20 consejos sobre cómo enviar mejores correos electrónicos

¿Te preguntas cómo escribir mejores correos electrónicos? Bueno, una buena redacción de correo electrónico comienza con conocer los conceptos básicos.

Una vez que desarrolle su confianza, puede aplicar más matices para mejorar aún más sus habilidades para escribir correos electrónicos. Mejorar tu oficio no requiere libros, cursos o clases sobre cómo enviar mejores correos electrónicos. Después de haber invertido 10 minutos en leer esta publicación de blog, sabrá todo lo que necesita para redactar un buen mensaje de correo electrónico en cada situación. Esa es una inversión en su carrera que tiene el potencial de un ROI infinito.

A continuación, 20 consejos para escribir correos electrónicos que lo ayudarán a convertirse en un mejor escritor de correos electrónicos sin importar el punto de partida.

1. Considera a tu destinatario

En toda comunicación profesional, su audiencia debe ser su primera consideración. Quién leerá su correo electrónico dicta cómo lo escribe desde el tono hasta el contenido. Tan sencillo como eso.

Si no está de acuerdo, considere si se comunica de manera similar con su jefe, compañero de trabajo, cliente y contratistas, y mucho menos con su familia y amigos. Su correo electrónico no necesita ser tan formal como cuando hace una consulta comercial cuando se comunica con sus compañeros de trabajo. Algunas de las jergas específicas de la función pueden ser eficientes para el intercambio entre compañeros de equipo pero confusas para la alta dirección.

Además, recuerda que tu audiencia incluye a todos los agregados en los campos "Para:", "CC:" y "CCO:", enfocándote en el primero. Una audiencia de uno hace que sea fácil personalizar su mensaje y adaptar el enfoque para el destinatario. Asegúrese de reflejar la relación y la correspondencia anterior entre el remitente y el destinatario cuando comience a escribir.

2. Establezca un objetivo claro para su correo electrónico

Si no tienes claro el propósito de tu email antes de empezar a redactarlo, puedes estar seguro de que el destinatario tampoco lo tendrá. Aclarar lo que está tratando de lograr con su mensaje lo ayuda a expresarse de manera efectiva cuando decide poner la pluma en el papel.

Todos los buenos correos electrónicos tienen un objetivo, y solo uno. Esto se llama la 'regla de una cosa'. Al cubrir solo una cosa en su correo electrónico, facilita que el destinatario lo entienda y tome medidas. Solicitar más de una acción en un correo electrónico puede generar confusión, lo que conduce a una comunicación ineficiente.

Para definir un objetivo para tu mensaje, puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Qué le estás pidiendo al destinatario que haga?
• ¿Cómo quieres que se sientan?
• ¿Cómo deberían responder?
  

A veces es absolutamente necesario cubrir varias cosas sobre el mismo tema en un correo electrónico. En este caso, es cada vez más esencial dar un formato claro a su mensaje mediante el uso de viñetas o listas numeradas. Resaltar los diferentes componentes del correo electrónico facilita que el destinatario procese su mensaje y responda de una manera que cubra todo lo que necesita.

3. Asegúrese de que su correo electrónico sea necesariamente

El correo electrónico se ha convertido en el canal predeterminado de comunicación empresarial. No importa cuánto amemos a todos los correos electrónicos (sarcasmo), y no importa cuán importante sea proporcionar un rastro de comunicación en papel electrónico con clientes, contratistas o colegas, el correo electrónico no es el canal correcto para toda la comunicación en el lugar de trabajo.

Cuando tenga claro quién es el destinatario y por qué está a punto de enviarle un correo electrónico, deténgase. Respira hondo y pregúntate: "¿Es este correo electrónico necesariamente?" Los profesionales en general tienden a comunicarse en exceso por correo electrónico, aunque una llamada telefónica rápida o un mensaje de Slack serían suficientes. ¿O qué tal el video de Loom? A pesar del meme popular, es bueno recordar que no todas las reuniones podrían haber sido correos electrónicos.

Entonces, recuerda que el correo electrónico es solo un canal de comunicación profesional. Con la amplia gama de canales para la comunicación asíncrona, elija el que se ajuste al mensaje.

