidad.
• Una declaración directa de recomendación.
• Una invitación para solicitarle más información directamente
• Información de contacto tuya y del destinatario

Paso 2: elige tu tipo

Hay varios tipos de cartas de referencia. Antes de escribir el tuyo, debes saber de qué tipo estás escribiendo. La respuesta dependerá de tu relación con la persona. Estos son los tipos comunes:

• Carta de referencia profesional: escribirá esta carta si es un compañero de trabajo, maestro, supervisor o cliente que conoce bien el estilo y la ética de trabajo de la persona.
• Carta de referencia de carácter: si es un familiar, amigo, mentor o conocido con conocimiento personal de los rasgos de carácter del candidato, escribirá esta carta. A veces también se le llama carta de referencia personal.
• Carta de referencia académica: esta carta proviene de un asesor o maestro y analiza los logros académicos y la formación académica del candidato. Este tipo de carta de referencia es particularmente común si alguien ha ido a la escuela de posgrado.

Identificar el tipo de carta de referencia lo ayudará a escribirla de manera efectiva utilizando características que se aplican a la persona sobre la que está escribiendo.

Paso 3: recopilar información

Necesitará cierta información sobre el destinatario de la carta antes de poder escribirla. Deberá recopilar esta información, como el nombre de la empresa, la dirección y el nombre del destinatario. Si bien puede abrir la carta "a quien corresponda", su carta tendrá más impacto si el saludo incluye el nombre.

Si alguien está en el proceso de completar una solicitud de empleo y solicitar oficialmente un trabajo, es probable que pueda obtener esta información. Pídale al solicitante de empleo que le proporcione esta información. Dado que están pidiendo un favor para obtener la carta de recomendación, deberían estar felices de proporcionar la información. Si no, consulte LinkedIn, que a menudo incluye esta información de contacto.

Paso 4: piensa en tu recomendación

Antes de comenzar a escribir, piense por qué recomendaría al candidato. Una buena carta de recomendación dará razones específicas por las que la persona sería una excelente opción para contratar. Algunas cosas a considerar incluyen:

• Buena capacidad de comunicación
• Cualidades personales como la perseverancia o la amabilidad.
• Ética de trabajo
• Experiencia laboral
• Beneficios específicos que aportaron a su empresa

Toma algunas notas que puedas usar mientras escribes la carta, ya que esto te ayudará a evitar el bloqueo del escritor.

Paso 5: Enumere la información de contacto

En la parte superior de su carta, incluirá su información de contacto, incluidos su nombre y dirección. Esto está alineado en el margen izquierdo. Debajo de esto, escribe la fecha de hoy. Omita una línea entre la dirección y la fecha. Ahora debe omitir otra línea y colocar la información de contacto del destinatario. Necesitará el nombre del gerente de contratación o reclutador, el cargo que ocupa, el nombre de la empresa y la dirección de la empresa.

Paso 6: escribe el saludo

El saludo típicamente será “Estimado Sr./Sra. Apellido:” con dos puntos en lugar de una coma después del saludo. Sin embargo, a veces no tendrá esta información. Por ejemplo, podría escribir "Estimado gerente de contratación" si es necesario o "Estimado comité de admisiones" para una carta destinada a un entorno académico. A veces se le pedirá que escriba una carta de recomendación general que no sea para una solicitud de trabajo específica. En este caso, “A quien corresponda” es apropiado. También puede elegir "Estimado señor/señora". En otros escenarios, sin embargo, evite este saludo genérico.

Paso 7: Redactar el primer párrafo

En el primer párrafo, debe decir quién es usted y cómo conoce a la persona de la que se trata la carta. A continuación, incluya detalles como cuánto tiempo los conoce y por qué es una persona adecuada para escribir una carta de recomendación. Finalmente, incluya su recomendación y el título o descripción específica del trabajo si lo sabe. Mantenga este párrafo relativamente corto pero completo. Además, deja claro tu entusiasmo por el solicitante en este párrafo inicial. Evite cualquier escritura superficial o algo que pueda parecer exagerado en su recomendación. Aquí hay un excelente ejemplo de un primer párrafo:

“Mi nombre es Sallie Jones y escribo en nombre de John Smith, quien solicita su puesto abierto de gerente de ventas. Soy líder del equipo de ventas en Acme School Supplies, y John ha estado en mi equipo durante los últimos cinco años. Creo que sería una buena opción para su puesto de gerente de ventas”.

Observe cómo el escritor declaró quiénes eran, cómo conocían a la persona y por cuánto tiempo. Finalmente, terminaron el párrafo con su declaración de recomendación.

