Cómo escribir una carta comercial profesional en 6 pasos

A lo largo de su carrera, es probable que se encuentre escribiendo cartas comerciales. De hecho, puede comenzar a escribirlas antes de que comience oficialmente su carrera, ya que las cartas de solicitud y de consulta también son cartas comerciales.

Una carta comercial es una carta formal que generalmente, pero no siempre, la escribe un profesional a otro para promover los intereses de su organización. En algunos casos, como ocurre con las cartas de presentación y el seguimiento de entrevistas, sirven para promover los intereses profesionales del remitente.

¿Qué es una carta comercial?

Una carta comercial es un mensaje formal que normalmente envía un profesional a otro. Generalmente, las cartas comerciales analizan oportunidades para que las empresas trabajen juntas, como a través de una asociación estratégica, colaboración, promoción o solicitud.

Es importante tener en cuenta quenoes lo mismo una carta comercial que un correo electrónico comercial. Por definición, una carta comercial es una carta impresa entregada en el escritorio o dirección del destinatario. Este atributo es parte de lo que hace que las cartas comerciales se destaquen de una consulta por correo electrónico, razón por la cual tienden a usarse para comunicaciones importantes. Sin embargo, existen algunas similitudes entre las cartas comerciales y los correos electrónicos comerciales. Ambos siguen un formato similar y terminan con un llamado directo a la acción.

Existen muchos tipos de cartas comerciales, incluidas estas:

• cartas de ventas
• Cartas de recomendación
• cartas de consulta
• Cartas de solicitud
• Cartas de intención
• Cartas de transmisión
• cartas de oferta
• Cartas de renuncia
• Cartas de seguimiento de entrevistas
• Solicitar cartas
• Memorandos de oficina
• Cartas de presentación
• Invitaciones

Hay dos diferencias principales entre una carta comercial y una carta informal: formato y contenido.

¿Cuándo envías una carta comercial?

Las cartas comerciales se envían cuando individuos, ya sea en representación de sus empresas o ellos mismos como propietarios de pequeñas empresas que trabajan por cuenta propia, tienen como objetivo realizar negocios. A continuación se muestran ejemplos de estos casos:

• Invitar a una persona o un equipo a un networking u otro evento exclusivo
• Agradeciendo a un entrevistador por su tiempo.
• Seguimiento de una consulta comercial anterior
• Ofrecer una oferta promocional o un nuevo producto o servicio.
• Notificar a todos los miembros del equipo sobre un cambio de política, una nueva contratación o promoción importante u otras noticias de la empresa.
• Ofrecer formalmente un puesto a un solicitante.

¿Cuáles son las partes de la carta comercial?

Encabezado (fecha/dirección/remitente)

Fecha:cuando escribe una carta comercial, es fundamental incluir la fecha en la que la escribió. Esta información es esencial para comunicaciones urgentes, como ofertas promocionales.

Dirección:escriba la dirección completa del destinatario, incluido su número de apartado postal o paquete de oficina.

Dirección de devolución:incluya la dirección completa de su empresa. Esto facilita que el destinatario envíe una respuesta.

Saludo

En una carta comercial, el saludo estándar es "Estimado". Comience su carta con "Estimado [nombre del destinatario]" y agregue una coma después del nombre. Puede optar por dirigirse al destinatario mediante un honorífico combinado con su apellido o simplemente con su nombre y apellido. Cuando no pueda determinar el nombre del destinatario, puede dirigir la carta a su título.

Cuerpo

Los párrafos del cuerpo ocupan la mayor parte de una carta comercial. Esta sección analiza la oferta, propuesta o anuncio que hace la carta. Incluye estas secciones:

• Un párrafo introductorio que establece el propósito principal de la carta y, si es necesario, presenta al autor de la carta.
• Uno o más párrafos intermedios que analizan el tema de la carta con mayor detalle. Esto podría ser la experiencia relevante de un solicitante de empleo, los detalles de una oferta, las repercusiones de un cambio de política o lo que el destinatario puede esperar en el evento al que está siendo invitado.
• Un párrafo final que reafirma el propósito de la carta y ofrece un incentivo, como un precio por reserva anticipada, para que el destinatario haga un seguimiento.

Cierre

Después de la sección del cuerpo, cierre la carta con una despedida sencilla y profesional. Las aprobaciones apropiadas incluyen lo siguiente:

• Atentamente
• Saludos
• Mejor
• Respetuosamente

Firma

El componente final de una carta comercial es su firma. Incluya su nombre completo y las abreviaturas que siguen, como MBA o PhD.

Cómo escribir una carta comercial en 6 pasos

1 Aprende las reglas

Antes de sentarse a escribir una carta comercial, familiarícese con las reglas para escribir una carta comercial, como estas:

• Dirígete al destinatario correctamente. Si no estás seguro de qué honorífico es apropiado o cómo se escribe su nombre, tómate un momento para investigar esta información.
• Formatee la carta correctamente. No es lo mismo un formato de carta comercial que una carta informal o un formato de correo electrónico.
• Incluya toda la información relevante. Esto significa incluir tanto la dirección del destinatario como la suya, la fecha y todos los detalles necesarios para atraer al lector y permitirle responder de manera reflexiva y adecuada.

Puede resultar útil revisar ejemplos de cartas comerciales para ver cómo otros redactores cumplen estas reglas. Pídale a un colega o a su gerente una carta anterior para leerla o busque ejemplos de cartas comerciales en línea.

