Escriba cualquier correo electrónico rápidamente con estos 3 sencillos pasos

Si eres lento para escribir correos electrónicos, no te preocupes. Según los diversos hilos en las redes sociales, no está solo: miles de personas se preguntan cómo escribir correos electrónicos más rápido todos los días. Un vistazo a las conversaciones que tienen lugar en los canales deja claro que a muchos de nosotros nos preocupa lo que piensen las personas que los rodean acerca de que los correos electrónicos son una tarea tan tediosa. Sin mencionar el desgaste mental que causa para ellos mismos. La buena noticia es que cualquiera puede aprender a escribir correos electrónicos más rápidamente. Y esto es de lo que se trata la publicación del blog que está leyendo ahora. ‍

A continuación, profundizaremos en las razones por las que los correos electrónicos tardan tanto en escribirse, le presentaremos un sencillo proceso de 3 pasos para escribir cualquier correo electrónico más rápido con la ayuda de la IA y cerraremos con consejos sobre cómo escribir correos electrónicos rápidamente a partir de hoy.

¿Por qué tarda tanto en escribirse un correo electrónico?

Vamos a sacarlo por ahí. La gente escribe a diferentes velocidades, y no hay nada de qué avergonzarse por eso. Si desea probar si es lento al escribir, pero las razones por las que los correos electrónicos tardan tanto en escribirse para muchos de nosotros son mucho más multifacéticas.

Dejando a un lado las condiciones como la dislexia y el TDAH, una de las razones más comunes por las que las personas tardan en escribir correos electrónicos es nuestra tendencia a pensar demasiado en ellos. Detrás de este problema común está el miedo a ser malinterpretado. A menudo se debe a la falta de capacidad para utilizar señales como el lenguaje corporal, los gestos con las manos, el ritmo y el tono del habla y las expresiones faciales que nos ayudan a transmitir el mensaje como pretendíamos cuando nos comunicamos en persona.

Otra razón típica es la tendencia a escribir correos electrónicos demasiado largos. Puede estar relacionado con el problema mencionado anteriormente, la capacidad de uno para escribir de manera concisa o simplemente tratar de comunicar algo por correo electrónico que se transmitiría mejor en una reunión o a través de una llamada telefónica.

Lidiar con la ortografía y la gramática puede ser difícil para aquellos que necesitan comunicarse por correo electrónico en su idioma no nativo, especialmente en el trabajo. Incluso si su eficiencia en el lenguaje comercial de su empresa fuera de un nivel profesional, puede encontrarse buscando en Google palabras o frases específicas, obsesionado con las comas o reflexionando sobre la etiqueta adecuada del correo electrónico.

Para que esta parte del artículo sea lo suficientemente breve, ni siquiera comencemos con las plagas del trabajo moderno llamadas multitarea y cambio de contenido.

Sin embargo, todavía tenemos que abordar el hecho de que a veces es simplemente difícil plasmar sus pensamientos en el papel. Aunque sus ideas se aclararían como un día dentro de su cabeza, no se traducen bien en el texto. Cuando miras una pantalla vacía con un cursor parpadeante, este fenómeno, también conocido como síndrome de pantalla en blanco, puede sacar lo mejor de cualquiera de nosotros. Especialmente cuando necesitas escribir un correo electrónico importante.

No importa por qué te sientes lento al escribir correos electrónicos, no temas, la ayuda está cerca. Solo sigue leyendo, y podemos garantizarte que los escribirás más rápido en muy poco tiempo.

Cómo escribir correos electrónicos más rápido con 3 sencillos pasos

El siguiente proceso de 3 pasos y los ejemplos que lo acompañan le presentarán una forma de escribir correos electrónicos rápidamente. Incluso nos atrevemos a afirmar que no solo es rápido, sino la forma más rápida de comunicarse por correo electrónico. Serás el juez.

1. Escribe viñetas breves

Para comenzar, escribe un par de oraciones sobre las partes esenciales en las que debe consistir tu correo electrónico. No te preocupes demasiado por la redacción o la gramática, pero trata de anotar los pensamientos a medida que surgen naturalmente de tu cabeza. Después de esto, estás listo para el siguiente paso.

2. Decide el tipo de email que quieres escribir

Ahora que sabe lo que quiere decir, es hora de considerar qué tipo de correo electrónico está a punto de enviar. ¿Quién es el destinatario y qué intenta lograr con el correo electrónico? Quizás esté contactando en frío con clientes potenciales, preguntando sobre el estado de un proyecto de uno de sus proveedores o recordando a su gerente sobre una fecha límite que se acerca.

En la galería de plantillas de Flowrite, puede encontrar plantillas listas para usar para los correos electrónicos más comunes que la gente escribe a diario. Además, puede crear sus plantillas personalizadas para el tipo de correos electrónicos que envía con más frecuencia o en los que pasa demasiado tiempo.

3. Mira cómo se escribe el correo electrónico solo

Esta es la parte donde ocurre la magia. Una vez que haya seleccionado la plantilla correcta, puede sentarse y relajarse mientras Flowrite escribe un correo electrónico completo basado en sus viñetas. Si no está satisfecho con el resultado, puede generar una nueva versión con solo hacer clic en un botón. Si algo sigue sin funcionar, simplemente haga los cambios manualmente y estará listo para enviar.

