Cómo escribir una nota en 8 pasos

Ya sea que haya tenido un cambio de política interna que necesita compartir o que esté encabezando un proyecto que los inversionistas deben conocer, un memorando es la mejor manera de comunicar información valiosa dentro de su organización. Los memorandos son una buena manera de difundir dicha información entre sus colegas, inquilinos, voluntarios u otros miembros internos de la organización.

¿Cuándo deberías enviar una nota? ¿Cómo se escribe una nota? Responderemos estas preguntas y le brindaremos una guía paso a paso para crear una nota y compartiremos muchos ejemplos de notas.

Tabla de contenido

¿Qué es una nota?

¿Cuál es el propósito de una nota?

Escribe una nota en 8 pasos

¿En qué se diferencia un memorándum de . . .

Ejemplos de notas

Preguntas frecuentes sobre notas

¿Qué es una nota?

Un memorándum, abreviatura dememorándum, es una forma de informar a un grupo de personas sobre un problema, solución o evento específico. Una nota debe ser breve, sencilla y fácil de leer. Informa a los destinatarios y proporciona un plan de acción con los próximos pasos específicos.

Puede enviar una nota como carta impresa, fax o PDF adjunto a un correo electrónico. Aunque el uso generalizado del correo electrónico esencialmente reemplazó a los memorandos en muchas circunstancias, los memorandos siguen siendo útiles para algunos mensajes importantes.

¿Cuál es el propósito de una nota?

Los memorandos están diseñados para comunicaciones internas oficiales de una empresa u organización. A menudo se envían a toda una organización , pero también son útiles para informar a un solo departamento, equipo o grupo más pequeño de personas. Los memorandos distribuyen la información necesaria utilizando un formato simple y fácil de seguir.

Cuando escribir una nota

Debe redactar un memorando cuando necesite transmitir asuntos comerciales oficiales de manera eficiente. El objetivo de su memorando debe ser informar, llamar la atención sobre un problema o responder una pregunta. Los siguientes propósitos son adecuados para una nota:

• transmitir cambios internos
• difundir noticias
• compartir un próximo evento
• actualizar las pautas de seguridad pública
• crear conciencia sobre un tema
• abordar un problema
• hacer una solicitud
• compartir actualizaciones del proyecto

Cómo formatear una nota

Si envía una nota por correo electrónico, debe tener el formato PDF. Esto conserva el estilo que ha aplicado al documento. Tradicionalmente, los memorandos utilizan una fuente de doce puntos para el cuerpo y una fuente de catorce a dieciséis puntos para los títulos. Mantenga la fuente y el diseño simples.

Un memorando debe incluir lo siguiente.

• Título
  • A
  • De
  • Fecha
  • Sujeto
• Declaración de apertura
• Contexto
• Llamado a la acción y declaración de tareas
• Discusión
• Cierre

También tiene la opción de incluir archivos adjuntos para respaldar el mensaje que está transmitiendo en su nota. Si su memorando tiene más de una página, debe tener un resumen para resumir sus puntos.

Escribe una nota en 8 pasos

Los memorandos siempre deben ser profesionales y educados, independientemente del tema que estés presentando. Manténgase enfocado en los hechos y los planes viables. No debes usar emoji en notas comerciales . Sea breve, directo y claro e incluya sólo la información necesaria.

1 título

El encabezado enumera quién recibe el memorándum, quién lo envía, la fecha en que se redactó y el asunto del memorándum. Puede ver cómo formatear esta sección a continuación.

Para:[Nombres completos y puestos de trabajo o departamento de los destinatarios]

De:[Su nombre completo y cargo]

Fecha:[Fecha de hoy]

Asunto:[De qué trata el memorándum]

Dado que se dirigió a los destinatarios en el encabezado, no es necesario incluir un saludo.

2 Declaración de apertura

Esta sección puede tener entre una y tres frases. La declaración inicial es donde usted expresa brevemente el propósito de su memorando. Incluya sólo un resumen de la información más importante en esta sección. Más adelante podrás entrar en los detalles.

Intente comenzar con “Le escribo para informarle. . .”

3 Contexto

En tres a diez oraciones, proporcione contexto. El contexto es donde le permites a la gente saber sobre qué estás escribiendo, por qué les estás escribiendo y cualquier otra información crítica.