4. Conozca la etiqueta de su correo electrónico

La etiqueta del correo electrónico se refiere al conjunto de principios que guían nuestro comportamiento cuando usamos el correo electrónico.

Se puede definir como un código de conducta que incluye pautas no escritas para la comunicación por correo electrónico con respecto al idioma, la ortografía, la gramática y los modales. La etiqueta depende de a quién le envíes un correo electrónico. Siempre es más seguro quedarse en el lado formal de las convenciones.

Cumplir con la etiqueta del correo electrónico lo ayudará a establecer profesionalismo en su comunicación, construir relaciones sólidas con sus compañeros de trabajo y representar bien a la empresa. Como no existe un recurso autorizado sobre este tema, hemos compilado una lista de las reglas y consejos más importantes sobre la etiqueta del correo electrónico que todo profesional debe conocer. Con esta lectura rápida, puede actualizar sus conocimientos sobre el tema y evaluar su correo electrónico con ojo crítico.

5. Sigue la estructura de correo electrónico adecuada

La mejor manera de escribir un correo electrónico es apegarse al formato. El correo electrónico ha existido durante décadas y muchos de nosotros lo hemos estado usando desde nuestra infancia. Es por eso que nuestros cerebros están conectados para leerlos de cierta manera. Si el destinatario se saltaría todas las sutilezas y formalidades, es más fácil para ellos captar la esencia si no te desvías de lo que se espera.

La mejor práctica para la estructura del correo electrónico es la siguiente:

• Línea de asunto
• Saludo
• Línea de apertura
• Contenido
• Llamada a la acción
• Oración final
• Cerrar sesión
• Firma
  

Si algunos de estos componentes de un buen correo electrónico le suenan como un idioma extranjero, no se preocupe. Cubriremos cada parte de un correo electrónico bien estructurado en esta publicación de blog. Para cuando hayas terminado de leer, sabrás todo lo que necesitas saber para mejorarlos todos. Y si necesita más ayuda, pronto conocerá una herramienta llamada Flowrite que puede convertirse en su asistente de correo electrónico de IA y se encargará de estructurar sus correos electrónicos por usted.

6. Aprovecha al máximo el asunto del correo electrónico

La línea de asunto es lo primero, y posiblemente lo único, que el destinatario ve en su correo electrónico. Los correos electrónicos con una línea de asunto deficiente, o mejor aún, sin línea de asunto, se eliminarán rápidamente sin leerlos o llegarán directamente a la carpeta de correo no deseado.

Debe pensar en la línea de asunto como el título de su correo electrónico. Es un resumen de su correo electrónico. Tiene el impacto más significativo sobre si su correo electrónico se lee o no. El objetivo de una línea de asunto es lograr que el destinatario abra su mensaje y proporcione el cuerpo del correo electrónico para que haga el resto del trabajo. También es el lugar donde ocurre con mayor frecuencia el paso en falso del correo electrónico.

El error más común es intentar engañar al destinatario para que abra tu correo electrónico. Su línea de asunto no debe ser una provocación y siempre debe estar relacionada con el contenido del correo electrónico. Las líneas de asunto que son demasiado cortas o demasiado largas a menudo confunden. Lo mismo ocurre con los vagos y genéricos. Las mejores líneas de asunto son informativas pero concisas.

El desafío es mantener la línea de asunto de su correo electrónico concisa pero específica. La longitud ideal es entre 3 y 8 palabras, lo que debería ser suficiente para brindar una descripción general de su mensaje.

7. Elija el mejor saludo de correo electrónico

La forma en que comienza el correo electrónico establece el tono del mensaje y crea la primera impresión que el destinatario tiene de usted. Desafortunadamente, muchos no le prestan suficiente atención. ¿Cuál es la forma correcta de comenzar mi correo electrónico entonces? Bueno, eso depende. El saludo apropiado para su correo electrónico puede ser formal o amistoso, según con quién se comunique y su propósito.

Los ejemplos de los saludos de correo electrónico más comunes incluyen:

1. Hola <Nombre>

2. Hola <Nombre>

3. Estimado <Nombre>

Es fácil pensar demasiado en el saludo de su correo electrónico, especialmente cuando no está muy familiarizado con la persona. O si el correo electrónico es especialmente importante. Si se da cuenta de que pierde el tiempo pensando en decir "Hola, Tom", "Hola, Sr. Smith" o "Estimado señor", siempre es más seguro optar por la formal.

