Cómo escribir un correo electrónico oficial

Publicado: 2022-03-22

¿Dudas sobre cómo escribir un correo electrónico oficial? No te preocupes; No estás solo. Comenzar un correo electrónico oficial puede ser una tarea desalentadora ya que el mensaje es importante la mayoría de las veces. Sin embargo, la redacción de correos electrónicos oficiales es algo que todos podemos aprender. En este artículo, lo guiaremos a través del formato de correo electrónico oficial, incluido cómo iniciar un correo electrónico oficial, cómo finalizar un correo electrónico oficial y la firma de correo electrónico oficial. También le proporcionaremos 10 ejemplos de correo electrónico oficial y le presentaremos las plantillas de correo electrónico de Flowrite que lo ayudarán a escribir correos electrónicos oficiales más rápido que nunca.

¿Qué es un correo electrónico oficial?

Un correo electrónico oficial es un tipo de correo electrónico formal que envía a una persona (o grupo) que requiere una respuesta. Como todos los correos electrónicos formales, los correos electrónicos oficiales deben tener un formato profesional y correcto, con la estructura, el asunto, el saludo y la firma oficiales.

Ejemplos de correos electrónicos oficiales incluyen:

  • Mensaje de licencia por enfermedad
  • Invitación a una reunión
  • Presentar a alguien formalmente
  • Entregando su aviso
  • Agradeciendo a alguien

Los correos electrónicos oficiales, como una carta de renuncia o una solicitud de licencia, por ejemplo, son solicitudes formales que se pueden compartir con otras personas. Nuevamente, ser lo más cortés y profesional posible en tales mensajes asegura una respuesta positiva.

Puede estar enviando un correo electrónico a su jefe, profesor, colega, cliente o posible socio comercial. El lenguaje que usa y qué tan formal es puede afectar la forma en que los destinatarios lo perciben, dicen los investigadores. "El lenguaje de Internet, o textspeak, puede ser adecuado para interacciones casuales pero inapropiado en contextos profesionales", concluyen.

¿La leccion? Cuando escribas correos electrónicos oficiales, apégate a la estructura apropiada y sé formal.

Escribir correos electrónicos oficiales formales no es solo profesional; es práctico también. El formato de correo electrónico oficial también está estructurado para evitar que su mensaje se vuelva borroso y confuso. Seguir nuestra guía de correos electrónicos oficiales te ayudará a crear una correspondencia clara que genere resultados.

¿Cómo se escribe un correo electrónico oficial?

Este proceso paso a paso del formato de escritura de correo electrónico oficial, y para cuando hayas leído la sección, sabrás todo lo que hay que saber sobre cómo escribir un correo electrónico oficial.

Formato de correo electrónico oficial

La estructura de cada correo electrónico oficial es simple, por lo que no debería llevar mucho tiempo dominarla.

Hay cuatro partes en un correo electrónico oficial efectivo, que incluyen:

  • Saludo
  • Línea y cuerpo de apertura
  • Finalizando
  • Firma

Cada parte de la correspondencia sigue la misma estructura de correo electrónico formal, lo que significa que una vez que la domines, estarás creando correos electrónicos efectivos en minutos.

Cómo iniciar un correo electrónico oficial

Cada correo electrónico formal comienza con 'Estimado'.

Cuando le escribas a alguien que conoces, usa su nombre completo. Así es como funciona:

  • "Estimado Pablo Roberts"

¿Deberías usar un título en un saludo de correo electrónico? Le recomendamos que no lo haga. Usar un honorífico como Sr. y Sra. está pasado de moda y podría ofender, así que deshágase de él. Del mismo modo, es hora de deshacerse de 'Estimado señor/señora' y 'A quien corresponda' también.

Saludos oficiales por correo electrónico

Pero, ¿qué pasa si no sabes el nombre completo de una persona o te diriges a un grupo?

Si no tiene el nombre completo de alguien (o no puede encontrarlo en LinkedIn, por ejemplo), diríjase a ellos de otra manera, como usando su puesto de trabajo.

Así es como esto puede funcionar:

  • Estimado Gerente de Mercadotecnia,
  • Estimado Gerente de Reclutamiento,
  • Querido equipo,

Algunas personas quieren saber si pueden usar "Hola" como saludo en un correo electrónico oficial. Depende de usted, pero en un correo electrónico oficial, le sugerimos que no lo haga. La evidencia y la anécdota muestran que los enfoques informales no son apropiados en estos casos.

Nuestro consejo es apegarse al enfoque de comunicaciones probado y probado, ya que es probable que sea la mejor manera de garantizar que obtenga la respuesta y los resultados que desea. Obtenga más información sobre cómo iniciar un correo electrónico en nuestro artículo.