Esta sección puede incluir lo siguiente:

• evidencia de apoyo
• por qué su organización tomó la decisión que está discutiendo en el memorando
• información de fondo
• una declaración de problema
• cómo encontraste el problema
• fechas o tiempos importantes
• otros puntos clave

4 Llamado a la acción y declaración de tareas

Esta sección puede constar de dos o tres oraciones o una lista con viñetas. Aquí es donde establece los próximos pasos para sus destinatarios. Escribe sobre lo que debe hacer el destinatario después de leer el memorando o cómo planeas resolver el problema que has descrito.

Intente escribir: "Por favor, [tarea que desea completar] antes del [fecha de entrega]" o "Agradezco su cooperación en este asunto".

5 Discusión

El objetivo de esta parte es persuadir a los destinatarios para que sigan las acciones recomendadas. Exponga todos los detalles que respaldan sus ideas, comenzando con la información más crítica. Proporcione hechos, ideas e investigaciones de respaldo específicos que respalden su memorando, organizando la información de más fuerte a más débil.

6 Cierre

La sección de cierre es una oportunidad para finalizar su memorando con una nota cortés. Le recomendamos que comparta aquí también aquello sobre lo que desea que sus destinatarios tomen medidas una vez más. Generalmente, los memorandos no incluyen una despedida. Pero si quieres tener uno, asegúrate de que sea breve.

7 adiciones opcionales

Puede incluir un resumen o archivos adjuntos con su nota si es necesario. Debe incluir un resumen si su memorando tiene más de una página. Los resúmenes ayudan a los destinatarios a digerir más fácilmente la información que ha compartido.

Puede colocar el resumen justo antes de su declaración final. Un resumen puede enumerar recomendaciones clave, un resumen de información importante, referencias, métodos o recursos que utilizó. Si la información de su memorando necesita más aclaraciones, puede colocarla en esta sección. Los resúmenes pueden constar de unas pocas frases o una lista con viñetas de información clave.

Su información complementaria debe incluir cualquier documentación que desee compartir, como gráficos, listas, tablas o fotografías. Si elige incluir archivos adjuntos, incluya una nota sobre lo que adjuntó debajo de su cierre.

Si envía su nota por correo electrónico, estos archivos adjuntos adicionales se pueden agregar a su correo electrónico. Si envía su memorando como carta o fax, inclúyalos después de la última página de su documento memorando.

Consulte sus archivos adjuntos como tal: "Adjunto: [nombre del archivo adjunto], [fecha de creación]".

8 Revisar

Ahora que ha escrito su memorando, ¡es hora de revisarlo! Siga los pasos a continuación para asegurarse de que su nota sea lo más clara y concisa posible. Recuerda: cuanto más corto, mejor.

• Recorta cualquier material innecesario.
• Aclara tus puntos principales.
• Corrija errores de ortografía, gramática y puntuación.
• Verifique sus datos y recursos.
• Obtenga comentarios de un colega antes de enviarlos.

¿En qué se diferencia un memorándum de . . .

Un memorando es una comunicación concisa pero informal dentro de una organización para difundir un mensaje oficial. Pero, ¿en qué se diferencia esto de un correo electrónico, una carta, una circular o una minuta? Aclaremos las definiciones de estos documentos comerciales estándar.

¿En qué se diferencia una nota de un correo electrónico?

Los memorandos suelen tener un tono y un lenguaje más formales que los correos electrónicos, que son más eficaces cuando son breves y van al grano . En el futuro, la empresa puede utilizar su memorando como documento oficial que se imprimirá, difundirá en forma impresa o se distribuirá profesionalmente a un gran grupo de personas en un formato legible.

¿En qué se diferencia una nota de una carta?

Normalmente, las cartas están dirigidas a personas ajenas a la organización. Están destinados a mensajes externos más largos que comunican un tema específico. Estos pueden tener un tono informal o formal.

¿En qué se diferencia una nota de un comunicado de prensa?

Los memorandos se suelen utilizar para comunicaciones internas, mientras que los comunicados de prensa están destinados a comunicaciones externas. Se entiende que un comunicado de prensa suele ser un documento más largo y detallado que un memorando.

¿En qué se diferencia una nota de una circular?

Las circulares son para distribución masiva. Por otro lado, los memorandos son para un grupo selecto de personas. Las circulares suelen tener varios temas y llamados a la acción. Los memorandos deben abordar sólo un tema, brevemente.

¿En qué se diferencia una nota de las actas?