2 Elige un formato adecuado

El formato de la carta comercial es una característica clave de este tipo de comunicación. Una carta comercial puede formatearse de una de las siguientes maneras:

• Bloquear
• Semibloque
• bloque modificado

Enformato de bloque, todas las líneas están justificadas a la izquierda y no hay sangrías.

Enformato semibloque, todas las líneas están justificadas a la izquierda y cada párrafo tiene sangría.

Enel formato de bloque modificado, el encabezado, el cierre y la firma están justificados a la derecha, mientras que el cuerpo y las direcciones están justificados a la izquierda. En este formato no hay sangrías.

Independientemente del formato que elijas, la carta debe tener un espacio simple y una línea en blanco que separe los párrafos y las secciones.

3 Utilice lenguaje formal

Una carta comercial es una comunicación formal y profesional. Esto no significa que deba ser sofocante o forzado, pero debe mantener un tono profesional y adherirse al formato tradicional de las cartas comerciales.

4 Centrarse en el contenido/tema

Una carta comercial debe centrarse en un tema. Esto podría ser una oferta, una consulta, un agradecimiento, una respuesta o una solicitud. No se desvíe del tema de su carta ni incluya varios temas en la carta; hacerlo puede generar confusión y socavar la intención de su carta.

5 Considere la longitud

Las cartas comerciales varían en longitud. A veces, sólo tienen una página. Si su carta supera las dos páginas, cree un informe separado que cubra la mayor parte del contenido de la carta. En lugar de enviar una carta larga, envíe el informe con una carta breve que lo resuma para el lector.

6 Incluye tu firma

Cada carta comercial debe incluir una firma, es decir, su nombre, empresa y cargo escritos a máquina y su nombre en tinta azul o negra.

Ejemplos de cartas comerciales

Ejemplo 1

Sr. Steven Ramirez Ink Company Nombre 1 Ejemplo Rd. Ciudad, Nueva York 10001

11 de julio de 2023

Sra. Juliana McCue Papelería Nombre de la empresa 44 Ejemplo Way Ciudad, CA 94024

Estimada Juliana McCue,

Me gustaría agradecerle personalmente por ser un cliente tan leal. Durante los últimos cinco años, Nombre de la empresa de papelería ha sido uno de los más vendidos de Nombre de la empresa de tinta, y hablo en nombre de todo nuestro equipo cuando digo que realmente apreciamos y valoramos su asociación.

Como agradecimiento, me gustaría ofrecer una oportunidad de colaboración exclusiva: un tono totalmente personalizado exclusivo para su minorista. Nuestro equipo de especialistas experimentados en color puede desarrollar cualquier tono del arco iris, desde los negros más oscuros que inhalan luz hasta neones brillantes y reflectantes y tintas iridiscentes. Ofrecer un color exclusivo puede hacer que su marca se destaque y atraer usuarios de plumas estilográficas de todo el mundo a su sitio web y tienda física.

Me complace mostrarle ejemplos de colores personalizados que nuestro equipo ha desarrollado para otros socios. Avíseme si desea programar una videollamada, durante la cual puedo explicarle nuestra oferta con mayor detalle y comenzar a explorar colores con usted. Estoy deseando mostrarte todas las formas en que puedes expresar tu marca única a través de un tono de tinta único.

Atentamente,

Steven Ramirez Jefe de tinta de desarrollo de color Nombre de la empresa 555-0000

Ejemplo 2

Daneris García 4950 Ejemplo St. City, WA 10000

14 de mayo de 2022

Sr. Neal Patel Jefe de marketing Nombre de la agencia de marketing Ciudad, AZ 20000

Estimado Sr. Patel,

Gracias por tomarse el tiempo de entrevistarme para el puesto de supervisor gráfico en Marketing Agency Name. Creo que hicimos una conexión fuerte y que encajaría perfectamente en su equipo.

Como diseñador gráfico, mi pasión es encontrar formas innovadoras de representar visualmente marcas emergentes y establecidas. Si bien tengo una experiencia significativa trabajando en 2D y 3D, he priorizado el diseño para espacios de realidad virtual y realidad aumentada en los últimos cinco años. Sé que mi experiencia con numerosos clientes de la industria tecnológica que se centran en desarrollar productos en estos espacios me convertirá en un activo para su equipo.

Espero que me consideren para el puesto. Si tiene alguna pregunta o desea que comparta ejemplos adicionales de mi trabajo anterior, no dude en preguntar. Estoy orgulloso del trabajo que he realizado para las firmas MANGA y emocionado de hacer un trabajo similar con su equipo.

Saludos cordiales, Daneris García.

Preguntas frecuentes sobre cartas comerciales

¿Qué es una carta comercial?

Una carta comercial es una carta formal que generalmente la escribe un empresario a otro para promover su carrera o los intereses de su empresa.

¿Cuál es el propósito de una carta comercial?

El propósito de una carta comercial es comunicarse profesionalmente con una empresa, institución u organización sin fines de lucro.

¿Cuáles son los diferentes tipos de cartas comerciales?

• Cartas de presentación
• cartas de ventas
• Invitaciones
• Seguimientos
• Cartas de queja
• Cartas de intención

¿Qué debe contener toda carta comercial?

• Fecha
• Dirección del remitente
• Dirección interior
• Saludo
• Cuerpo
• Cierre
• Firma