Líneas de apertura y cuerpo.

No vamos a entrar en detalles aquí, pero los correos electrónicos oficiales se tratan de obtener una respuesta, ¡así que sea claro con sus preguntas!

Por lo general, la primera oración presentará quién es usted y explicará por qué está enviando un correo electrónico. Las siguientes oraciones cubren su solicitud, pregunta o mensaje. Puede ver cómo hemos utilizado esta estructura en nuestros 10 ejemplos de correo electrónico oficiales a continuación.

Es fundamental que utilice el tono de voz correcto en sus mensajes, así que comience por comprender el poder de encontrar las palabras correctas antes de escribir correos electrónicos oficiales.

Terminar un correo electrónico oficial

La firma de correo electrónico oficial tradicional es usar "Atentamente" si conoce el nombre de la persona y "Atentamente" si no lo sabe (o está escribiendo a un grupo).

Estas dos terminaciones de correo electrónico oficiales deberían cubrirlo en todas las circunstancias. Aún así, también puede usar otras terminaciones si lo desea, que incluyen:

  • Atentamente
  • Saludos
  • Con los mejores deseos

La elección de la finalización oficial del correo electrónico depende en gran medida del contexto y de con quién se esté comunicando. Si conoces a alguien, puedes ser un poco menos formal. Pero, por otro lado, si es la primera vez que envía un mensaje o no está seguro de sus habilidades de comunicación, siga con las terminaciones de correo electrónico estándar.

Hemos cubierto el tema de cómo finalizar un correo electrónico, por lo que si necesita más consejos y orientación, asegúrese de consultarlo.

Firma oficial de correo electrónico

Una firma de correo electrónico oficial contiene la información esencial sobre usted, que incluye:

  • Nombre
  • Título profesional
  • Empresa (si corresponde)
  • Dirección de correo electrónico
  • Número de teléfono

Estos son los conceptos básicos de cualquier buena firma de correo electrónico, pero puede agregar más detalles si es relevante. Por ejemplo, puede incluir enlaces a cuentas de redes sociales, enlaces de productos o el logotipo de una empresa si lo desea.

Etiqueta de correo electrónico oficial

La comunicación comercial sigue un conjunto de reglas, conocidas como etiqueta de correo electrónico comercial, que guían cómo se escriben los correos electrónicos y aseguran que su mensaje se comunique de manera efectiva.

Aquí hay 10 consejos esenciales de etiqueta de correo electrónico oficial que necesita saber para escribir mejores mensajes comerciales:

  1. Crea una línea de asunto atractiva
  2. Preséntate primero
  3. Sea breve y al grano en sus mensajes
  4. Nunca trates de ser gracioso
  5. No uses emojis
  6. Cíñete a las fuentes estándar
  7. Sea claro sobre lo que quiere, cuándo lo quiere y por qué
  8. Revisa la ortografía y la gramática antes de enviar
  9. Nunca incluya archivos adjuntos grandes
  10. Use CC y BCC con moderación

10 ejemplos de correos electrónicos oficiales

Para ayudar a ilustrar nuestros puntos, hemos creado 10 ejemplos de correo electrónico oficiales que demuestran los principios y los pasos prácticos descritos anteriormente. En nuestras muestras de correo electrónico oficiales, nos hemos centrado en ejemplos de la vida real en los que deberá enviar una correspondencia clara que exige una respuesta. Estos ejemplos le muestran cómo estructurar sus mensajes, pero no los copie y pegue. Es esencial que personalice cada correo electrónico oficial para asegurarse de que sea profesional. ¿Listo para comenzar?

Ejemplo de correo electrónico de presentación oficial

Un correo electrónico de presentación oficial es una cortesía común que extenderá en los negocios. Por ejemplo, puede presentar a un cliente, cliente o posible nuevo miembro del personal a alguien que ya conoce. Estamos refiriendo un cliente de confianza a un nuevo proveedor en nuestra plantilla de presentación de correo electrónico oficial. Vea cómo funciona a continuación.

Línea de asunto: En: (Nombre 1) encuentro (Nombre 2)
Estimada Melanie Clark,

Me gustaría presentarles a (nombre del cliente) que está buscando un nuevo proveedor para su negocio. Les proporcioné información sobre su negocio y les expresé cuán satisfechos hemos estado con los servicios que nos ha brindado.

Los animo a que se comuniquen entre sí y organicen una reunión a su conveniencia.