Las actas de una reunión son documentos oficiales que contienen las notas de una reunión. Si bien una nota puede hacer referencia a las actas en sus archivos adjuntos complementarios, no debe utilizar una nota como formato para las actas de reuniones o viceversa.

Ejemplos de notas

Puede resultar complicado empezar a escribir sin un ejemplo de memorando. A continuación se muestran dos ejemplos de los formatos de notas más utilizados.

Ejemplo 1: cambios internos

Cuando una organización realiza cambios de políticas, procedimientos o personal de alto nivel, se debe redactar un memorando de cambio interno. El departamento de recursos humanos puede enviar este correo electrónico o puede provenir del equipo de liderazgo u otro departamento.

Para: todos los empleados

De: Kelly Source, Gerente de Recursos Humanos

Fecha: 20 de julio de 2022

Asunto: Cambios al sistema de tiempo libre remunerado

Le escribo para informarle sobre los cambios recientes en nuestro sistema PTO. Estamos cambiando de plataforma a PalmLeaf HR. Este sistema entrará en vigor el 1 de octubre de 2022.

Al cambiar a PalmLeaf HR, nuestra empresa intenta simplificar el envío de sus solicitudes de PTO. Puede encontrar tutoriales para navegar en esta plataforma fácil de usar adjuntos a esta nota.

Recibirá un correo electrónico de incorporación de PalmLeaf HR directamente esta semana. Asegúrese de configurar su cuenta a más tardar el 30 de septiembre de 2022.

Si tiene problemas para configurar su cuenta, envíenos un correo electrónico con cualquier pregunta a [email protected].

Gracias por su cooperación durante esta transición. Esperamos que esto facilite la administración de su PTO.

Adjunto: Guía PalmLeafHR, enero de 2022

Ejemplo 2: memorando comercial general

Se puede utilizar un formato de nota comercial general para casi cualquier elemento comercial. Ya sea que se trate de un proyecto en progreso o de un análisis interno, este formato versátil encajará.

Para: Ava Colon, Phil Comma y Dave Period

De: Peter Office, analista de datos sénior

Fecha: 20 de mayo de 2022

Asunto: Análisis de Ingresos

Le escribo para abordar el informe de análisis de ingresos que solicitó su equipo. Este análisis cubre los flujos de ingresos desde 2010 hasta el primer trimestre de 2022.

Este informe fue solicitado por el equipo de ventas en enero de 2022, cuando Dave Period asumió el puesto de Coordinador jefe de ventas. El análisis se compiló utilizando Tableau y los informes se adjuntan.

En este momento, les pido que revisen los datos y me avisen si hay algo más que les gustaría que analice más profundamente. La mejor manera de ver el panel es mediante la invitación de Tableau en su bandeja de entrada de correo electrónico.

Estos son los puntos principales de mi análisis:

• Nuestra principal fuente de ingresos es nuestro producto estrella, las camisas de estilo hawaiano.
• La segunda fuente de ingresos más importante son las gorras para correr.
• Nuestros ingresos provienen de ventas impulsadas principalmente a través de esfuerzos de marketing por correo electrónico.
• Hubo algunos períodos durante los cuales los datos no estuvieron disponibles y, por lo tanto, no se incluyen en este análisis.

Gracias por tomarse el tiempo de revisar este análisis. No dude en enviarme cualquier pregunta o inquietud que tenga a [email protected]. Si tiene dificultades técnicas para acceder al panel, comuníquese con nuestro departamento de TI en [email protected] para obtener ayuda.

Adjunto:

• Guía de Tableau, 2022
• Informe de análisis de ingresos 2010-2021, mayo de 2022

Preguntas frecuentes sobre notas

¿Qué es una nota?

Un memorando, abreviatura dememorándum, es una breve comunicación interna que informa a un grupo sobre un problema, solución o evento específico. Los memorandos pueden enviarse como carta impresa o fax o adjuntarse a un correo electrónico en formato PDF.

¿Cuál es el propósito de una nota?

Un memorando está destinado a informar a un grupo de personas sobre un tema complejo, un cambio de política u otros asuntos oficiales breves dentro de una organización.

¿Cuál es la estructura básica de una nota?

Un memorando debe incluir lo siguiente.

• Título
  • A
  • De
  • Fecha
  • Sujeto
• Declaración de apertura
• Contexto
• Llamado a la acción
• Discusión
• Cierre