Paso 8: Mover a los párrafos del cuerpo

Los párrafos restantes incluyen detalles sobre por qué cree que la persona es un buen candidato para el puesto. Aquí desea ser lo más específico posible. Pero, nuevamente, use ejemplos que respalden su recomendación. Mientras piensa qué incluir, mantenga las cualidades y habilidades específicas para el trabajo o el programa de grado que la persona está tratando de obtener. Por ejemplo, si alguien está solicitando un programa de posgrado, puede incluir información sobre sus habilidades de investigación y tenacidad. Por otro lado, si alguien está postulando para un puesto gerencial, se destacarán sus habilidades comunicativas y su capacidad natural de liderazgo. Así es como podría leerse un párrafo del cuerpo:

“Creo que John Smith sería un excelente candidato para su puesto de gerente de ventas. Cuando trabajó conmigo en Acme School Supplies, se mostró tenaz a la hora de reclutar nuevos minoristas. Durante nuestros cinco años juntos, agregó cinco nuevas cadenas minoristas a nuestra lista de proveedores. Además, su personalidad extrovertida lo ayuda a conectarse bien con clientes y proveedores potenciales, lo que sería un activo para su empresa”.

Querrás al menos dos párrafos de cuerpo. Uno de los párrafos debe ser simplemente una declaración de recomendación.

Paso 9: Cierra la carta

Ahora está listo para cerrar la carta. En el cierre, resuma los motivos de la recomendación e invite al destinatario a comunicarse con usted si tiene más preguntas. Agregue su dirección de correo electrónico y número de teléfono en el párrafo. Termina con una firma si vas a imprimir la carta. Si lo envía digitalmente, escriba su nombre completo. En el cierre, use palabras como "sin reservas", "recomendación más alta", "con confianza" o "de todo corazón" para expresar su entusiasmo por el solicitante. Así es como podría verse esto:

“Confío en mi recomendación de John para su puesto de Gerente de Ventas. Si tiene preguntas o desea hablar más sobre esto, comuníquese conmigo a [email protected] o al 444-444-4444.

Sinceramente,

Sallie Jones
Gerente del Equipo de Ventas, Útiles Escolares Acme”

Paso 10: manténgalo en la longitud correcta

Su carta de referencia debe tener la longitud correcta. En general, no debe tener más de una página. Si solo tiene uno o dos párrafos, el destinatario puede suponer que no conoce a la persona lo suficientemente bien como para recomendarla. Por lo tanto, la longitud ideal de una carta debe ocupar aproximadamente una página mecanografiada. Primero, elija algunos puntos clave sobre la persona que solicita el trabajo que desea. Luego, trabaje en tres o cuatro párrafos. Asegúrese de incluir información sobre cómo conoce a la persona.

Paso 11: Centrarse en el formato

El formato es esencial al enviar una carta de referencia. Desea asegurarse de que esté a espacio simple, pero incluya un espacio entre los párrafos. Además, querrá márgenes de una pulgada y alinear la letra a la izquierda. Para la fuente, no elijas nada loco. Una fuente estándar de 12 puntos, como Times New Roman o Arial, es una buena opción. Desea que la carta sea fácil de leer. Cualquier tipo de letra que sea demasiado florida hará que la carta sea difícil de leer, lo que perjudicará las posibilidades de que la persona consiga el trabajo.

Paso 12: corrija su carta

Antes de enviar la carta, revísela. Considere la posibilidad de que alguien más lo corrija también, pero si lo hace, asegúrese de no revelar el nombre del candidato. Las solicitudes de empleo y las búsquedas de empleo son un tanto privadas, por lo que no querrás revelarle a nadie un secreto que se supone debe mantenerse en secreto. No envíe una carta de recomendación con muchos errores tipográficos y gramaticales. Puede reflejarse mal en el candidato. La revisión es esencial.

Paso 13: elija la línea de asunto correcta

Su línea de asunto es importante si envía su carta por correo electrónico. Debe incluir el nombre del candidato y el título del trabajo si lo sabe. Además, use la palabra "recomendación" para mostrar por qué está enviando el correo electrónico. Así que su línea de asunto podría verse así:

• Recomendación para John Smith - Trabajo de Gerente de Ventas

Recuerde, los gerentes de contratación reciben cientos de correos electrónicos diariamente cuando tienen vacantes. Por lo tanto, debe mostrarles en la línea de asunto por qué deberían mirar su correo electrónico.

Paso 14: Estudie un ejemplo de carta de referencia

Antes de escribir su primera carta de referencia, tómese un tiempo para estudiar un ejemplo de una buena. Esto es lo que podrías escribir:

Sara Hollingsworth
Calle principal 123
Ciudad de negocios, Nueva York 12345
333-333-3333
[email protected]

30 de julio de 2022

rafael lee
Director de Recursos Humanos
Duluth Tech Co.
Calle Sur 383
Ciudad de negocios, IA 12345

Estimado Sr. Lee:

Me complace recomendar a Scott Swallow para el puesto de asociado de ventas en Duluth Tech Co. Como gerente de ventas de Acme Tech, he tenido el placer de trabajar como supervisor de Scott durante los últimos diez años. Como empleado responsable y puntual, Scott fue uno de mis mejores empleados. Respaldo de todo corazón sus calificaciones y habilidades.