Tuyo sinceramente,

alan hamilton

Correo electrónico oficial para baja por enfermedad

Es un hecho triste que todos nos enfermemos de vez en cuando, y usted tiene la obligación contractual de informarle a su gerente que no podrá trabajar hoy. Entonces, en este correo electrónico oficial para la plantilla de licencia por enfermedad, tenemos claro que no podemos trabajar, pero terminamos con una nota positiva con detalles de cuándo esperamos volver a trabajar.

Línea de asunto: En: Licencia por enfermedad el (fecha)
Estimada Melanie Clark,

Desafortunadamente, me siento mal y no podré trabajar hoy. Sin embargo, he hablado con el médico y debería estar lo suficientemente bien como para volver al trabajo en dos días.

Los mantendré informados sobre mi progreso y espero volver al trabajo en breve.

Tuyo sinceramente,

alan hamilton

Correo electrónico oficial de renuncia

Cuando decida dejar un puesto, deberá enviar un correo electrónico oficial de renuncia. Este correo electrónico oficial marca el comienzo de dejar una posición y hace que el reloj comience a correr. En este ejemplo, le mostramos cómo escribir un correo electrónico de renuncia oficial profesional que finaliza su empleo de manera positiva mientras solicita la información esencial que necesita para comenzar su nuevo rol.

Línea de asunto: En: Mi renuncia
Estimada Melanie Clark,

Le escribo para renunciar a mi puesto como (inserte el título del trabajo). He aprendido muchísimo trabajando en (empresa) y he disfrutado de la experiencia. Sin embargo, siento que es el momento adecuado para irme y continuar mi carrera.

Por favor tome este correo electrónico como la fecha de mi renuncia oficial. Agradecería la oportunidad de reunirme y discutir los próximos pasos en el proceso, incluido acordar una fecha final para mi tiempo aquí.

Tuyo sinceramente,

alan hamilton

Correo electrónico de invitación oficial a la reunión

Crear un correo electrónico de invitación oficial es una habilidad fundamental para cualquier empleado profesional. En este correo electrónico oficial de invitación a la reunión, nos dirigimos a un equipo y modificamos el saludo y la despedida para reflejar esto. Como puede ver, hemos sido claros sobre lo que estamos pidiendo, cuándo y por qué. Eche un vistazo a nuestro correo electrónico oficial de invitación a la reunión.

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimado equipo de marketing,

Los invito a todos a una reunión de la empresa para discutir el futuro del equipo de marketing. La reunión tendrá lugar a las (insertar detalles).

Por favor, confirme su asistencia conmigo lo antes posible respondiendo a este correo electrónico.

Espero reunirme con todos ustedes y establecer nuestros planes estratégicos para un futuro emocionante.

Atentamente,

alan hamilton

Correo electrónico de invitación oficial

En este correo electrónico de invitación oficial, nos dirigimos a una persona por su nombre. Como puede ver, esto cambia el saludo y la despedida y nos permite ser más específicos y específicos en nuestros mensajes. Entonces, veamos cómo funciona esto:

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimada Melanie Clark,

Lo invito a una reunión para discutir el futuro del equipo de marketing. La reunión tendrá lugar a las (insertar detalles).

Usted es fundamental para el futuro de nuestro departamento de marketing. Agradeceríamos mucho su experiencia y sus conocimientos para ayudarnos a dar forma a su futura dirección estratégica.

Por favor, confirme su asistencia a la reunión conmigo lo antes posible.

Tuyo sinceramente,

alan hamilton

Cómo escribir un correo electrónico oficial a un cliente

A la hora de dirigirse a un cliente, es fundamental seguir las normas y ser respetuoso. En este correo electrónico oficial a un cliente, solicitamos información adicional sobre un pedido, pero la plantilla del correo electrónico en sí se puede adaptar a varias situaciones que puede encontrar. Úselo como esquema y personalícelo según sus necesidades específicas.

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimada Melanie Clark,

Mi nombre es Alan Hamilton y me comunico con usted desde (nombre de la empresa). Actualmente estoy procesando su pedido y necesito que aclare algunos datos antes de completarlo.

¿Puede ponerse en contacto conmigo lo antes posible por correo electrónico o llamándome al número a continuación, y podemos asegurarnos de que su pedido esté con usted lo antes posible?

Atentamente,

alan hamilton

Cómo escribir un correo electrónico oficial para un trabajo

Enviar un CV o una solicitud de empleo es una situación común en la que necesitará un correo electrónico oficial. En este ejemplo de cómo escribir un correo electrónico oficial para un trabajo, somos amigables pero enfocados, incluso solicitamos detalles sobre lo que hemos proporcionado y solicitamos más información sobre los próximos pasos.