Para ayudarlo a navegar por estas aguas, hemos escrito una guía completa sobre los mejores saludos por correo electrónico.

8. Agregue una oración de apertura de correo electrónico

Antes de pasar al contenido real de su correo electrónico, debe agregar una línea de apertura que se dirija al destinatario o proporcione contexto. Y por el bien de todos los involucrados, piense en algo más imaginativo y considerado que "Espero que este correo electrónico lo encuentre bien".

Buenos ejemplos de apertura de correo electrónico para diferentes situaciones incluyen:

• Permítame presentarme…
• Para dar seguimiento a nuestra conversación…
• Gracias por ponerse en contacto...
• Espero que la semana esté yendo muy bien hasta ahora...
• Me vendría bien tu consejo...
• Su rápida respuesta es muy apreciada...
  

Con estas opciones en su bolsillo trasero, no debería tener problemas para aterrizar en esa línea de apertura perfecta que se conecta perfectamente con el contenido del correo electrónico. Como consejo adicional, trate de evitar los días de semana o las horas del día en su oración de apertura porque no sabe cuándo el destinatario tendrá que leer su mensaje.

9. ¿Deberías presentarte?

La respuesta es: si se está acercando a alguien que aún no conoce, sí, debería hacerlo. No importa si es alguien dentro de su organización o un contacto externo. Es una buena etiqueta de correo electrónico y cortesía común. "¿Cómo me presento en un correo electrónico entonces?" Tu puedes preguntar.

Aquí hay dos formas infalibles de presentarse a sí mismo en un correo electrónico:

• Mi nombre es <Nombre> <Apellido> y trabajo para <Lo que hace la empresa> llamada <Nombre de la empresa>.
• Soy <Nombre> <Apellido> y trabajo como <Cargo> en nuestro <Departamento>.
  

Recuerde que su correo electrónico a menudo no es sobre usted, por lo que no debe dedicar más de una oración o dos a presentarse, sin importar cuánto nos guste hablar de nosotros mismos.

10. Empieza por lo más importante

Los buenos correos electrónicos van al grano rápidamente. El Principio de la Pirámide es un enfoque para la comunicación profesional por correo electrónico. Los ejecutivos de McKinsey crearon este método ya en la década de 1980 para estructurar pensamientos de manera eficiente y mejorar la comunicación comercial.

El principio básico es hacer el punto más crucial al principio y estructurar su correo electrónico en consecuencia. Un correo electrónico comercial típico responde la pregunta o presenta las solicitudes al final. Aún así, es más efectivo comenzar con el punto más importante y proporcionar argumentos e información general solo después de eso. Por ejemplo, su jefe le envía un correo electrónico preguntando si debe extender el contrato de un colega, quiere dar su respuesta de frente y explicar el "por qué" después de eso.

Si tiene dificultades para enviar mejores correos electrónicos, piense en una pirámide, comience desde arriba y anuncie sus intenciones desde el principio.

11. No ahorres en la regla

Si desea escribir mejores correos electrónicos, no ahorre puntos.

La pequeña pausa entre oraciones les da tiempo a los lectores para digerir el mensaje. Las oraciones concisas les permiten tener más de estas oportunidades. También debe considerar dividir oraciones largas y complejas, incluso cuando no sean oraciones continuas.

También debe aprender a usar las comas correctamente, especialmente si el inglés no es su primer idioma. Demasiadas o muy pocas comas, o una en el lugar equivocado, son propensas a confundir.

12. Use el caso de la oración

Usar un caso de oración se refiere a poner en mayúscula la primera letra de una oración y cualquier nombre propio. La mayoría de nosotros sabemos que esta es la forma correcta de usar letras mayúsculas, pero aun así fallamos al redactar correos electrónicos. El caso de la oración es parte de la etiqueta de los correos electrónicos comerciales, y nunca es una buena idea incursionar en ellos cuando se escriben correos electrónicos profesionales. Además, recuerda evitar escribir en mayúsculas. Siempre es un no-go. Con Flowrite, no tiene que preocuparse por esos detalles; no importa cuán descuidadamente anote las instrucciones, nuestro sistema de mayúsculas y minúsculas es correcto para usted.