A lo largo de nuestra década de trabajar juntos, me impresionó el conocimiento de Scott sobre las tácticas de ventas. También descubrí que tenía excelentes habilidades interpersonales y buena intuición, lo que lo ayudó a conectarse bien con nuestros candidatos y clientes. Durante el tiempo que estuvo con nosotros, ayudó a aumentar nuestras ventas en un 10 % al abrir cinco cuentas nuevas para la empresa.

Si bien esta habilidad de ventas fue uno de sus principales beneficios, Scott también era muy agradable y un excelente jugador de equipo. Su optimismo ayudó a animar a otros asociados de ventas a seguir trabajando duro. Desarrolló relaciones positivas en toda la empresa y con sus compañeros de trabajo directos, y nadie lo veía como la competencia.

Confío en recomendarle a Scott y creo que encajaría bien en el equipo de Duluth Tech Co. Si desea hacer más preguntas u obtener más información sobre el trabajo de Scott para nosotros, envíeme un correo electrónico a [email protected] o llame al 333-333-3333.

Sinceramente,

Sara Hollingsworth
Gerente de Ventas, Acme Tech

Paso 15: Mire una carta de referencia personal de muestra

Las cartas de referencia personal se centran en los rasgos de carácter personal, no en la experiencia laboral profesional. Sin embargo, debido a que una carta de referencia personal es un poco diferente de una profesional, aquí hay un vistazo a los párrafos que podría incluir:

Estimada Sra. Smith:

Me complace escribir una carta de referencia en nombre de Sarah Hollingsworth, quien ha sido una de mis mejores amigas desde la escuela primaria. Si está buscando una empleada trabajadora y dedicada que le dé todo a su empresa, Sarah es la que necesita.

Sarah siempre tuvo que trabajar un poco más que los demás en la escuela, pero nunca se dio por vencida. Se mantuvo como la mejor de la clase a pesar de algunos desafíos de aprendizaje y una vida hogareña difícil en un hogar monoparental. Incluso obtuvo una beca para la universidad debido a sus estudios. Esto demuestra su tenacidad, que sería un activo vital para su empresa.

Como adulta, he visto a Sarah tener éxito en su trabajo. Sus recomendaciones de clientes anteriores muestran su naturaleza cariñosa y profesionalismo.

Me complace ofrecer mi recomendación para Sarah para su programa. Si la contrata, obtendrá un miembro del equipo dedicado y profesional que será un activo para su equipo. Si desea obtener más información, envíeme un correo electrónico a [email protected] o llame al 123-456-7890.

Sinceramente,

samantha esteban

Tenga en cuenta que en este ejemplo, el remitente se enfoca en los rasgos de carácter personal que observó en lugar de la experiencia laboral específica. Sin embargo, la ética de trabajo es parte de la carta únicamente porque es algo que el remitente observó.

Paso 16: usa una plantilla de carta

Considere usar una plantilla de carta de referencia si nunca antes ha escrito una carta de referencia. Recuerda que será una carta comercial formal. Esto es lo que contendrá:

[Su nombre]
[Su dirección]
[Código postal]

[Fecha]

[Nombre del destinatario]
[Título profesional]
[Compañía]
{Dirección]
[Código postal]

Estimado [Nombre del destinatario]:

Párrafo 1: Este breve párrafo de introducción establece el propósito de la carta. También incluirá información sobre por qué está escribiendo una carta de referencia profesional.

Párrafo 2: Este párrafo incluye detalles sobre su relación con la persona sobre la que está escribiendo, incluidos datos sobre su empleo anterior y sus responsabilidades.

Párrafo 3: Esta es una oración que brinda una declaración sobre las calificaciones de la persona para el trabajo.

Párrafo 4: Proporcione ejemplos específicos para respaldar su declaración anterior.

Párrafo 5: Cierre la carta con un resumen de su recomendación y una invitación para contactarlo para obtener información adicional. Incluye información de contacto dentro del párrafo.

Atentamente o respetuosamente suyo,

[Firma]

[Nombre escrito]
[Su puesto de trabajo]

También puede tener esta plantilla a mano si es un gerente porque es posible que le pidan que escriba cartas de referencia regularmente. Nuevamente, tener una plantilla de la que pueda extraer y dibujar hará que esta sea una tarea más fácil.

Para obtener más ayuda para escribir su carta de referencia, consulte nuestra guía de gramática y sintaxis.