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimado Gerente de Reclutamiento,

Mi nombre es Alan Hamilton y solicito el puesto de (título del puesto). Adjunto una copia de mi CV y ​​un portafolio de mi trabajo como se solicita en el anuncio de trabajo.

Por favor, puede revisar la información y decirme si he proporcionado todo lo necesario. Si falta algo o si tiene alguna pregunta adicional, no dude en ponerse en contacto conmigo en cualquier momento utilizando los detalles de mi firma.

Agradezco una actualización sobre el progreso de mi solicitud a su debido tiempo.

Saludos cordiales,

alan hamilton

Correo electrónico de aviso oficial de 2 semanas

Si bien ya hemos cubierto cómo escribir un correo electrónico de renuncia efectivo, este correo electrónico oficial de aviso de 2 semanas es mucho más breve y más específico. Dicho correo electrónico es adecuado para trabajos a corto plazo o un puesto que puede dejar por razones específicas. Desafortunadamente, no hay lugar para malentendidos aquí.

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimada Melanie Clark,

Acepte este correo electrónico como mi renuncia oficial y el comienzo de mi período de aviso de 2 semanas. He disfrutado mi tiempo aquí, pero siento que estoy listo para seguir adelante.

Agradezco la oportunidad de discutir los próximos pasos, incluida la gestión de la transferencia de mis funciones a otro personal.

Le agradecería una confirmación de que ha recibido este correo electrónico.

Tuyo sinceramente,

alan hamilton

Muestra de respuesta de correo electrónico oficial

Cuando alguien se toma la molestia de enviarte un correo electrónico, es educado reconocer que lo has recibido y describir lo que planeas hacer con él. En esta muestra de respuesta de correo electrónico oficial, proporcionamos una respuesta de espera breve y enfocada que puede usar en todas las circunstancias.

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimado (nombre del cliente),

Gracias por tu email reciente. Puedo confirmar que lo hemos recibido y actualmente estoy identificando a la persona más adecuada para compartirlo. Le aseguro que alguien responderá a su mensaje dentro de las 24 horas.

Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en ponerse en contacto conmigo en cualquier momento y estaré encantado de hablar con usted.

Atentamente,

alan hamilton

Correo electrónico oficial de agradecimiento

Un agradecimiento oficial es una correspondencia formal que se compartirá en una empresa y se guardará y almacenará para el futuro. Este breve y directo correo electrónico oficial de agradecimiento expresa el sentimiento correcto a la vez que es breve y agradable.

Línea de asunto: En: Reunión sobre el plan de marketing para (año)
Estimada Melanie Clark,

Mi nombre es Alan Hamilton y soy el (puesto) en (nombre de la empresa). Le escribo para agradecerle el maravilloso servicio recibido de su empresa.

Su apoyo, orientación y servicio excepcional han sido muy apreciados durante el último año y nos gustaría agradecerle oficialmente todo lo que ha hecho.

Todos nosotros en (nombre de la empresa) esperamos trabajar juntos en el futuro.

Saludos cordiales,

alan hamilton

Plantilla de correo electrónico oficial de Flowrite

Escribir correos electrónicos oficiales es simple si sigues nuestro proceso. Las muestras de correo electrónico oficiales en este artículo deberían proporcionarle un esquema que puede adaptar a sus necesidades. Sin embargo, hay una manera aún más fácil. Flowrite es una herramienta de escritura de IA que convierte instrucciones breves en correos electrónicos y mensajes listos para enviar. Suponga que todavía está luchando por encontrar las palabras correctas para escribir un correo electrónico oficial. En ese caso, Flowrite puede ayudarlo a comenzar y ofrecerle algo de inspiración, o incluso escribir todo el correo electrónico por usted. Como puede ver en el ejemplo a continuación, todo lo que se necesita es hacer clic en un botón.

Conclusión

¿Todavía dudas sobre el formato oficial de escritura de correo electrónico? No lo creo. En este artículo, hemos tratado de dividir el formato de correo electrónico oficial en partes, incluidos los saludos de correo electrónico oficiales y las terminaciones de correo electrónico oficiales. Esperamos que este enfoque le haya ayudado a aprender a escribir un correo electrónico oficial y que ahora se sienta más seguro con la redacción de correos electrónicos oficiales. Piensas que el artículo fue útil; compártalo con su equipo para que el inicio de un correo electrónico oficial sea más fácil para toda su empresa. Como mínimo, marque la página como favorita para asegurarse de tenerla a mano la próxima vez que no esté seguro acerca de un correo oficial. Por último, no se olvide de Flowrite y nuestras plantillas de correo electrónico oficiales para ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos más rápido.