Cómo escribir un excelente resumen ejecutivo

En los negocios, mucha información se transmite a través de documentos extensos y completos, como informes técnicos, planes de negocios, estudios de casos e informes de investigación. En la mayoría de las decisiones comerciales están en juego una gran cantidad de dinero y otras inversiones de recursos, por lo que los líderes e inversores deben comprender todos los factores y variables involucrados antes de tomar esas decisiones.

Pero el mundo empresarial tiende a moverse rápidamente y eso significa que los profesionales a menudo no tienen tiempo para leer informes extensos antes de iniciar proyectos o tomar decisiones. Aquí es donde entra en juego el resumen ejecutivo. Un resumen ejecutivo es una versión condensada de un documento comercial más largo que permite a los lectores absorber la misma información más rápidamente.

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es la forma abreviada de un documento comercial. Aunque puede resultar tentador comparar un resumen ejecutivo con un resumen de un informe o artículo académico, existe una diferencia clave entre estos dos tipos de documento: un resumen es una sinopsis de un informe o artículo que resume el documento, mientras que un resumen es una sinopsis de un informe o artículo que resume el documento. El resumen ejecutivo es una versión abreviada que aún aborda todos los puntos clave del documento principal.

Un resumen ejecutivo ofrece a los lectores, a menudo líderes empresariales, inversores, socios o compradores, un adelanto del contenido completo para que puedan tomar decisiones sobre cómo proceder con la empresa o propuesta. En este sentido, es similar a un discurso de ascensor, excepto que representa un escrito en lugar de los objetivos de un individuo.

¿Qué tipos de documentos o proyectos requieren un resumen ejecutivo?

A menudo, los resúmenes ejecutivos están asociados con planes de negocios. Cuando un resumen ejecutivo forma parte de un plan de negocios, su propósito es en gran medida involucrar a posibles inversores y compradores.

Pero un plan de negocios no es el único lugar donde puede encontrar un resumen ejecutivo. También se usan con:

• Estudios de mercado
• Documentos de investigación
• Propuestas de negocio
• Planes de proyecto
• Propuestas de proyectos

Secciones de un resumen ejecutivo

Generalmente, un resumen ejecutivo de un plan de negocios incluye las siguientes secciones:

Tabla de contenido

La tabla de contenido enumera las secciones incluidas en el documento principal. Esto brinda una descripción general aún más concisa del documento y del resumen ejecutivo en sí.

Antecedentes de la empresa/Acerca de

En la sección Antecedentes/Acerca de la empresa, el lector conocerá la declaración de la misión, la posición en el mercado, el nicho y los objetivos de la empresa. En algunos casos, esta sección también incluye una breve historia de la empresa. Esta sección proporciona contexto para las metas y estrategias explicadas en el resto del resumen ejecutivo y el plan en su conjunto.

Oportunidades de mercado

Esta sección analiza las oportunidades presentes en el mercado actual. Puede presentar estas oportunidades como un problema a resolver o como una necesidad que puede satisfacerse.

Solución

Después de presentar las oportunidades, problemas o necesidades presentes en el mercado actual, la sección de soluciones analiza cómo la empresa puede aprovecharlos.

Ventajas competitivas

Esta sección analiza cómo la empresa está en una posición única para lograr alcanzar sus objetivos a través de sus planes.

Aspectos financieros destacados

La sección de aspectos destacados financieros incluye cualquier información financiera relevante para el plan, como los niveles de ganancias y gastos actuales, y cualquier financiación que la empresa espera obtener.

Estas secciones pueden variar algo dependiendo del documento que se esté resumiendo. Por ejemplo, un resumen ejecutivo de una propuesta de proyecto podría incluir una sección que analice el estado de la industria de la empresa, así como su mercado específico. También podría incluir una sección que justifique el curso de acción propuesto, citando preocupaciones internas y cómo encaja en la estrategia general de la empresa.

A pesar de las variaciones en sus secciones y contenido, cada resumen ejecutivo tiene el mismo objetivo: brindar una visión concisa e informativa del documento para que los lectores puedan interactuar con la empresa o planificar más fácilmente.

Cómo escribir un resumen ejecutivo

crear un esquema

Para casi cualquier tipo de escritura, la mejor manera de comenzar es creando un esquema. Un esquema logra algunos objetivos:

• Organiza los puntos clave en una narrativa coherente.
• Facilita la comprensión de qué puntos incluir y cuáles omitir.
• Le proporciona una hoja de ruta a seguir mientras escribe.