13. Cuida tu tono

No es sólo lo que dices sino cómo lo dices.

El tono se puede definir como la voz de la palabra escrita, que expresa emoción, carácter, volumen, entonación y la actitud general del mensaje. Es por eso que es crucial ser intencional con sus elecciones de palabras y considerar cómo el destinatario podría interpretarlas. Como no puede confiar en las expresiones faciales y la entonación para entregar el mensaje por correo electrónico, debe esforzarse por transmitir una imagen positiva.

Puede tomar mucho tiempo lograr un tono profesional en el correo electrónico, ya que a veces desea ser formal e inclinarse hacia un final más amigable. ¿Cómo expresar entusiasmo, decisión o aliento? Para ayudarlo a entregar el mensaje de manera efectiva, reunimos un recurso integral para lograr el tono correcto en todos sus correos electrónicos.

Además, Flowrite puede ayudarlo a entregar el mensaje de la manera que pretendía. Con nuestro generador de correo electrónico AI, puede elegir el tono para el correo electrónico que desea enviar y dejar que nosotros hagamos el trabajo pesado.

14. Sea conciso

Mantener su correo electrónico breve y dulce asegura que entregue el mensaje de manera efectiva. Los correos electrónicos extensos que entierran el punto fácilmente quedan sin respuesta y finalmente se olvidan. O peor, mal entendido. Como un profesional promedio recibe más de 100 correos electrónicos al día, nadie tiene tiempo para leer correos electrónicos largos.

15. Usa una voz activa

Escribir en voz pasiva puede parecer formal y profesional y solo usa un par de palabras más, pero se suman. Además, es más difícil de leer y entender. Así que deshágase de la palabrería para transmitir su mensaje con claridad mediante el uso de una voz activa. Puede ser difícil al principio, pero una vez que te acostumbres, notarás que tu escritura fluye mejor que antes.

16. Formato para mayor claridad

El uso de viñetas y listas numeradas lo ayuda a estructurar su correo electrónico y llamar la atención del destinatario sobre lo que es más importante. Además de servir como señales visuales, las listas facilitan la escritura de oraciones cortas. También puede usar negrita para resaltar, por ejemplo, su llamado a la acción.

17. Haz un claro llamado a la acción

No puede esperar que el destinatario sepa qué hacer a continuación a menos que se lo diga. Si está pidiendo algo, proporcione instrucciones claras. Si se trata de una invitación a una entrevista, dígalo. Si necesita una respuesta para una fecha específica, dígaselo.

Las mejores prácticas para una CTA clara incluyen:

• Proporcione fechas y detalles
• Usar párrafos de una sola oración
• Divida las solicitudes complejas en pasos
• No tengas miedo de usar negrita

Incluir un claro llamado a la acción es la forma más efectiva de obtener los resultados que desea. No olvides usarlo.

18. Selle el trato con una oración de cierre por correo electrónico

Convertirse en un mejor escritor de correo electrónico requiere construir constantemente su caja de herramientas. Una de estas herramientas es una oración de cierre que finaliza la parte del contenido de su correo electrónico. Estas frases se pueden usar para mostrar gratitud, establecer expectativas para el futuro y expresar su disposición a ayudar.

Las mejores oraciones de cierre para un correo electrónico incluyen:

• Gracias por su ayuda/asistencia/apoyo/tiempo
• estoy esperando tu repuesta
• Si puedo ser de ayuda, por favor no dude en ponerse en contacto conmigo
  

Hay infinitas variaciones de los ejemplos anteriores. Una vez que gane confianza en sus habilidades de comunicación por correo electrónico, puede comenzar a introducir más variaciones que muestren su personalidad y comprendan el tono de su correo electrónico.

19. Decide cuál es la mejor manera de cerrar la sesión del correo electrónico

Teniendo en cuenta que su saludo de correo electrónico le da al destinatario la primera impresión siempre importante de usted mismo, su aprobación dicta qué tipo de sabor deja su mensaje en su boca. Decidir cuál es la mejor manera de finalizar su correo electrónico puede llevar mucho tiempo, ya que no existe una solución única para todos. Sin embargo, pasar por alto la importancia de la aprobación es como tropezar en la línea de meta.