Todo esto es posible gracias a nuestro uso del último avance en inteligencia artificial, y hay mucho más para ayudarlo a dejar de tener problemas para escribir correos electrónicos. ¿Te encuentras obsesionado con la forma en que el receptor puede percibir ciertas opciones de palabras o frases? Puedes seleccionar el tono que Flowrite escribe el correo electrónico por ti. ¿Preocupado por los errores ortográficos y gramaticales? Nuestra herramienta habla inglés con fluidez. ¿Síndrome de la pantalla en blanco? Olvídese de las viñetas, seleccione la plantilla correcta y Flowrite generará un correo electrónico de ejemplo para usted. ‍

5 consejos para escribir correos electrónicos rápidamente

"¿Qué pasa si Flowrite no se ajusta a mi flujo de trabajo", dices? Bueno, obviamente te retamos a que lo pruebes, pero aquí hay algunos consejos prácticos que puedes implementar para escribir correos electrónicos rápidamente sin ninguna ayuda adicional de los asistentes de correo electrónico de IA o cualquier tecnología.

Seguir la estructura de correo electrónico estándar

Para acelerar su escritura, es esencial seguir la estructura convencional de los correos electrónicos. Esto hará que su escritura sea más rápida y ayudará al destinatario a leer su mensaje más rápidamente.

En caso de que no esté familiarizado con el formato de correo electrónico clásico, aquí está el 101:

• una línea de asunto
• Saludo
• Contenido: no más de tres párrafos
• Clausura
• Firma
  

Debe separar estas partes con saltos de párrafo para que su correo electrónico sea fácil de digerir. La mejor manera de mejorar aún más la velocidad de la escritura es comenzar cada párrafo de contenido con lo más importante. Una vez que esta forma de escribir correos electrónicos se vuelve natural, puede pasar de la idea a la entrega mucho más rápido.

Escribe como hablas

Ya sea escrito o hablado, el propósito del lenguaje es comunicar pensamientos, ideas y sentimientos. Sin embargo, cuando nos comunicamos por correo electrónico, especialmente a nivel profesional, las cosas a menudo se complican más de lo que deberían, lo que nos ralentiza.

Tendemos a usar estructuras de oraciones más complejas cuando escribimos que cuando hablamos. Dependiendo de la audiencia, también podemos usar contracciones para hacer que los correos electrónicos sean mucho más formales de lo que suele ser necesario. Sin mencionar el uso de vocabulario y jerga más formal. Entiende el punto, por lo que ni siquiera comenzaré con los interminables puntos de apoyo con detalles y explicaciones de los procesos de pensamiento de uno.

Inyectar un poco de estilo de hablar en sus correos electrónicos los hace más conversacionales, atractivos y, sobre todo, más cortos, lo que significa que los escribirá más rápido.

Escribe primero, luego edita

Cuando intenta perfeccionar cada palabra y estructura de oración que escribe, inevitablemente reescribirá a medida que avanza. No hace falta decir que esta es una forma lenta de escribir cualquier cosa, y mucho menos correos electrónicos. Solo lleva tus ideas a la pantalla, y una vez que hayas terminado. Repase el texto una vez para eliminar los errores tipográficos y de formato. Después de esta limpieza, debería estar listo para enviar, pero si su intuición así lo indica, aún puede revisar el correo electrónico una vez, incluso en voz alta.

Ponte en el reloj

Pon un temporizador. Todos tenemos uno en nuestros teléfonos, así que no hay excusas. Date cinco minutos y, cuando suene la alarma, habrás terminado. No importa dónde lo dejó, es hora de terminar. Al final del correo electrónico, incluso puede indicar que está dispuesto a dar más detalles si es necesario. Esto te obliga a pensar, escribir y llegar al punto más rápido. Si el límite de 5 minutos está fuera de su alcance, busque otra meta a la que aspirar: se trata de mejorar, no de perfeccionar.

cuenta las palabras

Como ya establecimos, la cantidad de tiempo que lleva escribir un correo electrónico no siempre se correlaciona con la cantidad de palabras que terminas escribiendo. Algunas oraciones pueden tardar innecesariamente en escribirse si le preocupa cómo se percibirá su mensaje. Sin embargo, si sus correos electrónicos son muy largos, vale la pena el esfuerzo de comenzar a usar un contador de palabras para romper el hábito. Algunos clientes de correo electrónico tienen esto incorporado, y para otros, hay toneladas de extensiones de navegador disponibles. Márcate un límite y trata de apegarte a él. ¿Necesita un punto de referencia? Bueno, eso depende. Pero según el análisis de más de 40 millones de correos electrónicos, la longitud adecuada para un correo electrónico de ventas es de 50 a 200 palabras. Ábrete camino hacia eso.

¿Esta publicación de blog te ayudó a escribir correos electrónicos más rápido? En caso contrario, puede encontrar muchas otras publicaciones sobre el tema en nuestro blog. Cubrimos todo, desde trucos de productividad hasta consejos y herramientas de escritura que lo ayudarán a dejar de luchar con la escritura.