Su esquema sirve como una herramienta útil cuando escribe previamente. Idealmente, el resumen ejecutivo es la parte del documento que escribe en último lugar, ya que no puede resumir el documento completo si aún notieneun documento completo. Con el documento completo en mano, anota las secciones clave que necesitas incluir en tu resumen ejecutivo y los puntos a abordar en cada sección. Al hacer esto, estarás creando un esquemadespués dehaber escrito (o recibido) el documento completo yantes deescribir el resumen ejecutivo.

Establecer y definir el propósito o problema.

Mientras escribe, recuerde el propósito de su resumen ejecutivo. Esto debería impulsar todo lo que escriba, incluida la forma en que encuadra el problema que el proyecto pretende resolver y dónde incluye estadísticas relevantes para respaldar la solución propuesta.

Al escribir sobre el propósito o problema que resuelve el plan, brinde todo el contexto que sea necesario sin dar explicaciones excesivas. Recuerde, sus lectores obtendrán la historia completa en el documento principal. Sin embargo, el resumen ejecutivo debería darles una comprensión lo suficientemente sólida del problema como para que no les sorprenda nada de lo que lean en el documento completo.

Solución o próximos pasos

Después de definir claramente el propósito o problema, explique la solución a ese problema o los próximos pasos descritos en su estrategia. Al igual que la sección sobre el propósito del documento, esta sección debe ser lo suficientemente completa como para brindarle al lector una comprensión sólida de la solución sin atascarse con explicaciones extensas.

Conclusión

La conclusión de un resumen ejecutivo es, en muchos sentidos, como cualquier otra conclusión. Reitera los puntos clave que planteó en las secciones del cuerpo del resumen ejecutivo, responde cualquier pregunta que el lector pueda tener y le deja una idea clara de qué hacer a continuación (que normalmente es leer el documento completo).

Cómo dar formato a un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo no necesita ceñirse a una longitud o un número de palabras específicos. Por lo general, tienen una o dos páginas. Sin embargo, lograr el objetivo (explicar de manera concisa los puntos principales del documento de una manera que sea auténtica y atractiva) es mucho más importante que ajustarse a un formato específico.

Debido a que un resumen ejecutivo es parte de un documento comercial, es importante utilizar un tono profesional. Dicho esto, mantenga la jerga al mínimo: muchos de los lectores de su resumen ejecutivo, como los posibles compradores, podrían no pertenecer a su industria y entenderán mejor el documento si utiliza un lenguaje sencillo. Sin embargo, use su discreción: si sabe que el documento se compartirá y solo se leerá internamente, es posible que la jerga no sea una preocupación.

Resumen ejecutivo versus resumen

Un resumen es una breve descripción de un documento académico. No responde todo; actúa como un adelanto al brindarle al lector la información suficiente para que comience a formular preguntas y anticipar las respuestas que encontrará en el documento principal. Además de esto, un resumen ayuda al lector a determinar rápidamente si el documento contiene la información que busca. Cuando el lector investiga, los resúmenes le ahorran mucho tiempo.

Por el contrario, un resumen ejecutivo proporciona una versión condensada del documento principal. Su objetivo no es lograr que la mente del lector formule preguntas; es para dar un resumen completo para que sepan qué esperar del documento principal.

Resumen ejecutivo versus plan de proyecto

Un plan de proyecto es un modelo para un proyecto. Es similar a un esquema en el sentido de que mapea los elementos generales del proyecto, como objetivos, presupuesto, hitos, partes interesadas y métricas de éxito. Un resumen ejecutivo es menos técnico que un plan de proyecto. Ofrece un resumen de la información más importante del proyecto, pero no profundiza tanto en estadísticas y cifras.

Preguntas frecuentes sobre el resumen ejecutivo

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es una versión condensada de un documento comercial más extenso.

¿Cuál es su propósito?

El propósito de un resumen ejecutivo es brindar una visión rápida del contenido de un documento comercial más extenso. Esto facilita que los lectores, que pueden ser líderes empresariales, posibles socios y proveedores, o inversores, comprendan e interactúen con el documento completo.

¿Qué tipo de documentos o proyectos requieren un resumen ejecutivo?

• Planes de negocios
• Propuestas de proyectos
• Estudios de mercado
• Propuestas de negocio
• Documentos de investigación
• Planes de proyecto

¿Cuáles son las secciones de un resumen ejecutivo?

Cada resumen ejecutivo es único, pero generalmente incluyen las siguientes secciones:

• Introducción
• Tabla de contenido
• Antecedentes de la empresa/Acerca de
• Oportunidad de mercado
• Solución
• Ventajas competitivas
• Aspectos financieros destacados