Los ejemplos más comunes de firmas de correo electrónico son:

• Atentamente,
• Los mejores deseos,
• Saludos,
• Mejor,
• Salud,
  

La mejor manera de firmar un correo electrónico siempre depende del destinatario, su relación con ellos y el propósito de su correo electrónico. Elegir el adecuado para cada contexto requiere un poco de lectura adicional. Para ese propósito, hemos escrito una guía completa sobre las mejores firmas de correo electrónico, desde las más formales hasta las que no son adecuadas para la oficina.

Una vez que haya llegado a un acuerdo con su decisión sobre la firma, agregue una coma y escriba su nombre en la siguiente línea.

20. Revisa tu ortografía

Lo último que desea hacer antes de presionar "enviar" es detectar cualquier error ortográfico y asegurarse de que su uso de mayúsculas sea correcto.

La ortografía incorrecta indica descuido y puede destruir todo el pensamiento y el esfuerzo que puso para mejorar su correo electrónico. Los correctores ortográficos como Grammarly son geniales, pero no captan todo y, a veces, no logran leer el contexto. Es por eso que debe entrenarse para detectar los errores usted mismo.

Al usar Flowrite para escribir correos electrónicos y mensajes, los errores humanos son eliminados por la IA que genera un inglés de nivel nativo, lo que reduce el tiempo de obsesión y revisión de la ortografía.

Cómo escribir mejores correos electrónicos con inteligencia artificial

Flowrite es una herramienta de escritura de IA que convierte instrucciones cortas en correos electrónicos y mensajes listos para enviar en segundos. Se encarga de la estructura del correo electrónico, las mayúsculas, la gramática, la ortografía, la puntuación, lo que sea. Los correos electrónicos que genera nuestra herramienta son de nivel nativo de inglés, por lo que tampoco tienes que preocuparte por eso. Esencialmente, puedes concentrarte en tus pensamientos e ideas, y Flowrite les dará alas. Nos atrevemos a decir que es la forma más rápida de comenzar a escribir mejores correos electrónicos, y muchos de nuestros usuarios han dicho que han aprendido mucho usándolo.

Para comenzar, escriba un par de oraciones cortas en las que podría consistir su correo electrónico. No te preocupes demasiado por la redacción o la gramática, pero trata de anotar los pensamientos a medida que surgen naturalmente de tu cabeza. Después de esto, estás listo para el siguiente paso.

Cómo usar Flowrite

1. Escriba viñetas breves como instrucciones

Para comenzar, anote los pensamientos a medida que surgen naturalmente de su cabeza. Eso es todo. Estás listo para el siguiente paso.

2. Elija el tipo de correo electrónico que desea escribir

Ahora es el momento de considerar quién es el destinatario y qué está tratando de lograr con el correo electrónico. Tal vez esté contactando en frío a un posible empleado, siguiendo una pista de ventas o programando una reunión. Lo tenemos todo cubierto.

3. Sea testigo de la IA para generar su correo electrónico

Ahora es el momento de un poco de magia. Después de seleccionar la plantilla adecuada, se lo toma con calma durante un par de segundos que tarda Flowrite en generar un correo electrónico completo basado en sus instrucciones. En caso de que no esté satisfecho con el resultado, se creará una nueva versión con solo hacer clic en un botón. Si confía mejor en sus habilidades para escribir correos electrónicos, también puede realizar cambios manuales antes de enviar el correo electrónico.

Esto es posible gracias a nuestro uso de los últimos avances en inteligencia artificial. Si aún no está convencido de que puede ayudarlo a redactar mejores correos electrónicos, olvidemos las instrucciones por completo y dejemos que Flowrite escriba todo el correo electrónico por usted.

Bastante ordenado, ¿no? +25.000 personas que se han sumado a nuestra lista de espera para acceder anticipadamente al futuro de la escritura seguro que así lo creen.

Ya estás empezando a ponerte al día sobre cómo escribir mejores correos electrónicos, ¿verdad? Esperamos que estos consejos para escribir correos electrónicos (y quizás nuestra herramienta) puedan ayudarlo a comenzar su viaje para enviar mejores correos electrónicos con confianza y generar confianza en sus habilidades para escribir correos electrónicos.